教育综合办公系统用户使用手册

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1、云南省教育系统综合办公平台云南省教育系统综合办公平台 用户使用手册用户使用手册 中国电信云南公司中国电信云南公司 2011 年年 7 月月 第 1 页 共 126 页 目 录 1.个人邮件3 1.11.1 新建邮件新建邮件 3 3 1.21.2 收件箱收件箱 6 6 1.31.3 发件箱发件箱 7 7 1.41.4 文件夹文件夹 8 8 1.51.5 邮箱配置邮箱配置 8 8 1.61.6 草稿箱草稿箱 9 9 1.71.7 垃圾箱垃圾箱 1010 2文档管理11 2.12.1 公共资料公共资料 1111 2.22.2 员工培训员工培训 1515 2.32.3 规章制度规章制度 1717 2.

2、42.4 岗位职能岗位职能 1919 2.52.5 行政审批行政审批 2121 3发文管理24 3.13.1 流程定义（只限于管理员使用）流程定义（只限于管理员使用） 2424 3.23.2 发文发文管管理理 3030 3.33.3 收文管理收文管理 3131 3.43.4 发文档案发文档案 4444 3.53.5 收文档案收文档案 4646 3.63.6 数据字典（只限于管理员使用）数据字典（只限于管理员使用） 4848 3.73.7 数据报表数据报表 5050 4信息交流53 4.14.1 人员通讯录人员通讯录 5353 4.24.2 电子期刊电子期刊 5555 4.34.3 电子论坛电子

3、论坛 6161 5个人资源66 5.15.1 个人通讯录个人通讯录 6666 5.25.2 个人信息发布个人信息发布 6868 5.35.3 修改密码修改密码 6969 5.45.4 首页定制首页定制 7070 5.55.5 待办事宜待办事宜 7070 5.65.6 工作日志工作日志 7171 5.75.7 日程安排日程安排 7373 6信息发布77 6.16.1 电子公告电子公告 7777 6.26.2 新闻动态新闻动态 7979 6.36.3 政策信息政策信息 8181 7事务管理85 7.17.1 人事管理人事管理 8585 7.27.2 接待登记接待登记 8787 7.37.3 车辆管

4、理车辆管理 8989 第 2 页 共 126 页 7.47.4 值班管理值班管理 9191 7.57.5 物品管理物品管理 9393 7.67.6 出访登记出访登记 9696 7.77.7 信访管理信访管理 9898 7.87.8 办公用品办公用品 100100 7.97.9 会议管理会议管理 102102 8. 系统管理（只限于管理员使用）.107 8.18.1 人员信息人员信息 107107 8.28.2 权限管理权限管理 110110 8.38.3 模块管理模块管理 112112 8.48.4 组织机构组织机构 116116 8.58.5 群组管理群组管理 119119 8.68.6 日

5、志管理日志管理 121121 9. 常见问题解答.123 9.19.1 个人邮件个人邮件 123123 9.29.2 文档管理文档管理 125125 9.39.3 工作流程工作流程 126126 9.49.4 个人资源个人资源 128128 9.59.5 事务管理事务管理 130130 9.69.6 信息发布信息发布 130130 9.79.7 系统管理系统管理 130130 第 3 页 共 126 页 1. 个人邮件个人邮件 个人邮箱实现当前主流邮箱的所有功能，为用户提供方便的在 Intranet/Internet 中的通讯方 式，除了当前主流邮箱的主要功能：收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱以

6、外，办公自动化系统 还具备了一些特别功能，例如邮箱配置、文件夹管理等。 1.1 新建邮件 单击左边导航栏中的“新建邮件” ，进入新建邮件的页面。显示如下的界面： a)填写“收件人” 、 “抄送” 、 “密送” 这三个栏目需要输入收件人，抄送人和密送人的姓名或邮箱地址，每一个栏目中可以输入 多个人，用逗号隔开，任何收件人都不能看到密送人，这三个域不能全部为空。可以直接在文 字右边的文本框中逐个输入；但更快捷的方法是从“地址本”中选择： b)从“地址本”中选择 单击“地址本”按钮，显示选择界面： 第 4 页 共 126 页 首先，在左边选中人员所在的单位，接着在中间选中人员， 、如果要把该人员作为

7、收件人，则单击右边的“收件人”按钮，该人员出现在按钮右边 的收件人列表中； 、如果要把该人员作为抄送人，则单击右边的“抄送”按钮，该人员出现在按钮右边的 抄送人列表中； 、如果要把该人员作为密送人，则单击右边的“密送”按钮，该人员出现在按钮右边的 密送人列表中； 如果要删除人员，则在收件人列表、抄送人列表、或者暗送人列表里选中要删除的人， 单击下面的“删除”按钮进行逐一删除；也可以单击“全部删除”按钮同时删除所有列表里的 收信人。 单击“确定”结束，单击“取消”放弃。当单击“确定”按钮后，地址本右边列表中的收 信人都会正确地填写在邮件相应的“收件人” “抄送”和“密送”栏中。 输入邮件的标题：

8、在“主题”中输入标题 添加附件：点击按钮添加附件，一封信可以添加多个附件。 第 5 页 共 126 页 c)选用复选框使用签名档 “签名档”相当于邮件的落款，可以写一些常用问候语，个人联系方式等内容，能增加邮 件的人性化和亲和力。签名档的内容显示在邮件的正文内容的末尾，用一条横线和正文分隔开。 选择该选项之前，要在邮箱配置中设置好签名档的内容。 d)设置邮递选项 邮递选项包括：重要性、邮递报告、优先级三种。设置完毕，单击“确定”按钮即可。 设置重要性 用户可以在发送邮件时，选择邮件的重要程度。 系统提供的重要性分为高、正常、低三种。缺省情况下，所有邮件的重要性为“正常” 。 重要性不会更改系统

9、邮递邮件的顺序或速度。 第 6 页 共 126 页 设置优先级 用户可以在发送邮件时，可以选择邮件的优先级。 系统提供的优先级分为高、一般、低三等。 高表示可以立即发送邮件。 一般（默认值）表示在主服务器下一次发送邮件时发送邮件。 低表示等到非峰值时间发送邮件。非峰值时间介于午夜和早晨 6:00，除非邮件服务器 管理员更改了时间。如果使用的是调制解调器或广域网，则此选项可以减少电话费用。 邮递报告 用户可以设置在何种情况下需要系统反馈一份邮递报告，说明邮件邮递的情况。系统提供 四种选项： 仅在失败时（默认选项）仅在不能邮递邮件消息时发送邮递报告，并说明造成失败的 可能原因。 确认邮递通知是否已

10、邮递邮件。 跟踪整个路径从系统邮递邮件所通过的每个服务器发送报告，并发送表明邮件是否已 被邮递的最终报告。 没有不发送邮递报告 如果邮件需要立即发送，可以单击“发送”按钮直接发送，系统同时会在发件箱中保 留一封副本；如果还需要修改，可以单击“保存”按钮，将新邮件先保存在草稿箱中，以后可 以在草稿箱中对邮件进行编辑、发送。 对于收件箱、发件箱和草稿箱中的邮件，用户可以根据自己的实际需要进行删除。 选中 需要删除的邮件，单击“删除”按钮可以将邮件删除到垃圾箱中，垃圾箱中的邮件可以“清空” ，也可以“还原” ；单击“永久删除”按钮，则邮件将永远消失，作用和垃圾箱中“清空”按 钮一样。 1.2 收件箱

11、 用户可以在收件箱查看收到的邮件，并对接收邮件进行管理。 a)浏览接收邮件 第 7 页 共 126 页 普通用户可以在收件箱中浏览所有接收到的信件，信件以列表的形式显示，显示内容包 括：发件人、主题、日期、邮件大小。 系统对邮件的其他信息作相应标注： 未读邮件（新邮件）用红色信封标注。 带有附件的邮件用曲别针标注。 重要性为“高”的邮件用红色惊叹号标注。 普通用户可以选择浏览某邮件的详细内容。 列表可以分页显示，每页显示 10 封邮件。用户可以翻页、也可以通过输入页码直接跳转 到某页。 b)邮件排序 系统会自动按照邮件收到的先后顺序对邮件进行排列。 c)删除邮件 用户可以单击“删除”按钮同时删

12、除收件箱中的部分（一个或多个）或全部邮件，删除后 的邮件进入垃圾箱，这些邮件还可以恢复。必要时，普通用户还可以单击“永久删除”按钮彻 底删除邮件，这些邮件将无法恢复。 d)回复邮件 用户可以对接收的邮件进行回复（系统提供自动回复的功能，在邮箱配置中设置） 。 e)转发邮件 用户可以将接收的邮件转发给其他人。 f)查询邮件 用户可以通过输入关键字查询收件箱中所有包含该关键字的邮件，也可以定制查询条件来 查找收到的邮件 1.3 发件箱 用户可以在发件箱中查看已经发送出去的邮件，并对发送的邮件记录进行管理。 a)编辑邮件 用户可以重新编辑某一封已经发送出去的邮件，并重新发送。 b)删除邮件 用户可以

13、选择同时删除发件箱中的部分（一个或多个）或全部邮件，单击“删除”按钮将 选中的邮件放入垃圾箱，这些邮件还可以恢复。必要时，用户还可以单击“永久删除”按钮彻 底删除邮件，这些邮件将无法恢复。 c)查询邮件 第 8 页 共 126 页 用户可以通过输入关键字查询发件箱中所有包含该关键字的邮件，也可以定制查询条件来 查找发送过的邮件。 1.4 文件夹 用户可以根据自己的名称爱好，添加相应的文件夹，用来保存邮箱中的部分邮件。 a)创建文件夹 用户可以单击“新建”按钮进入新建页面，输入自己拟定的文件夹名称，单击界面右上方 的“创建”按钮，成功创建一个文件夹，显示在左边树形目录中，并对文件夹进行命名和添加

14、 必要的说明。 b)删除文件夹 用户可以删除某个文件夹，在删除文件夹前，要保存在该文件夹下的邮件，然后再删除文 件夹。 c)删除邮件 用户可以单击“删除”按钮同时删除文件夹中的部分（一个或多个）或全部邮件，删除后 的邮件进入垃圾箱，这些邮件还可以恢复。必要时，用户还可以单击“永久删除”按钮彻底删 除邮件，这些邮件将无法恢复。 1.5 邮箱配置 邮箱配置是用来给邮箱定制邮件属性的配置场所，其中包括：显示邮箱的最大容量、邮 箱当前的大小，回复的内容配置、用户签名档的内容设置、是否开启自动回复信息和自动转发 信息属性等等。 (一) “邮箱最大容量”： 显示当前用户注册邮箱的最大承受邮件容量； (二)

15、 “邮箱当前大小”： 第 9 页 共 126 页 显示当前用户已经使用的邮件容积； (三) “回复设置”： 选择回复邮件时是否携带原文。如果携带，则选择下拉菜单中的“带原文” ；反之则选择 “不带原文” ； (四) “签名档”： 类似于邮件的落款，可以将相应的公司地址、个人联系方式等信息填入签名档中；然后选 择状态为“开启” ，签名档将会在每次发邮件时根据用户的需要追随在邮件正文内容的末尾。 (五) “自动回复”： 当用户不能使用当前邮件时，可以开启此配置信息；用户首先开启此配置状态，然后在回 复内容中输入相应的回复信息，这样每当用户收到新邮件时，系统会自动给发件人回复一封带 有回复信息的邮件

16、。 (六) “自动转发”： 类似于“自动回复”中的功能性质。用户开启此服务，系统将显示“转发地址”等信息， 用户可以单击“公共地址本”或者“个人地址本”按钮来选择需要转发的收信人，也可以直接 在转发地址内输入相应的邮件地址或者姓名。配置完毕，这样每当用户接收到新邮件时，系统 会自动将该邮件转发给这些邮件地址。 (七) “保存”： 配置完毕各种信息后，单击界面右上方的“保存”按钮，系统将自动对配置的信息进行保 存，保证在以后发挥正常的功能。 1.6 草稿箱 草稿箱用来保存用户未发出的邮件， 用户可以在草稿箱的列表中点击一条需要修改或者 编辑的邮件，系统将打开此邮件进入编辑状态。用户完成编辑后单击“保存”按钮对所作的记 录进行保存，需要发送时单击“发送”按钮直接发送。 第 10 页 共 126 页 1.7 垃圾箱 垃圾箱是用来存放用户删除的邮件。系统会自动按照邮件删除的先后顺序进行排列。 在垃圾箱中，对于那些以后不会有用的邮件，用户可以单击“清空”按钮彻底删除；对于 还有用的邮件，用户可以单击“还原”按钮将邮件还