海航酒店市场销售部标准指导手册

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1、海航酒店海航酒店 市场销售部标准指导手册市场销售部标准指导手册制作单位：海口国商海航商务酒店制作单位：海口国商海航商务酒店发布时间：二发布时间：二一一年一月年一月第一部分第一部分 销售部组织机构图 OC 005第二部分第二部分 销售部岗位职责说明 JD 006SM-JD-01. 市场营销总监 006SM-JD-02. 销售总监 009SM-JD-03. 收益经理 011SM-JD-04. 客户经理 013SM-JD-05. 市场传媒经理 015SM-JD-06. 美工 017SM-JD-07. 预订员 019SM-JD-08. 文员 021 第三部分第三部分 销售部政策及制度 P (四) 如需

2、协作，填 写申请协助单，由 公关经理审批后， 送相关部门; (五) 美工按要求时 限完成设计，制作 前应先与使用部门 协商所用的材料及 色彩搭配； (六) 大型制作应先 作出制作计划，并 出效果图，交分管 副总后，上报总经 理同意后方可制作；(七) 制作完成后请 使用部门验收，使 用部门认为合格的 方可交付给对方使 用，否则需重新返 工。 四、店 外制作 申请、 要求、 落实和 验收(一) 美工因受工具 或技术等原因限制， 而不能自已独立完 成的制作工作，经 报请部门经理，分 管副总后，向总经 理请示同意后，可 交给有关的专业公 司进行店外制作； (二) 美工获准同意 在店外制作后，应 提供

3、2-3 家长期合 作公司的报价，并 向其他公司获取报 价，进行对比后，确保工作 有序开展向销售部经理提出 书面建议，建议中 应包括各公司的报 价单； (三) 销售部经理经 过审核后，选定一 家公司，交财务部 再次商谈合作价格 后，可以开始制作；(四) 美工根据使用 部门的要求，汇同 使用部门向专业公 司提出书面的制作 要求，必须包括： 使用材料、尺寸大 小、交货时间、技 术要求和完成后的 美观等； 四、店 外制作 申请、 要求、 落实和 验收(五) 大型制作或费 用超过 1000 元的制 作，须与对方签订 协议，协议必须报 销售部经理、财务 部及总经理同意， 方可开始制作； (六) 美工必须经

4、常 跟进制作过程，发 现问题，及时解决；(七) 制作完成后由 美工和使用部门、 财务部部门共同验 收； (八) 验收合格后， 可按酒店的有关规 定向财务申请付款。确保工作 有序开展五、收 撤美工 发布(一) 发布期满，使 用部门通知工程部 协助收撤发布； (二) 收撤完毕，及 时向上级汇报。确保工作 有序开展六、月 (一) 每月末汇总统确保工作末汇总 计已完成的美工任 务，制作美工费用 统计表，计算收入 与成本数； (二) 每月办公室与 财务部核对； (三) 检查美工室， 将有保存价值的美 工制品妥善保管， 将图片资料进行存 档。有序开展第四部第四部 分分销售部标准 操作程序 SOP 部门：市

5、场销售 部实行者职 称：公关经理任务号：SM- SOP22任务的题 目：接待媒体接待媒体广告代理广告代理需要使用的 工具：效益/质量标 准：做什么怎么做为什么一、接 待规定(一) 会见媒体是指 在酒店内会见媒体或 广告代理； (二) 与媒体会面须 着职业装。确保工作 有序开展二、接 待准备 及汇报(一) 接见媒体最好 事先有预约； (二) 提前安排会见 场所、日期、时间； (三) 提前准备一份 酒店对外的宣传资料 及最新推广信息； (四) 公关经理需在 酒店大堂迎接媒体； (五) 交换名片； (六) 了解以下信息：1. 媒体或广告公司 的情况 2. 目标市场发行量、 收视率 3. 与饭店的竞争

6、对 手合作的经历 4. 与国际品牌大公 司合作的经历 5. 负责广告和新闻确保工作 有序开展发布的部门经理 6. 是否可以建立对 冲协议 (七) 简要地介绍酒 店的服务和设施，并 将宣传资料给来访者， 必要时带媒体参观酒 店； (八) 亲自送客至大 堂门口并感谢来访者 对酒店的兴趣； (九) 第二天电话联 系来访者，致以礼节 性问候； (十) 每周向营销总 监呈交一份会面报告。第四部第四部 分分销售部标准 操作程序 SOP 部门： 市场销售 部实行者职 称：公关经理任务号： SM- SOP23任务的题 目：制作礼品制作礼品需要使用的 工具：效益/质量标 准：做什么怎么做为什么 一、礼 品规定(

7、一) 公关经理负责 制作所有酒店的馈 赠礼品； (二) 礼品的制作要 求将由营销总监提 出； (三) 制作礼品时必 须按照管理公司的 标准要求； (四) 公关经理将对 所有制作的礼品予 与编号，以便查询。确保工作 有序开展二、礼 品制作(一) 接到制作宣传 品的要求时，公关 经理将从营销总监 那里获得具体的要 求： 1. 礼品的目的 2. 数量 3. 设计上的要求 4. 最后交货日期 (二) 公关经理负责 寻找供应商提供样 品； (三) 填写采购单； (四) 至少取得两份 报价；确保工作 有序开展(五) 公关经理与采 购部共同选定供应 商； (六) 公关经理将所 有的具体要求和标 准传达给供应

8、商； (七) 公关经理监督 供应商出品质量； (八) 审阅并呈交给 营销总监和总经理 批准； (九) 审批结束后， 供应商方可印刷制 作； (十) 礼品将被分配 一个代码，标明： 1. 印刷的年月 2. 宣传品的类型 3. 数量 (十一) 公关经理和计 划财务部共同验收 审批结束后，方可 收货。第四部第四部 分分销售部标准 操作程序 SOP 部门： 市场销售 部实行者 职称：公关助理任务号： SM- SOP24任务的 题目：信件格式信件格式需要使用的 工具：效益/质量标 准：做什么怎么做为什么 一、信 件格式(一) 公关部将保存所 有经常使用的标准信 件，包括如下： 1. 与媒体第一次会晤 的

9、感谢信 2. 对客人建议的感谢 信 3. 对广告公司投放广 告的感谢信 4. 与媒体第一次联络 的问询信 5. 对广告商的谢绝信 6. 宴会及活动的邀请 函 7. 长住客的邀请函 8. 捐赠信 9. 媒体客人入住酒店 的欢迎信 10. 长住客的欢迎信 11. 与媒体会晤后的 咨询反馈信 12. VIP 欢迎信 (二) 发送信件方式： 1. 传真 2. 平信 3. 快 件 4. 电子邮件 5. 酒 店内传发 (三) 数据来源为酒店 预订系统； (四) 所有的信件应高确保工作 有序开展效及时地发出。 二、信 件处理(一) 公关部按照不同 的要求保存并更新标 准信件； (二) 公关部经理将与 相关部

10、门合作，收集 信件发送名单信息， 包括如下： 1. 姓名 2. 地址 3. 职位 4. 部门（如果可能的 话） 5. 公司 6. 地址 7. 传真号码 (如果可能的话) 8. 电子邮件地址(如 果可能的话) (三) 如果需要成批发 送，公关部助理应该 将数据库的信息转成 表格文件以打印信件；(四) 在邮件发送前， 公关部经理将检查信 件是否有拼写或语法 错误； (五) 信件打印完成毕 后，将信件设为可读 文件以备将来所需； (六) 传真的信件将存 档以备将来所需； (七) 电子邮件将存放 在指定的文件夹内； (八) 如果是快件邮寄：1. 公关部助理将填写 快件邮寄单，并交至 饭店综合管理部 2

11、. 邮件号码将存档以 备将来所需 (九) 饭店内部信件， 公关部助理将与前台 及客房部合作以便迅 速准确地将信件送到 客人房间。确保工作 有序开展第四第四 部分部分销售部标准 操作程序 SOP 部门： 市场销售 部实行者职 称：公关助理任务号： SM- SOP25任务的题 目：直邮直邮需要使用的 工具：效益/质量标 准：做什么怎么做为什么一、(一) 公关助理将按 照公关部经理及营销 总监的指示邮寄传单、 宣传品等； (二) 公关助理将所 有联系地址保存在数 据库内，需要时将地 址打印在标签上，贴 上信封。 确保工作 有序开展二、(一) 按照公关经理 及市场销售总监的要 求，公关助理将在数 据库

12、找到相关的联系 人； (二) 在数据库内打 印联系地址； (三) 将联系地址打 印在地址贴上； (四) 将地址贴粘在 信封上； (五) 将信封封好； (六) 联络邮局取件；(七) 填写记录单包 括： 1. 邮寄日期 2. 促销计划内容 3. 邮寄数量确保工作 有序开展4. 估计费用 (八) 两天后与邮局 联络问询实际费用并 填写在记录单上； (九) 每月将邮寄概 要记录报告呈交给公 关部经理； (十) 公关助理应详 细了解促销或计划活 动详情以便回答问询。第四第四 部分部分销售部标准 操作程序 SOP 部门： 市场销售 部实行者 职称：公关助理任务号： SM- SOP26任务的 题目：客用印刷

13、客用印刷品品需要使用的 工具：效益/质量标 准：做什么怎么做为什么一、客 用印刷 品(一) 使用部门根据管 理公司的模板标准要 求，提供准确的信息；(二) 由美工根据标准 设计交付印刷厂印刷；(三) 印刷样稿需由公 关部确认方可印刷、 收货。确保工作 有序开展二、印 刷(一) 使用部门填写美 工申请表，提交酒店 公关部经理，并与美 工进行细节沟通； (二) 公关部经理根据 管理公司的模板标准 严格控制设计出品； (三) 公关部经理将设 计终稿及制作要求提 交营销总监和总经理 审批； (四) 确定的样稿返回 给使用部门； (五) 使用部门填写采 购单，连同样稿提交 财务部，以便根据要确保工作 有

14、序开展求选定供应商； (六) 供应商将印刷样 稿提交公关部经理确 认，方可印刷； (七) 供应商将印刷成 品需经公关部经理和 计财部确认，方可收 货； (八) 使用部门将印刷 成品提交一份给公关 部作样板存档； (九) 公关部需将所有 美工申请单记录并保 存，每月总结一次 （根据酒店需要提交 财务部）。第四部第四部 分分销售部标准 操作程序 SOP 部门： 市场销售 部实行者 职称：公关助理任务号： SM- SOP27任务的 题目：促销活动促销活动印刷品印刷品需要使用的 工具：效益/质量标 准：做什么怎么做为什么 一、规 定(一) 部门须先填写美 工申请表，提交酒店 公关部，与美工或广 告代理

15、进行细节沟通；(二) 公关部需监控设 计出品符合酒店本身 的标准； (三) 设计终稿须征得 营销总监和总经理的 许可； (四) 印刷样稿需由公 关部确认方可印刷、 并联同计财部验收。确保工作 有序开展二、(一) 公关经理及运作 部门做出促销活动的 计划，并得到营销总 监及总经理的批准； (二) 运作部门提交美 工单，提供详细的信 息； (三) 公关部根据酒店 本身的标准，监控设 计出品，提交销售总 监及总经理批准； (四) 运作部门填写采确保工作 有序开展购单，连同设计稿一 并提交计财部，确定 供应商； (五) 印刷样稿需由公 关部确认方可印刷； (六) 印刷成品需由公 关部和计财部认可方 可

16、收货。第四第四 部分部分销售部标准操 作程序 SOP 部门：市场销售部 实行者职 称：公关助理任务 号：SM- SOP28任务的题 目：宣传资宣传资料库料库需要使用的 工具：效益/质量标 准：做什么怎么做为什么 一、(一) 公关助理将更新 并督促更换所有酒店 的最新宣传资料； (二) 宣传资料库还应 保存同系统内及其他 酒店集团的宣传资料；(三) 每种酒店宣传资 料都应编以代码以方 便查找。确保工 作有序 开展二、(一) 每种酒店的宣传 资料都编有代码如下：1. 宣传资料类型 RB-展架资料 FS-宣传单 CF-宴会宣传资确保工 作有序 开展料 FP-餐饮部促销 PC-明信片 FD-折叠文件夹 LS-长住客 WE-婚宴 PK-包价2. 数量 3. 印刷日期 4. 公关经理签名缩写 (二) 每一种宣传资料 代码将包括如下内空：例如：RB0900