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1、公文写作和处理知识讲座（四）第三讲 公文写作技巧与标准这一讲，我想和大家共同探讨几种常用的党政公文和通用公文的写作技巧与标准，行政公文主要讲一下决定、通知、通报、请示、报告、批复、函、纪要的写作。通用公文主要讲一下总结的写作。一、决定（一）决定的概念中办发党政机关公文处理工作条例中规定：决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定是一种重要的指挥性和约束性公文。党政机关、社会团体或企事业单位对重要事项或重大行动做出安排，一般都用“决定” 。决定在加强领导、统一行动、提高经济效益上，起着重大的作用。（二）决定和决议的异同决定和决议都属于议决性
2、的下行文，都具有领导和指导作用，因此，都具有权威性、强制性和严肃性的特点。 ，对重大事项或行动做出安排用决定；经过会议讨论并贯彻执行的事项用决议，具体有以下不同。1.产生的过程不同。决议是通过某些组织的正式会议通过的公文，而决定既可以由正式会议通过，也可以由领导机关直接决定。2.作用不同。决定是用于重要事项进行安排或部署重大行动，因此，对重要事项安排的决定是属于公布性的，它不一定要求下级机关执行。只是对重大行动安排的决定才要求下级机关遵照执行。而决议是经过会议讨论通过的公文，下级机关必须贯彻执行。（三）决定的种类决定分为三类：处置性决定、公布性决定、部署性决定。（四）决定的写作技巧1.标题决定
3、的标题一般采用公文标题的常规模式，即发文机关加公文主题再加文种的写法。如“中共唐山市委关于表彰优秀共产党员的决定” ，如决定系会议通过或批准的，要用全标题，并在标题下方写明会议是什么日期经什么会议通过或批准，用圆括弧括入。如标题内容很多，需分行，应采用梯形标题或菱形标题。2.正文决定的正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。开头一般是写发布决定的背景、根据、目的、意义。如果是批准某一文件的决定，则写明批准对象的名称；如果是表彰、惩戒性的决定，开头部分则要叙述基本事实，也就是先进事迹或事故情况，篇幅要比一般决定长些。主体写决定事项。用于指挥工作的决定，这部分要提出工作任务、措施、方案、要求等，内容
4、复杂时要用小标题或条款显示出层次来；用于批准事项的决定，这部分要表达批准意见，如有必要，还可对批准此事项的根据和意义予以阐述；用于表彰或惩戒的决定，这部分要写明表彰决定的项目，或处分决定，处罚方法。决定的内容比较单纯，一般采取一段式，不分条项。内容稍复杂一些的，决定事项较多，可以分条列出，以求醒目，利于执行。决定的缘由与决定的事项之间，用为此决定，现决定转接并引起下文。重大决策的决定，由于内容丰富，涉及面广，政策性强，要按照内容安排篇章结构。3.撰写决定需注意的问题（1）要做好调查研究。在起草决定之前，要就决定所涉及的问题，认真查找有关法律条款和政策规定，并广泛听取各方面的意见。在此基础上深思
5、熟虑，考虑做出决定是否切合实际情况，能否妥善解决实际问题。（2）要做到观点鲜明。决定做出之后，要求下级机关正确执行，不得有误，因此，在决定中所提出的看法必须十分明确，不能含乎其词、模棱两可，这样才便于理解和执行。（3）语言准确、肯定。语言的运用要注意不能含情不表、模棱两可，更不能使用有歧义和有可能引起别人误解的词语。二、通知（一）通知的概念党政机关公文处理工作条例规定：通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知是运用最广泛的下行文和平行文。（二）通知的种类通知一般包括：告知性通知、批示性通知、颁发性通知、转发性通知、会议性通知、任免性通知、紧急通知等
6、 7 种。（三）通知的特点1.通知是传达性和告晓性公文；2.通知既是下行文，又是平行文；3.通知虽然不具有命令、指示那样的行政强制性，但它带有一定的行政权威性。4.通知有明显的时间性。（四）通知与通告的区别1.通告的事项，往往比通知的事项较为重大；2.通告的对象比通知的对象较为广泛；3.通告可以张贴，可以在报纸上发布，而通知大多数是内部印发，只有少数在报刊公开发表。（五）通知的写作技巧1.标题通知的标题一般采用规范格式：发文机关加公文主题（事由）加文种的写法。有时也可以省略发文机关，即只有主要主题（事由）加文种两部分组成。发布规章的通知，所发布规章的名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号
7、；批转或转发文件的通知，所批转和转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。标题内容很多需要分行时，也应采用梯形或菱形标题。2.主送机关通知的主送机关有时很多，要注意主送机关的排列规范性。大的机关一般都有固定的、统一要求的排列顺序，总原则应该按级别和规格大小顺序排列，这一点很重要，要特别引起注意，否则会引起“政治问题” 。3.正文通知的正文由通知的缘由、通知事项、执行要求三部分组成。（1）通知缘由发布指示、安排工作的通知，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表述转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。发布规章的通知
8、，多数情况下无明显的开头部分，一般也不交待缘由。（2）通知事项通知事项是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的要分条列款进行表述。颁发、转发、批转法规和文件的通知，其颁发、转发和批转的法规和文件都要作为附件处理。其他总结、计划等不是党政公文文种的其他公文的下发，也要作为附件来处理。（3）执行要求发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，还可以省略这一部分。其他篇幅短小的通知，一般不需要有专门的结尾部分。三、通报（一）通报的概念根据党政机关公文处理工作条例 ，通报。适用于表彰先进、批评错误、传达
9、重要精神和告知重要情况。通报比较灵活，使用的频率很高。通报属传达性、告晓性公文。同时具有奖励性、惩戒性。（二）通报与通知的区别1.用途有所不同。通知和通报虽然都可用于传达情况和告知需要知道的事情，但通报常常通报的是重要情况，告知的是特殊事项。通知传达的是上级的指示，告知的一般事顶。另外，通报可用于表扬好人好事，批评错误，而通知没有这个用途。2.对象不同。通报的对象往往不专对某个机关或某个人，而是各机关团体周知。而通知的对象则往往是特定的，专对特定的机关和人员。3.目的有所不同。通报和目的是使其对象了解好的或坏的代表人物或典型事例，从中受到教育，得到启发，提高认识，改进工作。而通知的目的是使其对
10、象了解通知的事情或要做的事情或怎样去做。因此，通知的作用重在告知，通报的目的重在教育。4.行文关系不同。通报不分上、下、平行。通知多用于对下行文，有时也用于平行文。（三）通报与通告的区别1.性质不同。通报属传达、告晓性公文，同时也具有奖勉性和告戒性。而通告虽然也有告晓作用，但因为它多用来宣布应当遵守的事项，所以它属于法规性公文。2.某些用途不同。通报可用于表彰和批评，而通告不具备这种用途。3.对象不同。通报的对象多是机关和其有关人员；而通告的对象常常是社会各界人民群众。（四）通报的种类和写法1.通报的种类通报分为以下三类：表彰性通报、批评性通报、情况通报。2.通报的写法（1）标题通报的标题有规
11、范的完整的标题，也有不完整的、由主题（事由）加文种的标题。有时还可只写“通报”二字。通报标题内容很多需要分行时，也应采用梯形或菱形标题。（2）主送机关一般通报都有主送单位，少数普发性通报可不写此项。（3）正文一般由四部分组成：A、引言部分。主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。B、事实部分。表彰性通报写先进事迹；批评性通报写错误事实；情况通报写通报的工作情况。写作时注意的问题：一是要把主要事实写清楚，二是要注意概括和精炼。C、分析和处理部分。对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分的分析，有的还要写出先进事迹或犯错误的原因，并且提出处理意见；表彰性通报要写出给予精神或物质奖励的决定；
12、批评性通报写出处分决定；情况通报写出对所通报情况的贯彻意见。D、号召或要求部分。根据通报的精神要求如何去做，有的还提出号召。（4）结尾。写发文机关和日期。如发文单位在标题中已有，此处就只写日期。因通报这个文种使用较多，下边再将三种类型的通报分别介绍一下。（1）表彰性通报表彰性通报即表彰好人好事的通报。标题同上不再讲，表彰性通报有两种：表彰先进个人的通报和表彰先进典型和成功经验的通报。这两种通报的内容都有三部分组成：表彰先进个人的通报：A、 人物的模范事迹。要求要交待清楚人物、时间、地点、事件经过和结果。其中写人要写明工作单位、职务、政治面貌等。写时间、地点要具体、准确；写事件经过和结果要线索清
13、楚，特别要写明被表彰者的行动，并注意材料的真实，绝对不能虚构、描写。B、 事件的现实意义。要用简练的文字表明先进行为的精神实质，从政治思想高度给予相当的评价，从而造成深远的影响。C、 做出的决定。做出表彰并号召学习的内容。表彰先进典型和成功经验的通报：A、 情况介绍B、 做法和经验。要详细、具体，抓住本质性和规律性的东西，一般要提炼观点，列小标题或分条写作。C、 存在的不足之处。这部分一般都是概括写，不展开写。（2）批评性通报批评性质严重及影响较大的缺点、错误和不良倾向的通报叫批评性通报。也分两种：告知典型事故的通报、揭批反面典型的通报。告知典型事故的通报这类通报主要是告知某种典型事故，以引起
14、普遍的注意，从而消除可能发生的类似事故。其正文的写法有以下三部分：A、 事故的基本情况；B、 事故发生的原因；C、 要求注意的事项。这部分常写如下语言，如：要引以为戒、予以重视；加强检查，严加管理；发现事故苗头，应立即采取措施；健全组织，加强领导。等等。揭批反面典型的通报这类通报主要是通过对反面典型的揭批，以引起普遍的重视，从而达到减少和消除错误的目的。正文的内容也有三部分组成：A、 发生错误的原因。一定要实事求是，要确凿、具体、简明扼要，绝不能有无中生有、夸大事实的言辞。B、 处理事项部分。写明对这一事情的处理意见。C、 提出要求或发出号召。情况通报领导机关向一定范围内告知重要情况、动向、信
15、息，以供工作参考，使人们心中有数，这类通报叫情况通报。写法一般根据事情发展过程直陈其事，注意要突出重点，抓住事物本质，把问题阐述明白即可。（五）写通报应注意的问题1.真实性。真实性是通报的生命。因此，通报的事件必须真实准确，通报中的事件数据都要核实无误，通报中提出的要求、意见应符合有关方针政策，既掌握原则，又注意分寸。2.典型性。无论是表彰或批评，所选择的事情越典型越有针对性，也就越普遍的指导作用。所以，写通报要深入实际，调查研究，准确选择具有典型意义的事件。3.及时性。编发通报要迅， 要及时印发，否则时过境迁，就会失去通报的指导和教育作用。思考题：1、谈谈决定与与决议的不同点？2、谈谈通知与
16、通告、通报与通知的不同点？3、为某县起草一份事故通报。某年某月某日，某县发生重大爆炸事故，造成 30 人死亡，其未成年人工合成人，学生 5 人。事故经过是这日某县一家烟花爆竹厂在生产中突然引起爆炸。这家企业属不具备生产条件，没有生产许可证，违规生产企业。请你按通报写作的要求为这个县起一份事故处理通报。4、公司起草一份会议通知。公司拟于近日召开文化活动中心组委会成立会议，时间 1 天，参加人员，总经理、主管经理，工会主席、各文化活动小组组长，内容：选举文化活动中心组委会级成人员，研究文化活动中心日常工作。请按通知的写作要求为公司起草一份通知。四、请示（一）请示的概念及性质根据党政机关公文处理工作条例 ，请示。适用于向上级机关请求指示、批准。请示是下级机关向上级机关请示解决答复某问题或事项的呈请性上行文。（二）请示的用途凡是请示上级机关解决问题的公文一般都用请示，具体讲有以下 8 种情况：1.涉用方针政策、界限等方向性的重大问题，请示上级给予明确具体的解释；2.在工作中遇到的疑难问题需要上级指示；3.某项工作遇到困难需要上级指导；4.工作中遇到新的情况、新的问题而无章
