ms_word论文排版快速教程

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1、 ColorCats MS Word 论文排版快速教程 最初刊载于 http:/ 长文排版技巧 ColorCatnewsmth 目录 目录 1. 序言 . 1 2. 样式 . 2 3. 目录 . 6 4. 章节自动编号 . 10 5. 参考文献列表及其引用 . 12 6. 图表题注及其引用 14 7. 页码混编 16 8. 页眉处理 18 9. 论文撰写及排版流程总结 . 19 1序言 1 1. 序言 在对论文以及一些长文章的排版里面，很头疼的是重复劳动、自动化程度不高的问题。比如目录、对文献的引用等。其实这些重复劳动是没有必要的，用MS Word 都可以解决这些问题。 另一些头疼的问题是自动

2、编号项的错乱， 包括章节编号的错乱、 页码错乱等。这是因为你学习的 Word 排版是不成体系的，东学一个技巧西学一个方法，没有办法从整体上做出一个和谐的论文。 在做毕业设计的那一个学期， 在真正开始写之前， 我看了 Word 排版艺术这本书，然后针对论文的特性总结了一套排版方法，实践证明这套方法是行之有效的，不仅可以减少一些不必要的麻烦和重复劳动，还可以让你把主要的注意力放在内容上。最后我的论文排版没有用超过 15 分钟的时间，取得了和那些最后把精力全部放在解决前述头疼问题的同学同样的效果。 用 30 分钟阅读完这个教程并加以适当的练习，以后每次排版论文或者有排版格式要求，有目录、注解、引用等

3、补充内容的文档，只需要 5 分钟就可以了。 每一部分会给出一些的“高级内容” ，提供几个关键词，供有兴趣的同学进一步研究。 这篇文章仅会对单文档文章进行说明，如果要用多文档组成文章的话，请Google“主控文档”或者求助于 MS Word 的帮助。 2样式 2 2. 样式 “无样式不成排版” Word 中所谓的样式（Styles） ，是指一类“格式（Formats） ”的集合，它指定了文字的呈现方式。 比如宋体三号加粗、段前 1 行段后 0.5 行，行高 20 磅，这些每一项都是一个“格式” ：字体格式，段落格式，编号格式等。 如果我们将这些所有的格式组合起来，就形成了一个“样式” 。 你可以

4、在 Word 自带的样式编辑器里面对样式进行新建、修改和删除。在Word2007 里面，对样式的操作主要是集中在图 2-1 所列的位置上，在“样式窗口” 里， 下面有三个按钮： 新建样式、 检查样式和管理样式， 在论文排版的时候，一般最多只用到第一个。 图 2-1 MS Word 中对样式操作的地方 你选择了一段文字之后，在“快速样式列表”中点击任意一个样式，这段选择的文字就会变为相应样式。 在快速样式列表中，可以点右边的来翻到下一行、或者点来查看整个快速样式列表的内容。论文中出现的“致谢” 、 “参考文献” 、 “附录 A” 、 “附录 B”这几个的标题，因为不需要自动编号，我们可以按照论文

5、格式的要求，设置好一2样式 3 个之后，按照保存为快速样式，名字不妨起为“抬头” 。 图 2-2 从格式生成样式 在任何一个样式上右击，可以有如图 2-3 的菜单出现。可以看到，能够对样式进行修改、同时可以选择所有应用这个样式的文字。 图 2-3 对样式的操作 点击修改之后， 会出现图 2-4 的窗口， 正如之前指出的， 样式是格式的集合，我们可以在左下角的格式修改框中修改这个样式中包含的所有格式，包括字体格式、段落格式等。 （注意在字体格式设置里面，中文字体和西文字体是可以独立2样式 4 设置的） 图 2-4 对样式的修改 如果你已经有了一个样式，叫做“题目” ，它代表的是“宋体三号加粗居中

6、、段前 1 行段后 0.5 行，行高 20 磅” 。那你把这个样式赋予任何文字，那这些文字就会是“宋体三号加粗居中、段前 1 行段后 0.5 行，行高 20 磅”的格式。 为什么要介绍样式？因为在目录的生成中，是以“样式”作为是否在目录中出现的标识，并且在章节自动编号中也需要样式才能完成。 Ok，既然你知道了什么是样式，那以下的几个问题就能迎刃而解了 消除页眉上的横线：修改“页眉”样式的边框 正文首行缩进、标题首行不缩进：修改正文样式的“段落格式”-“首行缩进” ，保存之后修改标题样式的段落格式，改为不缩进。 2样式 5 高级内容： 样式修改中的“样式基准”以及“后续段落样式” 制表符 3目录

7、 6 3. 目录 在一个新建的空白文档中，自然有“标题 1” “标题 2” “标题 3”三种样式，当你打开样式管理器（图 3-1） ，你还会发现从标题 4 到标题 9，目录 1 到目录 9的样式，叫做“题注”的样式等等。不过后面这些样式在你不用的时候会隐藏起来。 图 3-1 样式管理器 在 Word 中，被赋予“标题 1”这个样式的文字是文档结构中的最高级，依次类推， “标题 2”对应的就是次高级，具有“标题”样式的文字在左边会有一个小小的实心黑色方形，只是一个标示，在打印中不会出现。而“正文”样式的文档是不会出现在文档的结构里面。 3目录 7 同理， “目录 1”则是目录里面最高级对应文字的

8、样式， “目录 2”是目录里次高级的文字的呈现方式。 看到这里，你或许明白了论文中目录的生成，实际上就是把具有“标题 x”（x=19）的对应的文字及其页码从文档中“抓”出来，形成一个目录。目录文字按照“目录 x”(x=19)的样式来呈现。 在文档中插入目录的方法，如图 3-2 所示 图 3-2 插入目录的方法 在弹出的新窗口（图 3-3）中，可以做一些对目录的修改。你可以选择目录中没有页码、或者页码对齐方式以及从项目到页码之间用什么符号来连接。 3目录 8 图 3-3 插入目录窗口 在图 3-3 的“选项” （图 3-4）中，可以选择用哪些样式来生成哪个级别的目录，图中所示的是标题 1-3 分

9、别为 1-3 级目录，如果没有目录级别则不出现在目录中。 图 3-4 目录选项 在实际论文中， 按照学校的要求， 你最好选择是 3 层目录， 也就是把标题 133目录 9 提出来作为目录，同时，对于“致谢”等非正文内容，如果他们的标题的样式是同一个（前节所述“抬头” ） ，那你就可以把这个样式作为第 1 级目录的内容。 图 3-5 修改目录样式 在图 3-3 的“修改” （图 3-5）中，可以修改目录 1-9 的样式，也就是其呈现的方式。点击“修改”可以回到我们的图 2-4。 你现在可以试试，先写几行字，比如“第一章” “1.1” “1.2” “第二章” “2.1”等，然后分别赋予它们标题 1

10、 和标题 2 的样式，再在当前光标所在的地方插入一个目录。就是这么简单！ 怎么样把生成的二级目录的缩进去掉？其实很简单，你编辑“目录 2”这个样式，去掉左下角“格式”-“段落”中的左缩进，然后确定。 为什么目录的样子没有改变？这是因为目录相当于是一段公式（学名叫做域代码） ，要经过重新计算才会改变内容。你这个时候按 CTRL+A，全选，然后再按F9 刷新域代码，看看目录是不是已经 OK 了。以后要是我们的文档结构发生变化了，但是目录是不会马上就发生变化的，同样需要 F9 一下。 4章节自动编号 10 4. 章节自动编号 按照学校的要求，论文的第一级标题格式形如“第 1 章” ，第二级是“1.1

11、” ，第三级是“1.1.1” 。那么我们必须设置一个多级编号来满足层次上的这个要求。 但是我们必须让这个多级编号和“标题 1” ， “标题 2” ， “标题 3”的样式链接起来，这样我们才能在目录中抓出来，在我们之后的写作中也不至于出现混乱编号等现象。 在“多级列表”中，点选“定义新多级列表” （图 4-1） 图 4-1 新增多级列表 然后修改编号格式，将第一级改为“第 1 章” ，注意里面的 1 应该是有灰色4章节自动编号 11 底纹的。然后点击下面的“更多” ，在右边新出现的几个选项中，将多级列表的第一级和“标题 1”样式链接。同时选择在库中的级别为 1。 图 4-2 修改多级列表 依次类

12、推，将 2 级和 3 级列表和“标题 2” “标题 3”的样式链接，库中的级别分别为 2 和 3.缩进和对齐都按照论文要求设为 0 厘米。 然后按照论文格式要求，修改标题 1-3 的格式，包括字体和段落。 之后你写论文，就可以只写章节的名字而不是编号了，比如第一章 引言，就只需要键入“引言” ，然后使其为标题 1 的样式就行，如图 4-3 所示 图 4-3 自动编号示例 5参考文献列表及其引用 12 5. 参考文献列表及其引用 现在主流做参考文献和对参考文献的引用的有两种方法，一是利用尾注，二是直接用一个编号项。我个人倾向于后一种，因为用尾注的话你得多操作两步：1.删除尾注分隔符及扩展分隔符，

13、2.修改尾注编号的样式。这两种操作的步骤都比较多。所以不推荐用尾注来做。 那怎么样来做参考文献呢？首先你大致把你的参考文献列表列出来，然后在每一条前面增加一个形如x的自动编号项，并且按照学校要求，设定为“宋体五号/Times New Roman 10.5pt，固定行距 17pt，段前后间距 3pt”的样式（你可以为这个样式取个名字，叫做参考文献正文） 。接下来，在要引用的地方，点击“引用”选项卡“题注”中的“交叉引用” 。 图 5-1 插入交叉引用 图 5-2 插入对文献的引用 5参考文献列表及其引用 13 引用类型选择“编号项” ，引用内容选择“段落编号” ，然后点“插入”就可以在当前光标所

14、在位置插入对那一篇文献的引用了，即使那篇文献的编号有所改变，引用的编号也会跟着改变的。如图 5-2 所示。 现在做好了参考文献列表及其引用，但是你发现没有，这和我们想要的还差了一点， 有时候我们希望对参考文献的引用是上标的形式。 这个问题比较好解决，由于你是从前往后写的，你可以插入一个改一个（快捷键是 CTRL+=） ，或者采用批量修改的方法，把所有的引用都插入了再修改。但是，你对参考文献的引用默认的是正文样式，怎么样批量修改呢？ 这里可以使用 Word 自身提供的查找-替换功能。我们点开“查找-替换”图标或者按 CTRL+H， 点 “更多” ， 勾选 “使用通配符” ,然后查找内容为 “0-

15、91,” ,并且点左下角的“格式”-“样式” ，在弹出的窗口中选“正文” 。然后点一下替换框，但是不要输入东西，点左下角“格式”-“字体” ，设为上标。然后点击“全部替换”就 OK 了。至于为什么这么操作，可以看一下 Word 帮助中的“使用通配符” 。 高级内容： Word2007 的文献管理功能 尾注脚注的区别、用尾注来做参考文献列表的方法 6图表题注及其引用 14 6. 图表题注及其引用 然后我们用一下对图表题注的自动编号功能。学校要求在每一幅插图或者表格下面添加如“图 1-2 原理”字样的题注。其操作方法是： 在文章中插入一个图片，然后右击图片（图 6-1） ，选择“插入题注” ，如果

16、没有“图”或者“表”的话就新建一个。取消“题注中不包括标签” 在“编号”选项中勾选“包含章节号” ，如果你是采用前面所说的章节自动编号方式的话， 出来的图或者表的题注就是 “图 1-1”（章节起始样式设为标题 1）或者“图 1.1-1” （章节起始样式设为标题 2） 。 图 6-1 插入题注 图 6-2 题注设置 6图表题注及其引用 15 题注的字体段落等，由样式“题注”控制。 在引用图或者表的时候，依然选择用“交叉引用”这个功能来对题注进行引用，引用类型选择“图” （或表） ，引用类型为“只有标签和编号” 。 如果论文中有图的话，学校要求需要插入一个图目录，如果有表的话，需要插入一个表目录。直接在“引用”-“题注”-“插入图表目录” （图 6-3） ，这个时候会给你选择是对哪个标签生成目录，如果选图的话就把所有用“图”这个标签的“东西”名字及其所在位置抓成目录（图 6-4） 。 其设置与普通目录相同。 图 6-3 插入图表目录 图 6-4