4.4管理业务调查

《4.4管理业务调查》由会员分享，可在线阅读，更多相关《4.4管理业务调查（174页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、4.4管理业务调查,一、组织结构调查 二、管理功能调查 三、管理业务流程调查,为什么要进行管理业务调查？,MIS建设=组织结构的重新设计,新信息系统的设计=对组织有目的的改造 建立MIS的目的在于提高管理水平，应当把建立新系统看成是对组织的一种有目的改变过程 组织结构设计 进行组织结构设计，确定合理的组织形式，确定公司合理的集权、分权原则、设计有效的管理体制。按现代企业制度设置公司的法人治理结构和职能部门、生产部门。,阅读材料：逾淮之橘,为什么联想、海尔的信息化建设会取得很大成功，而有人却感慨传统管理体制下的企业成功实施ERP（企业资源计划）的概率几乎等于0？这不禁使人想起春秋时期晏子说过一句

2、话，“橘生淮南则为橘，生于淮北则为枳，叶徒相似，其实味不同。所以然者何？水土异也”。那么，“水土异也”，异在哪些方面呢？,由于旧有的管理体制和经营理念的约束，使得诸多传统企业信息化的推进工作举步维艰，建设成果收效甚微。难怪联想公司表示今后在如何输出咨询能力及信息化技术的时候，未来所选择的客户是要挑拣的，计划经济烙印太深的企业，联想不会去碰。,海尔集团董事局主席、首席执行官张瑞敏也指出，如果企业没有进行企业组织结构重组，只是在现有的基础上进行了微调，这种管理信息化不做也罢。,2001年11月26日，在推进企业管理信息化工作现场会上，国务院副总理吴邦国就企业体制与信息化的关系一语道破天机，“企业信

3、息化不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是将传统的管理方式照搬到计算机网络中，而是借助现代信息技术，引进现代管理理念，对落后的经营方式、僵化的组织结构、低效的管理流程等，进行全面而深刻的变革。如果那些不适应信息化时代要求的传统的管理体制不改革、老的组织结构不整合、落后的机制不转变、陈旧的设备不改造，仅仅采用了计算机，上了互联网，信息化的优势也难以发挥，企业的管理水平也难以提高”。,一、组织结构调查,1、组织结构 组织结构指的是一个组织（部门、企业、车间、科室等）以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系。通常可用组织结构图来表示。,组织结构调查,2、组织结构图,作为业务调查所画出的组织

4、结构图，它还要求反映： 1、除隶属关系外，还要反映信息、物资、资金流 2、详略分明，突出重点 3、反映与组织有业务联系的边界之外的部门及联系,例：某高校出版社的组织结构图,组织结构图反映了组织内部和上下级关系，但却不能反映组织各部分之间的联系程度、组织各部分的主要业务职能和他们在业务过程中所承担的工作。 组织/业务关系图反映组织各部分在承担业务时的关系。,二、管理功能调查,为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能。功能即完成某项工作的能力。,三、管理业务流程调查,业务流程图(Flow Chart),图例说明,业务处理单位,业务处理描述,表格制作,传递,存储,收集资料,图例说明,业务处理 单位,

5、业务处理 描述,表格制作,传递,存储,收集资料,（本框内容为具体流程）,业务流程图绘制举例,计划 处,银行,技改 处,各部门 各单位,局 领导,上级 领导,投资 总规划,更新改造 贷款规模,开会 讨论,报表,审批,综合平衡 （讨论）,批准,下达 各单位 各部门,正式 计划,计划,各单位 上报表,计划 处,各部门 各单位,技改 处,银行,各部门 各单位,存档,某 企 业 物 资 管 理 业 务 流 程 图,案例：开发人员在系统调查阶段了解到某企业的会计核算形式是科目汇总表的核算形式，其帐务处理业务流程如下： 根据审核无误的原始凭证汇总表编制记帐凭证，包括现金收付、银行收付、转帐凭证。 根据现金收

6、付款凭证登记现金日记帐。 根据银行收付款凭证登记银行存款日记帐。 根据银行送来的对帐单对银行存款日记帐核对。,根据记帐凭证及所付原始凭证登记有关明细帐。 根据记帐凭证，按相同的借贷方汇总出科目汇总表。 根据科目汇总表登记汇总分类帐。 将明细帐科目余额与财产物资实用数核对。 把总分类帐余额与有关明细帐余额核对。 根据总帐、明细帐余额编制各种会计报表。,业务流程图的特点,(1)图的形式是按业务部门划分的横式图。 (2)图描述的主体是票据、帐单的业务处理。 (3)票据、帐单流动路线与实际业务处理过程一一对应。 (4)图中票据、帐单是有“ 生”、“ 死”的，即用它的一次生命周期来表示出一笔业务的处理情

7、况。,业务流程图的作用,(1)制做流程图的过程是全面了解业务处理的过程，是进行系统分析的依据。 (2)它是系统分析员、管理人员、业务操作人员相互交流思想的工具。 (3)系统分析员可直接在业务流程图上拟出可以实现计算机处理的部分。 (4)用它可分析出业务流程的合理性。,表格分配图,案例：业务流程,四、现行系统概况表,现行系统概况表是在现行系统流程图基础上提取系统的基本要素-输入、输出、处理、存储和外部环境等编制而成的。它是流程图的文字概括，两者配合使用。该表主要分为输入、处理、存储和输出四个部分，可清楚地反映现行系统的各种输入、处理、输出和各种数据存储。,4.5 数据流程调查,管理业务调查过程中

8、绘制的管理业务流程图和表格分配图，虽然形象的表达了管理中信息的流动和存储过程。但是还是没有完全脱离一些物质要素（如货物、产品、单据等）。为了用计算机进行信息管理，还必须进一步舍去物质要素。,一、数据流程调查的内容,输入信息：输入信息名称；使用目的；搜集方式；发生周期；信息量；编码方式；保存期；相关业务；使用文字；其它。 输出信息：输出信息名称；使用单位；使用目的；发行份数；发送方法；使用文字；输出时间；输出方式；其它。 信息处理过程：处理内容；处理周期；处理方法；处理时间；处理场所；其它。,存储方式：文件名称；保管单位；保存时间；总信息量；保密要求；使用频率；删除周期；追加周期；增加、删除比率

9、。 代码信息：代码名称；分类方式；编码方式；使用目的；起始码；终止码；未使用码；贝码率；追加或废弃频率；其它。 信息需求：所需信息名称；需求目的；需求单位；需求者；时间和期限；所需信息的形式；信息表达的要求。,数据的来源,1 现行组织机构 2 现行各系统或部门的业务流程 3 各种会议的决议 4 计算机文件（或数据库）系统的数据组织结构 5 上级下达的各种文件和各项任务指标 6 与本单位有关的其它单位的有关信息 7 其它各种报表、报告、图表,管理信息系统所涉及的数据可从以下途径调查得到：,二、数据分析,1.围绕系统目标进行分析 (1)从业务处理角度来看。为了满足正常的信息处理业务，需要哪些信息，

10、哪些信息是冗余的，哪些信息暂缺，有待于进一步收集。 (2)从管理角度来看。为了满足科学管理的需要，应该分析这些信息的精度如何，能否满足管理的需要；信息的及时性如何，可行的处理区间如何，能否满足对生产过程及时进行处理的需求；对于一些定量化的分析(如预测、控制等)能否提供信息支持等等。,2.弄清信息源周围的环境 对数据进行分析就必须分清这些信息是从现存组织结构中哪个部门来的，目前用途如何，受周围哪些环境影响较大(如有的信息受具体统计人员的计算方法影响较大；有的信息受检测手段的影响较大；有的受外界条件影响起伏变化较大)，它的上一级(或称层次)信息结构是什么，下一级的信息结构是什么等等。,3.围绕现存

11、的业务流程进行分析 (1)分析现有报表的数据是否全面，是否满足管理的需要，是否正确反映业务实物流。 (2)分析业务流程，现存的业务流程有哪些弊病，需要做出哪些改进；做出这些改进以后对信息与信息流应该做出什么样的相应改进，对信息的收集、加工、处理有哪些新要求等等。 (3)根据业务流程分析，哪些信息是多余的，哪些是系统内部可以产生的，哪些需要长期保存。,4.数据特征分析 (1)数据的类型以及长度 是数字型还是字符型，是定长的还是变长的， 长度多少(字节数)，以及有何特殊要求(如精度、正负号)等等。 (2)合理的取值范围 这对于将来设计校验和审核功能都是十分必要的。 (3)数据所属业务 哪些业务要用

12、到这个数据。,(4)数据业务量 每天、每周、每月的业务量 (包括平均数量、最低的可能值、最高的可能值)以及要存储的量有多少，要输入、输出的频率有多大。 (5)数据重要程度和保密程度 重要程度即对于检验功能的要求有多高，对后备储存的必要性如何。保密度即是否需要有加密措施，它的读、写、改、看权限如何等等。,三、数据流程图,全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。,2 数据流程图的特征,（1） 抽象性 表现在它完全舍去了具体的物质，只剩下数据的流动、加工处理和存储,（2） 概括性 表现在它可以把信息中的各种不同业务处理过程联系起来，形

13、成一个整体,3、数据流程图的基本符号,外部实体(External Entity),处理过程(Process),数据存储(Data Store),数据流(Data Flow),1、外部实体,外部实体(External Entity)或外部项,外部项（外部实体）表示与处理逻辑相关的、且为系统外部的人、部门、单位等。,处理过程(Process)或处理逻辑,2、处理逻辑,在DFD中，处理逻辑表示对数据的变换，从用户的角度看就是表示系统能够“作什么”。图形下部填写功能描述（如开发票、出库处理等），上部填写与该处理有唯一对应关系的标识号（如1、1.1、P1等）。,3种类型的数据变换,3 数据存储,指的是逻

14、辑意义上的数据存储，即系统信息处理功能需要的、不考虑存储的物理介质和技术手段的数据存储，如数据文件、文件夹或账本等。数据存储用一个右边开口的长方形表示，图形右部填写存储的数据和数据集的名字，左边填写该数据存储的标识，标识号通常以“D”开头。,数据存储(Data Store),4、数据流,数据流(Data Flow),数据流表示数据在系统中的流动。,说明,1、利用综合的数据流名称简化DFD；,2、不一定用显式的数据流名称。,4、数据流程图的画法,按业务流程图理出的业务流程顺序， 将相应调查过程中所掌握的数据处理过程， 绘制成一套完整的数据流程图，一边整理绘 图，一边核对相应的数据和报表、模型等。

15、 如果有问题，则定会在这个绘图和整理过 程中暴露出来。,由于实际数据处理过程常常比较繁杂，故 应该按照系统的观点，自顶向下地分层展开绘制。 黑 灰 半透明 透明,数据流程分析的基本思想： 把一个系统看成一个整体功能，明确信息的输入与输出，系统为了实现这个功能，内部必然有信息的处理、传递、存储过程。这些处理又可以分别看作整体功能，其内部又有信息的处理、传递、存储过程。如此一级一级地剖析，直到所用处理步骤都很具体为止。,数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶白下逐层分解的办法。 1、首先画出顶层（第一层）数据流程图。（1）确定所开发系统的外部项，即数据的来源与去处；（2）把系统作为一个加工环节，确定

16、整个系统的输入数据流和输出数据流；（3）确定系统的主要信息处理功能。顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出。 2、下一步是对顶层数据流程图中的“处理”进行分解，也就是将系统分解成若干加工环节（子系统）；根据“自顶向下、逐层分解”的原则，对上层中全部或部分加工环节进行分解，不断重复，直到逐层分解结束。,第1层,数据流程图绘制示例,第2层,发货票,发货票,付款通知单,P1,实例2：高等学校学籍管理系统 学籍管理是一项十分严肃而复杂的工作。它要记录学生从入学到学生离校整个在校期间的情况，学生毕业时把学生的情况提供给用人单位。学校还要向上级主管部门报告学生学籍变动情况。 首先，我们把整个系统看成一个功能。它的输入是新生入学时从省、市招生办公室转来的新生名单和档案，输出是学生离校时给用人单位的毕业生档案和定期给主管部门的统计报表。,