会议策划 (2)

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1、会议策划,-2-,学习目标,了解会议策划的概念、作用； 明确会议策划的内容； 熟知会议策划的工作程序； 掌握根据会议性质和目的编写策划方案和会议预算的技巧。,阅读课本19页的引例，这个故事告诉我们一个什么道理？,凡事预则立，不预则废！,群英会蒋干中计,-4-,2.1会议策划概述,1）策划策划一词最早出现在后汉书隗器传中“是以功名终申，策画复得”之句。 策最主要的意思是指计谋，划指设计，意思为处置、安排。策划指为了达成某种特定的目标，根据现实的各种情况及所掌握的信息，借助一定的科学方法和艺术，为决策而构思、设计、制作可行的行动方法的过程。策划是一种程序。策划是针对未来要发生的事物作当前的决策。它

2、连接着我们出发点与未来的目的。,2.1.1会议策划的含义,-5-,2.1会议策划概述,2）会议策划会议策划就是为了使会议取得预期的目的，从而构思、设计，拟定出合理可行的方案的过程。,2.1.1会议策划的含义,案例分析,诸葛亮的隆中对，是历史上少见的策略规划，以宏观的视野，拟定前瞻的战略，迄今都是以史为镜的企业人士研究策略的借镜。,-7-,（1）策划更多表现为战略性，包括分析情况、发现问题、确定目标、设计和优化方案，最后形成具体工作等一整套环节。计划只是策划的最终结果，比较多地体现为在目标、条件、战略和任务等都已经明确的情况下，为即将进行的工作提供具体操作的方案。,（2）策划掌握原则和方向，是宏

3、观的；计划处理程序和细节，是微观的。 （3）策划通常是一种具有超前性的、挑战性的、创新性的创意工程；计划是一种常规的工作流程，是现实可行的、是按部就班进行的。,2.1.2会议策划的特点,1）策划与计划,-8-,（1）目的性 （2）预测性 （3）科学性 （4）可操作性,2.1.2会议策划的特点,2）会议策划的特点,-9-,（1）竞争功能 （2）决策保证功能 （3）计划测定功能 （4）预测未来功能 （5）策划的管理创新功能,2.1.2会议策划的特点,3）会议策划的功能,优良的会议策划师完满举办会议的前提。完整的会议策划师一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的周全计划。,2.2会议策划的内容,会议策划的

4、内容，包括主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公共关系、媒体报道等。,-11-,2.2.1确定合适的主题,1.确定会议主题的意义,主题是作品的灵魂、统帅，确定会议主题，使之有号召力、有时代感、引人注目，是会议策划的一项重要任务。,例如2008年北京奥运会的主题是“绿色奥运、科技奥运、人文奥运”，体现了中国人民建设和谐社会、实现和谐发展的梦想与追求。,确定主题后，会议还要策划出响亮的口号，以利于扩大宣传，提高知名度。有时，在主题外还要另加副题，以进一步补充和说明主题。,-12-,（1）围绕会议目标确定会议主题，能够引起与会者的注意和共鸣。 （2）切合公关，提炼主题。 （3）根据会议类型明确会

5、议名称。,2.2.1确定合适的主题,2）确定主题的方法技巧,-13-,（1）报告式 （2）研讨式 （3）座谈式 （4）现场式 （5）联谊式 （6）庆典式 （7）远程式 （8）讲座 （9）论坛（沙龙),2.2.2会议模式定位,1）传统会议模式（材料一发、领导一念、全体听命）,-14-,（1）头脑风暴：一种激发性思维方法。 组织形式：参加人数5-10人，由不同专业或不同岗位者组成，时间控制在1小时左右，一名主持人（只主持，对设想不作评论），记录员1-2人，把每一个设想不管好坏都记录下来。 会议类型：设想开发型和设想论证型。 会前准备工作：明确主题；选好主持人；参与者的训练基础；会前柔化训练。,2）

6、现代新型会议模式,2.2.2会议模式定位,-15-,（1）头脑风暴 会议原则： 禁止批评和评论他人，也不要自谦； 目标集中，追求设想数量，越多越好； 鼓励巧妙地利用和改善他人的设想； 与会人员一律平等，各种设想全部记录下来； 主张独立思考，不允许私下交谈，以免干扰别人的思维； 提倡自由发言，畅所欲言，任意思考； 不强调个人的成绩，应以小组的整体利益为重。,2）现代新型会议模式,2.2.2会议模式定位,-16-,（1）头脑风暴 会议实施步骤： 会前准备 设想开发 设想的分类与整理 完善实用型设想 幻想型设想再开发,2）现代新型会议模式,2.2.2会议模式定位,-17-,（1）头脑风暴 主持人技巧

7、 掌握各种创造思维和技法，善于激发成员思考，使场面轻松活跃而又不失脑力激荡 可引导与会者轮流发言，避免形成辩论会和发言不均 以赏识激励的语言鼓励与会者多出设想 经常强调设想的数量 禁止使用不利于与会者出设想的话语,2）现代新型会议模式,2.2.2会议模式定位,-18-,（1）头脑风暴 主持人技巧 根据课题和实际情况需要，引导大家掀起一次又一次脑力激荡的“激波” 掌握好时间，会议持续1小时左右，形成的设想应不少于100种 遇到人人皆人穷志短出现暂时停滞时，要采用措施缓和气场。,2）现代新型会议模式,2.2.2会议模式定位,-19-,（2）玻璃鱼缸式会议由6到8名与会者在台上或房间中心围成一圈，圈

8、子中间留有一个空座，其他与会者只能作为观众坐在周围旁听，不能发言，只有那些坐在圈子里的人才可以发言。如果有观众想发言，就走到圈子中的空座上，发言完毕后回到原位。通常有一个主持人，他可以参加讨论，也可以只负责维持会议正常程序。,2）现代新型会议模式,2.2.2会议模式定位,-20-,（3）休闲会议 会议模式允许与会者不看文件，不听令人昏昏欲睡的报告，不必应酬饭局酒宴，而是亲近自然，放松情绪，然后在轻松自然的情形下商议工作。,2）现代新型会议模式,2.2.2会议模式定位,-21-,（4）网络会议预先用录像带把某个事件或活动现场录制下来，然后转换成数字化的视频信号通过电脑接收后送入网络服务器。网络会

9、议对公司召开培训会议非常有利，可以节省飞行、住宿、伙食、地面交通等许多费用。,2）现代新型会议模式,2.2.2会议模式定位,-22-,（1）保证会议目的。 （2）重点优先。 （3）原则上每个单元时间的会议都要有议程，每个议题时间不宜过长，控制在一个半小时左右。 （4）如遇几个议题，应按其重要程度排序，最重要的排列在最前面。 （5）科学合理，保证最佳开会时间（上午8：00-11：30，下午15：00-17：30）。全体会议在上午，分组讨论在下午，文娱活动在晚上。,2.2.3会议议程安排的技巧要求,阅读并掌握知识链接2-2的内容,-23-,组织协调是指组织者根据工作任务，对资源进行分配，同时控制、

10、激励和协调群体活动过程，使之相互融合，从而实现组织目标。,2.2.4会议策划中组织协调,1）组织协调概述,-24-,（1）充分运用各种资源，使之合理搭配，达到最佳效果。如资金的运用，人员的统筹安排，场地的选择等。 （2）区别轻重缓急，保证会议工作有序进行。 （3）激励下属。 （4）处理冲突。,2.2.4会议策划中组织协调,2）会议策划中的组织协调,-25-,会议公共关系策划就是公关人员根据组织形象的现状和目标要求，分析现有条件，谋划、设计公关战略、专题活动和具体公关活动最佳行动方案的过程。为会议方案而构想、设计、制定传播沟通方案的智力活动。,2.2.5会议公共关系策划,1）会议公共关系策划的含

11、义,-26-,主要围绕会议主题进行，包括：活动名称、标语和宣传品、会议形象设计、危机处理预案、媒介策略。,2.2.5会议公共关系策划,2）会议公共关系策划的内容,-27-,创意、新颖、富有独特性和个性，有意境感和吸引力。,2.2.5会议公共关系策划,3）会议公共关系策划的要求,2.3会议策划工作流程,按会议策划工作进程来分，可分为四个阶段： 确定目标 设计方案 评价选优 实时反馈,-29-,正确的会议目标应具备以下条件： （1）目标内容明确不含糊，可以解决实际工作中的问题，不能图形式，走过场。 （2）确定实现目标的责任者。 （3）有完成目标所需的条件，不好高骛远。,1）明确会议目标,2.3.1

12、确定目标，进行调研,-30-,（1）收集与会议有关的政策、法规、规章制度，使会议符合法律要求； （2）收集组织内外相关信息资料，使会议策划尽量利用资源，达到最大效益； （3）收集组织内外相关方面的参谋建议，集思广益，使策划民主科学。,2）调查研究，收集信息,2.3.1确定目标，进行调研,-31-,具体步骤： （1）分析可利用的资源、有利的条件，找出优势。 （2）分析欠缺的条件，看清劣势，找出风险系数。 （3）预测可能出现的情况。,1）分析材料,2.3.2分析材料，做出方案,-32-,包括内容： （1）制定方案的依据； （2）要达到的目标； （3）现有的主客观条件； （4）实现目标的途径、方法；

13、 （5）可能出现的问题及解决方法。,2）设计方案,2.3.2分析材料，做出方案,阅读知识链接2-3并思考问题,-33-,（1）全局性 （2）可行性 （3）效益性,1）合理标准三原则,2.3.3比较论证，选择方案,-34-,注意点： （1）对所拟定的方案进行客观的、科学的评估 （2）认真对待评估意见 （3）有明确的选择标准，一般用决策目标为标准 （4）走民主决策之路,2）科学的方法,2.3.3比较论证，选择方案,-35-,针对策划方案的各个部分编制的实施计划，应包含方案具体的实施步骤、实施时间和期限、人员与经费安排、实施的监督措施等。,1）编制实施计划,2.3.4实施反馈,-36-,（1）修正方

14、案 （2）局部调整,2）根据反馈，追踪决策,2.3.实施反馈,阅读知识链接2-4的十种方法,2.4拟写会议策划方案,2.4.1会议策划方案的内容,（1）确定会议的主题与议题 （2）确定会议的名称 （3）确定会议的时间、会期 （4）确定会议所需的设备和工具 （5）确定会议所需的文件范围，并安排印制工作 （6）确定与会代表的组成 （7）确定宣传机构和模式 （8）确定会议经费预算 （9）确定会议餐饮安排 （10）确定筹备机构与人员分工,2.4拟写会议策划方案,2.4.2会议策划方案写作程序,（1）根据要求，收集信息 （2）分析材料，写出提纲 （3）集思广益，写成初稿 （4）收集反馈，写出定稿,知识应

15、用,完成课本37页的案例分析题。,房费、餐费、门票、交通费、会议室费用等 预算原则 创造一定程度的利润 保持收支平衡 即便超支，也必须保持在一定的金额之内,会议预算,知识链接,预算的内容 固定成本：不论参加者人数多寡都需要承担的那部分费用。如：发言人的出场费、场地租赁费、市场营销开支、设备租金。 可变成本：根据参加人数的多寡而发生变化的那部分费用。如：餐饮、住宿、打印与邮费等。 收入的来源：会务费、赞助费、与会议相关的展览中租出的展位、会议广告横幅、会议宣传手册中登广告等。,会议预算,（十三）会议预算,实现最佳资金流动状况： 提早获取收入，如收取订金； 尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费用

16、。 一般会留出10%的应急费用 如活动有可能取消，必须保证有足够的资金支付违约金等费用。 通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出，但须注意不能影响活动的整体质量。,会议预算,会议总体方案的构成要素,1、会议的名称 2、会议的目标和指导思想、意义 3、会议的主题、议题和日程 4、会议的对象和规模 5、会议的时间 6、会议地点：合适的举办地（什么国家或地区、什么城市）、合适的场馆（会场、宾馆的布置及要求） 7、主办单位、承办单位、协办单位等 8、会议的举行方式、配套活动、辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等 9、会议的接待、后勤保障措施和手段 10、会议的宣传方式（召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等） 11、会议经费的预算以及筹措经费的渠道、方式 12、其他需要说明的事项,链接,-44-,撰写一份广东服装会展会议策划方案。,作业,下课,