员工基本职业技能训练

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1、汉德管理咨询有限公司 2005年10月,员工基本职业技能训练,提 纲,使你的工作系统化 计划你的工作 给你的工作吃“高效丹” 系统的解决问题方法,Email:,Copyright 张辅群 2005,使你的工作系统化,在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不再代表其他。,你的工作需要系统化,办公室的5S运动：5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和

2、空间环境。5S的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。,如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。,开始系统化你的工作,提醒：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境： 试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是 任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电 脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东 西。, 系统化你的工具（1）基本工具。 （2）复印机。（3）传真机。 （4）电脑。, 系统化你的文件,（1）工作档 什么是工作档？工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。 工作档有什

3、么？A.立即可用的资料 B.“待议”的项目。C.固定职务 D.目前的专案 E.问题档,教你一招： （1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手可取。 （2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。 （3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案清楚地贴上标签。 （4）建立问题档，一部分编号0112，代表每年的每一个月；另一部分编号0131号，代表一个月的每一天。,（2）资料档 列出你的资料档项目清单。 建立资料档时需要考虑的两件事：A.怎样的资料才有保存价值？B.你的资料档方便查阅吗？ 帮助你将自己资料档结构化的做法：A.列

4、出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些 可以成为你资料档的类别。B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。 C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。D.一个抽屉存放一个或多个类别。E.将档案按字母顺序排列。F.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。,让你的档案更加有效的小秘诀： （1）使用大写、清楚的字母标示档案。 （2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 （3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。 （4）为大型的资料建立索引。,提 纲,使你的工作系统化 计划你的工作 设定有效的目标筛选有用信息合理决策制订你的计划工作

5、表 给你的工作吃“高效丹” 系统的解决问题方法,Email:,Copyright 张辅群 2005,计划化你的工作,他每天早晨都要计划一天的具体事务，并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排就像一线光明，冲破他生活的樊篱。哪里没有计划，哪里的时间配置就不合理，混乱就会降临到哪里。维克多 雨果,锁定工作的目标,未了解目的港口的人无法一帆风顺。塞内卡, 有效目标的“SMART”原则：明确的（Specific）；可量化的（Measurable）；切实可行的（Achievable）；注重结果的（Result-oriented）；有时间限制的（Time-limited

6、）。, 剥洋葱法,长期目标,剥 洋 葱 图,即时目标,大目标,中期目标,大目标,即时目标,更小目标,小目标,设定目标,实现目标, 目标多杈树, 树干代表目标；每一根树杈代表子目标。叶子代表实现子目标的因素。 在目标多杈树中，目标与子目标的关系：A、子目标是实现目标的策略；B、目标是子目标的结果；C、子目标实现之“和”一定是目标的实现。 描绘目标多杈树的技巧：首先，写下你的目标；然后，思考实现目标有哪些策略，列出并添加到子目标框里；最后，考虑完成每个子目标的因素，添加到叶子代表的框里。,目 标,子目标,子目标,子目标,实例实战,在今年的12月30日前为公司完成销售额 万元。画出目标多杈树。,提

7、纲,使你的工作系统化 计划你的工作 设定有效的目标筛选有用信息合理决策制订你的计划工作表 给你的工作吃“高效丹” 系统的解决问题方法,Email:,Copyright 张辅群 2005,信息过滤器,如果我们只会一味地搜集资料，而不会加以利用，那么我们拥有的资料与垃圾桶里的垃圾并无两样。,（1）阅读法；（2）捕捉法；（3）调查法；（4）交换法。,“占有”信息的四种主要方法：,信息过滤器流程图,大量的 信息,直接 相关 的信 息,有 用 信 息,相关 信息,过滤器,过滤器,过滤器,提 纲,使你的工作系统化 计划你的工作 设定有效的目标筛选有用信息合理决策制订你的计划工作表 给你的工作吃“高效丹”

8、系统的解决问题方法,Email:,Copyright 张辅群 2005,合理决策,决策是计划工作的核心。,（1）什么是决策？决策是一个为达到预期目标而从两个或多个可供选择的方案中选择合理方案的判断和选择的过程。,（2）决策过程：,情报活动阶段,设计活动阶段,选择活动阶段,评价活动阶段,（3）制订决策： VSAFE快速决策法,价值（Valuable） 考察方案对目标的贡献,合适（Suitable） 考察方案是否与策略吻合,认可（Acceptable） 考察方案是否确实可接受,可行（Feasible） 考察方案是否成功,持久（Eternal） 考察方案是否符合长期利益,（3）制订决策： 头脑风暴法

9、, 背景说明头脑风暴法又称智力激励法、BS法，是由美国创造工程专家A F 奥斯本于1939年首次提出、1953年发表的一种激发创造性思维的方法。 方法大意实际上是一种别开生面的小组畅谈会。, 头脑风暴法,具体操作一：准备阶段。,（1）选定议题； （2）选定参加者（一般不超过10名），并事先挑选好记录员； （3）确定会议时间和场所； （4）准备好海报纸或大白纸、记录笔等用于记录的工具； （5）布置场所； （6）会议主持人应掌握头脑风暴法的一切细节问题。因此会议主持人应熟读本法，做到彻底了解。如应了解本法的四大原则，实施要点等等。,具体操作二：实施阶段。,（7）开始头脑风暴法会议时，会议主持者首先

10、必须向参加者简介该方法大意，应注意的问题，如四大原则； （8）会员畅所欲言； （9）记录员记录参加者激发的灵感； （10）结束会议； （11）将会议记录整理分类后展示给参加者； （12）从结果和可行性两个方面评价各种方案。 （13）选择最合适的方案，应尽可能采用会议中激发出来的方案,实施要点：,（1）选择议题应注意：议题的选择必须合乎参加者的层次和关心程度；议题的内涵应该明确，而不应该模棱两可、似是而非。（2）尽量利用激发出来的灵感；（3）主持人须知：主持人必须熟悉头脑风暴法，并且通晓它的原则；及时阻止混乱的场面；及时宣告会议的结束。（4）记录员要将所有人设想的大意清晰地记录在海报纸上。, 四

11、大原则：,（1）禁止反驳他人构想，也不要妄下结论； （2）鼓励自由思想，自由发言，最狂妄的想象是最受欢迎的； （3）重量不重质，意见或建议提得越多越好： （4）鼓励利用别人的灵感加以想象、变化、组合等以激发更多更新的灵感。,不许评价！ 要到评估阶段才能进行评价,讨论 评价 支持 宣扬 提问 皱眉 咳嗽 冷漠 叹气,规则一,妄加评论的负面影响,如果进行评论，许多人就会变得更加拘谨。他们未发表的意见或许非常好，或许可以激发别人的好意见人们花费在评论上的精力未能用在产生好意见的现实任务上,异想天开！说出能想到的任何主意,规则二,规则三,越多越好！重数量而非质量,见解无专利！ 鼓励综合数种见解或在他人

12、见解上进行发挥,规则四,集思广益，团队的叠加性！, 科学决策法,所谓科学决策法，就是指通过对存在决策问题的分析，选择最佳方案，以取得高效益或低风险的结果这样一个过程。, 具体操作 准备阶段：（1）分析问题，确定是否需要决策。 实施阶段：（2）各种备选方案分析；（3）找出最佳方案；（4）评价方案。, 实施要点：（1）在对问题进行分析，确定是否需要决策时的主要工作是 信息输入与情景监视，以判断需要决策的问题到底是否存在，其性质、重要性与迫切性如何。, 科学决策法（决策问题四分图）,A、Q类 高认可 （） 低质量,Q 、 A类 低认可 （ ） 高质量,A、Q类 低认可 （） 低质量,Q 、 A类 高

13、认可 （） 高质量,0,5,5,A 认 可 维 度,问题质量维度 Q,注：Q因素（Quality）：问题质量维度；A因素（Acceptant）：认可维度。, 科学决策法（决策方案选择流程图）,确定可能情景,搜集信息,估计机会可能值,估计风险可能值,判断信息可能值,寻找更多的信息,重新评价信息的可能值,对所 有信 息作 出选 择考 虑,决策,科学决策法,特别提醒：（1）对方案抉择应有正确的认识，不能单纯地理解为对某一种方案“是”、某一种方案“非”之间的选择；（2）决策时综合参考不同的意见，然后再做决定；（3）听取反面意见，进行深入思考，从而有助于产生新方案；（4）防止盲目从众心理鼓励大胆发表不同

14、的想法。, 决策树, 背景说明：决策树法是一种图解法，它是利用树形图来进行决策的方法。这种方法能解决简单的决策问题，也能解决复杂的问题。它是以决策收益计算为依据的。, 决策树的结构：决策结点：这是方案枝的出发点方案枝：它表示各个决策方案状态结点：这是概率枝的发出点概率枝：它表示各种自然状态。,决 策 结 点,（费用）,方案枝,状态结点,概率枝,概率枝,概率枝,概率枝,概率枝,（概率值）,方案枝,状态结点,收益值,收益值,收益值,收益值,收益值,决策树,（1） 绘制树形图。 （2） 计算期望收益值。期望值=收益值概率时间若决策问题无时间因素，上式就不乘时间 （3） 剪枝决策。, 决策树的决策过程

15、：,选择最佳的新品换代方案,实例实战,特别提醒：相对来说，决策树对于营销人员更为实用。而且，其运用 往往依据一定确切的数据，使用时会有一定的难度。,选 择 方案,上A产品,上B产品,老产品,1600,850,475,-200,-700,0.7,0.3,0.8,0.2,0.5,0.5,5年,5年,5年,5年,5年,4年,500,-100,200,50,150,50,500 0.7 5=1750,(-100) 0.3 5=-150,200 0.8 5=800,50 0.2 5=50,150 0.5 5=375,50 0.5 4=100,提 纲,使你的工作系统化 计划你的工作 设定有效的目标筛选有用信息合理决策制订你的计划工作表 给你的工作吃“高效丹” 系统的解决问题方法,