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1、OFFICE 2010 基本功能介绍,PART 1,EXCEL,简介,Excel是微软公司Office办公软件中的一个组件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，能够进行数据的分析，具有强大的制作图表的功能。,工作界面,标题栏,功能区,快速访问工具栏,文件菜单,列标,状态栏,显示模式,显示比例,滚动条,行号,编辑栏,工作表区,工作表,新建电子表单,“工作簿”在 Microsoft Excel 中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输
2、入显示。 下面将以建立一张员工工资表的操作来说明Excel的一些基本操作：,步骤一：参见右图，单击A1单元格。工作表提供了一系列的单元格，各单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形。,名称框,新建电子表单,步骤二：输入“姓名”，参见下图。按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”,使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。,新建电子表单,步骤三：A2输入AAA，在B2输入20，在C2输入保安，在D2输入1500。并依次输入,使用键盘上的左、右、上、
3、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。,单元格设置,我们可以通过右键点选需要进行设置的单元格，在出现的菜单中选择“设置单元格项”，也可以通过使用“CTRL+1”的快捷键调出单元格设置对话框。 下面的操作将结合“工资表”的特点来进行说明。,快速访问工具栏,单元格设置,一、左键选中A2-D2单元格，使用CTRL+1,二、选择字体标签,三、选择字体,四、选择字形,五、选择字号,六、确定,设置字体,单元格设置,一、左键选中D2单元格，使用CTRL+1,二、选择数字标签,三、选择分类,四、货币符号,五、选择负数格式,六、确定,设置数字,单元格设置,格式
4、刷,一、左键选中A2-D2单元格,二、双击“格式刷“图标,三、按住左键，拖曳填充红框区块,操作前,操作后,单元格设置,插入标题行,步骤一： 右键点击 行号1，再出现的下拉菜单中选择插入。步骤二： 选定A1-D1，使用”CTRL+1”调出单元格设置对话框。步骤三：按右图进行设置。步骤四：在合并后的单元格内输入“工资条”。,选择“对齐”标签,勾选“合并单元格”,选择“对齐方式”,插入函数,添加总计单元格,步骤一：左键选定D9单元格，单击“公式”功能栏下的“插入函数”图表，出现插入函数对话框。,步骤二：选择常用函数下，的SUM函数（求和），出现函数参数对话框。,步骤三：在Number1单元格内，输入
5、D3：D8，点击确定，D9单元格即为六位员工的工资总额。,设置函数参数,选择“SUM”,工资总额,选择“插入函数”,插入图表,插入图表,步骤一：将光标移至A3单元格上。然后单击它并向下拖动，选定各员工的姓名，并按住键盘上的Ctrl键，将光标移至D3单元格上，向下拖动，选定各员工的工资额后，结束拖动并释放Ctrl键，如图一所示。步骤二：点击“插入”标签下图表区域内的柱状图图标，在下拉菜单中选择“二维柱状图”，得到图三。,图一,图二,图三,图表标题,图例,引用,引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个
6、公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。,单元格引用与区域引用,相对引用与绝对引用,单元格引用：用字母标志列（从 A 到 XFD，共 17576 列），用数字标志行（从 1到 1048576）。如：A1、B2、BC24、CDA10223。 区域引用：用两个单元格名称中间加冒号来表示一个区块，其中第一个单元格名称为区块的左上角、后一个单元格名称为区块的右下角。 如：（A1：B2），代表了A1/A2/B1/B2这4个单元格组成的区块。,相对引用：复制公式时地址跟着发生变化，如C1单元格有公式：=A1+B1 ，当将公式复制到C
7、2单元格时变为：=A2+B2。 绝对引用：复制公式时地址不会跟着发生变化，如C1单元格有公式：=$A$1+$B$1，当将公式复制到C2单元格时仍为：=$A$1+$B$1。 相对引用和绝对引用也可以混合使用，如：=$C1 或 =C$1,排序和筛选,数据的排序,在实际应用中，为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法就是对进行排序。 排序分为升序和降序。 升序：按字母顺序、数据由小到大、日期由前到后排序。 降序：按反向字母顺序、数据由大到小、日期由后向前排序。 如果排序的数据是中文，则依据中文字的内码（拼音或笔画）来确定。,快速排序,数据标签,关键字,依据,次序,通过添加条件来进行多重排
8、序,排序和筛选,数据的筛选,自动筛选时一种快速的筛选方法，用户可以通过它快速的访问大量数据，并从中选出满足条件的记录并显示出来。,数据标签,单击小箭头，打开下拉列表,快速排序,选择条件,搜索条件,逻辑选择,数据透视表,数据透视表是一种让用户可以根据不同的分类、不同的汇总方式、快速查看各种形式的数据汇总报表。简单来说，就是快速分类汇总数据，在处理数据方面非常强大。,注意事项,以工作表数据制作数据透视表，这些工作表数据必须是一个数据清单。所谓数据清单，就是在工作表数据区域的顶端行为字段名称(标题)，以后各行为数据(记录)，并且各列只包含一种类型数据的数据区域。这种结构的数据区域就相当于一个保存在工
9、作表的数据库。 第一，数据区域的顶端行为字段名称(标题)。 第二，避免在数据清单中存在有空行和空列。这里需指明以下，所谓空行，是指在某行的各列中没有任何数据，如果某行的某些列没有数据，但其他列有数据，那么该行就不是空行。同样，空列也是如此。 第三，各列只包含一种类型数据。 第四，避免在数据清单中出现合并单元格。 第五，避免在单元格的开始和末尾输入空格。 第六，尽量避免在一张工作表中建立多个数据清单，每张工作表最好仅使用一个数据清单。 第七，工作表的数据清单应与其他数据之间至少留出一个空列和一个空行，以便于检测和选定数据清单。,数据透视表,下面通过具体实例，介绍数据透视表的功能。,图一中的数据是
10、某品牌2013年1月21-23日各种型号产品的的销售情况，我们将通过对其使用数据透视表，来学习数据透视表的功能。 在使用数据透视表前，需要按照注意事项中的七点进行检查，其中重点检查第二和第三点。,图 一,第二步：点击数据透视表图标,第一步：选择数据区域,引用数据区域,选择放置位置,数据透视表,点击确认后，EXCEL会新建一个sheet1，如下图：,数据透视表显示区域： 显示最终结果,数据透视表字段列表： 根据需求选择字段,数据透视表,对数据透视表字段列表进行选择：,步骤一：左键点击字段列表中“品名”这一项，拖曳到下面“行标签”框内，在数据透视表显示区域内出现如左侧图所示的内容。步骤二：依次将“
11、日期”拖到“列标签”框内，“数量”拖到“数值”框内。结果如下图：,数据透视表,通过调整各个框中的字段，可以得到不同的结果。,数据透视表,在数值框中，可以进行选择计算。,包括求和、计数、平均数、最大值、最小值、乘积等多种计算方式,可以选择百分比、汇总百分比等多种显示方式,数据透视表,求和计算，结果如下： 平均值计算，结果如下：,根据行计算结果：北京王府井1月21日销售全额为498元，22日为1245元，23日为747元，三天共计销售额为2490元，平均每天销售额为830元。 根据列计算结果：1月21日，全国销售额为15273元，22日为15094元、23日为14916元，21日平均销售额为101
12、8.2元，22日平均销售额为1006.27元、23日平均销售额为995.5元。,数据透视表,求和计算，按列汇总百分比显示，结果如下： 按行汇总百分比显示，结果如下：,根据列汇总百分比：1月21日，北京王府井销售额占全国销售额的3.26%、武汉广场占8.15%。 根据行汇总百分比：成都王府井，1月21日销售额占总销售额的38.46%、22日占23.08%、23日占38.46%,计算公式,在Excel 中，“公式”是在单元格中执行计算的方程式，如一个执行数学计算的加、减就是一种简单的公式。,前面的操作中，对工资额的总计就使用了这样的公式，此时若单击显示工资额总计的单元格D9，当它处于选定状态，“编
13、辑栏”中就会显示所使用的公式，如图所示。,计算公式,只要您记住公式的应用法则，无论在单元格中，还是在“编辑栏”中都能建立并使用公式的。以下是一个公式范例：,单元格引用,工作表函数,加法运算符,区域引用,数字常量,除法运算符,如果正确的创建了计算公式，那么在默认状态下，其计算值就会显示在单元格中，公式则显示在“编辑栏”中。如果要使工作表中所有的公式在显示公式内容与显示结果之间切换，可按下CTRL+组合键（位于键盘左上侧）。,运算符,算数运算符,用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。各算术运算与用途如下表所列。,运算符,比较运算符,用于比较两个值，结果将是一个逻辑值
14、，即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。与其它的计算机程序语言查类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算。各算术运算符名称与用途如下表所列。,运算符,文本运算符,这实际上是一个文字串联符&，用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如“North“ & “wind“，结果将是North wind。,引用运算符,引用下表的运算符可以将单元格区域合并起来进行计算。,运算符,运算的顺序,如果公式中使用了多个运算符，Excel 将按下表所列的顺序进行运算。如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如，同时包含了乘法和除法运算符，则将从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序，可把需要首先计算的部分放
15、在一对圆括号内。,运算符,应用计算公式的范例：,1.求和应用 =SUM(F6,D7,E7) 2.合并“姓”和“名” =D5&“ “&E53.合并日期与文本 =“时间：“&TEXT(F5, “d-mmm-yy“)4.按百分比增加 =$F$5*(1+5%) 5.基于单个条件求和 =SUMIF(B3:B8,“20“,D3:D8),函数,Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例
16、如，SUM 函数对单元格或单元格区域进行加法运算。,参数,常量,参数可以是数字、文本、形如 TRUE 或 FALSE 的逻辑值、数组、形如 #N/A 的错误值或单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数。 参数不仅仅是常量、公式或函数，还可以是数组、单元格引用。,常量是直接键入到单元格或公式中的数字或文本值，或由名称所代表的数字或文本值。例如，日期 10/9/96、数字 210 和文本“Quarterly Earnings“都是常量。公式或由公式得出的数值都不是常量。,函数,函数的结构,如下图所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。,等号（如果此函数位于公式开始位置）,函数名,参数,参数用括号括起,各参数间用逗号分隔,函数,嵌套函数,所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。也就是说一个函数可以是另一个函数的参数。 例如下图中所示的公式使用了嵌套的 AVERAGE 函数，并将结果与 50 相比较。这个公式的含义是：如果单元格F2到F5的平均值大于50，则求G2到G5的和，否则显示数值0。,
