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1、沟 通 技 巧 如何有效地开会,对会议的认识 许多人对那些冗长、沉闷、与自己无关、毫无 结果的会议感到厌烦十分，想方设法“逃会” 许多组织认为，只要对会议进行有效的控制， 会议可以产生其他沟通方式无法达到的效果 其实，会议是一种无法取代的沟通方式，你不 能完全放弃它，你只有学习如何使会议更有效。 事实证明，有效地开会是可以学会的！,GE的研讨会,令人讨厌的会议与 令人深恶痛绝的会议,沟 通 技 巧 如何有效地开会,会议的种类及其性质（1） 谈判会议 用于解决争端和冲突，目的在于经过讨论 达成一致或谅解。 报告会议 信息往往是单向流动，不允许讨论，否则 会影响信息的有效传递。 解决问题会议 要求
2、充分发挥参会人员的主观能动性，使 问题得以有效的解决。,沟 通 技 巧 如何有效地开会,会议的种类及其性质（2） 制定决策会议 只限于特殊人员参与，组织严密。参与者 必须深刻理解决策并对决策承担责任。 收集、发布、交流信息会议 发布消息，发表意见，了解对消息、意见 的反应。此类会议鼓励讨论与提问。,其实，企业的会议经常是 几种会议的整合。,沟 通 技 巧 如何有效地开会,导致会议失败的因素分析 目的不明确 时间控制不好（包括会议的开始与结束时间，以 及会中参会人员的发言时间） 准备不充分或者根本就没准备 参会人员选择不当（包括该退席的时候没有退席） 信息传递不明确 会场的气氛不好 备忘录记录不
3、准确 议程安排不当 议而不决，决而不行，行而不果。,沟 通 技 巧 如何有效地开会,有效开会的5W1P： WHY WHAT WHO WHEN WHERE PREPARING,沟 通 技 巧 如何有效地开会, Purpose 目的； Participants 与会者； Planning 计划； Process 流程。,有效会议的4P,沟 通 技 巧 如何有效地开会, Purpose 目的 信息共享； 增强承诺； 信息传播； 解决问题和做决策。,沟 通 技 巧 如何有效地开会, Participants 与会者（3M的例子） 解决问题和做决策： 5人 问题识别或鼓励创意： 10人 相互研讨和培训会
4、： 15人 信息发布会： 30人 正式的发表或汇报会： 不限,沟 通 技 巧 如何有效地开会, Planning 计划（1） 半期准则； 3/4准则； 议程表准则； 1/6准则； 1/3准则；,Tropman 1985,沟 通 技 巧 如何有效地开会, Planning 计划（2） 报告的准则； 议程一致性准则； 时间上一致性准则； 记录的准则。,沟 通 技 巧 如何有效地开会, Process 流程 回顾； 介绍； 基础准则； 报告； 演示； 参与； 总结。,Huber 1980,沟 通 技 巧 如何有效地开会,参会人员的责任与义务 主持人 会前：确定目的、议程、参会人员、时间、 地点、会议
5、种类、资料、用品、器材等。 会中：创造和谐的气氛、宣布开会、控制 议程、鼓励发言、控制发言、总结发言、 做出决议、确认行动与责任、安排下次会议、 宣布闭会。 会后：对本次会议进行回顾与总结、汇报会 议的决议、督导会议决议的执行。,沟 通 技 巧 如何有效地开会,参会人员的责任与义务 会议秘书 会前：检查会场情况、确认会议时间、通知 参会人员、准备必要的文件、资料、茶点、 座位和视听设备。 会中：记录会议备忘录、与会人数和名单、 应采取的行动、具体实施人员和实施的时间 与期限。 会后：把备忘录整理成文、核对必要的事实 与数据、向主持人提交备忘录并与其达成一 致意见、散发备忘录。,沟 通 技 巧 如何有效地开会,参会人员的责任与义务 参会人员 会前：明确会议目的、议程及自己在本次 会议上要担当的角色、研究问题准备自己 要在会议上的要表明的观点与论证材料。 会中：聆听他人的观点、积极发表自己的见 解、关注正在讨论的事项、与主持人默契 配合，避免不良冲突、严格按议程开会、使 会议充满生气，从而达致会议目标。 会后：努力完成会上所分派的任务。,
