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1、建龙钢铁控股公司 采购简报 经营部采购处:陈国富 2006年6月,一、概述 二、组织结构及工作职责 三、采购目的分解图 四、流程及相关制度简介 4.1计划管理管控 4.1.1重码管控分析 4.1.2计划管理管控分析 4.2订单管理管控 .2.1询比价管控分析 4.2.2招标管控分析 4.2.3集中采购分析 4.2.4订单管控分析 4.3入库管理管控分析 4.4结算管理管控分析 4.5出库管理管孔分析,目 录,采购的目的，主要是在维持企业正常经营活动的同时降低产销成本。采购管理不是单纯的追求采购过程中某一环节的最大效益,而是对采购流程的整体综合管理。适合企业的供应商、产品、价格与适当的交货时间、
2、数量及服务是采购管理始终的追求 。 采购是企业生产的开端，是企业的一切经营活动的起点。在采购过程中，包含着采购计划的编制、供应商的选择、招标、询比价、出库、入库及结算等各种活动，要实现采购的目的是需各环节的紧密配合与整体优化，依靠某一环节或某几环节的优化，并不能很好的达到采购目的，因此现代化采购管理正由传统的面向职能管理向面向流程管理转变。建龙集团经营部一直在关注并推动着这种转变，从和佳到金碟K3再到现在的自主开发系统及集中采购的推进都是这种管理的转变。,概 述,组 织 结 构,营销管理,采购管理,市场开发管理,国际贸易,经营部,经营部采购处工作职责,1、采购策略的拟定并指导子公司的实施； 2
3、、对大宗物资组织集中招标采购，并对实施情况进行对比分析和改进； 3、采购市场的调研及信息反馈并对价格拟定提出建议； 4、对子公司采购行为进行指导检查； 5、采购计划实施情况的分析； 6、检查指导子公司物资储运工作； 7、建立采购信息管理系统，并对信息化专业提供专业支持； 8、组织实施专业范围内专业培训工作； 9、承担控股公司采购任务； 10、本部门年度预算的编制与控制； 11、其它有关采购及综合性事务工作的办理。,采购目的分解,维持企业正常经营活动的同时降低产销成本,维持企业正常经营活动,降低产销成本,合理的安全储备,合理的计划提报,严格的计划执行,合适的物资质量,合理的价格,库存管理,厂内物
4、流,降低采购成本,降低内部物流成本,安 全 库 存 设 定,安 全 库 存 维 护,计划管理,订单管理,供应商 管理,入库 管理,采购 管理,结算 管理,物 料 编 码 申 请 流 程,物 料 月 计 划 申 请 流 程,物 料 临 时 计 划 申 请 流 程,原 料 月 计 划 申 请 流 程,原 料 临 时 计 划 申 请 流 程,订 单 审 批 流 程,订 单 变 更 流 程,订 单 终 止 流 程,运 费 订 单 变 更 流 程,供 应 商 流 程,供 应 商 变 更 流 程,供 应 商 退 出 流 程,物 料 验 收 入 库 流 程,原 料 验 收 入 库 流 程,原 料 验 收 复
5、 检 流 程,集 中 采 购 流 程,询 比 价 作 业 流 程,招 标 作 业 流 程,原 料 价 格 设 定 流 程,结 算 流 程,来 票 入 帐 流 程,付 款 流 程,以 旧 领 新 流 程,移 库 流 程,盘 点 流 程 (财 务),呆 料 转 入 流 程,库 房 利 旧 流 程,物 料 领 料 流 程,配 送 流 程,退 料 流 程,委 外 加 工 流 程,原 料 领 料 流 程,物 料 销 售 出 库 流 程,重 码 分 析,厂标物资，如：部分北京蝶阀厂与郑州阀门厂 生产的阀门可以相互代用，但表示方式不同,新老型号区别，如：轴承,输入方式不同，如：乘号可用*或表示,部分非标件没
6、有图号，如：压辊、辊子装配、足辊,点检员报计划不规范，如：型号不全 或不对、含有文字说明,重码管控分析,重码管控分析说明,重码会影响系统运行，可能造成计划重复申报，严重时会产生重复采购，造成资金积压。 1、厂标物资、新老型号区别由设备处专业工程师确认，编码员在编码属性中维护 、输入方式不同，要求系统解决，编码员应按编码手册输入。 、没有图纸的非标件物资，由设备处专业工程师与供应处业务员共同完善。 、报计划时，物资名称规格型号不准确，应考核到相关点检员（在评审会上直接落实）。 、相关制度：生产物流系统考核制度（未出台）。 、涉及流程：编码申请流程。 、涉及岗位：点检员、计划员、编码员、设备处专业
7、工程师、供应处业务员。,通用物料及原料编码申请流程,计划员,是,初步审核,编码申请,否,是,核实,供应处计划员,编码,否,编码员,专用物料编码申请流程,计划员,是,初步审核,编码申请,否,是,审核,供应处计划员,编码,否,编码员,设备处专业工程师,核实,否,是,计 划 管 理,防止计划的重复申报,增强计划数量申报的准确性,控制临时计划的申报数量,防止计划中物资名称、规格型号 的不准确,计划管理管控分析,计划管控分析说明,采购计划是保证企业正常生产与控制公司流动资金占用的一个重要控制点。 1、防止计划的重复申报：计划员、点检员要对所报计划的申报量、在途量、到货量、及时库存量及到货时间要清楚掌握，
8、责任对象：计划员、点检员。考核时机：评审会及到货后 、增强计划申报的准确性：必须对设备运行状况了解，并对所报计划的申报量、在途量、到货量、及时库存量及到货时间要清楚掌握，责任对象：计划员、点检员。考核时机：评审会上及到货后 、控制临时计划的申报量：加大临时计划的审批级别，考核临时计划的提报数量。责任对象：计划员、点检员。考核时机：系统查询统计 、防止报计划时，物资名称规格型号不准确，在重码控制中体现。 、相关制度：采购计划管理制度（子公司）， 生产物流系统考核制度 （未出台）。 、涉及流程：物资计划申报流程个 、涉及岗位：点检员、计划员、编码员、设备处专业工程师、供应处业务员、总计划员、供应处
9、长、设备处长、生产副总。,物料月计划申请流程,需求部门,整理、下发,物料评审委员会,业务员,计划员,主管,物料总计划员,是,否,审核,采购计划,采购计划 申请,安全库存量 (上限控制数 量,下限报警) 即时库存量,物资主管,审阅,评审、修正,提报计划提示,供 应 处,采购,供 应 处,物料临时计划申请流程,需求部门,职能处室,物资主管,业务员,计划员,主管,物料总计划员,是,审核,采购计划,采购购计划 申请,审核,是,否,否,是,安全库存量 (上限控制数 量,下限报警) 即时库存量,生产副总,审批,否,下发,审阅,采购,供 应 处,工程物料计划申请流程,项目部,预算组,材料员,项目经理,物资计
10、划室,是,审核,采购计划 申请,审批,是,否,业务员,采购计划,否,设备处长,审核,否,是,下发,物资主管,审阅,采购,原料月计划申请流程,原料评审委员会,生产单位,生产处,供应处计划员,是,否,审核,采购计划,采购计划 申请,安全库存量 (计划参考) 即时库存量,生成需求 计划,业务员,评审、修正,整理、下发,采购,供 应 处,原料临时划申请流程,供应处长,经营副总,生产处,审核,是,否,采购计划 申请,安全库存量 (计划参考) 即时库存量,否,审批,是,形成待审采购计划,供应处计划员,采购,询 比 价 分 析,供应商选择,价格的横纵向对标,产品质量承诺,到货周期,付款方式,询比价管控分析,
11、询比价管控分析说明,、供应商选择：询比价时选择的供应商应该是同一级别上的供应商，最后签订订单的应该是公司往来厂商数据库中的合格供应商，所以，供应商选择要经过供应处长审核与经营副总的审批。责任对象：业务员。 、价格的横纵向对标：是指价格既要在比价供应商间比价，也要对历史价格进行比价，还要与集团内部其他子公司进行比价，每次比价时，要由供应处评价小组评价。责任对象：业务员。 、产品质量承诺：产品的使用期限，是影响价格的主要因素。责任对象：业务员。 、到货周期：直接影响生产与库存。责任对象：业务员。 、付款方式：直接影响物资价格与资金周转。责任对象：业务员。 、相关制度： 生产物流系统考核制度 （未出
12、台）。 、涉及流程：询比价作业流程 、涉及岗位：业务员、供应处长、经营副总。,供应处长,询比价作业流程,经营副总,供 应 处,合同管理员,线下报价,输入 报价资料,生成订单 附带比价单,业务员,供应商,审核,是,采购计划,建立询价单 选择供应商,否,审批,是,否,权限范围内,供应处评价小组,评审,订单审批流程,是,否,招 标 分 析,招标申请审批,招标前的市场调查、入围供应商的确认、 编制招标方案及招标文件并对其进行审批,招标过程的控制与记录,招标结果的跟踪,招标管控分析,招标管控分析说明,、招标申请审批，适宜招标采购的物资包括： (1)一次性单项采购金额在10万元以上或年采购频次在4次以上的
13、辅助材料、五金、备件、标准件、电料、低值易耗品及其它通用物资。-54 (2)具备招标采购条件的其它物资。 (3)对具备性价比承包条件的物资实行单位消耗承包招标。 责任对象：业务员 、招标前的市场调查、入围供应商的确认、编制招标方案及招标文件并对其进行审批，是一次成功招标的前提与保证。责任对象：招标小组，由供应处处长任组长，成员由供应处相关业务人员及综合管理人员、使用单位及相关专业处室专业技术人员组成。招标小组成员职责见招标采购管理制度。 、招标过程控制与记录：以后系统将对招标过程中的文件单据进行记录，从而实现对整个招标过程的整体监督。责任对象：招标小组。 、招标结果跟踪：包括招标后合同签订，对
14、于归类招标物资，系统从物料属性中维护供应商及价格。招标结果跟踪还包括产品质量反馈，供应商售后服务反馈等，这将从两个方面管控，一、系统对在领料时设定一些物资必须有质量反馈；二、制度规定，关于质量跟踪的管理规定，子公司 5、相关制度： 招标采购管理制度-经营部（已下发）关于质量跟踪的管理规定-（子公司）。 、涉及流程：招标作业流程 、涉及岗位：招小组成员,经营副总,使用单位,招标作业流程,供应处,审批,起草招标方案 及招标文件,调查报告及 供应商评价,招标、拟订 中标单位,招标申请,参与,审批,审批,否,生成订单,制定技术标准,专业处室,参与及提供 现场使用情况,参与及提供 现场使用情况,是,是,
15、是,否,否,成立招标采购项目小组,集 中 采 购 分 析,供应商评价选择,长期合作协议的签订,长期合作协议的执行与跟踪,供应商的再评价,集中采购分析,集中采购分析说明,集中采购目的：为有效降低采购成本，优化库存结构，推进战略合作伙伴关系建设，实现采购资源共享，发挥采购规模优势。原则：1、集中决策、分散操作的原则。 2、上下互动原则。 3、坚持共赢的原则。对象：集中采购物资选择标准为年采购金额在100万元以上的通用物资。具体操作见建龙钢铁控股公司集中采购制度-经营部（已下发） 、供应商评价选择：1、必须符合入围供应商的选择标准；2、集中招标采购物资选定后，由子公司业务员提供市场调查报告及现场使用
16、资料。新开发供应商原则上要组织实地考察，并填写供应商资料卡 ；3、招标小组依据供应商选择标准、供应商资料卡、入围供应商选择评价表确定入围供应商。在供应商选择时将评价数据量化，从而避免主观因素，实现供应商选择的科学化与客观化 。 、长期合作协议的签订：通过招标及议标采购确定最优供应商，并由经营部与供应商签订长期合作协议，同时与子公司及供应商共同制定操作细则。操作细则具体内容包括两部分：合同的执行与合同执行情况反馈。 、长期合作协议的执行与跟踪：分三方面：一、集中采购制度规定；二、经营部有专人对集中采购情况进行检查；三、在系统中将对集中采购物资的供应商及价格在物料属性中定义。 建龙钢铁控股公司集中
17、采购制度规定属于集中采购的物资，子公司供应处未经经营部许可，不允许与其他供应商签订合同，若与其他供应商签订了合同，审计处可拒绝签章、财务处可拒绝付款，审计处、财务处执行依据是经营部与供应商签订的长期合作协议。 、供应商的再评价：根据子公司每月反馈的集中采购合同执行情况反馈表 ，由经营部根据集中采购供应商评估表每年组织一次评估，评估的指标包括：质量、价格、服务、交货、付款及性价比。各子公司在评估的同时，递交经营部一份市场调查报告。经营部通过评估通过评估对供应商进行优化 。 5、相关制度： 建龙钢铁控股公司集中采购制度-经营部 、涉及流程：集中采购作业流程 、涉及岗位：每次集中采购项目小组成员，由控股公司经营部采购管理组长任组长，成员由子公司供应物资处处长及相关业务员、使用单位专业技术人员组成，具体人选由子公司供应处推荐产生。,
