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1、北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部项目部文件控制作业指导书SLCBK-PMC-ZY-0001/AA2007-7-4初步使用梁燕杨保增版本日期文件状态编制人审核人批准人i目 录1.0文件编制基本要求文件编制基本要求11.1.文件基本格式11.2.文件签发人、签章及文件发出11.3.文件登记21.4.文控统计21.5.各参建单位文件编制要求2请各参建单位参照本作业指导书，编制本单位文件管理模版。.22.0会审会签记录模板会审会签记录模板32.1.会审会签记录模板及使用说明32.2.会审会签记录模板使用说明33.0文件传送单模板文件传送单模板53.1
2、.文件传送单模板及使用说明53.2.文件传送记录登记表模板及使用说明64.0会议纪要及相关模板会议纪要及相关模板74.1.例会会议纪要模板及使用说明74.2.会议纪要签到表模板使用说明84.3.专题会议纪要模板使用说明95.0通知、指令、请示、报告类文件模板通知、指令、请示、报告类文件模板105.1.通知、指令、请示、报告类文件模板及使用说明105.2.通知、指令、请示、报告登记表模板及使用说明116.0周、月报使用模版说明周、月报使用模版说明126.1.周、月报模版及使用说明127.0检查工作使用模板说明检查工作使用模板说明137.1.检查工作计划模板及使用说明137.2.检查工作报告模板及
3、使用说明147.3.不符合项整改清单模板及使用说明158.0文件处理与传阅单文件处理与传阅单168.1.文件处理单168.2.文件传阅单178.3.文件处理与传阅模板使用说明188.4.收文登记表模板209.0文件借阅登记表文件借阅登记表21北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部文件控制作业指导书第 1 页 共 26 页1.0文件编制基本要求文件编制基本要求1.1. 文件基本格式文档边距：上、下 2.5 厘米，订口 2.5 厘米，切口 2 厘米，页眉 1.5、页脚 2 厘米。文件模板：由本手册确定，新增内容，应更新本手册。文控编号：文件控制需要而设置的编码，由文控信息部负责登记、编
4、码。文件签发：由项目部经理/副经理签发。文件标题：正文前的文件标题名称，采用“关于 XXXX 的通知” 等方式表式，三号加粗黑体，段前间距 0.5 行，行间距 1.5 倍行，段后间距：0 行。表格中的文字及正文内容原则上：汉字：采用四号宋体。数字、英文：采用四号 Times New Roman 。文字行间距： 1.5 倍行，段落间距：0 行。日期：采用小四号“2007-07-25”方式表式。段落标题：采用四号加粗宋体。文件附件：附件加在正文之后，附件名称必须与文件中附件名称的内容完全一致，不加书名号。页眉：首页无页眉，次页设置页眉。页眉形式如下：北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程北京兴油鄯善兰
5、州原油商业储备库工程 PMC 项目部项目部页脚：首页、次页均设置页脚，页脚形式如下：电话：传真：第页 共页地址：邮 编：抄报/抄送：需 PMT 知情的事项，或需 PMC 设计监理、驻厂监造和施工监理负责现场监督的事项，在文件发送有关单位的同时，向 PMT 报告通知设计监理和施工监理。文控信息部同时保存电子和纸质两种形式的文件。在文件发出前，由文控信息部负责对文件的要素、文字、边距进行检查验收，合格后方能发送。1.2. 文件签发人、签章及文件发出文件的签发应该由该单位的法定代表人（项目经理/项目副经理）签发，在遇特殊情况下（该项目经理不在） ，该单位要提前以文件形式上报（下达）领导层（下级） ，
6、通知签发项目部名称（14pt 字号宋体）小五号宋体北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部文件控制作业指导书第 2 页 共 21 页人的变更，以便各级单位文件能正常流转。需签章的文件，加盖公章后，才能发送。文件签章：正文之后加盖项目部公章，公章内容要上报 PMC 项目部审批，公章由文控信息部负责保管，加盖公章时，应填写加盖公章登记表。文件发出：在信息平台发送文件前要将文件转换成 PDF 格式或将文档加密，目的是保证文件的完整性及有效性。1.3. 文件登记登记表：是文控信息部的文件管理台帐。格式要求：标题文字采用三号黑体，表内文字采用五号宋体，段落间距为 1.5 倍行距，段前、段后为
7、0 行。登记人：由文控信息部指定。1.4. 文控统计适用范围：用于各种报表、汇报以及绩效评价时段：会议纪要，通知、指令、请示、报告完成情况的统计时段，根据报告期或汇报期决定，文控信息部每周更新一次，并作为周、月报的一项内容统计人：由文控信息部负责派遣内部文件传阅内部文件由文控信息部建立统一的电子文档目录，供 PMC 项目部人员查阅和使用。1.5. 各参建单位文件编制要求请各参建单位参照本作业指导书，编制本单位文件管理模版。北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部文件控制作业指导第 3 页 共 26 页2.0会审会签记录模板会审会签记录模板2.1.会审会签记录模板及使用说明文件会审会签
8、记录文件会审会签记录文件题名记录人文控编号日期主持部门主持人会审会签意见会审会签意见正文部门参加人部门参加人2.2.会审会签记录模板使用说明适用范围：内部文件（管理文件、会议纪要、周报、月报、有关通知、指令、请示、报告等）涉及多部门审查会签时采用。文件题名：与会审会签的原文件同名。文控编号：与会审会签的原文件同号。主持部门：由文件编制组织部门负责。会审会签意见：由主持部门负责填写，并根据参加部门提出的意见修改原文件。会审会签：会审工作完成后，参加会审的部门、参加人在会审会签记录上签字。文件编写部门在提交项目经理、副经理审查、签发时，应附文件会审会签记录。会审会签记录与修改后的正式文件一并保存，
9、 附于文件之后， 以备过程审计与核查，文件归档时，此文件撤销，只归档正式文件，正式发送的文件，也不附会审会签记录。项目部名称北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部文件控制作业指导第 4 页 共 26 页注明：进行文件会审会签记录的文件要有文件台帐登记，这是过程审计与核查的必查内容，目的是考查文件管理的规范性，具体台帐格式如下：审批类文件登记表审批类文件登记表序号文控编号文件题名责任部门接收日期审查完成日期备注适用范围：文控信息部的文件登记管理台帐，主要包括程序、作业文件等一系列审批类文件，不局限于此。文控编号：与会审会签原文件同号。文件题名：与会审会签原文件同名。责任部门：指进行文
10、件审核的该部门。接收日期：文件接收的当日，应予以登记。审查完成日期：文件进行审查完毕的日期，应予以登记。备注：标明文件是否合格，是否进行了会审会签记录,应予以登记。审查文件登记表是过程审计与核查的必查内容，目的是考查文件管理的规范性。北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部文件控制作业指导第 5 页 共 26 页3.0文件传送单模板文件传送单模板3.1.文件传送单模板及使用说明文件传送单文件传送单收件单位收 件 人联系电话详细地址邮政编码传送日期序号文控编号文件题名份数备注以上文件传送用于：批准审查确认备案批准/按要求修改返回修改更正供你使用发 件 人：收到文件并查验后，请签字并将本
11、页返回签发：收件人(签字)：收 到 日 期：适用范围：一般用于印刷品文件（纸质版）的传送。文控编号：与被传送的原文件同号。文件题名：与被传送的原文件同名。文件传送单回执：文件传送单与回执一交保存，以便过程审计和核查。北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部文件控制作业指导第 6 页 共 26 页3.2.文件传送记录登记表模板及使用说明文件传送记录登记表（内部文件传送记录登记表（内部/ /外部）外部）序号文控编号文件题名发文单位/发件人传送日期收文单位/收件人回执日期适用范围：文控信息部的文件登记管理台帐。文控编号：与文件传送单中的原文件同号。文件题名：与文件传送单中的原文件同名。发文
12、单位/发件人：文件发出单位/文件的发送人，由文控信息部负责。传送日期：文件传送的当日，应予以登记。回执日期：文件传送单回执返回的当日，应予以登记。收文单位/收件人：文件接收单位/文件的接收人，由文控信息部负责。文件传送记录登记表是过程审计与核查的必查内容，目的是考查文件管理的规范性。北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部文件控制作业指导第 7 页 共 26 页4.0会议纪要及相关模板会议纪要及相关模板4.1.例会会议纪要模板及使用说明例会会议纪要例会会议纪要文控编号：签发：会议主题会议主题会议时间会议时间会议地点会议地点参加人员参加人员会议主持会议主持会议内容：会议内容：正文议决事
13、项：议决事项：1、正文2、正文会议公告：会议公告：1、正文2、正文3、正文落款：单位名称（四号黑体字）XXXX 年 XX 月 XX 日（四号黑体字）页脚：主送：第页 共页小四号宋体， 文控编码细则 0 行间距，0 段落间距项目经理或 副经理签发参加单位：参加人员会议主持人领导讲话的核心内容和要求，总体工作进展情况，项目管理理念等，会议纪 要必须编写的内容会议达成一致意见的事项或确定的工作安排，会议纪要必须编写的内容有关通知、警示，不符合项通告等，有内容 时编写，无内容时，删除此项项目实施期间的定期 会议，小初加粗黑体项目部名称北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部文件控制作业指导书
14、第 8 页 共 21 页抄送：印发日期：XXXX 年 XX 月 XX 日 共印份例会会议纪要由文控信息部拟稿，并由文控信息部负责处理发送。会议纪要只采用电子文件或传真文件形式发送，优先采用电子文件。4.2.会议纪要签到表模板使用说明会议签到表会议签到表会议名称会议日期会议地点序号姓名单位职务/职称联系方式备注会议名称：例会为第 XX 次例会，专题会议直接填写专题会议名称会议签到表：与会议纪要一并保存，供过程审计与核查时使用，文件归档时，只保留会议纪要，会议签到表应撤销。其中，在会议纪要发出后，各相关单位要根据会议纪要议决事项进行落实，且将落实情况据节点时间以公文形式回复，未落实完毕的需对该项说
15、明未完成原因，且制定完成计划及时间节点，直至整个纪要议决事项完毕，纪要闭合。北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部文件控制作业指导书第 9 页 共 21 页4.3.专题会议纪要模板使用说明专题会议纪要专题会议纪要文控编号：签发：会议主题会议主题会议时间会议时间会议地点会议地点参加人员参加人员会议主持会议主持会议内容：会议内容：正文同例会会议纪要议决事项：议决事项：1、正文会议公告：会议公告：1、正文落款：单位名称（四号黑体字）XXXX 年 XX 月 XX 日（四号黑体字）页脚形式：主送： 抄送：第页共页 印发日期：xx 年 xx 月 xx 日 共印 xx 份专题会议纪要由召集会议的
16、部门拟稿及落实，由项目经理或副经理签发。其他内容见例会会议纪要相关模板使用说明。为专项工作事宜召开的协调 会议定期会议，小初加粗黑体无内容时，删除此项必须编写的内容必须编写的内容必须编写的内容项目部名称北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部文件控制作业指导书第 10 页 共 21 页5.0通知、指令、请示、报告类文件模板通知、指令、请示、报告类文件模板5.1.通知、指令、请示、报告类文件模板及使用说明收件人发件人收 件 单 位部门文 控 编 号签发抄 报 / 抄 送页日期紧急 请审批请审阅请确认请传阅请落实文件题名文件题名此文档模板适用于项目部发送通知、指令，报送请示、报告类文件时使用。发件人：是指文件的提出人或拟稿人。部门：是指组织机构图中所设置的部门。收件人：是指收件人或对方规定的文件接收人。收件单位：是指工作界面中规定的接收单位。页：采用数字，注明总页数。处理标识：对收文单位的处理要求是指直接负责文件处理的一方，处理状态不针对抄报/抄送单位。处理状态的确定主要依据 PMC 管理手册确定。落款：单位名称（四号黑体字）XXXX 年 XX 月 X
