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1、第四节账务系统的其他处理,一、出纳处理计算机出纳管理主要包括：1.凭证签字2.支票管理支票领用一般通过支票登记簿进行管理. 账务系统提供的“支票登记簿”其实是一个数据文件，主要用于登记支票号、日期、领用人、部门、用途、限额、是否报销等信息。（1）支票登记簿的初始设置。系统初始化定义结算方式时必须设置为票据管理，否则不能使用支票登记簿。总账设置支票控制基础设置 会计科目 指定会计科目 （2）登记支票登记簿。 其一是领用支票时，出纳员应进入“支票登记簿”功能，按系统提示输入支票领用日期、部门、领用人、支票号等信息； 其二是填制涉及支票报销的凭证，系统将要求输入对应支票的结算方式与支票号，并自动将有
2、关包销数据记入支票登记簿。（3）支票登记簿的其他功能。支票登记簿还具有修改、删除、查询、统计支票等功能。其中统计功能主要用于统计支票的领用及报销情况,3.资金日报表资金日报表反映每日现金和银行存款的收支及余额情况，资金日报表其实是对现金和银行存款科目的一张汇总表。4.银行对账 定期进行核对并编制银行存款余额调节表。 一般执行次序是：（1）银行对账初始化。初始化分系统初始化与月份初始化两种：系统初始化。其作用是将系统启用时刻的银行与企业双方的未达账项分别输入到企业对账单与银行对账单文件。系统初始化只执行一次。月份初始化。负责输入双方本期账面余额以及删除双方的已达账项。前期通过对账匹配的已达账项再
3、无保留的必要，所以在本月初始化时可以将其删除。（2）输入或导入银行对账单。（3）自动对账。双方记录一旦匹配上就分别在两个记录的对账标志字段上置肯定标志，如“”号。（4）手工对账。只有自动对账和手工对账结合执行才能保证对账的彻底。（5）编制余额调节表。（6）其他功能。除上述功能之外，对账模块一般还提供查询双方勾对情况、查询双方未达账项、以及查询长期未达账项等功能。5.输出日记账,二、辅助核算辅助核算的步骤：1.辅助核算的初始化 主要包括以下三个方面的工作：（1）对会计科目定义辅助核算属性。（2）设置核算种类与具体核算项目。（3）输入核算项目的余额或未清的业务。初始设置一般在系统正式启动之后则不能
4、再使用，但其中对项目则可以执行增加、删除、修改等操作。2.辅助核算的日常处理辅助核算相关数据随凭证输入。3.辅助核算的输出辅助核算的各种输出都建立在辅助总账以及一般的记账凭证文件的基础上。,第五节账务系统的期末处理,一、期末转账1.特点（1）多数在会计期末进行（2）转账一般从会计账簿中取数生成（3）转账有先后次序（4）转账可以自动编制在计算机账务处理系统中仍然可以采用手工方式转账，即根据账项调整的需要由手工编制转账凭证，然后人工输入系统。但是为了提高效率，对于如待摊、预提、摊销、损益结转等每月有固定格式及有数据来源的转账凭证也可以由机器自动编制，这就是所谓自动转账。 自动转账按实现方式可分为两
5、类: 一类是“向导”式转账，即凭证生成过程设计为一个向导，如结转本期损益和自动调汇的转账， 一类是由用户自定义的转账。,2.向导式自动转账向导式转账往往用来生成结转损益和调汇的转账凭证。 （1）结转损益。 使用此功能将所有损益类科目的本期余额全部转入本年利润科目，自动结转损益记账凭证。点击总账期末转账生成选中期间损益结转点击右边放大镜选择凭证类别，输入本年利润代码确定选择结转月份全选确定生成一张凭证保存。（2）期末调汇。期末调汇主要用于对外币核算账户自动计算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证。（点击总账期末转账生成选中汇兑损益选择结转月份、外币币种点击汇兑损益结转右边放大镜输入汇兑损益入帐科目55
6、03确定全选确定生成一张凭证保存。注意：有外币业务的才需结转。）注意：自动生成的凭证也要审核、记账。,3.自定义自动转账在系统初始设置阶段由用户据此定义转账凭证的格式与金额计算方法，然后在合适时机启动生成机制由系统自动生成转账凭证（1）转账凭证的定义(模板） （2）转账凭证的自动生成。 一般是由用户选定一张或一批定义的转账凭证，系统根据定义计算出借贷金额即可生成凭证，并将其存人凭证文件中。 自动转账生成的凭证一样需要审核记账。,演示数据,1、自定义转账定义（总账期末转账定义自定义转账）自定义结转设置 月利率0.01转账序号：0001转账说明：计提短期借款利息转账分录借：财务费用利息支出 JG(
7、) 贷：应付利息 QM(2001,月）*0.012、转账生成（总账期末转账生成）已生成的凭证一定要审核记账。,二、期末结账月份结账工作主要是备份数据以及设置某些状态参数。但年末结账需要执行年度初始化的工作，例如生成新年度的凭证文件和各种总账文件，并将年末余额结转为下一年度的年初余额，等等。1.结账的步骤（1）开始对账（2）核对账簿例如核对总账与明细账、总账与客户往来账、总账与供应商往来账、总账与部门账、总账与项目账之间是否一致。（3）月度工作报告显示结账期间的账务处理工作报告，如显示账面试算平衡情况、损益类科目余额是否结转为零等等。（4）执行结账如果上述检查正常通过，则正式进入结账处理，例如备
8、份账套数据、编制结转损益凭证，若为年末结账则执行年度初始化。系统在设置结账标志或其他状态后结束结账过程。,2.结账的控制作用（1）检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。（2）检查上月是否已结账，如果上月未结账，则本月不能记账、结账，但可以填制、审核凭证。（3）核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统的数据是否已经一致，如果不一致，则不能结账。（4）检查损益类账户是否已经全部结转完毕，否则本月不能结账（5）如果与其他子系统联合使用，则检查其他子系统是否已结账，如果没有，则本月不能结账。（6）结账只能由有结账权限的人进行。操作步骤:点击总账期末结账选择需结账月份，变成蓝色显
9、示下一步对账下一步下一步结账。注意:结帐以后不能再输入此结帐月份的凭证,【例题1单选题】手工对账的具体方法是由人工核对对账单文件，对自动对账没有对出的一些（）用手工勾对来进行调整A.未达账项B.已达账项C.银行对账单D.银行日记账正确答案B【例题2多选题】辅助核算初始化的主要工作包括（）A.设置会计科目代码B.对会计科目定义辅助核算属性C.设置核算种类与具体核算项目D.输入核算项目的余额或没清业务正确答案BCD【例题3多选题】结账要在本期所有业务处理完毕之后进行，所以系统在结账之前必须检查（）A.本期是否还有未过账的凭证B.是否已经进行银行对账C.是否已经执行期末调汇D.是否已经进行结转损益正
10、确答案ACD,三、补充反记账、反结账步骤结帐以后如需修改或删除凭证时，一定要按照：反结帐反记帐取消审核（用原来的审核员）填制凭证中修改或删除凭证（用原来的制单人员登陆）。1、反记账：1.总账总账菜单期末对帐按“Ctrl+H”提示“恢复记账前状态”已被激活确认退出2.再点击总账菜单凭证 恢复记账前状态选择恢复月初状态确定弹出输入口令窗口确认确定。2、反结账：进入总账点击月末结账选择需取消结账的月份同时按“Ctrl+Shift+F6”弹出输入口令窗口确认反结帐成功。,第六节账务系统的账簿管理,账簿输出的方式主要是屏幕显示、打印、生成磁盘文件，以及转换为其他系统所需的文件格式输出。 一、日记账日记账
11、是按时间先后顺序逐笔登记全部经济业务的账簿，在账务系统中通常只设现金记账和银行存款日记账，以加强货币资金的管理。会计电算化工作规范对现金日记账和银行存款日记账要求“每天登记和打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出”，也就是说企业至少每10天要打印一次。,二、明细分类账软件系统一般有普通三栏式、多栏式、复币式和数量金额式四种格式其中普通三栏式、复币式和数量金额式明细账的格式都是完全固定的多栏式明细账必须由用户根据需要自行设置1.普通三栏式明细账 明细分类账一般按科目进行查询，在明细分类账查询功能中，还可以按照币种输出某一货币的明细账。一般是在选择明细账查询功能后，系统即弹出查询条件录
12、入窗口。2.多栏式明细账的设置与查询多栏式明细账的格式有借方多栏式、贷方多栏式、借贷方多栏式的区别，其明细科目栏的栏数和栏名也是不确定的。因此，软件不可能预设多栏账的格式，多栏账只能用户自己定义。用户一般先通过系统提供的生成器去设置多栏账，然后利用“查询条件”、“过滤条件”去查询多栏账。,（1）多栏式明细账的设置。用户必须设置的项目主要有：多栏账科目：即需要设置多栏账格式的会计科目代码，该科目必须为非最明细级科目代码，显然如果没有下级科目或核算项目，也就不可能存在多栏账。明细科目代码：对多栏式明细账的每一栏目设置其对应的下属明细科目代码。会计软件一般允许用参照方式从会计科目表中获取明细科目代码
13、。栏目名称：对多栏式明细账的每一栏目设置输出的栏目名称。在输入明细科目代码后，系统会自动将其对应的科目名称显示在栏目名称中，用户可以对该名称进行修改。借或贷方：用于指明每一栏目所对应科目的哪一方发生额输出到所定义的栏目。 对上述项目可以逐一进行设置，也可利用“自动编排”功能进行快速设置。在设置窗口中选定多栏账科目之后单击“自动编排”，系统将自动按多栏账的格式进行初始设置，用户只需在此基础上进行必要的修改或删除处理即可。（2）多栏式明细账的查询。用户设定多栏式明细账之后，即可通过条件窗口设置查询条件并显示多栏式明细账。,三、总分类账1、总账格式 （1）传统三栏式的总账。（2）科目发生额与余额表式
14、总账。（3）数量金额式总账。2.总账的查询与打印大多数软件都提供账证表一体化查询功能，用户将光标定位于要查询的总账科目上，然后选择查看明细账选项，或双击鼠标的左键，即可调出相应的明细账窗口，可以浏览该总账科目所对应的明细账，而且在明细账中双击鼠标，还可以查询到相应的记账凭证，从而实现凭证账簿数据的一体化查询。3.总账的打印时间要求,四、核算项目总账（项目账簿项目科目总账） 系统为输出核算项目总账也设置有一个条件设置窗口，用户在该窗口中可以输入各项查询条件，例如：（1）会计期间。（2）项目类别。（3）项目代码范围。（4）币别。（5）会计科目范围。条件设定之后系统即根据所设条件生成核算项目总账，用
15、户同样可以通过账表一体化查询功能进行浏览。,五、账簿的打印设置会计软件一般都提供打印设置功能，其中主要包括打印设置、页面设置、标题字体、表格字体等设置。此外软件一般还有打印预览功能。在打印之前先用“打印预览”功能将账簿数据按打印输出的样式，显示在屏幕上，以供查看和调整。【例题1单选题】在明细分类账的查询条件中不能指定的是（）A.账套号B.科目范围C.会计期间D.币别正确答案A,第七节账务系统的系统维护,系统维护主要指系统正式启动之后，用户对系统参数的修改、用户操作权限及密码更新、科目的增删、数据备份与恢复等方面的内容。系统维护对于账务系统的正常运行，对财务数据安全和管理是必不可少的。一、账套选项的维护二、会计科目的维护 （1）增加科目（只能为非末级明细科目增加）（2）修改科目科目代码是不能修改的，所定义辅助核算一般也不应该改变。（3）删除科目年内有发生额或余额不为零的科目不能删除，上级科目不能删除，有些软件甚至规定已经启用的科目在年中不能删除。,
