档案管理培训资料

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1、档案管理,步 骤,收集（归档） 档案鉴定 确定期限 分类 装订 排序 盖档案章 编写件号 填写归档文件目录 装盒 填写案盒 电脑著录 编制检索工具（归档说明、装订档案目录）,文件资料的收集,思考：企业工作中，应如何完成文件资料的收集工作？,民营企业文件材料的积累工作有几种方式？,文件的积累是一项将企业各项活动中产生的有保存价值的文件材料加以适当集中的工作。 民营企业文件材料积累主要有以下二种方式：1职能部门积累，指由文件的形成或经办部门实行文件的积累工作，并有专人负责保管和登记(登记表式样见下图)。如：党政管理部门文件由企业办公室负责积累；生产经营文件由生产经营部门积累；科技文件由科技部门积累

2、等。2档案部门积累，指由档案部门对民营企业文件实行统一积累与保管。各部门形成的文件材料一旦办结，即交给档案部门积累。 要做好文件材料的积累工作，必须采取以下措施：,（1）文件积累工作纳入相关职能部门工作的程序中；（2）文件积累工作纳入企业的计划管理中；（3）文件积累工作纳入有关部门和人员的岗位责任制；（4）为文件积累工作提供必要的物质条件，以保证质量。文件材料积累登记表式样（见图）,归档的步骤,(1) 归档之前，秘书人员要根据归档制度确定归档范围。 (2) 档案部门要事先检查验收归档案卷的质量。 (3) 履行归档手续，进行案卷的移交，完成归档工作。,归档时间,归档时间是指文书(文件)处理部门或

3、业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。 次年3月6月 文件能够直接进入档案整理环节，“随办随归”。尤其是某些小企业，工作人员数量少，文书(文件)处理集中，文书处理和档案工作由一人兼管，可不专门规定归档时间。,归档范围,归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应归档的范围。文件材料归档与否主要取决于文件本身的保存价值。凡是在本企业活动中直接形成的，在当前或一定时期内具有凭证作用和长远的历史查考作用的文件均属归档范围。,文书归档的范围,1.国有企业的文书归档范围 党群、行政、经营管理、生产技术、产品研发、基建、设备、会计财务、职工、其他 2.民营企业的文书归档范围 党群、行政、经营管理、生

4、产技术、产品类、科研类、经营信誉类、知识产权类、基建、设备、会计财务、特种载体类,工业企业档案分类表一级类目名称 二级类目名称 基 本 范 围 （保管期限、归档时间）党群工作类 党务工作 党委综合性工作、党员代表大会或党委其他有关会议， 党委办公室其他事务性工作等。组织工作 组织建设，整党建党，党员和党员干部管理，党费管理等。宣传工作 理论教育,各种工作活动宣传,政治思想工作与精神文明建设等。统战工作 民主党派工作，无党派人事工作，港澳台工民主党派工作，无党派人事工作，港澳台工作，华侨工作，民族事务，宗教事务等。纪检工作 党风治理,党纪检查,案件审理，信访工作等。工会工作 职工代表大会,职工民

5、主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文化艺术和体育活动等。共青团工作 组织建设，政治思想教育，团员大会，团员管理，团费管理，青少年工作等。协会工作 各专业学会、协会工作，各群众团体活动等,一级类目名称 二级类目名称 基 本 范 围行政管理类 行政事务 企业综合性行政事务工作，厂务会议，厂长（经 理），办公室工作、文秘工作，机要保密工作等。公安保卫 社会治安，武装保卫，枪支弹药管理，民兵工作， 作，消防 ，交通管理，刑事案件审理，人防工作等。法纪监察 法律事务，政纪监察，违纪案件审理等。审计工作 各专项审计工作活动等。人事管理 干部管理，工人招聘、录用、调配工作，企业劳务出口工作等。教育工作

6、普通教育，中专和职业教育，高等教育，职工在职 培训，幼儿教育等。医疗卫生 卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。后勤福利 职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，农牧副业，职工住房，企业第三产业等。外事工作 企业涉外活动。,一级类目名称 二级类目名称 基 本 范 围经营管理类 经营决策 企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划、方针、目标管理等。计划工作 企业中、长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作等。统计工作 各种统计报表，企业综合性统计分析工作等。财务管理 资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等。物资管理 物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。产品销售

7、 市场分析，用户调查，产品销售，广告宣传，市场分析，用户调查,产品销售，广告宣传，售后服务工作等。企业管理 企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等。,一级类目名称 二级类目名称 基 本 范 围生产技术 生产调度 生产组织，调度指挥工作等。管理类 质量管理 企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。劳动管理 劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护等。能源管理 能源消耗定额管理，节能降耗工作等。 安全管理 安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。科技管理 新产品开发,科技成果管理,技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议等。环境保护 环境保护检测与控制，污

8、染治理等。计量工作 各种计量检测工作。标准化工作 企业标准化管理工作，各种标准档案。 档案和信息 企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系 管理 统，情报工作，图书资料工作等。,一级类目名称 二级类目名称 基 本 范 围产品类 产品档案二级 同一产品型号内，包含产品从开发、 类目按产品种 设计、工艺、工装、加工制造、检类或型号设置 验、包装、商标工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。科学技术 科研档案二级 同一科研项目内， 包含课题立项、 研究类 类目按课题 研究准备、研究试验、总结鉴定、设置 成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。基本建设类 基本建设档案 同一工

9、程项目内包含工程的勘探测二级类目按工 绘、设计、施工、竣工验收和工程程项目或建筑 创优的全过程。项目设置,一级类目名称 二级类目名称 基 本 范 围设备仪器类 设备仪器档案 同一设备仪器内，含设备购置、二级类目按设 安装调试、运行、维护修理和备种类或型号 设备管理等全过程。设置 会计档案类 凭证 各种会计凭证。帐簿 各种财务帐簿。报表 各种财务报表。其他 干部职工 干部档案档案类 工人档案离退休职工档案死亡职工档案,行政机关的公文种类主要有十三类：,命令（令）,决定,公告,通告,通知,通报,议案,报告,请示,批复,意见,函,会议纪要,文书归档的基本要求,一、时间要求 1.按年度归档 管理类文件

10、 第二年上半年 2.按活动结束时间归档 科技生产活动 重大专项活动 3.按工作阶段归档 形成周期长、程序明显的企业文件 4.随时归档 机密性较强的文件,档案文本的要求 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。 需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影响的清晰及牢固程度符合设备标定质量的要求。 录音、录像文件应保证载体的有效性。 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。,归档手续,企业归档前由档案部门验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。 归档部门或个人应填写归档材料移交清单，一式两份，交接双方按清单交点清楚，双

11、方签字，各留一份，以备查考。,无需归档的文书材料,1.未定稿的文件和文件修改稿 2.仅供工作参考的文件 3.无查考利用价值的事务性、临时性文件 4.重份文件 5.无特殊保存价值的信封 6.企业内部互相抄送的文件,档案与资料（文件）的区别, 档案由文件转化而来,文件办理完毕，经过鉴定、整理、归档后形成档案。 文件是档案的前身，档案是文件的归宿。,档案整理的单位,卷：案卷是由来源、时间、内容和外形上互有练习的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位。一个案卷包括案卷封面、卷内文件目录、卷内文件、卷内备考表等组成部分。 件：一般以每份文件为一件。,立 卷,卷内文件材料的最后整理为卷内文件排序去

12、掉金属物编排页号拟写案卷标题编写案卷号录入档案系统打印封面、卷内目录打印备考表经本部门负责人检验合格签字装订,编排页号 成卷装订的卷内文件，无论单面或双面，只要有书写文字，均应编写页号；页号的位置编在每面材料的非装订线一侧的下角。（统一在文件的右下角逐张编写页号） 拟写案卷标题 标题形式为三段式：责任者问题名称（文种）。,装订 将封面、卷内目录、归档材料、备考表一同采用三点一线法法进行装订。 移交： 凡移交的档案有不符合规定、档案系统录入信息不完整的，信息档案中心有权拒绝接收，移交部门应采取措施，重新整理，经检查验收合格后，再行移交. 打印案卷移交目录（一式两份）双方检查核对准确无误，在移交目

13、录上签字（一式两份，各保留一份存档）。,传统的档案观念，案卷是基本单元。 案卷是在一个全宗内，由相互联系的若干文件组成的基本保管单位。 其特征是揭示了卷内文件某一共性，即：卷内文件、文件目录和备考表组成，以卷构成基本保管单位。,档案整理的最终成果全宗,全宗：是档案的基本分类和管理单位，之一个国家机构、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。一般来说，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个企业、一个学校形成的全部档案应该组成一个全宗。 组织全宗 个人全宗,归档文件整理规则 文书档案保管期限表,规则规定：将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒一般以每份文件为一件；文件正本

14、与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复印件为一件；转发文与被转文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文和复文为一件。以“件”为单位归档相对于以“卷”为单位归档要独立得多。“件”与“卷”作为归档单位是完全不同的两个概念。 来文与复文包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通告与报告等等。,传统的档案立卷过程过于繁琐、复杂，工作量大，而效率却很低。自从“卷改件”以来，情况有了实质性变化。很大程度上体现了其科学性、合理性。 第一，简化整理文件程序。具体做法是： （1）先分年度，再按不同职能分类。 （2）确定保管期限，将每份文件按照保管价值划分为永久、长期、短期三种保管期限。 （3）装订，将归档文件按件装订。,（4）排列，把每年的文件以保管期限、职能、时间顺序分别排列。 （5）编件号，依照分类方案及排列顺序逐件编号。 （6）加盖归档章，在文件首页右上角加盖归档章，并填写全宗号、年度、保管日期、件号等。 （ 7）装盒，将文件按编件号顺序装入档案盒，并在盒的封面填写立卷单位名称，盒脊填写全宗号、年度、保管期限、起止件号。 （8）编目，件号、责任者、题名、文号、日期、页数、备注等项目。,