工程 档 案管理办法(试行

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1、*工程档案管理办法工程档案管理办法（试行）（试行）第一条第一条 为规范公司工程档案管理工作，根据建设工程文件归档整理规范 （GB-T50328-2001） 、 房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收备案管理办法 、 南宁市城市建设档案管理办法、 广西壮族自治区房屋建筑工程和市政设施工程竣工验收及备案管理实施细则等国家、地方工程档案管理有关规定，结合公司的特点，制定本办法。第二条第二条 工程档案的归档范围及质量要求工程档案的归档范围及质量要求工程文件指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。工程档案指在工程建设活动中直接形成的具有归档

2、保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。（一）工程档案的归档范围公司对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档（详见附件 1：建设工程文件归档范围和保管期限表） 。- 2 -公司对项目管理工作过程中各种政府批复文件、凡反映项目工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、电子版资料）、会议纪要等资料均属归档范围。各经办部门视实际需要，经部门领导批准后可决定原稿的去处，档案管理部门须保留相关文件的影本。（二）归档文件的质量要求1.归档的工程文件应为原件。2.工程文件的内容必须真实、准确、字迹清楚，图样清晰，

3、图表整洁，签字手续完备。 。3.保存的文件不能用易褪色的书写材料（复写纸、热敏纸红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等）书写、绘制。4.录音、录像文件应保证载体的有效性。5.电子文件应以光盘为长期储存介质。6.工程文件纸质载体尺寸统一采用 A4 规格归档。第三条第三条 工程档案的管理机构、职责工程档案的管理机构、职责（一）工程部是公司工程档案的归口管理部门，在南宁市城市建设档案馆和主管单位的业务指导下，负责按统一标准督促、指导工程建设档案业务工作，验收、管理公司所投资工程的全部建设档案资料，并配备相应的设备，为档案利用提供有效保证。（二）公司各部门应积极配合工程档案管理部门，认真履行监督、检查和指

4、导职责，共同抓好本公司的工程档案工作。（三）公司所属各部门、直属单位，要把档案工作纳入议事日程，- 3 -明确分管领导，落实专（兼）职档案人员，协助工程档案管理部门开展档案管理工作，各部门要负责收集各自工作范围内的工程档案，并按要求整理、立卷，在规定时间内移交工程档案管理部门。1.工程部应负责对工程建设过程中形成的本部门相关资料、文件进行收集、登记、整理、立卷和归档；对工程论证、技术设计审查全过程中的档案资料作系统的收集、整理、立卷和归档；对本部门直接管理的科研项目分项目审核、鉴定，并整理立卷和归档相关档案资料；负责监督、检查、指导各项目对工程资料的收集、整理和归档工作；对工程交（竣）工验收和

5、工程质量进行回访。2.直属单位负责本单位工程项目从工程准备阶段到竣工验收备案过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及档案移交。第四条第四条 工程档案的收集工程档案的收集（一）工程准备阶段形成的前期文件，工程完工、竣工验收阶段形成的文件，以及设备、工艺和涉外文件，由公司各经办部门和直属单位负责收集、整理；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向公司工程部提交有关设计基础资料和设计文件。（二）工程施工阶段形成的文件，由各承包单位负责收集提供其承包项目的全部文件；项目监理文件由监理单位收集提供。（三）公司各经办部门和直属单位督促项目监理单位监督、检查项目建设中文件

6、的收集、积累和完整、准确情况，以及完工、竣工验收中文件资料审查情况，并经审核、签认后向建设单位提交监理- 4 -业务范围内的有关专项报告、验证材料及监理文件。第五条第五条 工程档案的整理工程档案的整理建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理，公司各经办部门或直属单位立卷后移交公司工程部归档。（一）公司各部门、直属单位形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备文件、竣工试运行（生产）及验收文件，应根据文件的性质、内容，分别按年度、项目的单位工程整理。（二）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计（施工图除外），应按项目或专业整理

7、。（三）施工技术文件应按单位工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。（四）设备、技术、工艺文件应由承办单位整理；现场使用的安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。第六条第六条 工程档案的立卷工程档案的立卷组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；便于档案的保管和利用。1.工程准备阶段文件按建设程序组卷。2.监理文件按单位工程、分部工程组卷。3.施工文件按单位工程、分部工程组卷。4.竣工图按专业组卷。- 5 -5.竣工验收文件按单位工程组卷。竣工验收文件目录详见附件 2。第七条第七

8、条 工程档案的编目工程档案的编目（一）编写案卷页号：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写在标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，将其作为一份填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。各卷之间不连续编页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。（二）卷内目录：由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。卷内目录排列在文件材料的首页前。1.序号：用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内文件的顺序，一个文件（或部件）一个号。2.文件编号：填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。3.

9、责任者：填写文件形成部门或主要责任者。4.文件材料题名：填写文件材料标题全称，或拟写文件题名。5.日期：填写文件材料形成日期。6.页号：填写每份文件材料首尾页上标的页号。（三）案卷封面和脊背1.案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面形式，内容主要有：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档案号等。2.案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目- 6 -名称或代字、代号及其结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。3.立卷单位：填写文件组卷部门或项目负责单位。4.起止日期：填写卷内文件材料形成的起止日期

10、。5.保管期限：依据要求填写组卷时划定的保管期限。6.密级：依据保密规定填写卷内文件的最高密级。7.档号：由公司按项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。8.案卷脊背：填写保管期限、档号和案卷题名。题名从右竖写，遇数字横写。保管期限填写用色标区分：红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短期。9.案卷封面及脊背的档案号暂用铅笔填写，移交后由接收单位统一填写。案卷内封面排列在卷内目录之前。（四）卷内备考表1.卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（如：文字材料 100 页，照片 10 张，附图 1 张）以及组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。2.立卷人由责任立

11、卷人签名。立卷日期应填写完成立卷的日期。检查人由案卷质量审核者签名及填写审核的日期。3.互见号：应填写反映同一内容而形式而不同且另行保管的档案号，注明其载体形式，并用括号括起。4.卷内备考表排列在卷内文件材料之后。- 7 -第八条第八条 工程档案的装订工程档案的装订1.文字材料采用三孔一线整卷装订与单份文件装订两种形式。装订要结实、左下对齐，不压字、不倒页、不损坏文件。整卷装订文件材料单页约 100 页左右。图纸可不装订，在每份图纸右上角加盖档号章。2.案卷内必须取掉金属物。对破损文件材料要修裱。3.单份文件装订时，要在卷内每份文件首页右上方加盖档号章，按照卷内目录的序号排列，填上序号。档号章

12、规格：档 号序号注：档号一栏宽 35mm 高 10mm, 序号一栏宽 15mm 高 10mm.。4.外文资料应保持原来的案卷及排列顺序、文号及装订形式。第九条第九条 工程档案的归档工程档案的归档（一）公司各部门、直属单位、各施工承包单位、监理单位应在单位工程竣工验收完成后 30 日内将经整理、编目后所形成的项目文件，按规定的份数（3 份）和要求向公司工程档案管理部门归档。（二）归档文件必须完整、成套、系统。1.必须真实记录和准确反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程。2.必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。- 8 -3.文件字迹

13、材料及载体质量应符合档案管理要求。（三）外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，与原文一起归档。第十条第十条 工程竣工档案移交工程竣工档案移交工程竣工验收完成后 60 日内，公司档案管理部门将完整的工程竣工档案移交一份给城建档案馆。第十一条第十一条 工程档案的保管工程档案的保管档案的保管主要是从档案入库后的保管和流动过程中的保管这两个方面，尽量做到四不：不散（不使档案分散） ，不乱（不使档案互相混乱） ，不丢（档案不丢失不泄密） ，不坏（不使档案遭到损坏） 。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补和完善档案的管理必须备好管理工具（档案

14、箱、档案柜、文件夹、档案的包装材料、档案的装订机具），档案人员必须保护、保管好档案，对各类档案进行科学分类，排列、编号、装箱，箱柜排放有序。定期检查档案保管情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，保证档案的安全完整。公司的档案资料应由专人保管检查，非档案人员不得自行开启抽取。 第十二条第十二条 工程档案的统计工程档案的统计- 9 -工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。第十三条第十三条 工程档案保管期限工程档案保管期限保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件 1）1.永久：是指工程档案需永久保存。2.长期：是指工程档案的保存期限等于该工程

15、的使用寿命。3.短期：是指工程档案保存 20 年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。第十四条第十四条 工程档案密级工程档案密级密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。第十五条第十五条 工程档案的借阅工程档案的借阅工程档案主要供公司本部和直属单位利用，一般不外借。如情况特殊，并经公司领导批准，可查阅一般性档案。本部门工作人员在办公地点内部可查阅属本部门业务工作范围的档案资料。非本部门人员要查看机密的重要文件档案，须经本部门主管领导批准，方可借阅，并办理查阅手续。档案

16、的借阅者应负责档案的完整和完全，机密档案不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损和涂改。- 10 -借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。借阅档案填写应填写借阅登记表，机密资料需要填写借阅申请单，经领导批准后方可借阅。第十六条第十六条 本办法由工程部负责解释。本办法由工程部负责解释。第十七条第十七条 本办法自发布之日起执行。本办法自发布之日起执行。保 存 单 位 和 保 管 期 限 序 号归 档 文 件建 设 单 位施 工 单 位设 计 单 位监 理 单 位城建档 案馆工 程 准 备 阶 段 文 件 一立项文件1项目建议书永 久2项目建议书审批意见及前期工作 通知书永 久3可行性研究报告及附件永 久4可行性研究报告审批意见永 久5关于立项有关的会议纪要、领导 讲话永 久6专家建议文件永 久7调查资料及项目评估研究材料长 期- 11 -序 号归 档 文 件保 存 单