常用办公软件的使用

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1、常用办公软件的使用,办公软件（Office Soft）是将现代化办公和计算机技术相结合、为实施办公自动化而开发的计算机程序。目前国内主流的办公软件有微软公司开发的Microsoft Office、金山公司开发的WPS Office、永中科技开发的EI Office、红旗公司开发的Red Office、上海中标开发的NeoShine Office及共创开源公司开发的Co-Create OfficeWord 2003是Microsoft Office 2003的的重要组成部分。它的启动与退出常用的有三种不同方式。它的界面,包括标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、文本编辑区、状态栏、滚动条和选定框等8个部

2、分。允许用不同的视图方式来查看文档，包括普通视图、Web版式视图、页面视图及大纲视图。文件的创建、文本的输入和简单编辑，Word 2003文档的排版包括字符格式排版和段落格式排版等。,Word 2003文字处理软件的应用,一、Word 2003的基本操作,1Word 2003的启动与退出 （1）启动：最常用的有以下几种。 选择“开始”|“所有程序”|“Microsoft Office Word 2003”命令。 在桌面上双击Word 2003的快捷方式。 在“资源管理器”中双击Word 2003文档。,Word 2003的启动退出,（2）退出：退出Word 2003最常用的方法有以下几种。 选

3、择“文件”|“退出”命令。 单击Word 2003工作窗口右上角的“关闭” 按钮。 使用快捷键【Alt+F4】。,3.2.1 Word 2003基本操作,2Word 2003的工作界面 是进行文档编辑和排版的平台，如图1所示。,Word 2003的工作界面,图1 Word 2003的工作界面,Word 2003的工作界面,（1）标题栏位于窗口顶部，显示当前所使用的程序名称和正在编辑的文档名，“最小化”、“最大化”和“关闭”按钮。 （2）菜单栏位于标题栏下方，几乎包括所有的操作命令。由“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”和“帮助”9个主菜单项组成。,Wo

4、rd 2003的工作界面,（3）工具栏位于菜单栏下方，由一些常用图标按钮组成，是菜单命令的一部分，每个小图标代表一种命令。 （4）标尺工具栏的下方是水平标尺，可调整左右页边距，设置段落缩进，改变栏宽等。编辑区的左侧会出现垂直标尺，可调整上下页边距，设置表格的行高等。,Word 2003的工作界面,（5）文本编辑区位于标尺的下方，是输入、编辑文本的区域。文本区中的“|”形光标称为“插入点”，用于指示插入或确定字符的位置；“回车符”为文本段落标记，表示一个段落结束。 （6）状态栏位于窗口的底部，显示当前编辑的状态，如页号、节号等，并显示插入点的当前位置。,Word 2003的工作界面,（7）滚动条

5、分为垂直滚动条和水平滚动条。可以通过滚动条来滚动文档，将未出现在编辑区中的内容显示出来。 （8）选定框是文本区中位于窗口左部不可见的标识栏，可以用它来对文本进行大范围的选定，当鼠标指针处于这个区域时，指针形状由“I”形变成左箭头形。,3.2.1 Word 2003基本操作,3Word 2003的视图方式 （1）普通视图用户可以输入、编辑和设置格式等，能够看到字体、字号、字形及行距等格式，但没有页眉和页脚的显示，和实际打印效果有些不同。 （2）Web版式视图是专门用来创作Web页的视图形式。文档的显示就像在Web浏览器中看到的一样。,Word 2003的视图方式,（3）页面视图可以显示整个页面的

6、分布情况和文档中的所有元素，并能对它们进行编辑。在页面视图中，文档的显示效果跟实际打印出来的效果一致。 （4）大纲视图用户可以方便地折叠文档，只看标题；或者展开文档，查看内容，这使得查看长篇文档结构变得很容易。,Word 2003文字处理软件的应用,二、Word 2003文档的创建与编辑,1文档的创建 （1）每次启动Word 2003时，会自动创建一个空文档，文件名为“文档1”，如图3-2所示。 （2）单击“常用”工具栏中的“新建空白文档 ” 按钮，即可建立一个新的空白文档。,文档的创建,（3）选择“文件”|“新建”命令，将弹出如图2所示的“新建文档”任务窗格。如果要创建新的空白文档，则单击“

7、本机上的模板”选项即可进入新模板选项对话框，再单击“常用”选项卡，则出现“空白文档”图标，如图3所示。,文档的创建,图2 新建Word 2003文档窗口,文档的创建,图3Word 2003常用文档模板对话框,Word 2003文档的创建与编辑,2文本的输入 可以直接在空文档的文本区中输入文本。当输入到行尾时，不要按【Enter】键，系统会自动换行输入；到段落结尾时，应按【Enter】键，表示段落结束。在输入标题和段落首行时，可利用段落格式化功能来自动实现标题居中和段落的首行缩进。,文本的输入,（1）插入和改写是Word 2003的两种编辑方式。插入：指将输入的文本添加到插入点所在位 置，插入点

8、以后的文本依次向后移动。改写：指输入的文本将替换插入点所在位置右边 的文本。根据需要可以按【Insert】键来实现插入和改写编辑方式的转换。,文本的输入,（2）插入符号或特殊字符插入一般符号：单击任务栏右侧的“软键盘”按钮， 打开软键盘，用鼠标单击软键盘上的符号， 就可以把相应的符号插入到插入点所在位置。插入特殊字符：选择“插入”|“符号”命令，弹出“符 号”对话框，如图4所示。单击“符号”或“特殊 字符”选项卡，在对话框内单击需要的符号或特 殊字符。,文本的输入,图4 “符号”对话框,Word 2003文档的创建与编辑,2文档的保存与打开 （1）保存新文档单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或

9、选择“文件” |“保存”命令，则可打开如图5所示的“另存为”对话框，选择保存的位置和类型，以及文件名，单击“保存”按钮即可。,保存新文档,图5 “另存为”对话框,文档的保存与打开,（2）保存已有文档为了防止停电、死机等意外事件导致文档信息的丢失，应在文档的编辑过程中经常保存文档。选择“文件”|“保存”命令或者直接单击“常用”工具栏中的“保存” 按钮，也可以按快捷键【Ctrl+S】，即可保存当前的活动文档。,文档的保存与打开,（3）打开文档 打开最近保存文档在Word 2003中，最近编辑过的文档会被保留在“文件”菜单中，如图6所示。如果要打开最近编辑过的文档，可直接在“文件”菜单中选定并打开。

10、,打开最近保存文档,图6 最近保存文档,打开文档, 打开已经保存过的文档如果要打开已经保存过的文档，可以单击“常用”工具栏中的“打开” 按钮，或者选择“文件”|“打开”命令，弹出如图7所示的“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表框中找到文件存在的位置，选中要打开的文件，单击“打开”按钮即可。,打开已经保存过的文档,图7 打开文档,Word 2003文档的创建与编辑,4文档的编辑 （1）选定文本 用鼠标选定文本选定任意数量的文本：将鼠标指针移动到要选定文本的开始处，按下鼠标左键并拖动到所选文本的末端，然后松开鼠标。,用鼠标选定文本,选定一句：按住【Ctrl】键，然后在句子中的任何地方单击。选定一

11、行：将鼠标移到该行左侧的选定栏，鼠标变成向右的箭头时单击。选定一段：双击该段左侧的选定栏，或者在该段的任意位置三击鼠标左键。,Word 2003文档的创建与编辑, 用键盘选定文本先将光标移到要选定文本之前，然后利用表1中的组合键进行选择。,表1 选定文本,文档的编辑,（1）修改文本 复制文本方法一：a选定要复制的文本。b单击“常用”工具栏中的“复制” 按钮或选择“编辑”|“复制”命令或按【Ctrl+C】键，此时选定的文本被放入剪贴板中。,复制文本,c将插入点移到要插入文本的位置。d单击“常用”工具栏中的“粘贴” 按钮或选择“编辑”|“粘贴”命令或按【Ctrl+V】键，此时剪贴板中的内容复制到新

12、位置。执行“粘贴”命令后，在剪贴板中的内容不会消失，因此，如果要进行多次复制只需重复步骤c和d。,复制文本,方法二：也可以将鼠标移动到选定的文本中，当鼠标变成箭头形状时，按住鼠标左键进行拖动。当虚线插入点移动到要插入文本的位置后，按住【Ctrl】键，先松开鼠标左键，再松开【Ctrl】键，即可将选定文本复制到新位置。,修改文本, 移动文本方法一：a选定要移动的文本。b单击“常用”工具栏中的“剪切” 按钮或选择“编辑”|“剪切”命令或按【Ctrl+ X】键。c将插入点移到要插入文本的位置。d单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮或选择“编辑”|“粘贴”命令或按【Ctrl+V】键。,移动文本,方法二：也

13、可以将鼠标移动到选定的文本中，当鼠标变成箭头形状时，按住鼠标左键进行拖动。当虚线插入点移动到要插入文本的位置后，松开鼠标左键。,修改文本, 删除文本：四种方法按【Back Space】键删除插入点左边的字符。按【Delete】键删除插入点右边的字符。选定要删除的文本，按【Delete】键，删除选定的文本。选定要删除的文本，选择“剪切”命令，删除选定的文本。,修改文本, 撤销与恢复撤销功能是用来取消错误操作。撤销最近的操作可以直接单击“撤销” 按钮。撤销多次操作的步骤是：a单击“撤销” 按钮旁边的下拉箭头，查看最近的可撤销的操作列表。b单击要撤销的操作。,修改文本, 撤销与恢复撤销某操作的同时，

14、也撤销了列表中位于它之前的所有操作。恢复功能用于恢复被撤销的操作，其方法和撤销的方法类似。,修改文本, 查找和替换文本查找文本的步骤为： a选择“编辑”|“查找”命令，弹出如图8所示的对话框，并选中“查找”选项卡。 b在“查找内容”文本框中输入要查找的文本，例如输入“文本”。 c单击“查找下一处”按钮开始查找。,查找文本,图8 查找文本,查找和替换文本,查找文本的步骤为： a把插入点移动到要查找文档的开始位置。 b选择“编辑”|“替换”命令，弹出如图9所示的“替换”对话框。 c在“查找内容”文本框中输入被替换的文本。例如，要把文档中的“文本”替换成“文字”，则在“查找内容”文本框中输入“文本”

15、；在“替换为”文本框中输入要替换的文本“文字”。,替换文本,图9 替换文本,例如，要把文档中的“文本”替换成“文字”，则在“查找内容”文本框中输入“文本”；在“替换为”文本框中输入要替换的文本“文字”。,替换文本,d单击“查找下一处”按钮。当查找到指定文本后，单击“替换”按钮，查找到的文本就会被新的文本所替换。若想继续查找和替换，则继续单击“查找下一处”和“替换”按钮。若想把文档中对应的文本全部替换掉，则直接单击“全部替换”按钮即可。例：编辑文档中的“县”换“市”。,Word 2003文字处理软件的应用,三、Word 2003文档的排版,1字符格式排版 （1）字体设置 选定要设置字体的文本。

16、单击“格式”工具栏中的“字体”列表框右边的下拉按钮，如图10所示。 从列表中选择出所需要的字体。,字体设置,图10 设置字体,字符格式排版,（2）字号设置 选定要设置字号的文本。 单击“格式”工具栏中的“字号”列表框右边的下拉按钮，如图11所示。 从列表中选择所需要的字号。,图11 设置字号,字符格式排版,（3）字形设置包括加粗、倾斜和下画线等。设置步骤如下： 选定要设置字形的文本。 单击“格式”工具栏中的“加粗” 按钮，可使选定的文本加粗显示。 如果要恢复为正常显示，只需再次单击相应的按钮。其他字形设置与此相似。,字符格式排版,（4）文字颜色设置 选定要设置字体颜色的文本。 单击“格式”工具栏中的“字体颜色” 列表框右边的下拉按钮，出现 “字体颜色” 下拉列表， 如图12所示。 从列表中选取想要设置的颜色。,