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1、建设单位竣工文件整理与验收,（2013.3.22）,介绍和交流的内容,竣工文件材料收集、整理的依据与标准 项目档案专项验收、进馆有关规定 目前项目档案存在的主要问题 建设单位竣工文件整理、归档 建设单位如何抓好项目档案质量,竣工文件材料收集与整理 依据与标准,文件材料竣工文件材料档案,文件材料（鉴定、分类、整理组卷、编目）案卷档案 收集范围、责任划分 整理分类 、系统 组卷合理 编目规范 装盒、排列上架,交通建设项目档案：指在交通建设项目建设过程中形成的、能够真实反映项目建设全过程、对项目运营和管理具有重要查考价值、并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录档案是历史的鉴证,公 路 工 程 竣
2、 工 文 件 材 料 立卷归档依据标准,收集范围： 凡是围绕项目立项审批、设计、工程准备、施工到竣工验收执行各基本建设程序活动中产生的、反映项目质量、进度、投资、环保和安全管理基本情况，对建成后的工程管理、养护及改扩建具有保存查考利用价值的各种不同形式和载体的文件材料 具体见公路工程竣（交）工验收办法实施细则（交公路发201065号）,公 路 工 程 竣 工 文 件 材 料 立卷归档依据标准,分类整理：公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发2010382号）和照片档案管理规范（GB/T11821-2002） 案卷编目：科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）和交通文
3、件材料立卷归档办法（交办发1992100号）公路建设项目文件归档规范 （DB14/T648-2012）,5 文件的预立卷 6 文件的收集和整理 7 文件的组卷 8 项目档案的审查和移交 附录A（规范性附录）文件归档范围、归档单位、份数及保管期限 附录C（规范性附录）文件的质量要求 附录H（规范性附录）竣工图的相关要求 附录 I （规范性附录）案卷内封面、卷内目录、备考表式样,规范性引用文件,附录B（资料性附录）单位、分部、分项工程划分方法 附录D（资料性附录）征地拆迁一览表表样 附录E（资料性附录）分项工程施工原始文件排列顺序 附录F（资料性附录）试验检测汇总表表样 附录G（资料性附录）变更一
4、览表和竣工汇总表表样 附录 J（资料性附录）施工单位案卷排列顺序 附录 K（资料性附录）办理档案移交手续所需文件,档案专项验收、进馆有关规定,为加强交通建设项目档案管理与交通档案信息资源建设，规范专项验收组织工作，保证项目档案质量，促进交通档案信息资源的开发和有效利用，更好地为交通建设和发展服务，根据国家档案局、国家发改委和交通部的有关规定，结合交通档案管理的实际情况 2007.8.21 交通部交办发2007436号关于印发交通建设项目档案管理登记办法、交通建设项目档案专项验收办法和交通档案进馆办法的通知,（一）交通建设项目档案管理登记办法 （4点）,1、“按规定进行项目档案登记”是申请档案专
5、项验收的条件之一，各建设项目应按时办理档案管理登记手续 2、由交通部审批初步设计的项目按该办法进行档案管理登记 3、项目档案管理登记应做到登记全面、填报准确、上报及时。 省厅将有关登记表于每年10月31日前汇总上报交通部档案馆。交通部档案馆于每年12月底对项目档案管理登记情况进行通报,（一）交通建设项目档案管理登记办法 （4点）,4、项目档案管理登记工作采取由项目法人（建设单位）定期填报建设项目档案管理登记表的方式进行，登记表共分表一、表二、表三三种，分别由项目法人（建设单位）于开工后6个月内、合同段交工验收后1个月内和项目档案通过专项验收后1个月内填报,（二）交通建设项目档案专项验收办法,适
6、用范围：适用于由交通部组织或委托组织档案专项验收工作的交通建设项目 基本原则和总的要求：交通建设项目档案专项验收是交通建设项目竣工验收的重要组成部分。未经档案专项验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。各级交通建设项目主管单位档案机构应加强建设项目档案专项验收前的检查和指导，同时接受项目所在地上级和同级档案行政管理部门的检查和指导,（二）交通建设项目档案专项验收办法,验收组织（2点）： 1、凡经交通部审批初步设计的交通建设项目档案专项验收工作，由交通部档案馆组织或委托省级人民政府交通主管部门和部属单位的档案部门组织 2、关于项目档案专项验收组的组成,（二）交通建设项目档案专项验收
7、办法,专项验收组的组成： 凡由国家发改委审批或核准项目建议书、可研报告和交通部审批初步设计的项目档案专项验收，验收组由交通部档案馆、省档案馆、项目主管单位、项目质量监督机构组成。 凡由交通部负责审批项目建议书、可研报告及初步设计的项目档案专项验收，验收组成员由交通部档案馆、项目主管单位、项目质量监督机构组成。 验收组成员一般不少于5人的单数，组长由级别大的单位人员担任。,（二）交通建设项目档案专项验收办法,验收条件及申请需提交的资料（2点）： 1、符合下列验收条件的，建设单位按照项目管理权限向项目主管部门提出项目档案专项验收申请，经审核同意后，转报交通部档案馆 已按规定进行项目档案登记； 完成
8、了建设项目档案自检工作或已在交工验收阶段完成对建设项目档案审查工作； 竣工文件已按交通部有关规定编制完成； 竣工文件分类、组卷及编目工作已按交通文件材料立卷归档办法（100号）、公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（382号）等规定完成。,（二）交通建设项目档案专项验收办法,验收条件及申请需提交的资料（2点）：2、申请档案专项验收需提交下列材料： 项目档案专项验收申请报告；交通建设项目档案专项验收申请表 建设项目档案自检报告或建设项目档案审查意见 建设项目档案案卷目录。 交通部档案馆接到申请后20个工作日内组织专项验收工作；项目档案专项验收应在项目竣工验收3个月之前完成,（二）交通建设项目档案
9、专项验收办法,验收工作（4点）：1、验收工作任务：对项目档案的完整性、准确性、系统性、规范性进行审查2、验收方法、参加人员、主要议程（怎么验收）A、验收工作以验收组织单位召开验收会议的形式进行。B、专项验收组全体成员参加验收会议，建设单位、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。C、会议有六项主要议程：包括建设、施工、监理单位分别报告情况；专项验收组检查项目档案及档案管理情况，根据听汇报、现场检查情况，对项目档案质量进行综合评价； 最后，专项验收组形成并宣布项目档案验收意见。,（二）交通建设项目档案专项验收办法,验收工作（4点）：3、验收检查方法、频率、重点A、验收组检查项
10、目档案采用咨询、现场查验、抽查案卷的方式进行。B、视建设项目档案形成情况，抽查案卷数不少于案卷总数的5%-10%.C 、抽查重点为立项审批文件、征地拆迁文件、质量检验评定文件、隐蔽工程记录、工程变更文件、竣工图等。,（二）交通建设项目档案专项验收办法,验收工作（4点）：4、项目档案专项验收意见的主要内容：项目建设概况； 项目档案管理情况，包括项目档案工作的基础管理，各类不同载体文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类和数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全保管评价，档案验收的结论性意见；存在问题、整改要求与建议。,（二）交通建设项目档案专项验收办法 （验收结论
11、及有关问题处理意见）,A、专项验收结果分合格或不合格（验收组半数以上成员同意通过验收的为合格） B、验收合格的项目由验收组出具项目档案专项验收意见。受委托组织验收单位将验收意见报交通部档案馆备案 C、验收不合格的项目，由验收组提请项目法人（建设单位）一个月内对存在的问题进行整改，交通部档案馆重新组织或委托有关单位组织验收,（二）交通建设项目档案专项验收办法,验收准备（共3点）： ：1、硬件建设 良好的档案保管条件（安全）：能够满足防光防火防尘防潮防盗防霉防虫防有害气体和防磁要求，标准的档案柜外，还应配有空调设备、除湿机、温湿度计、音像防磁柜、摄像头以及必要的火灾自动报警系统、灭火装置、防紫外线
12、窗帘等,（二）交通建设项目档案专项验收办法,验收准备（共3点）： ：1、硬件建设 工作条件：配置满足工作需要的办公桌椅、计算机、打印机、打描仪、档案软件以及打孔机、切纸刀等，体现档案现代化管理水平和服务效率,（二）交通建设项目档案专项验收办法,验收准备（共3点）： ：2、资料准备 反映档案管理的资料：一是健全的组织机构，有专、兼职档案员组成的档案管理工作网络；二是制定项目档案收集归档、鉴定管理、借阅流转、安全保管等一系列的档案管理制度,（二）交通建设项目档案专项验收办法,验收准备（3点）： ：2、资料准备 验收会议资料：项目档案自检报告或审查意见；建设单位关于项目档案工作情况报告；施工单位关于
13、项目档案编制情况报告；监理单位关于项目档案质量的审核情况汇报,（二）交通建设项目档案专项验收办法,项目档案自检报告或审查意见包括的内容：项目建设及档案管理概况； 保证项目档案完整、准确、系统所采取的控制措 施； 项目文件材料收集整理所依据的标准；项目文件材料的形成、收集、整理、编目与归档 情况，竣工图的编制情况及质量状况，案卷数量档案在项目建设、管理、试运行中的作用；存在的问题及解决措施,（二）交通建设项目档案专项验收办法,验收准备（3点）： ：3、其他 项目档案全引目录 建设项目进馆资料 专项验收工作方案,（三）交通档案进馆办法 （公路工程进馆文件）,公路工程档案进馆范围综合性文件、设计文件
14、、施工文件、竣工图及工程竣工验收文件材料： 综合性文件：建设依据及上级有关批文； 用地申报及批文中的建设用地规划部门许可及红线图； 工程位置图； 主要工程项目设计、竣工数量对照表；重要声像资料及电子版目录,（三）交通档案进馆办法 （公路工程进馆文件）,设计文件： 总说明书； 总体设计 施工文件： 具有代表性的路线、特大桥、大桥、特长隧道及长隧道经审查批准的施工组织设计方案； 重要科研、新工艺运用文件材料； 重大工程事故处理报告。,（三）交通档案进馆办法 （公路工程进馆文件）,竣工图表：竣工工程平面缩图； 路线平、纵断面图； 特大桥表及特大桥平面图； 大桥表及大桥平面图； 特长隧道表及平面图；
15、长隧道表及平面图； 互通立体交叉一览表； 主要交通工程平面布置总图； 安全设施一览表； 监控系统一览表。 工程竣工验收文件材料：工程总结报告； 竣工验收文件,（三）交通档案进馆办法,进馆档案编制要求 进馆档案应按交通部制定的公路、科研等专业档案的有关标准进行系统整理，并用铅笔在封面和卷脊编写案卷流水号；编制移交档案目录一式2份（含电子版），并附项目简介。 移交进馆档案只需提供复制件。如项目档案已进行数字化或缩微加工，需同时提交光盘或缩微制品一套。,（三）交通档案进馆办法,进馆工作的组织 建设项目档案在工程竣工验收后3个月内，科研项目档案在获奖后6个月内，向进馆组织单位（省厅）提出移交申请。 进
16、馆组织单位每年11月底前将符合进馆要求的档案汇总后，向交通部档案馆提出移交申请，经审查同意后，即向交通部档案馆办理移交手续。,目前项目档案存在的主要问题,公路建设项目档案验收 常见问题,一、对验收认识不足 二、不重视 三、人员素质问题 四、制度不健全 执行不到位 五、文件材料散失 六、归档滞后七、接收审查不规范,八、档案内容不准确 九、无效文件归档 十、档案载体不符合要求 十一、忽视非纸质文件收集、整理 十二、整理编目不规范,关于认识不足问题 档案验收是完工以后的事，等等看的思想严重 有的单位或人只管工程实体质量，不管工程文件材料的质量 重视验收结果，不重视工程文件材料的过程控制 关于文件材料散失 照片：前期、隐蔽工程、关键部位、重要活动 有正件没有附件或有附件没有正件 施工文件（工序测量或质检、试验资料、施工记录等）丢失 原材料跟踪记录（进场试验频率不足） 设备开箱验收文件材料,
