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1、1,時間管理,Edited by :孙恒 2006年08月07日,2,學習目標,忙碌的工作,並不是盲目的投注時間去做而已,若能以有限的時間,做有效率的運用,才能真正成為時間的主宰者。,3,學習要點,1.找出問題所在 2.需要作出怎樣的決定 3.要做些甚麼和可以做甚麼,4,跟時間競賽,在21世紀激烈競爭的世界裹,要生存就要參與競賽 最令人感到束手無策的對手就是“時間” 時間是公平的,每個人一天都只有24小時,5,全人類皆平等,但有些人比其他人更平等 時間管理管理時間 時間管理= 自我管理拋棄陋習 分配時間訂立目標 權衡輕重妥善計劃 自我約束 時間管理除了 快 也要好 效率效果= 能幹,時間管理成
2、功之所繫,6,不懂得時間管理 就會失去機會,7,小心無處不在的時間殺手,8,訂定目標 追求成果,時間管理並不單是著眼於量方面,反而質才是最重要的 如何才可以多、快、省呢?訂定能達成目標的計劃與行動 中國人常說:只問耕耘, 不問收獲時間管理說: 先問收獲,才懂耕耘 訂定目標的SMART準則1.具體明確的(Specific)2.可以衡量的(Measurable)3.可以完成的(Achievable)4.實際可行的(Realistic)5.有時效性的(Timed),9,以行動配合計劃 妥善地分配時間,只因為知道明天要做甚麼,今天活著才有意義要爭取時間我們必須要知道要做甚麼和甚麼時候去做,10,在分配
3、時間上要緊記兩個定律(C)帕金森定律每項工作都可以無限期地霸占你的時間。意思是如果你不設下時限,你有多少的時間,它便會占用你多少的時間。 梅菲定律每項工作所花的時間都會比你想像中的長。意思是你會偏向低估了工作所需的時間或高估了自己的能力。,11,12,常見的時間陷井 VS 有效的時間管理,13,節省時間的十個妙方 事先規劃好你的時間與步驟，以收事半功倍這效。 分析工作的優先順序，按照輕重緩急作處置。 找出自己最有效率的時段以安排工作內容。 組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。 進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。 活用記事本管理時間。 運用有效的方法取得資訊。 改變拖延的習慣，即時
4、行動。 技巧的對待訪客，讓時間的控制權在自己手上。 練就健康的身體，保持身心最佳狀況。,14,1.事先規劃好你的時間與步驟,以收事半功倍之效。,15,每項計劃具備六個元素(P):1.目標是甚麼目標?要達到怎樣的成果?2.行動要做些甚麼?3.次序哪些為先,哪些為后?4.時間估計每項行動需要多少時間?5.時間表甚麼時候處理甚麼事項?6.靈活性有沒有預留時間給不可估計的突發事件?,工 作 計 劃 + 時 間 計 劃,全面計劃,16,每天空出一段時間來規劃事情。 拿一個小時來訂計劃,可以有二 到三倍的效果出現。 你可以在上班之前比較安靜的環境(家裡或辦公室)訂計劃,或是當作上班的第一件事,或是在下班前
5、訂第二天的計劃。 將時間加以分段。並要求自己把原本要花比較多時間的工作,在一段段時間裡加速完成。 學習絕對專心,避免同時做兩三件事,像電視機選台器一樣。,17,2.分析工作的優先順序,按照輕重緩急作處置。,18,權衡輕重 界定緩急,我們不只是要把事情做好(do things right),更重要的是要做正確的事(do right things) 。界定緩急輕重正是此道理,19,依據優先順序 要掌控時間,就必須先能掌控自己。 設定個人目標,以便根據目標,分析工作的優先順序,按照輕重緩急做處置。 經常評估所設定的優先順序。,20,根據緊急性與重要性決定: 重要而且緊急:馬上辦。 重要而不緊急:好好
6、規劃。 不重要但很緊急:1.馬上辦,但只要花一點時間;2.請人代辦;3.集中處理。 不重要也不緊急:有空再辦。,21,訂出當天的要務輕重緩急,要管理時間是要懂得分配時間,把多一點時間花在重要的事情上,一分耕耘,才會有一分收獲。 最重要的事是我們必須常常把最重要的事列為最重要的事,22,要將你的百分之八十的時間,用於關鍵問題的處理。巴雷德80/20定律80%的價值來自20%的事物,而其餘的20%價值來自80%的事物,23,3.找出自己最有效率的時段以安排工作內容。,24,早上八點至十點:精力顛峰,適合做規劃。 早上十點至十二點:註意力及短暫記憶力最強,適合腦力激蕩會議、訓練。 下午一點至二點:昏
7、昏欲睡,比較適合進行互動溝通的工作。 下午二點至四點:開始清醒,長期記憶力最強,適合閱讀、思考。 下午四點至五點:適合技術性工作、處理衝突問題。,25,在效率最高的時段,你可以集中精力於:棘手或困難的問題、創造性思考、復雜的工作、討論或訂定工作計劃。 在效率中等的時段,你可以專心做:與他人交換意見、處理回信、規劃行程表 。 在效率最差的時段,你可以處理:例行性事務、電話聯絡事情、接待訪客、基本行政工作。,26, 24 小時工作表現分析圖表,工作表現,時 間(鍾點),24 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24,+50%平均-50%,27,我們無法管理時間,我們只能管理自
8、已與時鐘的關係,這需要組織與架構。,28,4.組織你的辦公桌及辦公室,提升工作效率。,29,你可以這樣清理你的辦公桌: 挪出一段時間專門來整理你的辦公桌。 可以將這個時間再分成幾個小段,每小段專心清理一個抽掘或桌面。 與工作毫無關連的書籍雜物等,都應該立即清掉。 一年半載內不會再用到的東西,考慮把它扔掉。想一想,扔掉這個東西最壞的結果是什麼?如果沒什麼大不了,就別猶豫了。 運用5S技巧整理、整頓、清掃、清潔、教養。,30,把你的辦公桌與辦公室當作一個工作站: 辦公桌如果面對窗戶或走道,往往容易分心,最好的方位是既可以掌控全場,也不會有人常常走過你面前,還可以有空間擺放其他辦公家具。 每天要用到
9、的東西,放的位置愈靠近座位;不是每天要用的,可以集中到較遠的角落去。 將出、入、檢討之用的文件分別以不同的抽屜檔案或籃子收集,一收到文件就加以分類,有效縮短文件傳遞的時間。,31,不管理好自己的文件,你就會被它們淹死。由你桌上的光景即可看出是你還是它們贏了。,32,5.活用工具管理時間,建議利用Notes 日曆管理(便於傳送會議邀請及管理參加人員.)Notes待辦事項(追蹤待辦事項到期與否),33,找一本口袋大小的記事本帶在身邊： 記事本裡最好有常用電話號碼、待辦私人事務、待辦公務、日期約會欄及雜記欄。 列出待辦事項，可以分為每天、每週或未來數週。 把預定做的事登錄到預定的時程裡，確定的事項用
10、鋼筆或原子筆書寫，可能有變數的就先用鉛筆書寫。 隨時記錄一些新想到的做法。 達成的項目就劃掉，但不要劃得亂七八糟，以免日後要察看會看不懂。,34,像所有其他的計劃一樣，有效的時間安排最好是在紙上作業。,35,6.運用有效的方法取得資訊。,36,如何在短時間內得到最多的資訊？ 在精神最充沛的時候，閱讀最重要的資料。 不斷的學習如何加快閱讀的速度。 與對同一領域有興趣的人分擔資訊收集的責任。 養成隨身攜帶閱讀資料的習慣。 養成在等待的時候閱讀的習慣。,37,鎖定你真正需要的資訊，避免因資訊氾濫而無所適從。 閱讀前先了解自己的目的。 有選擇性的閱讀，如果沒有很多時間，可以只選擇一份綜合性的報紙。 先
11、讀標題。 讀一讀就停下來思考，並將所讀的內容濃縮成大要。 想保留某一段資料，可以在文章的角落立刻註記並剪下來歸檔，並將其他部份丟棄。,38,有效的管理者生活在現在，但卻將眼光集中在未來。,39,7.改變拖延的習慣，即時行動。,40,終結拖延的六個方法： 問自己：現在最重要的是做甚麼？而非問：我現在最想做甚麼？ 先把最令你討厭、最困難的事解決掉，不要讓它一直困擾你。 將工作分解成幾個較小的部份，讓工作容易進行。 不要等所有資料都到手才開始工作，有甚麼就做甚麼。 找出自己拖事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，規定自己某段時間內禁止做這些事。 設定誘因激勵自己準時不拖延。,41,無法適當安排時間、累積工
12、作的結果，只會造成心裡產生慌張感而已。,42,8.練就健康的身體，保持身心最佳狀況。,43,運動不是有機會才做，最好在你的行事曆上加入這一項，固定時間與地點做運動。 縮短睡眠時間能節省時間，可是，如果能培養快速入睡、充分睡眠的能力，一樣可以擁有效率。 養成早上一睜開眼睛就起床的習慣。 定時做健康檢查，除了醫院及健診中心外，也可以利用血壓器等醫療器材自己在家測量。 錯過鬧鐘、找不到車輪匙、識別證等都會偷去時間，而且影響一天情緒。 無情地壓迫自己並不是善用時間的好方法，感到有壓力時，休息一下，能有效提高精神，增進工作效率。,44,忙到無法照顧自己健康的人，有如工匠忙到無法照顧自己的工具一樣。,45,秘書經驗的小建議,學會使用Notes的日曆&待辦事項管理 早上一來先瀏覽老闆當日schedule. 會議前10分鐘準備好會議資料(列印,投影機架設, etc)會議前3分鐘確認人員是否到齊 老闆交辦事項必定即時回覆進度,未能即時完成的事項記入待辦事項管理 會議安排間隔時間至少一小時並儘量接近吃飯時間 收發文要確實紀錄 瑣碎且不緊急的事儘量集中於一段時間內完成 確實做好文件分類 & E-mail管理,46,考試!,47,附件日曆管理1,48,附件日曆管理2,49,附件日曆管理3,50,附件待辦事項1,51,附件待辦事項2,
