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1、2012.2,-当好企业决策层的参谋与助手,如何做好总裁办主任工作,目 录,一、办公室职能与定位 二、如何做好办公室的工作 三、如何成为一个优秀的办公室主任,办公室职能的合理定位：办公室对内是保证政令畅通、高效运转的中枢机构，对外起着窗口和桥梁作用，办公室工作水平如何、作用发挥得好坏，直接关系到公司的工作质量、工作效率和对外形象。办公室是领导的决策支持中心，是各项工作的综合协调中心，是信息的处理交流中心，是会议和文件的运转中心，是落实决策和各项工作的督办中心，也是机关正常运转的服务保障中心。,概括起来，我将办公室定位为四个中心：,企业决策的支持中心 企业高效运转的协调中心 企业品牌形象的建造中
2、心 企业行政办公的服务中心,首先，作为总裁办主任要有开拓视野，总揽全局的能力。随着集团公司不断的发展，对办公室工作也提出了新要求。因此，无论是工作思路、工作方法，我都力争突破旧思想、旧观念的束缚，站在集团公司的高度全方位、多角度地思考问题，在总结经验的基础上，根据不同情况、不同条件，不断完善、创新工作方法，使之更加科学、规范。,办公室工作的确不好干，概括为“三难一繁”： 伴君难 协调难 计划难 事务繁,从部门工作特点上看 ：,伴君难,“伴君如伴虎” 适应领导的风格与要求,协调难 (要坚持的原则：换位思考，客观公正),综合协调工作是办公室的一项重要日常工作，综合协调能力的高低，体现了办公室工作的
3、艺术和水平。,计划难,紧急性、临时性、突发性事情多，计划不如变化快，常常处于被动应付状态中 。,事务繁,工作点多面广、任务繁重、头绪多、要求高、压力大 政务、事务难以兼顾,二、如何做好办公室的工作,坚持“围绕中心、服务大局”的宗旨 坚持“一体化、规范化、精细化”的发展思路 坚持打造一支“两强两优”的办公室团队,（一）坚持“围绕中心、服务大局”的宗旨，主动献计献策，做好参谋,办公室所处的特殊地位和所属的工作性质，决定着办公室是公司的服务中枢。为此，我将积极主动地发挥办公室主任的参谋和助手作用，准确把握领导意图，凡是领导关心的工作都要事先了解，凡是领导考虑的问题都提前深入思考，在领导决策前，做好参
4、考信息的收集，在决策过程中，进行综合协调，立足全局，把握重点，主动加强同各部室的联系，帮助理顺决策中的各种关系，在决策后，抓好各项决议制度的落实，并根据情况变化，及时提出调整意见，准确地掌握各方面的工作动态，及时向领导反馈各方面的信息，在工作中做到敢出主意、善出主意、会出主意。 权是组织给的，威是自己树的,（二）坚持“一体化、规范化、精细化”的发展思路，深入基层，督办落实,督办工作是确保公司各项制度、决议落到实处、考察办公室执行力强弱的关键一环。要想做好督办工作，首先，就要深入基层，我计划参加各部门的工作例会，不断提高解决问题、破解问题的能力，为做好集团公司工作掌握第一手资料；其次，完善机制，
5、做到有规可依、有章可循，通过认真制定、收集各项工作目标和计划，力争做到年初有要点、每季有安排、每月有通报、年终有总评；第三，要突出重点，紧紧围绕公司的重点工作，认真做好领导批示事项、重要会议部署事项、重要文件执行情况的跟踪督查，及时了解的落实情况，对一些重点、难点问题的落实建立台帐；最后，建立健全执行力考核制度，科学地评估、指导绩效考核，逐步建立工作责任追究制度，用制度的形式把好的做法固定下来，充分发挥制度的激励约束作用。,一体化：. 一体化的运作管理机制 一体化的内部资源调配秩序 一体化的内部培训 一体化的办公室文化,思维决定行动，行动形成习惯，习惯成自然 文化是一种习惯,规范化,建立覆盖办
6、公室业务的制度、流程体系，实现四个凡事（凡事有人负责，凡事有人监督、凡事有章可循、凡事有据可查） 规范内部安全、内控、技改、物资采购管理，确保交通、消防、保卫安全以及各项经营活动合法合规。 规范办文、办事、会议接待,精细化,知识管理（各岗位作业指导书，表单化管理；载部门信息门户文秘、公关接待、后勤管理等建立资料信息库，搭建知识沟通交流的平台） 后勤管理标准化：以信息化实现精细化（重点开发行政办公系统，数字档案馆，完善部门信息门户）,（三）坚持打造一支“两强两优”的办公室团队,加强学习，团队作战。首先，由于总裁办承担着各计划的落实监控、印章、文秘、信息、计算机、行政保卫等各项事务，事情繁杂琐碎，
7、临时性任务较多，这就要求每个岗位的员工都具有强烈的事业心、责任感。其次，认真落实岗位责任制，通过制度来规范行为，让办公室的成员不但清楚自己应该干什么工作，而且还要知道自己要做到什么程度，树立精益求精和严谨细致的工作作风；第三，在条件成熟的情况下，对集团办公室人员进行定期轮岗、岗位培训、内部交流等方式，让办公室成员能够开阔眼界，掌握更多的知识和技能，最终形成一个团结协作的战斗集体。,在建设高效管理团队的过程中，要正确处理好如下几大关系，重点突出：,高,严,快,实,关注细节,一切差错都可以预防,思想定位高：,工作层次高：,跳出部门，胸怀全局； 视野宽广，系统思维； 联系上下，协调各方；,工作效率和
8、质量高人一筹，做好四个表率 上下同欲、政令畅通的表率； 工作负责、精益求精的表率； 严格规范、管理到位的表率； 团结和谐、廉洁自律的表率；,处理好务虚与务实的关系，要埋头拉车，更要抬头看路。,严：严要求，精益求精，工作认真严格,办公室无小事，始终保持严谨的工作态度，对任何工作都不能马虎含糊，在任何时候都不能敷衍了事，决不能有“大概”、“可能”“凑合”和“差不多”之类的想法，更不要怕麻烦、怕罗嗦。 “把每一件简单的事做好就是不简单，把每一件平凡的事做好就是不平凡”） 从举轻若重到举重若轻,快：快节奏，雷厉风行，工作节奏明快,主动超前思考问题，变被动应付为主动超前服务； 未雨绸缪，及早准备，加强工
9、作的计划性与预见性； 反应快、落实快，雷厉风行，日清日毕； 提高工作效能，实现一次就把事情做对做好；速度与效率的统一,实：求实效，求真务实，工作作风扎实,察实情、讲实话、办实事、出实效 行胜于言，说到做到,能办事，办成事，办好事,在这里特别值得要强调的是必须加强执行力。执行力是素质能力、作风与修养的综合体现，是做好工作的重要保证。借口是执行力的天敌。貌似合理的借口，常常是我们逃避的理由，往往会成为功败垂成的前奏。不去寻找任何借口，才能真正沉下心来寻找攻坚克难的对策，才能真正激发自己最大的潜能。当然，“没有借口”地“服从”，并不是要求我们不去思考、不去动脑，机械地执行领导的指令。对待工作中的任何
10、问题，完善的办法乃至不同的意见都是宝贵的，都可以及时与领导沟通。而决策一旦作出，就要以没有任何借口的积极心态，不折不扣地加以执行。只有这样，我们的组织才能拥有强大的战斗力。,三、如何成为一个优秀的办公主任,提得起笔杆、端得起杯子， 拿得出主意、理得顺关系， 顶得住压力、担得起责任， 受得起委屈、耐得住寂寞。 具体而言，主要注意如下几点问题：,学会积极拖延法，在自我完善中出“成品”。所谓拖延，即在条件允许的情况下有意识地拖延时间，而不急于办理有关事项。据调查，新员工的一个普遍心理就是急于出成果、出成绩，急于展示自己，以引起领导的赏识、同事的佩服。在这种心理的驱使下，工作中往往容易忽视速度与质量的
11、关系，只求速度不讲质量，把本该用于完善工作思路、方案和打造“成品”的时间用在了堵漏洞、补差错轨道上，无形中浪费了大量宝贵时间。,注意提前介入，在掌握主动中出“样品”。纵观古今，兵家谋胜强调“先发制人”，商家竞争追求“先声夺人”。同等条件下，无论是办文、办会还是办事，谁提前进入状态，谁就能做好充分准备，掌握主动权，先于别人形成思路、拿出方案。比如，当你与几位同事协作起草一份文字材料时，从表面上看是几个人共同完成，实际上是对每个人素质和能力的比较，也是领导和周围同事对你的一次考核。在起草材料之前，应对以下几个问题提前准备和思考：一是文字材料的写作背景是什么，领导有什么要求，要达到什么效果；二是怎样
12、立题，从哪几个方面破题；三是需要占有哪些资料。例如，起草一有关人力资源的可行性分析报告？大家想想如何立意破题。 -首先是现状的基本描述，特点等；其次是存在的问题与成因分析；第三是解决问题的方法和对策；, 充分利用业余时间，在深入思考中出“精品”。追求卓越、铸造精品离不开深入的思考和广泛的学习，要深入思考、学习就需要时间。那么，时间从何而来呢？这就需要充分利用和管理好业余时间。20世纪最伟大的科学家爱因斯坦有句名言：“人的差异在于业余时间。”一般而言，上班时间，大多数员工有大量的工作需要处理，很难有时间坐下来静心思考，如果业余时间不静心思考，是很难做出成绩的。要善于合理利用八小时以外的时间，不断
13、充实基础，总结工作的得失，只有有机地将工作内外的时间处理好，才会在总结与思考中品出精华。,我坚信，自己拥有良好的品质和足够的能力来胜任上述工作。其理由如下：第一、具备系统的专业知识。对于常见的公文写作、调研报告、领导讲话及新闻报道等应用文体有一定的文字功底,并有多年的写作经验。 第二、实践经验优势。13年的工作经历，让我积累了大量的工作经验，使我思考问题的角度更开阔、更全面，业务能力也得到很大锻炼和提高。第三、有强烈的责任意识和敬业精神。我生于农村长于农村，贫穷的家庭生活,使我养成了刚毅的性格和爱岗敬业，勤奋好学的工作习惯。,信心是命运的主宰,第四、写作基础好。十几年来，我所有的工作始终与文字
14、处理有关。工作之余，我有浓厚的写作兴趣。先后在广州日报、佛山晚报、高明报等报刊杂志发表作品28篇。第五、有一定的调研能力。调查研究能力是每一个管理人员一项不可缺少的能力要求。我注重在调研中发现素材，提炼素材，运用素材。如在信用社工作期间，我先后参与了由佛山银监、人行高明支行组织的农村金融需求问题、私民营企业融资问题以及宏观调控政策对金融运行影响等专题，提出了可行性的意见和建议,受到了上级部门的好评。,现在，公司正在朝着更高的目标迈进，我坚信它会有更加灿烂的明天，这一切必将激发我对集团公司的热爱和不断学习的热情，同时也赋予了我对公司发展贡献自己力量的责任。在这里，我想表达一个愿望，那就是：给我一
15、个舞台，让我来为集团的发展尽一份责任；给我一个机会，让我还集团一个满意。如果今天我能够应聘成功，我将以此作为新的起点，紧密围绕如下“五个到位”来开展工作，以不断提高办公室的执行力：,喷泉的高度不会超过它的源头；一个人的成就不会超过他的信念 。,一是服务要到位。“服务”不能单一地理解为“为领导写一份报告、组织一次会议、搞一次调研”那样简单，而是要全面分析领导意图，贯彻领导思路,制定科学、合理的工作计划，更好地为领导服务。 二是协调要到位。总裁办各项工作千头万绪，错综复杂，是企业关注的焦点。要摆正位置，当好助手，尊重领导权威，全面促进部与部之间的沟通与合作。三是参谋要到位。古人云：谋先事则昌，事先
16、谋则亡。具体而言，在制定工作计划、经营目标、会议安排、统筹协调等工作中，我认为，关键的是吃透领导意图，了解企业实际情况，提前做好资料的收集、疏理和加工。, 四是把关要到位。从部门的主要职能上看，首先要严格把好文件、文稿的行文关、政策关、文字关，提高公文质量；其次要把好事务关。对领导交办、督办的事情要及时处理和反馈。五是管理要到位。我国古代三国名相诸葛亮曾经说过，一个优秀的将领应该是“上知天文，中察人事，下知地理。”同样的道理，作为一名管理者,要统筹兼顾,掌握重点, 加强队伍建设，提高员工的整体作战能力。,最后，我想用一句我最喜欢的话来结束今天的应聘发言，那就是“堂堂正正做人，勤勤恳恳做事”！,谢谢大家!,
