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1、办公软件使用技巧交流与分享 2010年5月,分享目的,通过这个平台，把我平时工作中常用的office技巧及部分数据分析工具使用与大家做个分享，希望对大家以后工作有所帮助。,第一部分,摘 要,1、同一word文档，多种页码、纸张方向实现技巧 2、word与邮件集成技巧 3、取消自动替代后续文字 4、批阅模式下修改文件 5、如何用A4纸打印小手册 6、如何使用冻结、拆分、组合窗口 7、excel高级筛选如何使用 8、excel单元格密码保护，文档密码保护 9、 excel单元格如何换行，处理筛选复制结果（alt+；） 10、设置单元格内容仅供选择（设置单元格有效性）,目 录,word,excel,
2、办公软件10项小技巧,1、页面布局插入分隔符下一页 2、点击页面出取消链接到前一页 3、随意设置分隔符之后页面方式，与之前的不方式任何干扰,1、同一word文档，多种页码、纸张方向实现技巧,案例文件word,需要做本手册，要求封面、目录编码与正文不同？,1、点击邮件开始邮件合并使用邮件合并向导 2、选择电子邮件浏览EXCEL表 3、插入合同域预览结果 4、合并、发送邮件,2、word与邮件集成技巧,案例文件word excel,部门员工绩效考核成绩出来了，需要邮件一一通知他们？,按insert建,3、取消自动替代后续文字,案例文件word,word输入文字为何后面的文字会消失？,4、批阅模式下
3、修改文件,案例文件word,1、点击审阅 2、选择修订 3、修改文件,如何让修改文件自动生成修改记录？,5、如何用A4纸打印小手册,案例文件word,1、打印缩放每版两页,如何用A4纸打印小手册？,6、如何使用冻结、拆分、组合窗口,案例文件excel,1、点击视图 2、选择拆分，移动拆分框 3、点击冻结窗口 1、点击数据 2、选择所需组合的行 3、点击组合,excel数据量大，如何才能更快捷的查阅各项数据？,7、excel高级筛选如何使用,案例文件excel,1、点击数据 2、选择高级筛选 3、输入查找范围、条件、显示区域 （且条件同行，或条件分行）,各科成绩出来了，我要筛选有90分以上的人员
4、？,我的excel有保密信息，需要设置密码？我的excel部分单元格不允许修改？,8、excel单元格密码保护，文档密码保护,案例文件excel,1、选择另存为其他格式 2、点击工具，选择常规选项 3、设置密码，保存 如何取消密码保护？ 1、选择允许修改的单元格，点击单元格属性 2、点击保护，设置不锁定，保存 3、点击审阅，设置工作表保护,数据保密,我的excel单元格内如何换行？,9、 excel单元格如何换行,案例文件excel,方法一：在记事本文件里编辑好，然后复制至单元格 方法二：按住ALT+ENTER建强制换行,10、设置单元格内容仅供选择,案例文件excel,1、点击数据，选择数据
5、有效性 2、设置序列，输入出错警告 3、保存,我有份离职情况表需要下发给部门人员，要求只能选择离职类别？,第二部分,摘 要,1、数据引用函数：vlookup 2、条件判断函数：IF，sumif 3、字符串提取函数：MID,left,right 4、提取年月日函数：year,month,day 5、绝对引用：$ 6、求最值函数：min，max 7、计算指点条件单元格数函数：countif 8、 将数值向下取整为最接近的整数： INT 9、字符串连接：concatenate 10、提取系统时间函数：now，today,目 录,案例 excel,EXCEL常用10项函数,第三部分,摘 要,目 录,一
6、、灵活统计想要数据透视表的使用,二、制作领导想要的图表图表制作,EXCEL数据分析及图表制作,一、灵活统计想要数据透视表的使用,创建数据透视表的步骤,1.规范您的数据列表（数据库） 2.明确您的问题/要求 3.使用数据透视表向导 4.调整透视表结构,一、灵活统计想要数据透视表的使用,规范数据表,1.首行由标签组成, 每一个标签描述的是下面整列的内容. 该标签也称为字段 2.每一个字段都是唯一的 3.不包含空白行或列,一、灵活统计想要数据透视表的使用,明确您的问题/要求,统计各公司性别分布情况？ 统计各公司各部门的性别分布情况？ 统计各公司在职人员的的性别分布情况？,一、灵活统计想要数据透视表的
7、使用,操作要点,1.增加字段（拖放） 2.在行字段, 列字段, 页字段之间转换(拖, 放) 3.显示明细数据（双击） 4.排序 5.添加、删除汇总 6.增加计算字段,一、灵活统计想要数据透视表的使用,案例实现,统计各公司性别分布情况？ 统计各公司各部门的性别分布情况？ 统计各公司在职人员的的性别分布情况？,二、制作领导想要的图表图表制作,图表制作要点：,1. 创建图表标准四步曲 2.识别、修改及美化图表的八要素 3.如何在图表中使用次坐标轴 4.如何在图表中插入对象 5.如何创建动态图表,二、制作领导想要的图表图表制作,1. 创建图表标准四步曲,一、灵活统计想要数据透视表的使用,二、制作领导想
8、要的图表图表制作,2.识别、修改及美化图表的八要素：,图表标题:命名, 设置图案, 字体和对齐方式 坐标轴:显示或隐藏, 设置图案, 刻度, 字体, 数字格式和对齐方式 网格线:显示或隐藏, 设置图案, 刻度 图例:显示或隐藏, 设置图案, 字体和位置 数据标志:显示或隐藏, 设置图案, 字体, 数字格式和对齐方式 数据表:显示或隐藏, 设置图案, 字体 背景区域:设置图案 数据系列:设置图案, 次序, 重叠比例, 分类间距和系列线,二、制作领导想要的图表图表制作,3.如何在图表中使用次坐标轴：,次坐标,二、制作领导想要的图表图表制作,4.如何在图表中插入对象：,二、制作领导想要的图表图表制作,5.如何创建动态图表：,第四部分,摘 要,目 录,Office outlook 三技巧,1.Outlook邮箱账户设置 2.如何使邮件自动分类（邮件规则设置） 3.如何使家里的电脑跟公司电脑都能收到同一封邮件（服务器保存副本设置）,THANK YOU!,知识的传承在于分享 非常愿意与一起大家分享,
