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1、如何编写工程会议纪要,主讲:陈驰,目 录,一、工程会议纪要的性质 二、会议纪要标题的确定 三、如何编写会议纪要的正文内容 四、会议纪要正文编写常见问题 五、写好会议纪要的注意事项,一、工程会议纪要的性质,工程会议纪要按会议性质分,属于工作会议纪要。 工作会议纪要分综合性、专题性工作会议纪要 。,(一)综合性工作会议纪要,常见的形式有: 1、第一次工地会议纪要 2、工程监理例会纪要 工程监理例会纪要3、工程协调会纪要 全厂供电项目施工协调会纪要 聚乙烯装置反应器吊装协调会纪要,(二)专题性会议纪要,常见的形式有: 1、审查会纪要 新建第四循环水场土建工程图纸审查会纪要 全厂工艺及供热外管改造工程
2、工艺管道安装工程施工方案审查会纪要 2、专题会纪要 北山岭原油商业储备基地施工安全专题会纪要 XX工程西斯尔岩棉制品问题专题会纪要,二、会议纪要标题的确定,(一)标题的结构形式 1、会议单位名称会议性质会议纪要 如:XX项目监理部工程监理例会纪要 2、会议性质会议纪要 如:办公例会纪要质量管理体系管理评审会纪要,3、项目名称会议性质会议纪要如:CFB锅炉工程监理例会纪要高密度聚乙烯装置工艺配管图纸审查会纪要 丁二烯抽提装置桩基施工方案审查会纪要,二、会议纪要标题的确定,(二)纪要标题为何难以确定 1、会议主持人对会议的议题明确不够。 2、会议讨论的内容较多,纪要编制人员对会议的主题掌握不准。
3、3、会议记录人员会前准备不够充分,不了解会议讨论的议题和项目的基本情况。 4、记录人员的公文写作水平不够 ,难以通过提炼确定会议纪要标题。,实例一,某大型石化工程的一次全厂总图运输工程的协调会,会议既讨论了施工统筹,又提出了进度、质量保证措施,还对施工交叉等进行协调,内容涵盖面较广 。 当时的会议纪要标题是:全厂总图运输道路、围墙及厂外排洪沟工程施工进度统筹协调专题会议纪要。 该标题的存在问题:1、不够精简;2、会议性质重叠,既有协调又有专题,会议性质不明确。可以改为:全厂总图运输及厂外排洪沟改造工程施工协调会议纪要。,实例二,某大型石化工程,监理牵头召开的与全厂供电有关的施工协调会,会议内容
4、涉及全厂供电外线及照明改造,厂外供电工程以及与k电缆通道相关的各主项变电所受电等7个主项的施工进度统筹,还有材料供应,施工交叉协调,施工人力和电缆接头施工方案等方面的问题。,如何确定标题较合适? 标题一全厂供电外线及照明改造、厂外供电工程及五循等项目受送电施工协调会纪要 该标题把主要项目都列出来,内容比较明确,但过于累赘。,标题二全厂供电项目施工协调会纪要 该标题对会议协调的项目及内容进行了高度概括,比较精炼。选择标题二作为纪要标题。,实例三,某大型石化工程,厂外供电工程榭烯乙、泥烯乙线到110kV升压站其中一段既有架空又有走电缆沟的电缆线路的施工图审查会,如何确定纪要标题?,原纪要标题:茂名
5、100万吨年乙烯改扩建工程厂外供电工程榭烯乙、泥烯乙架空下地到110kV升压站电缆桥架部分图纸审查及设计交底会议纪要。 原标题显得比较累赘,也让人不好理解。,对原有标题可以这样修改: 1、如果纪要统一采用印有茂名100万吨/年乙烯改扩建工程名称题头的文件用纸,可以去掉“茂名100万吨/年乙烯改扩建工程”这些字眼。这些会议纪要都是乙烯改扩建工程的纪要,都要装订成册进档案,不必担心以后搞不清是什么工程的纪要,所以不必每次纪要都加上 “茂名100万吨年乙烯改扩建工程”的标题。 2、把标题浓缩为厂外供电工程榭烯乙、泥烯乙线至110kV升压站电缆通道设计交底及图纸审查会议纪要。被审查的图纸内容可以在正文
6、的总述部分中交待清楚。,实例四,某炼油改扩建工程东循环水场技术改造项目冷却塔、塔下池图纸审查会纪要的标题,应如何确定? 原纪要是以茂名石化催化重整东循环水场技术改造冷却塔、塔下池部分图纸会审会议纪要 为题,有何不妥?,存在问题:项目名称不准确,“催化重整东循环水场”这样的标题结构让人不好理解。是催化重整至东循环水场,还是其它什么意思,从字面上无法理解,可能只有作者本人知道。其实,东循环水场是催化重整装置的配套公用工程,但它是一个独主项工程,因此,在项目过程资料中,它是独立出现的。,原标题可以修改为:茂名石化东循环水场技术改造工程冷却塔、塔下池部分图纸审查会纪要 。,实例五,炼油催化重整装置主要
7、构筑物土建施工图的会审纪要,原标题是100104t/a催化重整装置工程项目构架-704、四合一炉、变配电间、1#管架基础工程图纸会审会议纪要。,该标题存在问题:1、 对图纸审查的内容“构架-704、四合一炉、变配电间、1#管架基础工程”加书名号不妥,构架-704、四合一炉、变配电间、1#管架基础工程是项目的组成内容,不是文件或书名。 2、“工程”与“项目”同时出现不妥,另外,最后还有基础工程,显得重复。 3、数字标注有误, “100104t/a”应该是“100104t/a”。,原标题可以修改为:100104t/a催化重整装置构架-704及四合一炉等建构筑物基础工程图纸审查会纪要。,(三)确定纪
8、要标题的要点,1、对会议的精神要深刻领会,反复推敲领导和会议主持人的讲话含义。 2、要做好充分的会前准备,了解会议议题,工程类的会议还应充分了解工程的情况及开会的原因、背景。 3、紧紧围绕会议议题,高度概括会议议题,甚至会前就应该构思纪要的标题。 4、确定标题的形式,做到用词精炼。 5、标题确定了,才开始构思正文的内容。,三、如何编制会议纪要的正文内容,(一)正文的构成 1、总述部分 2、分述部分 3、结束语 (二)正文各部分的编制要点 1、总述部分:包括会议召开的时间、地点、会议名称、主持人、参加人、列席人、会议议题等。 2、分述部分:会议议定事项 3、结束语:重要的工作会议可写上对会议的评
9、价,对工作提出希望、号召、要求等。一般会议纪要不要求写结束语。,(二)会议纪要的综述式写法1、把会议讨论的主要问题,与会成员的统一认识和看法,议定的事项进行综合归纳整理,用概述的方法加以整体阐述和说明。2、适用情况:一般用于办公会,问题较集中,篇幅也相对较小。,3、正文综述式写法实例 实例一:以公司办公会纪要为例总述部分 XXX年X月XX日上午,陈驰总经理在公司第一会议室主持召开了公司办公例会。李文董事长、许世平、符史桐、黎铧副总经理、覃桂初总工程师各部门的负责人参加了会议。会议检查了上周各项工作的完成情况,协调解决了当前存在的问题,布置了下周的主要工作。现将会议纪要如下:,分述部分 一、会议
10、强调事项 (一)会议提出,公司将在时机成熟时举办标准化管理论坛。 (二)关于对2008年进行工作总结及规划2009年公司奋斗目标的问题。 。 (三)会议要求,在春节期间,部门领导和总监要坚守岗位。 二、关于近期的工作安排 三、关于改扩建工程监理工作,(二)会议纪要分类式写法 1、按内容性质进行分类。每一类有一个小中心,以数字或小标题标明。目前,我们常用的就是这种形式。,2、正文分类式写法实例 实例一:某工程四循B系统单机试运条件协调会纪要总述部分 2005年8月26日上午,XXX在项目经理部十楼会议室主持召开了四循B系统单机试运条件协调会。项目经理部XXX总经理、项目经理部有关部门及有关设计、
11、施工单位的人员参加了会议(人员名单附后)。现将会议内容纪要如下:,分述部分 一、目前四循B系统、区域变电所及CFB炉至区变电缆通道施工情况 1、四循B系统:。 2、区域变电所:。 3、CFB炉至区变电缆通道: 。,二、主要控制点要求 1、8月29日前,茂建要完成CFB炉7#、8#线与一级地管的碰头施工。 2、工程公司从9月5日起至9月25日止,完成 B系统电缆桥架,槽盒安装及电缆敷设等施工任务。 3、区域变电所9月5日开始进行盘柜安装,9月25日前完成土建收尾。,三、存在问题及要求 (一)设计问题 (二)供应问题 (三)关于区域变电所报警系统的施工委托,结束语 四、会议强调,四循B系统向CFB
12、炉供循环水是CFB炉“9.28”点火的前提条件之一,项目经理部各部门及监理要为实现这一目标千方百计创造条件,施工单位要采取措施加班加点拼抢 。,(三)发言记录式 将每个发言人的主要意见归纳整理出来,(用于学术研讨会),工程监理会议纪要一般不用,四、会议纪要正文编制常见问题,(一)内容归纳分类不恰当 、有的纪要分别按参加会议的单位提出的意见来罗列 。以某监理例会纪要为例:,一、施工方面要求 1、个别进场材料与设计不相符,要求物资供应部门提供的材料要与设计相符。如不相符,要求相应的材料代用变更单。 2、罐体无损探伤多次要求尽快检验,目前仍没有明确日程和安排。要求施工单位同第三方检测单位联系做出探伤
13、的日程安排。 3、苯介质管材设计要求要做超声波检验,请委托方抓紧联系。 4、要求施工单位抓紧材料报验工作,尽快上报监理审批。 5、由于天气酷热,影响罐 内焊工施工进度和人身安全,施工方计划晚上加班作业,请安全部门给予支持和批准。,二、安环部要求 1、晚上加班在罐 区区域动火危险大,在没有批特级火票前,建议施工方采取降温措施,多安排焊工。 2、安全工作要加强。杜绝各种违章施工操作。,三、XX车间要求 1、安全措施要加强,要在防火隔离墙上部加盖凡布。 2、施工单位在旧系统施工,请提前与车间联系。,四、XX公司(总承包单位)现场代表要求 1、4#高压消防管线碰头报告已报动力厂生产部,请监理协调。 2
14、、罐体探伤检验人员已到,相关部门正在办理入厂手续。,最后监理公司XXX总监理工程师强调指出 :。,2、上述纪要存在的问题: (1)内容按参加会议单位提出的意见来列举,没有形成一致性意见。会议纪要的内容是会上形成一致意见的结果,虽然由某一方提出,但有一定的代表性,如果与会人员没有反对意见,应形成共识并以会议决定的形式出现。2、同类问题在纪要不同地方反复提到,没有进行归纳整理,纪要近乎记录。,3、如何修改(1) 应按会议议题分类整理,列出标题。可以这样分类:一、关于施工质量问题 二、关于施工安全问题 三、关于材料供应问题 四、关于施工存在问题的协调,(2)大标题下可以设小标题一、关于施工质量问题
15、1、关于材料报验:要求施工单位抓紧材料报验工作,尽快上报监理审批。 2、关于无损检测:设计要求苯介质管材要进行超声波检验,请委托方抓紧落实。,二、关于施工安全问题 1、关于罐区作业问题 (1)在XX罐 区晚上加班动火危险大,在没有批特级火票前,建议施工方采取降温措施。 (2)要在防火隔离墙上部加盖帆布。,(二)总述内容表达不够简练,意思重复。以某监理例会纪要为例:,会议决定7月20日为XX装置停汽时间。会上针对XX车间7月20日装置停汽前期工作,施工单位在装置停汽前工程进度计划和项目完工情况落实,以及在装置停汽期间中要完成的工程项目进行了讨论,明确了项目目标和任务,并对7月20日装置停汽前期间
16、的工作提出了安排和要求。,存在问题: 1、上述内容 “XX车间7月20日装置停汽前期工作,施工单位在装置停汽前工程进度计划”与“7月20日装置停汽前期间的工作提出了安排和要求”的意思是重复的。 2、“ 7月20日”前后出现了三次,重复次数太多。 3、存在病句。,其实,原文想表达的意思是:1、对目前的施工进度进行了检查,对停汽前未完项目的施工时间作了安排;2、明确了停汽期间施工和生产单位的任务,并对停汽期间的其它工作提出了要求。因此可以对原文这样修改:,会议明确了7月20日为XX装置开始停汽时间。会议对目前的施工进度进行了检查,对停汽前及停汽期间的各项工作作了具体安排。现将会议内容纪要如下:,(三)总述内容中参加单位一一列举,占去较大篇幅。以某监理例会纪要为例:乙烯改扩建项目经理部的施工管理部、质量安全部、生产准备部、项目X部,化工事业部的安全环保部、机动部、丁烯车间、橡胶车间,茂名石化监理公司监理X部、茂名石化工程公司、中石化四公司等单位有关人员(详细名单附后)参加了会议。,