有 效 管 理 时 间 5 部 曲

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1、有有 效效 管管 理理 时时 间间 5 5 部部 曲曲 (1) 写 下 每 日 、 每 周 需 完 成 的 工 作 事 项 ， 看 看 能 力 范 围 内 哪 些 工 作 是 可 行 的 ；(2) 将 工 作 以 重 要 性 次 序 排 列 及 处 理 ， 成 果 先 行 ， 先 做 最 具 成 本 效 益 的 工 作 ；(3) 每 日 更 新 工 作 项 目 ， 定 期 检 讨 工 作 效 率 及 目 标 ， 使 计 划 能 按 部 就 班 地 完 成 ；(4) 要 做 的 便 马 上 去 做 ， 勿 为 自 己 找 寻 藉 口 以 延 迟 进 度 ；(5) 量 力 而 为 ， 估 计 自

2、己 究 竟 要 用 多 久 时 间 才 能 完 成 一 份 工 作 ， 以 及 是 否 需 要 其 他 人 的 帮 忙 。中中 小小 型型 企企 业业 总总 会会 有有 这这 一一 类类 人人 ： 他他 们们 永永 远远 准准 时时 ， 从从 不不 会会 忘忘 记记 要要 办办 的的 事事 ； 能能 够够 按按 事事 先先 计计 划划 的的 步步 骤骤 ， 如如 期期 、 甚甚 至至 提提 早早 完完 成成 工工 作作 ； 事事 事事 办办 妥妥 ， 轻轻 松松 无无 比比 ； 他他 们们 拥拥 有有 异异 于于 常常 人人 的的 超超 能能 力力 ？ 非非 也也 ， 原原 来来 懂懂 得得

3、时时 间间 管管 理理 的的 窍窍 门门 ， 可可 使使 人人 做做 起起 事事 来来 特特 别别 得得 心心 应应 手手 ， 更更 能能 令令 你你 成成 为为 上上 司司 眼眼 中中 的的 出出 色色 员员 工工 。面 对 排 山 倒 海 的 工 作 量 毋 须 眉 头 深 锁 ， 即 使 呆 坐 一 旁 干 着 急 亦 无 补 于 事 ， 所 谓 成 果 先 行 ， 想 办 法 在 指 定 的 时 间 完 成 工 作 才 是 当 务 之 急 ， 绝 不 能 抱 今 日 的 工 作 做 不 完 便 留 待 明 天 做 的 躲 懒 心 态 ， 要 知 道 明 日 可 能 会 有 更 多 、

4、更 忙 的 工 作 要 处 理 。将将 概概 念念 化化 于于 纸纸 上上 首 先 ， 每 日 回 到 办 公 室 ， 未 开 始 手 头 上 的 工 作 之 前 ， 可 把 一 日 内 要 处 理 的 工 作 项 目 分 门 别 类 ， 清 晰 地 写 下 来 ； 其 次 ， 按 工 作 的 重 要 性 排 列 要 完 成 及 处 理 的 次 序 ， 以 成 果 先 行 ， 哪 项 工 作 效 益 最 大 ， 便 先 行 处 理 ， 没 空 理 会 的 工 作 不 是 丢 下 不 理 ， 而 是 稍 后 再 理 ， 这 不 仅 是 时 间 管 理 ， 而 是 投 资 时 间 以 求 最 大

5、的 回 报 。从 事 廿 多 年 管 理 顾 问 工 作 的 美 国 着 名 管 理 学 家 David Allen 指 出 ， 把 所 有 资 料 硬 塞 进 脑 里 是 最 不 智 的 做 法 ， 聪 明 的 做 法 是 ， 利 用 纸 和 笔 ， 记 录 每 日 的 工 作 日 志 ， 亦 可 以 用 录 音 机 ， 把 所 有 计 划 概 念 化 ， 整 理 好 后 放 在 你 私 人 办 公 桌 、 每 日 必 会 翻 看 的 资 料 夹 中 ， 作 为 执 行 工 作 的 指 标 。David Allen 认 为 ， 时 间 管 理 的 要 诀 是 ， 选 择 策 略 性 目 标

6、， 只 做 能 有 助 向 目 标 迈 进 的 事 项 ， 例 如 ， 面 对 连 串 工 作 而 无 从 入 手 时 ， 你 需 作 出 决 定 ， 是 先 打 电 话 搜 集 资 料 ， 还 是 先 剪 报 为 佳 ？ 关 键 是 你 必 须 清 晰 界 定 ， 希 望 获 得 甚 么 成 果 ， 以 及 何 时 需 完 成 工 作 ？ 下 一 步 ， 便 该 想 想 该 怎 做 才 可 达 成 目 标 。 切 记 ， 你 不 可 订 出 超 乎 计 划 以 外 的 计 划 ， 例 如 ， 要 做 A 计 划 ， A 计 划 做 不 成 便 做 B 计 划 ， 每 次 最 好 只 定 一

7、个 目 标 ， 依 目 标 行 事 ， 不 要 分 心 ， 待 完 成 上 一 个 项 目 后 ， 再 执 行 下 个 项 目 。 选选 择择 策策 略略 性性 目目 标标 当 然 ， 个 人 精 神 状 态 亦 很 重 要 ， 只 有 在 最 佳 的 体 质 及 健 康 状 况 下 ， 才 能 按 进 度 工 作 ， 且 能 够 胜 任 具 创 意 的 工 作 。 至 于 一 些 次 要 的 工 作 ， 可 选 择 下 放 ， 请 求 公 司 部 门 内 的 其 他 同 事 的 帮 忙 ， 或 向 上 司 呈 报 有 部 分 工 作 要 稍 迟 处 理 的 原 委 ， 留 待 日 后 再 处

8、 理 。 同 时 ， 最 好 能 更 新 每 日 的 工 作 时 间 表 ； 只 选 择 最 迫 切 的 工 作 去 做 ， 即 等 于 你 懂 得 时 间 管 理 的 重 要 性 。 在 工 作 进 行 时 ， 还 需 不 时 反 省 及 检 讨 工 作 进 度 ， 包 括 检 讨 先 前 已 做 好 的 规 划 及 策 略 性 选 择 。 你 切 需 掌 握 每 日 执 行 工 作 的 节 奏 ； 每 周 定 时 检 讨 工 作 进 度 。 碰 上 大 型 的 工 作 计 划 ， 最 好 能 仔 细 计 划 要 执 行 的 下 一 个 步 骤 。 同 时 ， 检 讨 进 度 可 助 解 决

9、 一 时 的 突 发 事 故 。 例 如 ， 工 序 受 阻 时 ， 可 即 时 找 合 作 的 同 事 或 上 司 ， 商 量 解 决 问 题 的 方 法 ， 以 避 免 问 题 进 一 步 恶 化 ， 导 致 难 以 收 拾 的 局 面 。 预预 早早 订订 下下 完完 成成 时时 间间 所 有 在 一 日 内 已 列 出 清 单 ， 必 须 要 完 成 的 工 作 最 好 能 如 期 完 成 。 有 时 ， 难 免 会 出 现 拖 延 的 藉 口 。 要 杜 绝 这 个 弊 病 最 有 效 的 方 法 是 ， 为 每 项 独 立 的 工 作 预 早 定 下 完 成 时 间 ， 下 决 心

10、 如 期 进 行 及 完 成 。另 一 方 面 ， 要 懂 得 节 省 及 充 分 利 用 时 间 ， 例 如 ， 办 公 室 白 领 一 族 ， 常 有 下 午 茶 的 习 惯 ， 虽 然 在 工 作 后 来 个 小 休 可 助 松 驰 神 经 及 充 电 ， 但 又 吃 又 喝 难 免 用 去 廿 多 分 钟 ， 这 时 ， 不 妨 只 喝 杯 茶 ， 离 开 座 位 伸 伸 手 脚 ， 之 后 即 可 再 战 江 湖 。 其 实 只 要 节 省 一 丁 点 时 间 ， 你 便 可 比 别 人 累 积 额 外 的 工 作 时 间 。绝 对 不 要 浪 费 时 间 去 处 理 你 能 力 内

11、 办 不 到 的 事 情 。 选 择 你 能 力 范 围 内 可 胜 任 的 工 作 ， 然 后 全 力 以 赴 ， 成 本 效 益 相 对 亦 会 提 高 。 但 问 题 是 办 不 到 而 又 被 上 司 委 任 的 工 作 该 怎 么 办 ？ 其 实 ， 你 可 主 动 出 击 ， 不 要 被 动 地 等 死 ， 例 如 ， 向 公 司 资 历 较 深 的 同 事 请 教 ， 甚 至 主 动 请 他 们 帮 忙 ， 一 起 完 成 工 作 ， 不 单 止 令 工 作 于 指 定 时 间 内 完 成 ， 更 有 助 与 协 助 你 的 同 事 建 立 良 好 的 合 作 关 系 。注注 重

12、重 操操 作作 不不 求求 质质 另 一 方 面 ， 拥 有 丰 富 人 力 资 源 管 理 经 验 的 香 港 人 力 资 源 管 理 学 会 外 务 总 监 吴 克 俭 认 为 ， 港 人 对 于 西 方 引 入 的 时 间 管 理 概 念 较 为 模 糊 ， 常 犯 上 通 病 ， 令 工 作 不 单 止 未 能 有 效 完 成 ， 更 处 理 得 一 团 糟 。 港 人 一 般 爱 在 同 一 时 间 内 做 很 多 件 事 ， 就 像 同 时 看 几 本 书 ， 每 次 都 要 不 停 花 时 间 反 覆 再 看 ， 每 本 都 看 不 出 结 果 ， 如 此 不 能 集 中 精 神

13、 ， 到 头 来 便 一 事 无 成 。 吴 克 俭 说 。 他 认 为 ， 港 人 的 工 作 文 化 ， 是 面 对 上 司 的 指 令 甚 么 也 said yes 、 不 懂 亦 不 敢 said no ， 当 面 前 摆 着 一 堆 个 人 能 力 办 不 到 的 工 作 ， 想 如 期 完 成 根 本 是 天 方 夜 谭 。吴 克 俭 指 出 ， 港 人 工 作 起 来 较 注 重 操 作 ， 或 不 讲 求 工 作 素 质 ， 大 多 数 人 只 知 做 、 做 、 做 ， 而 不 懂 该 全 心 全 意 地 去 做 。 常 不 懂 在 工 作 途 中 抽 离 ， 反 省 及 检

14、 讨 自 己 的 进 度 ， 导 致 当 中 一 有 变 数 时 ， 便 出 现 无 法 自 处 、 不 懂 解 决 的 困 局 。吴 克 俭 建 议 企 业 及 办 公 室 引 入 时 间 管 理 的 概 念 ， 以 提 高 个 人 及 企 业 效 益 。 时 间 管 理 最 重 要 是 有 清 晰 的 工 作 计 划 及 目 标 ， 懂 订 定 先 后 次 序 ， 如 果 掌 握 不 到 重 点 ， 便 如 同 本 末 倒 置 。 吴 克 俭 说 ， 每 间 企 业 不 同 职 级 的 人 ， 面 对 时 间 管 理 时 都 有 不 同 的 问 题 。 例 如 ， 低 层 职 员 未 能

15、如 期 做 妥 工 作 ， 可 说 是 非 他 之 过 ， 而 是 他 的 上 司 没 尽 其 管 理 的 责 任 ， 当 然 ， 个 人 看 法 及 态 度 亦 是 关 键 。 自 己 看 工 具 书 ， 或 尝 试 用 记 事 簿 协 助 、 督 促 自 己 如 期 完 成 工 作 亦 是 很 好 的 做 法 。 而 定 期 检 讨 进 度 ， 亦 可 训 练 个 人 策 划 能 力 ， 习 惯 有 系 统 及 有 规 律 地 处 理 工 作 ， 可 避 免 浪 费 时 间 。 时时 间间 应应 用用 而而 非非 花花 吴 氏 又 说 ， 一 些 初 出 茅 庐 的 毕 业 生 ， 面 对 从 读 书 转 到 工 作 的 环 境 ， 多 数 不 懂 如 何 有 效 地 管 理 时 间 ， 以 达 到 最 大 的 工 作 效 益 ， 他 建 议 学 校 或 企 业 可 在 他 们 步 出 校 门 前 或 上 班 前 ， 接 受 有 关 的 培 训 。总 括 专 家 意 见 ， 时 间 管 理 的 精 粹 是 ， 订 定 工