用友管理软件的总账系统

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1、1,用友管理软件的 总账系统,2,6.1 总账系统概述6.2 总账系统初始化6.3 日常业务处理6.4 出纳管理6.5 期末处理,3,6.1.1.总账系统的任务,总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。,4,6.1.2.数据处理流程,手工方式下的数据处理流程,计算机方式下的数据处理流程,两种方式业务处理的对比,5,6.1.3总账系统与其他系统之间的传递关系,6,6.1.4 基本功能结构,7,6.2 总账系统初始化,系统初始化：是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等

2、一系列准备工作，是使用财务软件的基础。总账初始设置的内容：设置基础参数、会计科目、外币及汇率、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、录入期初余额及设置操作员明细权限。,8,使用总账系统之前，需要先启动与注册系统。 第一次进入总账系统时，首先定义建账向导，可以利用建账向导完成初步账套参数设置。进入总账系统窗口，可以通过“设置”菜单中的“选项”，设置与实际不符的各种参数。,6.2.1 启动总账系统,9,1.启动总账系统,方法：执行“开始”/“程序”/“用友财务及企管软件U8”/“财务系统”/“总账”命令（或直接单击桌面上的“用友财务及企管软件U8”中“财务系统”，再单击“总账”选项），打开“注册

3、总账”对话框 ，输入或选择相关的账套、会计年度、操作日期、用户名及其密码，单击“确定”按钮即可。,10,启动与注册,1,2,3,11,2.设置建账向导,第一次进入总账系统时，首先定义建账向导，可以利建 账向导完成初步账套参数设置。,在“建账向导”对话框中，一定要认真设置“往来控制方式”，否则一旦设定好年中不能再随意修改。,12,3.设置总账系统选项,系统启用后，如果默认账套参数与实际需要不符，用户应根据实际情况，在建立账套之前应通过设置“总账系统选项”正确选择适合本单位的各种参数，以达到会计核算和财务管理的目的。在“总账系统”窗口中，单击“设置”菜单中的“选项”，打开选项对话框，其中包含“凭证

4、”、“账簿”、“会计日历”、“其他”四张选项卡。,13,设置总账控制参数,1,2,3,4,5,14,账簿选项示意图,15,“凭证”选项卡制单控制 凭证控制 凭证编号方式外币核算预算控制客户及供应商往来款项,选择“凭证审核控制到操作员”后，还应通过“明细权限”去设置相应制单科目权限。,16,包括“打印位数宽度”、“明细账（日记账、多栏账）打印方式”、“凭证、账簿套打”、“明细账查询权限控制到科目”、“正式账每页打印行数”区域。,选中“明细账查询权限控制到科目”后，还应通过“明细权限”去设置相应的明细科目查询权限。,“账簿”选项卡,注意,17,系统自动将会计期间、开始日期和结束日期列表。此处只需用

5、户选择“启用日期”。,总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。录入汇率后不能修改总账启用日期。已录入期初余额，不能修改总账启用日期。已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统 中已制单的月份不能修改启用日期。新年度进入系统，不能修改总账的启用日期。,“会计日历”选项卡,注意,18,包括“数量、单价小数位及本位币精度”、“部门、个人、项目排序方式”区域。,账套名称、行业性质等账套信息只在这里显示，若要修改，可以到“系统管理”窗口中修改。,“其他”选项卡,注意,19,6.2.2 设置会计科目,各单位必须根据国家会计制度的规定使用总账科目，可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源的

6、基础上，自行设定明细科目。,注意,20,1.增加会计科目,21,增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。非末级会计科目不能再修改科目编码。,注意,22,设置基础数据（建立会计科目增加明细科目）,1,2,3,4,5,23,2.修改会计科目,如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。,24,已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。 已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。 被封存的科目在制单时不可以使用。 只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇

7、总到该科目本身或其上级科目。 只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。,25,设置基础数据（建立会计科目修改会计科目）,1,2,3,4,26,3.删除会计科目,如果某些会计科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点，可以在未使用之前将其删除。,删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。 非末级科目不能删除。已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。,注意,27,设置基础数据（建立会计科目删除会计科目）,1,2,28,4.指定会计科目,指定会计科目是指定出纳的专管科目。系统中只有指定科目后，才能执行

8、出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。,现金科目要设为日记账。银行存款科目要设为银行账和日记账。,29,设置基础数据（建立会计科目指定会计科目）,1,2,3,4,5,6,7,30,5.设置会计科目辅助项目,一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算等。,注意,31,管理费用应设成部门核算。生产成本设成项目核算。应收账款设成客户往来核算。应付账款设成供应商往来核算。 辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以其上级和末级科目上同时设置

9、辅助账类。,32,6.2.3 设置外币及汇率,汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义，以便在制单或进行其他有关操作时调用。,33,使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应预先录入该月的记账汇率。否则将会出现汇率为零的错误。 使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应预先录入当天的记账汇率。 “外币*汇率=本位币”的折算方式是指直接汇率。 “外币/汇率=本位币”的折算方式是指间接汇率。 制单时使用固定汇率还是浮动汇率，需在总账系统选项“凭证”选项卡中设置。,34,设置基础数据（设置外币及汇率）,1,2,3,4,5,6,35,6.2.4 设置凭证类别,系统提供了常用的

10、凭证分类方式，用户可以从中选择，也可以根据实际情况自行定义。如果选择了“收款凭证 付款凭证 转账凭证”的分类方式，应根据凭证分类的特点进行相应限制条件的设置，以便提高凭证处理的准确性。,36,限制科目数量不限，科目间用逗号分隔。 填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统拒绝保存。 可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整明细账中凭证的排列顺序。,注意,37,设置基础数据（设置凭证类别）,1,2,3,4,5,6,38,6.2.5 设置结算方式,该功能用来建立和管理在经营活动中所涉及到的货币结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。,39,必须按照结算方式

11、编码级次的先后顺序录入。结算方式的录入内容必须唯一。票据管理的标志可以根据实际情况选择是否需要。结算方式的编码规则已经在建立账套时设定，如果要修改，可以在系统控制台中的基础设置中进行。,40,设置基础数据（设置凭证类别）,1,2,3,4,5,6,41,6.2.6 设置分类定义,设置分类定义主要包括定义客户分类和供应商分类两部分。,注意,客户及供应商分类编码必须唯一。客户及供应商分类的编码必须与所设定的编码原则级次结构相符。,42,6.2.7 设置编码档案,设置编码档案主要包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、项目档案五部分。,43,1. 部门档案,部门档案是设置会计科目中要进行部门核算

12、的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。,部门编码必须与所设定的编码原则级次结构相符。若在设置部门档案时还未设置职员档案，则应先设置职员档案后，再回到设置部门档案中，使用修改功能补充设置部门负责人。部门档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。,注意,44,基础设置（部门档案）,1,2,3,4,45,2. 职员档案,设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。,全部职员档案均录入后，必须增加新的空白行后才能保存。否则，最后一个职员档案将无法保存。 职员档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。 输入职员档案完毕后，需返回到“部门档案”中，通过“修改”功能补充设置负责人资料。,46,

13、基础设置（职员档案）,1,2,3,4,5,47,3. 客户档案,企业如果需要进行往来管理，那么必须进行将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。 客户档案卡片包括“基本”、“联系”、“信用”、“其他”四张选项卡。,48,客户档案必须在最末级客户分类下增加。客户分类编码必须唯一。客户分类编码必须与所设定的编码级次结构相符。客户编码、名称和简称必须输入，其余可以忽略。 “联系”选项卡内容可以为空。 销售管理系统或应收账款核算系统启用后，“信用”

14、选项卡中的应收余额由系统自动维护。输入各项内容后，必须单击“保存”按钮，否则表示放弃。,注意,49,基础设置（客户分类）,1,2,3,4,5,50,基础设置（客户档案）,1,2,3,4,5,6,7,8,51,4供应商档案,企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中需要处理的供应商户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。,52,供应商档案必须在最末级供应商分类下增加。若无供应商分类，则将供应商归入无供应商分类。关于设置供应商档案的详细内容请参照设置客户

15、档案的操作步骤或参见软件中提供的帮助信息。,注意,53,基础设置（供应商分类）,1,2,3,4,5,54,基础设置（供应商档案）,1,2,3,4,5,6,55,5项目档案,项目核算是账务系统辅助核算管理的一项重要功能。一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如，在建工程、对外投资、技术改造等等，为了满足企业的实际需要，在计算机账务系统中，借助于计算机处理数据的特点，设计了项目核算与管理功能，企业可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，在总账业务处理的同时进行项目核算与管理。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分级管理。,56,必须将需进行项目核算的科目设置

16、为项目账类后，才能定义项目和目录。如果使用存货核算系统，可以在此选择“使用存货目录定义项目”，即使用存货系统中已定义好的存货目录作为项目目录。项目大类的名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。如：在建工程按具体工程项目核算，其项目大类名称应为工程项目而不是在建工程。,注意,57,一个项目大类可以指定多个会计科目，一个会计科目只能指定一个项目大类。 不能隔级录入分类编码。 若某项目分类下已定义项目，则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项目，再删除该项目分类或定义下级分类。 不能删除非末级项目分类。 标识结算后的项目将不能再使用。,注意,58,设置基础数据（设置项目目录定义项目大类）,1,2,3,4,5,6,59,设置基础数据（设置项目目录指定核算科目）,1,2,3,60,1,2,3,4,设置基础数据（设置项目目录定义项目分类）,61,设置基础数据（设置项目目录定义项目目录）,1,2,3,4,5,62,6.2.8 录入期初余额,为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据衔接，账务系统第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统。这些基础数据主要是各明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额。其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。在输入期初数据时，如果某一科目设置了辅助核算类别，还应输入辅助核算类别的有关初始余额。,