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1、邮政业务档案管理的检查,省公司服务质量监督检查部 2008年3月,邮政业务档案和查验赔偿是反映邮政通信质量的一个重要窗口，是通信质量信息反馈的重要渠道，通过对邮政业务档案管理的检查，可及时发现和解决业务管理中存在的质量问题，对改进和提高邮政通信质量和服务质量十分重要。,内 容 概 要,一、业务档案质量监控岗履职的检查依据“邮政业务档案管理查验赔偿检查簿”，具体监控岗人员每月是否按规定的内容、频次、数量完成检查任务，检查簿有无签阅意见；并通过现场检查发现的问题，核实其检查簿填写内容是否真实，是否流于形式。,二、各类业务档案的收缴、保管、查询、调阅的检查1、现场查看。首先查看各类档案是否分类、按月
2、理订，装盒上架，并按年度、种类，依时间顺序摆放，有无乱堆乱放现象；查看现场有无消防器材，且在有效使用期内，是否采取防潮、防尘、防鼠咬、虫蛀措施，以确保档案安全管理。,2、抽调其收缴业务档案记录（每月业务档案收缴汇总表、各单位档案寄送清单），查看各生产单位的业务档案是否按时上缴，上缴档案是否完整、有无交接手续。其次，随机抽查某月某一个生产单位业务档案，验证档案收缴的真实性。,3、查看接待业务档案查询登记簿，检查邮局内部单位、部门因工作需要查阅、调阅档案时，是否有主管部门领导批准；公安、国家安全、检查机关、人民法院调阅邮政业务档案时，是否有县以上（含县级）公安、国家安全、检查机关、人民法院出具的书
3、面证明。查阅、调阅业务档案时是否,详细登记查阅、调阅单位、姓名、日期、内容和数量。查阅档案不得带出档案室，调阅档案应办理相关调阅和交接手续，被调阅的邮政业务档案相关局应留存副份备查。,三、进出口查验单处理时限的检查1、查看“进口查验登记簿”“处理情况栏”中查单退转日期、复验日期，对照“查验单收到日期”计算出查验单处理时限，检查查验单处理是否逾限（收寄局最大时限不超过3天、经转局不超过2天、投递局不超过4天）。为防止部分局查验单登记簿进口查验单退转、复验时间填写不实，弄虚作假，可查看查验单发出挂号本，抽查部分查验单实际发出时间。,如：06年下半年检查某局出口查单时限时，从登记簿上答复日期看，无逾
4、限现象。根据每天查验单处理完毕后要以挂号形式交营业部门发出的情况，检查人员再次查看其给据邮件封发清单，对照查单登记簿批注日期，发现2件进口查单虽然登记簿上批注查单6月12日查明发出，而当天封发清单上并无出口，直到6月15日该查单才出口，以此判明其查单逾限。还可通过电子化支局系统查询。,2、查看出口查验登记簿“查复日期和查出结果”，对照“查验单发出日期”查看，查单发出15天后是否及时催查，查单经催查仍未得到答复，全程时限已满的，收寄局是否按规定向寄件人办理赔偿，同时填发“归垫邮件赔偿款通知”通知责任局归垫。同样可用上述方法查看催查单实际发出时间与登记簿发出时间是否相符，是否催验。,3、依据“进口
5、查单登记簿”答复情况和 “邮件赔偿登记”记录，查看该局有无责任赔偿和垫赔邮件，再看“领取邮件赔偿款收据”留存联，检查相关赔偿手续是否齐全，赔偿金额是否正确，同时核实具体赔偿时间与登记赔偿时间是否一致，是否超出规定赔偿时限。,四、邮件查验赔偿工作落实情况。 一是检查积案清理是否彻底，有无未结案，久拖不赔的积案。二是赔偿款是否在企业成本列支，有无要求职工垫付现象。三是检查赔偿手续是否齐全、金额是否正确。,五、无着邮件管理情况。检查各生产环节是否及时寄送无着邮件，无着邮件是否集中档案部门 统一寄送，有无错将无法投递邮件、应退回邮件按无着邮件处理的情况。,六、保管期满业务档案的处理 查看销毁业务档案相
6、关记录，一看销毁业务档案申请是否有主管领导审批签字；二看销毁业务档案清单，检查是否详细登记了销毁档案的种类、时期，检查有无提前销毁现象；三看销毁记录中处理方法是否正确（一般应送造纸厂，由监销人员监督将档案,倒入纸浆池销毁），有无具体监销人员签证，严防档案流失，造成其他后果。七、质量信息反馈邮政业务档案是通信质量信息反馈的重要渠道，是划分问题责任段落的重要依据。因此，业务档案部门对每月档案收缴情况以及查验单处理中发现的质量问题应及时反馈业务检查,部门，督促各单位不断完善管理。所 以要对档案管理的信息反馈情况进行检查。检查方法：一要查看业务档案部门每月是否向管理部门提供有书面反馈材料，内容包括档案
7、收缴情况、进口查验单中反映出的较为普遍和突出的问题、责任赔偿原因分析等。二要查看,该局业务检查部门每月的视察通报中有无相关信息反馈内容。如：检查某局进口验单登记簿，发现 8月份共4件进口验单，其中3件来验 反映该局窗口收寄邮件夹寄有液体类物品和收寄新鲜水果问题。这说明，该局窗口收寄邮件验视制度执行不到位，档案部门应及时将此情况反馈给业务检查室，加强对窗口收寄邮件验视制度执行情况的检查。,又如：某局10月份10件进口查单查询邮件妥投情况，其中8件查询结果为收发室未及时将邮件投交用户，造成逾限。据此反馈后，该局业务检查部门对全市收发室进行了一次清查，及时处理了因错分、错投、收件人迁移、查无此人等原因而滞留在收发部门的信件。通过整改，提高了邮政分拣和投递质量。,邮政业务档案、查验赔偿和无着邮件管理考核,谢谢大家！河南省邮政公司服务质量监督检查部,
