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1、-让我们高效的沟通,电子邮件使用规范,人力资源部,如果你是初用邮箱新人。,回复？全部回复？,抄送？密送？,请问有哪位同事知道被称为中国“史上最牛女秘书”的是谁？,答：原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商，总部在美国。,职场故事：女秘书PK老板事件,职场故事：女秘书PK老板事件,职场故事：女秘书PK老板事件,职场故事：女秘书PK老板事件,本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封
2、邮件。 瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也无人会接受。,电子邮件,一种通过网络实现相互传送和接收信息的现代化通信方式。 电子邮件标注： =at 如：，代表zhangsan在qq网。,特点,作用,签呈,报告,联络,求助,通知,邮件主题,称呼与问候,正文,附件,结尾签名,正确使用发送、抄送与密送,回复技巧,使用技巧,邮件发送者,邮件接收者,邮件主旨,附件,称谓,正文,签名,邮件主题,？这些标题恰当吗,1、无主题 2、*关于您*年*月*日提出的*问题的回复
3、 3、王先生收 4、关于*和*等相关问题的回复 5、RE,？这些标题恰当吗, 1、一定不要空白标题，这是最失礼的 2、标题要简短，不宜冗长，不要才能显示完你的标题 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便 于日后整理 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 7、标题千万不要出现错别字,-简明、扼要、提纲挈领、与内容一致,某某,1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论
4、述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。,正文范本,简洁、美观、易懂,？这样处理 客户邮件恰当吗,1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，反复回复邮件,？这样处理邮件恰当吗,回复邮件是我们与别人 沟通交流的重要方式， 及时准确是要实现
5、的目标。,(1) 收到他人的重要电子邮件后， 应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重； (2) 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重 要的邮件； (3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对 于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理， 但一般不要超过24小时； (4) 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该 及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果 就会及时回复，等等”； 记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。 如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。,当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到 回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬 了，应该进行必要的阐
6、述，让对方一次性理解，避 免再反复交流，浪费资源。,3、回复不得少于10个字,对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、 “对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。,3、签名字体规格,2、进行针对性回复,如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。,4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼,5、要区分单个回复和全部回复,(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了； (2)如果你对发
7、件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情； (3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部”前，请三思而后行！,为避免无谓的回复，浪费资源，可在文 中指定部分收件人给出回复，或在文末添 上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考，无需回复”。,6. 主动控制邮件的来往,召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？,在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道情况的人员。 尽可能把抄送人降至最少。 抄送人一般是上级领导。 顺序 ： 按职位逐次顺延 同级以邮件内容对其重要性排序 其他部门的经理在前,抄送注意事项,你的邮箱是这个样子的吗？,初始状态,若干日月年后。,(1836),SO,对邮件进行分类文件夹管理 定期手动清理收件箱 对通讯录进行管理,只发有必要的邮件! 让邮件为你的工作带来价值!,
