金蝶协同办公系统——功能应用培训(系统管理员)培训

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1、协同产品事业部 王洪宇,协同产品功能培训课件 初始化及配置管理,总述,目录,表单设置,3,基础资料初始化,2,部署及设置,1,管理控制台,5,工作流设置,4,安装部署工作,安装环境检查,安装部署,客户端设置,系统备份,1.1安装部署,1.2客户端设置,1.3程序目录结构,程序主目录（Firstframe） 中间件（Tomcat，Apusic等） JDK1.5目录（Jdk） 系统服务文件目录（Bin） 数据库相关文件目录（DB） 数据文件目录（Data） 程序文件目录（Webapp或Easoa.war） 配置文件目录（Resources）,1.4数据库及常用表,1.5系统备份,跟客户强调系统备份

2、的重要性 让客户养成每天备份的习惯 系统备份分为数据库备份和Data备份两部分,问题,系统管理员忽视系统备份的重要性或根本不做备份； 服务器配置不能满足系统正常运行要求，系统上线后运行速度慢； 不熟悉特殊环境的安装部署（如：非Windows环境）； 系统目录结构不熟悉，补丁或升级困难； 客户端没有正确配置，部分功能运行不正常（无法加载控件等）； 留意个别Ghost版操作系统，IE为非完整版，导致一些功能异常，需重新安装或升级（选人树弹出异常）。,目录,表单设置,3,基础资料初始化,2,部署及设置,1,管理控制台,5,工作流设置,4,基础资料初始化工作,组织架构初始化,用户初始化,角色初始化,职

3、位、职务体系初始化,2.1部门管理,上级部门：确定部门间上下级关系； 是否为区域：应用于集团分公司之间做数据隔离； 部门公文号：文件编号中使用【拟稿部门】为编号格式时应用，如：财字2010-01,2.2用户管理,用户姓名：系统采取实名制的工作方式，需用户真实姓名，而且不可重复； 直属上级：文件审批时的直属上下级关系； 建立培训学员用户资料；,2.2用户管理（续）,角色信息：用户所属角色，一个用户可以拥有多个角色； 重置密码：用户忘记登录密码时，由系统管理员重置为初始密码000000； 联系信息：由用户自己完善和更新，其他用户可以在系统通讯录中查看；,2.3角色管理,角色是指将具有相同操作权限、

4、职责的用户抽象成一个组，统一授权； 角色授予：为角色增加用户；,2.3角色管理（续）,系统提供二级的权限分配机制，即通过角色授权到模块权限，而通过数据权限控制可以结合不同的模块、不同的分类，对用户能操作哪些数据进行授权： 基于角色管理的权限：相同操作权限、职责的用户抽象成一个角色。一个角色可以分配多个用户，也可以是一个用户拥有多个角色； 基于数据访问的权限：是控制用户能够查阅或管理哪些数据内容，由具体的工作流程、知识分类、或具体的业务信息管理员所决定；（权限模式为数据授权）,2.4职位级别,将企业内部的职位体系进行级别划分，如划分为高级、中级等级别。一个职位级别可以对应多个职位，一个职位只能对

5、应一个职位级别； 职位级别在协同办公系统中的应用主要体现在工作流成员控制的设置上，根据设置的人员规则，不同的处理节点选人界面将过滤出不同的职位级别的成员。如：指定职位级别，同部门职位级别、同部门或直属上级部门此级别的职位的人员处理等； 应用实例：假期申请审批流程中部门审批节点等。,2.5职位管理,企业职位体系的管理； 职位级别：该职位所属的职位级别； 是否主职位：同一个用户可能对应多个职位，设定某职位为主职位。,2.5职位管理（续）,一个职位可以对应多个用户，一个用户也可以对应多个职位； 在工作流成员控制设置中，可以 “指定具体的职位人员处理”，流程文件可以直接将文件发给相关人员处理。,2.6

6、职务管理,企业职务体系的管理； 职务管理为系统可选项，管理控制台可以设置是否使用职务管理； 在工作流成员控制设置中，设置“指定一个职务范围内”，流程文件可以直接将文件发给指定的职务范围的相关人员处理；,2.7系统字典,系统字典是指对各个业务模块中需要使用到的选项类内容，建立字典信息，便于对应的业务模块在应用时，可以直接调用字典信息； 系统字典在系统安装时自动创建，不可增加，只能根据项目的实际情况进行修改； 如：工作流分类，文件类/人事类/财务类/合同类/其它。,2.8注册信息,金蝶协同产品的注册信息中可以查看软件特征码、用户数量、过期日期、软件版本、在线用户数等信息；,2.9页签管理,页签类型

7、：门户页签、模块页签； 使用范围：页签授权；,2.10安全设置,设置允许、禁止登录系统的IP地址池； 用户资料中启用个人IP验证并绑定本机IP地址；,2.11基础数据导入,下载模板-Excel整理-数据导入； 数据导入不成功时，出错内容红色标识；,2.12基础数据更新,批量修改用户联系信息；,目录,表单设置,3,基础资料初始化,2,部署及设置,1,管理控制台,5,工作流设置,4,公文表单设置工作,创建表单,字段设置,表单格式设计,文件编号及模板设置,财务应用,发文流程 收文流程 用印申请流程 名片印刷申请流程 办公用品申领流程 办公设备借用流程 会议室申请流程 用车申请流程 设备维护申请流程

8、接待申请流程 ,请假申请流程 转正申请流程 离职申请流程 招聘申请流程 试用申请流程 入职协作流程 转岗申请流程 加班申请流程 绩效考核流程,差旅费报销流程 暂借款申报流程 固定资产申购流程 发票申请流程 支票申请流程 预算上报流程 财务报表上报流程 ,质量投诉流程 进料检查审批流程 产品资料申请流程 特价申请流程 商务订单申请流程 合同审批流程 生产发货流程 客户服务派单流程 安全检查流程 ,根据客户审批需要，设计公文表单！,协同审批应用,行政应用,人事应用,财务应用,业务应用,表单样本,3.1基础操作,按照客户的审批表单格式，进行表单的字段定义、表单格式设计、表单打印格式设计、正文模板、红

9、头模板配置、上传等操作； 公文表单红头方式： 简单红头：将红头部分套入模板中已经建立“红头”的书签位置，但不影响正文的排版； 模板红头：套红头时，将正文的文字插入红头模板中，正文依据模板的格式重新排版； 文件编号设置：配置表单在流转过程中，文件编号的生成规则； 表单设计：根据已经创建的表单字段，设计审批表单格式； 清除表单模板：对设计的表单模板样式进行清除，重置为初始样式； 表单模板管理：打印模板、正文模板、红头模板。,3.2字段设置,系统字段：文件标题、文件编号、提交人、提交日期、主题词、拟稿部门、紧急程度。设计表单时要充分利用系统字段， 而且自定义字段不可与系统字段同名； 字段名称必须与表

10、单设计中文本属性的名称相同，尤其是字段名称修改后； 对于已经使用的表单，删除表单字段导致数据不完整，查看文件时会出错。,3.2字段设置-字段类型,自定义字段类型： 短字段：存放数字、日期、短文本等；数量30个，长度50个字符；可进行查询及报表输出； 长字段：存放意见、长文本等；数量10个，长度500个字符；可进行查询及报表输出； 列表字段：每个字段为一列，数量15个，长度50个字符，可增加50行； 明细字段：数量99个，长度2000个字符；增加后根据需要设置输入框格式。,3.2字段设置-基本资料,默认值：通过#getXXX的方式自动带出相关数据，通常为用户信息 ； 数据类型：日期型、整数型、浮

11、点型、字符串四种类型； 查询字段：是否将该字段在【公文处理】-【查询报表】中作为查询条件； 显示格式：针对浮点型数据，设置四舍五入的显示格式，如：0.00。,3.2字段设置-输入方式,输入方式：文本输入、取在线用户、主送/抄送、意见栏、签章栏、自动计算、转大写、各类字典选择等。不同的字段类型将支持不同的输入方式；,3.3文件编号设置,组织单位通过金蝶协同产品进行流程的审批处理，可以利用系统自动编号功能替代传统的手工编号，避免出现重号、空号、漏号等现象； 编号条件：条件变化时，编号重新计算，如： 拟稿部门 ,系统年 ； 编号格式：由字段和常量组成，如:系统年-文件编号； 起始号：第一个文件的文件

12、编号号码，由于某种原因需要重新调整起始号时，需同时修改“编号名称”才能生效； 编号位数：文件编号号码位数，由若干个0组成，如：000。,3.3文件编号设置-取号,手工取号：文件编号不自动生成，通过【选择】-【取新号】按钮，手动生成编号； 拟稿时自动产生流水号：新建流程时自动生成文件编号，如果文件编号格式中有些字段是表单中的某些字段的输入的值，那么便不能使用这个编号规则，否则将出错； 文件办结时自动产生：公文流转完后系统将根据文件编号规则产生文件编号，用户查看流转结束的文件时就能在表单中查看到文件编号。,手工取号：操作复杂，适合编号工作在流程中间环节的工作流，而且调整方便； 拟稿时自动产生：方便

13、，只适合文件编号纯粹为流水号，对号码没连续性要求的工作流； 文件办结时产生：不容易断号，号码查询麻烦，而且号码不可控。,3.4特殊应用-附件名,表单中显示附件名：在设计表单时只需要在界面上输入附件栏即可。（括号为中文全角大括号）打印表单中如果需要打印附件名也采用同样方式设置即可；,3.4特殊应用-列表字段,列表字段：处理表单中多行多列的列表型样式，如：差旅费报销单；,3.4特殊应用-指定人员,表单内指定人员：适用于流程中某节点的处理人由拟稿人在拟稿环节指定，而不是由上一节点处理人指定的流程；如：部门会签后的领导签发节点； 实现方式： 在表单设计界面增加一个名称为“接收人”的input输入框，无

14、需增加接收人字段； 在某节点的【成员控制】中选择“表单内指定接收人”；,3.5表单模板管理-打印模板,打印模板：当表单的页面打印不能满足客户打印排版的要求时，需要使用【Word套打】功能将表单的部分或全部内容按照非标准表单格式生成Word文档，便于打印及存档管理； 将Word文档按格式设计后另存成HTML格式，然后选择相应的表单上传即可；,3.5表单模板管理-红头、正文模板,根据组织单位的行文及相关管理规范，将常用的正文模板、红头模板进行设置； 鼠标定位在模板中需要显示表单字段的位置，点击WORD中的【插入】-【书签】； 书签名和表单中的字段名称须一致才能正确显示这个字段的值； 正文部分：使用

15、“正文”书签，如果是iWeboffice，使用“zhengwen”；,问题,常见问题,设置某些表单的时候长字段不够用； 表单中设置了“员工工号”字段，如何在拟稿时自动获取； 长字段如何自适应表格的宽度；style=“WIDTH: 100%“ ； 客户需求：例：【环球人事】2010-12号，文件编号由两部分组成，拟稿人负责确定字号“【环球人事】”（【环球党】、【环球董事会】等字号），而到了编号环节，由编号人员统一编号，要求编号按字号和年独立编排； 排版套红工作在同一个节点由同一个人完成，如何既套红头，又可以将文件格式按客户行文规范排版？,目录,表单设置,3,基础资料初始化,2,部署及设置,1,管

16、理控制台,5,工作流设置,4,工作流设置工作,创建工作流,字段、成员、属性设置,工作流授权,归档及报表设置,工作流节点设计,4.1基础操作,协同审批：将工作分解成若干个定义良好的任务（申请、审批等）、角色（拟稿人、审批人、监控人等），按照一定的规则（审批顺序、条件判断等）和过程来执行这些任务并对它们进行监控； 金蝶协同产品配合了强大的工作流引擎和完善的流转处理机制，在良好的界面交互性和操作性的基础上实现工作流程的配置和流转；,4.1基础操作（续）,编辑方式：单页签、多页签； 流程模板：选择其他流程为模板，快速创建工作流； 选择表单：选择流程对应的审批表单，确定后不能修改； 版本：随着客户流程的优化和调整，一个工作流可以建立多个不同的版本； 【复制新版本】创建一个新的流程版本，选择这个版本进行流程的修改； 将原来生效的旧版本做【失效】处理，然后将新的版本生效即可； 这样在旧版本生效时拟稿的文件按旧版本的规则进行流转，新拟稿的文件按新流程设置流转。,