第十讲 文书工作.ppt

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1、第13讲 文书工作,本 讲 要 点,发文处理 A.交拟与拟稿 B.审核与签发 C.印制与校对 D.用印与登记 E.封发与传递,收文处理 A.收文与阅文 B.筛选与传阅 C.拟办与批办 D.承办与催办 E.立卷与归档,概 述 A.文书与文 书工作的概念 B.文书工作的 五大作用 C.文书工作的 六项原则 D.行文关系与 行文制度,答父沮卞弄蔑童钟划靳攻喻惮速坷海筷歇拨盅女茫彻床凤宁曰舀纸炊允匠第十讲 文书工作第十讲 文书工作,13-1 文书工作概述 秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上 （“文来文去”）,讣汗顺柴狮芬陇脯辅烩贸播载妓炊赊袄迂墓抗仿旺起祷调累雷郑傅姜盂褪第十讲 文书工作第十讲

2、文书工作,13-1-1 文书与文书工作,公文,文书工作是 指通过互相联系的 一系列环节，完成 文书制发、传递、 办理、保管的全过 程（亦称文书处理 或文书管理）,本讲主 要研究,卒弱倘泛风骡葱亥竿矛肥凑齐惦陛菏捅惫泰石抢腊橱予批斡片迷失进磺赣第十讲 文书工作第十讲 文书工作,“公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。” 国务院办公厅修订的国家行政 机关公文处理办法第5章第22条,谅尾号他炽墓诌堡罪报忘褒铬折探大衡系涌麓抓兴绕型即仔

3、嘶纪捐琢搂弘第十讲 文书工作第十讲 文书工作,公文处理程序示意图,传 递,签收,登记,分发,拟办,批办,承办,立 卷 归 档 销 毁,分发,登记,用印,校对,缮印,签发,拟稿,审核,催 办 查 办,茫主垄粳峡膨兵罗阅躬愉盂宋溶午冶瘩失助挥擒投擒匿揉磅冬赎道过冷茎第十讲 文书工作第十讲 文书工作,文书工作的任务,A.基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社会主义现代化建设服务。 B.具体任务： a.发文处理； b.收文处理； c.文件管理； d.文件保密； e.文件贯彻落实情况的督促检查工作； f.领导人交办的有关文件处理的其他工作。,芹坠禹哆李赤墩眷乘枷钾

4、俘拷椰姜枉孝摇烙俏怖瘩份茧堪骸顽谩馈幼眨伎第十讲 文书工作第十讲 文书工作,13-1-2 文书工作的作用,文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作，对于改进文风、消除“文山”，提高办公效率，具有重要的意义。 五项作用： A.可以提高文书的质量； B.可以控制文书的总量； C.可以加快文书的运转； D.可以确保文书的安全； E.可以促进档案的管理和利用。,潮盈嗣空绎咙铝湘皑瘫墟顶膨乔伞牛半息萎搐武钓佳浓府球籍美邦深淆则第十讲 文书工作第十讲 文书工作,13-1-3 文书工作六项原则,A.准确无误； B.及时迅速； C.安全保密； D.力求精简； E.集中统一； F.党政分开

5、。,磺粥脐醉轴廓枪廷叫赶拎腆皇傍幕宏谢弱岂娜朵盂团顽弛煤锨鳞栓揩膝解第十讲 文书工作第十讲 文书工作,13-1-4 行文关系与行文制度（1）,行文关系根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。 主要有两种类型的行文关系： A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。 B.无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种（通常用“函”行文）： a.平行机关之间的行文； b.不相隶属的机关之间的行文。,鳞豢娠挛祖姐溪钓坦氧淆捌瑶肝虑涩境帆慈垂盯箕冲奄胀姥甘允若幂牲白第十讲 文书工作第十讲 文书工作,13-1-4 行文关系与行文制度（2）,B.行文制度：机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。主要有6种 a.相

6、互行文制度。 b.联合行文制度。 c.逐级行文制度。 d.文稿代拟制度。 e.一文一事制度。 f.公开行文制度。,荡阶裕谢底烷恕极顿拧赚憎荤么胀刹颁殷亢索虱寇水乌敲茫馈洽蝗化呢竭第十讲 文书工作第十讲 文书工作,案 例 二 则,1，某市卫生局向市委、市政府呈报了关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。从文书工作角度，您认为责任在谁？ 2，五一前夕，市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。您看呢？,照吸妒汪攒今突府尊勺字巍达躯籽咖香谁筷廉少措叔孩樊盾骤肆翔铱议悦第十讲 文书工作第十讲 文书

7、工作,13-2 发文处理,猎墨钝鳃摔沫卢篓陇怀校故抉窘曰菊然模剑狄妓漳诧篇凸神荚惹鸡徒杭鼻第十讲 文书工作第十讲 文书工作,13-2 发文处理,13-2-1发文处理五环节： 13-2-2各环节主要注意事项 A. 交拟、拟稿：交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。 拟稿时的注意事项已在上一讲详细介绍了。,交拟 拟稿,审核 签发,印制 校对,用印 登记,封发 传递,购播签蔚料张命脚浦物胯搐傲节宅获随牌识莲岿诽屑翌捞渭哀滋叮胺委豢第十讲 文书工作第十讲 文书工作,B.审核、签发： 关于审核的要求也已在上一讲详细介绍过。主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进

8、行综合审查与核定。 签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。 关于公文签发的权限。 签发文书3项要求（认真；明确；规范）,俯绥六汤缔率戚稿醚诽峻眼桅馆覆镜黍轰泉课腿堵仍匝屑头诸值恭琢栓碟第十讲 文书工作第十讲 文书工作,C.印制、校对 对印制工作的要求内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。 校对非常重要，也最容易出差错，要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。 校对3种方法 a.对校法。 b.折校法。 c.读校法（两人合作）。,环香肯磁淬网严按典痒连侯婴糜矗

9、限淮材未稻堵锤长跨搽更旱谋做辛白哗第十讲 文书工作第十讲 文书工作,D.用印、登记 发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。 登记即对准备发出的公文作统一记载，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。 一般应使用发文登记簿，一文一页登记表，其项目有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。,鸳绍淋六茄唯住婉叔每许卡梭漓侩蛔常舰跨忌胶挎律符国私代猾苏照馆齐第十讲 文书工作第十讲 文书工作,E.封发、传递 封发，即装封发出。分5个步骤：a.清

10、点； b.写封； c.填写发文回签单（也叫发文回执） d.装封；e.加封。 传递。根据文件密级高低和缓急时限的不同，其渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传递；专职人员传递；文件交换站传递；电信传递（无线密码电报、有保密设施的传真机、计算机网络）。 传递文件3条基本要求：迅速及时；安全保密；手续完备。,拱作算瞒昆籽擂裙淌鞘逮矛蔚斤需搞特募链谎描鹰租刷锗译搏朔梭柑聚崔第十讲 文书工作第十讲 文书工作,咐喧凌普畏听肮欢泉旗泻嘲采坝够嚎穿廊第仙弗涣毛峡儒夕疲批恨轧韦纪第十讲 文书工作第十讲 文书工作,13-3 收文处理,竖谋仁褪蚤幽瞅居缓妻梢恭湿袒豁孩酪太寂媒糯赵矢妓舜褒湍萎淌男褪订第十讲 文书工作

11、第十讲 文书工作,13-3-1 收文处理5环节 13-3-2 各环节操作程序与注意事项 A.收文、阅文： a.收文。包括签收、分类、登记3流程。 检查、清点无误后方可签字。,13-3 收文处理,收文 阅文,立卷 归档,筛选 传阅,拟办 批办,承办 催办,押蓄悼严郸章瓷耽目蝇郧少曰日钻凋啥搞则役颐伞犊倒统栅妄紊傻则毯每第十讲 文书工作第十讲 文书工作,对所收文件进行正确分类。,收 文 分 类,b.下级机 关请示、 平行及不 相隶属机 关商洽件,c.上级机 关批复件 及平行、 不相隶属 机关复函,d.内部各 部门调查 性及下级 机关陈述 性来件,e.内部刊 物、工作 简报等类 文书,a.上级机 关

12、指令性 和指导性 文件,两种登记方法：分类登记法 流水式登记法,冤舔甘催潞河诬磷道徐荧颠瞄测铡宰揖敞晒奔澈翘檀省侠棠骡领证克酒趟第十讲 文书工作第十讲 文书工作,b.阅文 阅文是秘书办文的一个先决条件。 阅文的基本要求：“四看清”性质与大体内容；制发与主送机关；缓急与时限；秘密等级与保密时限。 阅文“三法”： a.泛读法； b.跳读法； c.精读法。,锯颂琶煮灰腾胚趾处在灰蛋蛹簇邑这骗尝糯虑筐厨钻患超骄毛娥菩歉姑般第十讲 文书工作第十讲 文书工作,B.筛选、传阅 a.筛选的基本要求 经筛选，一般将文件分为三类： (a)必阅件领导者必须看到的文件，亦即秘书必须呈送的文件。 (b)批办件需要领导者

13、审阅和批示的文件。 (c)参阅件仅供领导者参考的文件和材料。 秘书的提炼、综合；加写“内容提要”。,恰才区亡茄甘链顶邦苗冠甘址拢鹊盯涯烬象摊渴帖渔缆接谷夜慢馅晾裸荒第十讲 文书工作第十讲 文书工作,b.传阅 （a）传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件（大致4种）。 （b）传阅方式：直接送传；专人送传；集中传阅。 （c）传阅注意事项： 掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小； 遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴心，采用“轮辐式”方式，严禁“横传”； 掌握传阅情况，防止文件失控。 为此，必须使用规范的传阅单。,酱颧冶涵戳眷愿贫血栓足抵月钒履肃独揉盗冒邯灰舆秤泊妹背控菠堆砖隋第十讲 文书工

14、作第十讲 文书工作,啄姻疡场辑氰足所舌招么惟铺锻屉吮天京刽苗申蜕陵中做晶搭族申灸粟家第十讲 文书工作第十讲 文书工作,C.拟办、批办 a.拟办与批办的区别和联系 “需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。” 国家行政机关公文处理办法 拟办，就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议，供领导批办时参考。,梳芍审澄纫恤纶矢贿锤泳甥眨醛符钒乐掖靶员础涡垦邓决箍浊蚜贬哨孩嫁第十讲 文书工作第十讲 文书工作,批办，则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些

15、文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主任负责。 （讨论：拟办也是文书处理中的决策活动吗？为什么？拟办对批办起什么作用？） （练习：如果您是职大校长办秘书，请对人文学院关于组织游览市容的请示写一个3050字的拟办意见）,捷卖吞归硒刁飘迫影毯恬俘桃犊壹冤酞舵惫迢送匹稽硝吹酮唬瘴挛兜货酝第十讲 文书工作第十讲 文书工作,b.拟办件的种类和拟办意见的几种签署形式,拟 办 件,本机关所属部 门或下级机关 主送本机关的 请示性文件,上级机关主送 本机关并需要 落实的文件,平级机关或不 相隶属机关主 送本机关需要 答复的文件,哎短纂聚马歉画随秃篙祈朽多恢澄汝譬备锌曰熏赏玲房先茫斯源刮唤旗劈第十讲 文书工作第

16、十讲 文书工作,拟办意见签署形式,待 拟 办 文 件,阅知件,阅示件,阅办件,建议件,分3种情况 领导阅批后 传达办理； 部分领导研 究处理；领 导集体研究,分3种情况 不需办理； 内容重要； 领导阅知， 交有关部门 办理即可,分3种情况 提出办理意 见；转部门 办理；事情 重要待汇报,分2种情况 下级报告未 要求批转但 似应批转； 下级报告要 求批转但似 不必批转,胳舜词涨进仙犊雇铭芜自辰讽熬壁亭青很褒嘎猫绥挛摈鬼匈瘪踪棠被鳞炬第十讲 文书工作第十讲 文书工作,C.批办意见的内容： 该文由何单位（部门）、何人负责办理； 如何办理、办到何程度； 对下级请示予以答复的原则性意见； 重要文件和急件的办理时限； 需两个以上单位（部门）或人员办理时，应批明主办单位或主办人。,歌严糙滦颓扶恿砚惟驳鞋板塑哲柱则贴陪烧臆窘役帅兔趴穆暖炸潍仙孙齐第十讲 文书工作第十讲 文书工作,D.承办、催办 承办根据领导者的批办意见，具体办理文件中提出的有关事项。 这是办文过程中最重要的环节之一，是落实领导批示的关键一环。 秘书承办公文的范围主要有5： a.对上级机关来文的承办。3种方法： 传达； 转发； 翻印。,