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1、,管理文件 编写与管理,一、管理文件概述 二、管理文件编写的组织 三、管理文件的编写要求 四、管理文件的审核及会签 五、管理文件的日常控制,培训提纲,一、管理文件概述,行政公文管理文件技术文件,集团 公司 文件 分类,各类文件的界定,行政公文：包括命令，请示，报告，批复,函，公告、通告，通报，通知，会议纪要，指示等； 管理文件：包括管理手册、工作程序、规定和实施细则等； 技术文件：包括产品文件、技术标准、工艺文件、检验作业指导书、设备说明书等。,各类文件的归口管理,行政公文：由集团公司办公室控制； 管理文件：由集团公司管理部控制； 技术文件：由技术中心等部门 进行控制。,管理手册,集团公司程序
2、文件,各部门内部管理文件,一汽集团公司管理文件结构,各类管理文件的定义,管理手册：概要描述组织管理体系的过程 活动及其接口关系的文件。,程序文件：描述为进行某项活动或过程 所规定的途径和方法的文件。包括： 程序/规定/细则。,二、管理文件编写的组织,1、确定项目小组，组织策划。,时序图项目小组,2、明确过程、确定任务。,文件清单 文件编写进度计划,3、文件起草、修改、审核。,文件初稿 初稿讨论、修改、完善 文件会签稿,4、文件会签、审定、批准、发布。,文件会签单 发布的正式文件。,三、管理文件的编写要求,优化流程,考虑整体,协调统一,明确接口,（一）文件编写原则,（二）“程序”构成要素,封面,
3、前言,流程图,1适用 范围,2术语 和定义,3职责,4工作程 序和要求,5相关 文件,6相关记录 和保存期,（三）“规定/细则”构成要素,封面,前言,1适用 范围,2术语 和定义,3职责,4工作内容 和要求,5相关 文件,6相关记录 和保存期,（四）各要素编写要求,- “中国第一汽车集团公司管理文件” 字样； - 文件编号和文件的批准人； - 文件的名称（中文）； - 文件的发布、实施日期和发布单位。,“封面”主要包括,-该文件依据的上一层次（国家、行 业等）文件 ； -该文件替代的原有文件 ； -该文件的提出和归口部门 ； -该文件的起草部门和主要起草人 。,“前言”主要包括,-“流程图”为
4、可选要素，每个“程序”必须有流程图 ； -分析流程，重点画出结点和接口关系 ； -流程描述：图形重点描述流程概要 ； -责任者：要写到职能部门二级经理单位和分公司、子公司； -流向线条和信息反馈线条应是水平或垂直的 ； -准确使用相关图形。,“流程图”要求,应明确文件适用的单位和业务， 必要时可指出不适用的界限 。,“适用范围”的编写要求,-给出了为理解文件中某些术语所必需的定义。如没有要定义的术语在此条款后标注(无); -应定义的术语 ： 在此文件中重要的专业术语； 行业或学科定义不同的术语。,“术语和定义”编写要求,“职责”的编写要求,- 主要描写有关单位在该项活动中应承担的任务，如没有要
5、说明的内容在此条款后标注(无); - 体现“5W1H”中的“谁来做”。 -“职责”按部门列条。部门职责较多的可列下一层次的条。 -确定“职责”时应考虑各部门的职责权限。 -相关领导的职责也应明确。,“工作程序和要求”的编写要求,-“程序”必备的要素和核心内容。 -编写中应考虑的事项： 要体现流程优化原则。按流程描述，文字描述与流程图对应。 明确做什么，怎样做，什么时间做，活动输入（依据）、输出（结果）哪些文件、记录。 考虑整体，活动完整，接口明确。 保证文件之间的协调一致。 用词确切，注意分寸。,“工作内容和要求”的编写要求,-“规定”或“细则”的必备要素和核必内 容； -主要描写某项具体的活
6、动或过程的要求或方法； -没有流程的概念，表述的是活动或过程的规矩、尺度，展现的是一个封闭的区域或离散点阵的规范或要求。,相关文件的编写要求,要写清楚本文件中涉及到的其它相关程序/规 定/细则。如文件没有相关文件要在此条款后 注明“（无）”。,相关记录和保存期的编写要求,要写清楚文件中涉及到的所有记录名称和保 存期。如文件没有相关记录要在此条款后注 明“（无）”。,（五）文件整体应注意的问题：,-格式统一，按模板套用(Word)； -流程图、职责、工作程序和要求相互对应； -在“正文”输入或输出中提到的文件及记录用，同时与“相关文件”和“相关记录及保存期”所提文件（记录）对应准确。,四、管理文
7、件的审核及会签,主要内容,人员,1、活动是否完整； 2、接口是否清晰； 3、流程是否顺畅； 4、用词是否准确；5、具有操作性和相容,文件编写部门的领导 （高级经理)。,文 件 审 核,主要内容,人员,1、该文件所写到本单位的活动、职责是否与本部门的实际相符； 2、该文件与本部门的接口是否清晰； 3、该文件与本部门其它文件是否相容。,文件相关单位的领导 （高级经理)。,文 件 会 签,主要形式,1、网上争求意见； 2、以文件会签单的形式流转,主要内容,人员,格式、文字、接口、相容。,文件的管理部门,文 件 审 定,五、管理文件的日常控制,1、按新的部门代码编号对文件进行编号管理； 2、文件件编写格式严格按集团公司管理文件编写规定执行； 3、集团公司管理文件实行网上发放； 4、所有单位输出纸介质的集团公司管理文件必须加盖“集团公司管理文件专用章”并登记，方可视为现行有效（受控）文件。,谢谢大家!管理部 2011年10月22日,
