区机关团体事业单位档案整理培训

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1、*区机关团体事业单位 档案整理,*区档案局,主 要 内 容,文书档案的整理 第一章 档案工作概述 第二章 归档文件整理的程序、方法和要求 照片档案的整理 2010年度机关归档文件整理的要求,第一章 档案工作概述,主要内容：一、基本概念二、档案工作任务三、档案工作环节四、档案工作制度五、档案工作法律法规,一 基本概念,1、概念：档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。,2、含义：（1）档案的所有制形式有三种：国有、集体所有、个人所有。（2）社会活动的广泛性决定了档案的种类很多，如文书档案 、会计档案、人事档案、设备档案、基建档案、审计档案、纪检案件、信访

2、档案等。（3）档案的价值：依据凭证作用 、参考作用,从门类上分：文书、人事、基建、会计等文件材料;从载体上分：纸质、磁性、电子等载体文件材料。,3、机关档案工作中常见的档案门类有：,二 机关档案工作的任务,中华人民共和国档案法实施办法第九条明确规定 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照档案法第七条的规定，履行下列职责： 1、贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度； 2、指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作； 3、统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案； 4、监督、指导所属机构的档案工作。,三 机关档案工作环节,1、档案收集

3、2、档案整理 3、档案统计 4、档案保管 5、档案鉴定 6、档案利用 7、档案工作对外交流等,四 机关档案工作制度,1、归档制度 主要包括归档范围、归档时间和归档要求。 2、档案保管制度 主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。 3、档案保密制度 主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。 4、档案利用制度 主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。 5、档案人员岗位责任制 主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。 6、档案鉴定与销毁制度 7、档案统计汇报制度,五 档案工作法律法规,1、中华人民共和国档案法 2、中华人民共和国档案法实施办法 3、江苏省档案管理条例 4、江

4、苏省档案管理违法行为行政处罚规定,档案工作是各项事业的基础,这个基础不牢我们是要负历史责任的。 档案工作是记录历史、服务现实、展望未来的伟大事业 。 档案工作功在当代 , 利在千秋 。,第二章 归档文件整理的程序、方法和要求,主要内容： 一、什么是归档文件整理 二、归档文件整理的原则和工作方针 三、归档文件整理的工作程序,一、什么是归档文件整理？,办理完毕的； 文书材料； 基本整理单位是“件”； 整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、编目、装盒。,归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，

5、使之有序化的过程。,二、归档文件整理原则和工作方针,整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。工作方针：强化收集、简化整理、细化检索、深化利用,三、归档文件整理的工作程序,（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确,收集确定“件”装订分类排列编号编目装盒排架,1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。2、制订本单位的归档制度。归档制度：归档范围、归档时间、归档要求,（1）制订本单位归档范围和保管期限表,归档范围：凡是反映本单位各种活动，

6、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。,任免、奖惩非本单位人员或部门的文件； 上级机关发来供工作参考的抄件； 上级机关征求意见未定稿的文件； 无查考利用价值的事务性、临时性文件； 重份文件； 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）； 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； 无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信； 单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等； 本单位负责人兼任外单位职务形成的与

7、本单位无关的文件材料； 为参考目的从各方面收集的文件材料； 参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料； 越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料； 下级机关抄报备案的一般性文件材料。,不归档范围：,文书档案保管期限表：各单位应依据国家档案局8号令发布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围和保管期限表。例：某局制定的归档范围和保管期限表各单位制定的归档范围和保管期限表，报送区档案局审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。,（2）归 档 时 间,归档工作要求

8、在次年的五月底之前完成。确保按时完成一般运用三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。,（3）归 档 要 求,归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 文电合一。 底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需要加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。 办文单应随正文一起收集归档。 附件随正件收集归档。

9、关于同一问题的请示和批复应一起归档。,编史修志文件材料收集,编史修志工作中形成的大量文件材料，是各单位编史修志工作的真实记录，具有重要的保存价值和查考利用价值。要认真做好编史修志过程中各种文件材料(包括纸质文件、照片、音像材料、电子文件等)的收集和整理工作，确保文件材料的齐全、完整、准确、系统。,编史修志工作已经结束的要开始整理归档，各门类史志档案都归在史志类，是专门档案，单独用目录号（与档案局联系后确定）。,编史修志文件材料的收集范围：,1、编史修志的安排、意见、会议材料等； 2、编写工作计划、提纲、历次审稿意见、志书初稿、重要修改稿、定稿； 3、摘抄的文献资料、档案资料等；（说明摘抄来源）

10、 4、征集的有关历史照片、录音带、录像带、日记、笔记、回忆文章、公私函电、碑文、书刊、采访笔录及口碑资料； 5、编写工作中形成的简报、史志通讯、情况汇报、大事记等； 6、其他具有保存价值的文件材料。,（二）确定“件”,文件正本与定稿为一件（定稿不易装订的也可单独作为一件）； 正文与附件为一件（如附件数量较多也可各为一件）； 原件与复制件为一件（对制成材料或字迹材料不利于长期保管的、以及破损的文件，要复制后与原件一起归档）； 转发文与被转发文为一件。,归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每

11、份文件为一件，但实践中文件的情况很多，要用以下标准来确定件。,一本会议记录、介绍信存根应作多件处理（整本会议记录、介绍信存根不必拆开，以每次会议记录、每份介绍信各作为一件）。,*最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理。,*重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须保留历次修改稿的,应作为一件，如修改稿数量较多也可各为一件）。,*成套的会议材料各为一件（一个会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档）。,发文稿纸：栏目填写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸，与正本、定稿一并归档。文件处理单：正文与文件处理单为一件； 不论有无领导批示内容、有无处理结果的文件处理单，均应与文件一起归档。来文

12、与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）各为一件。,报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件； 充分尊重和利用原来的基础。输入每份报表、名册的题名+单位名（人名）。,未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件 。如先进审批表、工资审批表、统计年报等,整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。文件修整工作内容有修裱、

13、复制、去除易锈金属物，及大纸张折叠。 修裱：对破损纸张进行修补或托裱。复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。,（三）文件的修整,大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照A4 规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。,归档文件经修整后要按件装订。从2009年度开始数字化扫描后，档案须进馆单位就不需要再换不锈钢钉了，一般订两只钉就够了。,不锈钢钉装订方式,（四）文件的装订,注：装订时，纸张要对齐装订的一边（左边齐、底边齐），一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可

14、保持原装订方式不变。,较厚的文件采用三孔一线的装订方式。,装订时注意件内文件的排列顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。,分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。我区统一采用“年度保管期限”的分类方法。 1、按年度归档： 一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。 跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等； 跨年度的会议或活动材料统一放在结束的年

15、度归档。 几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。,（五）文件的分类,2、按保管期限归档,文书档案分为三种保管期限：永久、30年和10年保管期限的划分标准： 永久：凡反映本单位机构、人事、工资、职能、单位性质、机构改革，综合性、年度性总结、会议材料，本单位制定的各种规章制度、业务标准或规定等。 30年：凡反映本单位主要职能活动的文件材料，本单位编印的简报，受表彰的文件（按发奖级别区分），基层上报的年度性、综合性重要文件，上级条线部门下发的法规性、政策性文件等。 10年：凡上级部门、同级兄弟部门分发的一般普发文件材料、简报，本单位形成的一般性、过

16、程性文件材料等。凡区委、区政府及区级机关各部门普发的专指性且不属于本单位主要职能范围，但也需要贯彻执行的普发性文件一律作10年保管。,因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在盒内备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。,（六）“件”的排列,排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程，即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。,具体情况处理： 一次会议或一次活动的材料应集中在一起归档； 鉴于大部分单位归档文件为年终集中收集模式，所以文件排列可实行在同一保管期限内按大类结合时间集中排列的方法。这样可以兼顾手工检索与计算机检索。,归档文件经分类、排列等系统整理后就要逐件给予编制归档号，归档号是将归档文件在全宗中的位置，予以固定的一组标识符号。 编制过程：在文件的正上方、居中、空白处加盖红色归档章，如居中处有批注等文字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的档号。,