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1、2018年10月14日星期日,1,第三章 财务处理子系统 （总账管理系统日常业务处理）,2,2018年10月14日星期日,第三节 总账管理系统日常处理,总帐管理初始设置,总帐管理日常处理流程图,填制凭证,出纳签字,审核凭证,记账,帐簿管理,期末处理,马方,陈明,王晶,3,2018年10月14日星期日,一、凭证管理凭证管理完成凭证的填制、修改、查询、汇总、审核、记账等功能。它是电算化会计信息系统的重要组成部分。从会计业务流程看，凭证管理是会计信息系统的上游子系统，是会计信息处理的起点，它采集和加工的信息是否正确、完整、可靠，必将波及下游系统。因此，如何确保数据的正确性、完整性和可靠性，也是凭证管
2、理设计中应考虑的主要问题。若凭证有错误系统将拒绝保存该凭证。,4,2018年10月14日星期日,(一)填制凭证,填制记账凭证的操作步骤,记账凭证的内容和填制要求,记账凭证的分类,5,2018年10月14日星期日,记账凭证的类型 手工凭证：手工录入计算机中的凭证，直接由手工录入。 (2) 机制凭证：其他子系统传递过来的凭证，在其他子系统业务操作完成后，传递给总帐系统。 (3)派生凭证：自动转帐生成的凭证，系统可以根据事先设置好的模板自动生成。,6,2018年10月14日星期日,记账凭证的内容和填制要求,记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二
3、是凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容。,7,2018年10月14日星期日,记账凭证的内容和填制要求,三、网络课程制作特色,1.凭证头部分,(1) 凭证类别。输入设置时已定义的凭证类别编号或名称。 注意：凭证类别判断错误，系统将不予以保存(2) 凭证编号。一般地，凭证编号由系统自动产生, 并对连续性进行控制。编号由凭证类别编号和凭证顺序编号组成，如：收款001、收款002等。,8,2018年10月14日星期日,记账凭证的内容和填制要求,三、网络课程制作特色,1.凭证头部分,(3) 凭证日期。凭证日期包括年月日，由于日期的正确性将影响经济
4、业务在明细账和日记账中的顺序, 所以日期应随凭证号递增而递增,凭证日期应大于等于启用日期。 注意：若采取了制单序时控制，则凭证日期不能够出现倒流情况。制单日期不能滞后于系统日期不能在记账日期之前再填制凭证(4) 附件张数，即本张凭证所附原始凭证张数。,9,2018年10月14日星期日,记账凭证的内容和填制要求,三、网络课程制作特色,2.凭证正文部分,(1) 摘要。即对本凭证所反映的经济业务内容的说明。凭证的每行必须有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随其内容在明细账、日记账中出现。(2) 科目。输入科目时, 一般输入科目编码，计算机将根据科目编码自动切换为对应的会计科目名称。输入
5、的科目编码必须在建立科目时已经定义，必须是最底层的科目编码。,10,2018年10月14日星期日,记账凭证的内容和填制要求,三、网络课程制作特色,2.凭证正文部分,(4) 金额。金额不能为“零”；红字以“”号表示；会计科目借贷双方金额必须平衡。 借贷发生额方向，可以按空格键调整金额方向(5) 辅助核算的内容。如果在科目设置时定义了相应的“辅助账”， 则在输入每笔分录时， 同时输入辅助核算的内容。若跳过辅助核算数据的录入，不显示出错信息，但可能导致辅助核算对帐不符，因此应该输入辅助核算内容,11,2018年10月14日星期日,记账凭证的内容和填制要求,三、网络课程制作特色,2.凭证正文部分,(6
6、) 合计。自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。(7) 制单人签字。系统根据当前进入本功能时的操作员姓名自动输入。,12,2018年10月14日星期日,填制记账凭证的操作步骤,【例3.1】根据以下给出的蓝梦公司2004年1月份经济业务，填制相关的记账凭证。3日,市场部梅眉支付产品推广费3 000元，财务部开出转账支票一张（附单据2张，支票号1234）。 借：营业费用其他费用（550104） 3 000贷：银行存款人民币户（100201）3 000,13,2018年10月14日星期日,填制记账凭证的操作步骤,5日,财务部李纳从银行提取现金10 000元（附单据1张，现金支票号2345）。借：现
7、金（1001） 10 000贷：银行存款人民币户（100201） 10 0008日,市场部李斯奇支付本月租房费1 800元，财务部开出转账支票一张（附单据2张，支票号1235）。借：营业费用其他费用（550104） 1 800贷：银行存款人民币户（100201） 1 800,14,2018年10月14日星期日,填制记账凭证的操作步骤,10日，市场部付海涛出差归来，报销差旅费1 600元，交回现金200元（附单据1张）。 借：营业费用其他费用（550104） 1 600现金（1001） 200贷：其他应收款应收个人款（119102） 1 800,15,2018年10月14日星期日,填制记账凭证的
8、操作步骤,10日，财务部李纳以委托收款方式支付市场部电信费620元（附单据1张）。借：管理费用其他费用（550205） 620贷：银行存款人民币户（100201） 620 10日，收到泛美集团投资资金10 000美元，款项已存入银行（附单据张）。借：银行存款美元户（100202） 82 750贷：实收资本（3101） 82 750,16,2018年10月14日星期日,填制记账凭证的操作步骤,15日，制作部为ERP多媒体学习光盘研发工程领取CD-RW光盘片5张，CD-R光盘片10张，软盘4盒（附单据1张）。借：生产成本直接材料（410101） 670贷：原材料CD-RW光盘片（121101） 4
9、00CD-R光盘片（121102） 150软盘（121103） 120,17,2018年10月14日星期日,填制记账凭证的操作步骤,三、网络课程制作特色,1.输入主体账业务凭证,18,2018年10月14日星期日,19,2018年10月14日星期日,填制记账凭证的操作步骤,三、网络课程制作特色,2.输入辅助账业务凭证,（1）输入有部门核算要求的凭证。,20,2018年10月14日星期日,三、网络课程制作特色,21,2018年10月14日星期日,填制记账凭证的操作步骤,三、网络课程制作特色,2.输入辅助账业务凭证,（2）输入需待核银行账的凭证。,22,2018年10月14日星期日,三、网络课程制
10、作特色,23,2018年10月14日星期日,填制记账凭证的操作步骤,三、网络课程制作特色,2.输入辅助账业务凭证,（3）输入有外币核算要求的凭证。,24,2018年10月14日星期日,三、网络课程制作特色,25,2018年10月14日星期日,填制记账凭证的操作步骤,三、网络课程制作特色,2.输入辅助账业务凭证,（4）输入有个人往来账核算要求的凭证。,26,2018年10月14日星期日,三、网络课程制作特色,27,2018年10月14日星期日,填制记账凭证的操作步骤,三、网络课程制作特色,2.输入辅助账业务凭证,（5）输入有数量账核算要求的凭证。,28,2018年10月14日星期日,三、网络课程
11、制作特色,29,2018年10月14日星期日,填制记账凭证的操作步骤,三、网络课程制作特色,2.输入辅助账业务凭证,（6）输入有项目核算要求的凭证。,30,2018年10月14日星期日,三、网络课程制作特色,31,2018年10月14日星期日,(二)维护凭证,凭证修改,常用摘要和常用凭证,作废或删除凭证,32,2018年10月14日星期日,常用摘要和常用凭证,三、网络课程制作特色,1.常用摘要,企业在输入单据或凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在输入单据或凭证时随时调用，必将大大提高业务处理效率。【例3.2】根据以下给出的资料
12、定义常用摘要： 支付费用； 提取现金； 报销差旅费。,33,2018年10月14日星期日,34,2018年10月14日星期日,常用摘要和常用凭证,三、网络课程制作特色,2.常用凭证,在实际工作中，存在着一些有规范性的会计业务，在填制凭证时，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，则可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。【例3.3】根据以下给出的资料定义常用凭证。 提取现金借：现金（1001） 贷：银行存款人民币户（100201）,35,2018年10月14日星期日,常用摘要和常用凭证,三、网络课程制作特色,2.常用凭证, 报销差旅费借：营业费用其他费用（550104
13、） 贷：其他应收款应收个人款（119102） 支付费用借：管理费用其他费用（550205） 贷：银行存款人民币户（100201）,36,2018年10月14日星期日,三、网络课程制作特色,37,2018年10月14日星期日,凭证修改,(1) 对已经输入但未审核的机内记账凭证，可随时找到错误凭证，在填制状态下直接进行修改(但操作员本人或者具有修改权限的操作员才能修改凭证,凭证编号不能修改)。【例3.4】根据以下给出的资料修改记账凭证。会计钱有财输入的原记账凭证为：借：管理费用其他费用（550205） 620贷：银行存款人民币户（100201） 620经本人再次查核，发现记录有误，正确的是6 20
14、0元，而不是620元，应予以修改。,38,2018年10月14日星期日,三、网络课程制作特色,39,2018年10月14日星期日,凭证修改,(2) 已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改, 可以先通过凭证审核功能取消审核后，再通过填制凭证功能进行直接修改。【例3.5】假设例3.4中错误情况改为：经账套主管赵达查核后，发现记录有误，正确的是6 200元，而不是620元，故退回会计钱有财，要求其予以修改。,40,2018年10月14日星期日,三、网络课程制作特色,41,2018年10月14日星期日,凭证修改,(3) 若已记账的凭证发现有错，不能直接修改，针对此类凭证的处理，会计制度要求留下审计线索
15、，可以采用“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法”进行更正。例如，从工商银行提取现金1 000元，但输入反映该笔业务的付款凭证时，错输为100元，记账后发现错误，为修改此错误凭证，此时采用红字冲销法。首先通过填制一份红字凭证将错误凭证冲销，然后再填制一份正确凭证(又称蓝字凭证)进行修正。红字凭证应视同正常凭证进行保存和管理。,42,2018年10月14日星期日,凭证修改,【例3.6】根据以下给出的资料修改记账凭证。会计钱有财输入的原记账凭证为： 借：营业费用其他费用（550104） 1 600现金（1001） 200贷：其他应收款应收个人款(119102) 1 800经记账后，当账套主管赵达再次查核时，发现原记账凭证上记录无错，但输入的个人往来辅助核算信息有误，正确的是业务员应为付海涛，而不是梅眉，故退回会计钱有财，要求其予以修改。,43,2018年10月14日星期日,44,2018年10月14日星期日,作废或删除凭证,如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用“作废/恢复”功能，将这些凭证进行作废。作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。自动编号时，作废凭证后，不整理断号，系统自动寻找最小的凭证断号。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。账簿查询时，查不到作废凭证的数据。,
