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1、2018/10/14,1,大型会议组织实务,2006年10月18日,2018/10/14,2,课程目标,2018/10/14,3,目 录,第一章大型会议特征,第三章会前筹备实务,第四章会中跟踪实务,第五章会后落实实务,第二章会议策划实务,2018/10/14,4,第一章大型会议特征,2、会议特点,3、会议筹备本质,4、筹备简易流程,1、会议性质,5、控制关键点,2018/10/14,5,大型会议特征,例如： 年度总结动员大会、 八六庆典大会、 年度专业系统大会等等。,2018/10/14,6,大型会议特征,2018/10/14,7,大型会议特征,3、大型会议筹备的本质项目管理,成本,质量,目标
2、,（加强沟通）,（加强跟催）,（加强控制）,时间,（加强验收）,2018/10/14,8,大型会议特征,3、会议组织简易流程,确定会议主题,组建筹备小组,审核主体方案,编写主体方案,制定筹备方案,下发主体方案与通知,实时跟踪协调,分工筹备,验 收,主体方案全面落实,效果评估与整改检讨,跟催决议落实及精神传承,归档与反馈,方案策划阶段,具体筹备阶段,组织实施阶段,落实评估阶段,公司领导,筹备总协调,筹备小组,2018/10/14,9,大型会议特征,5、控制关键点,从会议组织的四个阶段来讲：具体筹备阶段和落实评估阶段的任务量比较繁重；,从会议组织的具体活动来讲：制定筹备方案和实时跟踪协调是工作重点
3、，组建筹备小组、跟催决议落实和精神传承、效果评估及整改检讨是容易忽视的环节。,从会议组织的角色分工来讲：会议效果的优劣主要取决于总协调的流程控制能力和组织协调的能力。,2018/10/14,10,大型会议特征,以八六庆典大会筹备为例，关键控制环节如下：,2018/10/14,11,第二章会议策划实务,1、确定会议主题,2、组建筹备小组,3、编写主体方案,4、审核主体方案,2018/10/14,12,会议策划实务,1、确定会议主题,会议主题是 的体现，是整个会议的 。,常见问题：会议筹备方案多次被领导推翻、筹备将近尾声时被全盘否定。,症结所在：没有与领导充分沟通会议主题，或者没有真正达成一致认同
4、。,历次八六庆典主题：04年知识、健康、发展05年企业执行力与持续发展 06年企业文化落地和国际化,会议日程的安排和场地的布置必须围绕会议主题展开。,会议目的,灵魂,2018/10/14,13,会议策划实务,1、确定会议主题,会议主题与会场风格：,纪念会议,座谈会议,代表大会,工作会议,庆祝大会,和谐融洽,简单实用,喜庆热烈,庄严朴素,隆重典雅,会议主题的体现： 会标、会徽、桌牌、台幕、标语、邀请函、桌椅布置、花卉等。,铁树、棕榈,万年青、君子兰,富贵,友谊长存/万事如意,喜庆,庄严,菊花,月季、玫瑰,牡丹,高洁,小练习花语,2018/10/14,14,会议策划实务,2、组建筹备小组,（1）原
5、则：临时性、紧密性,（2）人员构成：,从权责分配上,总指挥/总协调,筹备小组组长,筹备小组组长,筹备小组组长,筹备小组成员,筹备小组成员,筹备小组成员,分组方式一般有两种： 1、按照筹备工作内容分，如文秘组、勤务组、会务组等； 2、按照有关活动项目分，如会议组、宴会组、文娱活动组等。,职 责：负责活动思路的确定、活动筹备方案的指导和把关、各个项目的验收和评估，对活动的整体效果负责。,职 责：负责各个项目方案的编写、项目具体分工和落实、项目成果的总结和汇报，对单个项目的效果负责。,职 责：根据项目分工进行有关筹备工作的落实，按照进度完成并汇报完成情况，对单个工作的完成质量负责。,2018/10/
6、14,15,会议策划实务,常见问题： 随意指定一个人负责； 中途更换责任人； 单独一个部门（人）完成全部工作； 部分参与者不了解所需信息。,2、组建筹备小组,（2）人员构成：,从能力结构上： 请有一定职务和权威性的领导担任总指挥（总协调）； 选择最有经验的人员、对公司文化理解较深的人员参与到筹备工作中来； 调动所有参与者的积极性和创造性，大胆创新； 涉及多个部门协作，一定请有关部门人员参与，更加有利于考虑周全。,导致效率低下、延误时间、质量不高！,2018/10/14,16,会议策划实务,2、组建筹备小组,（3）小组纪律与要求：,听从统一的指挥； 按照要求进度完成； 以绩效为牵引，合理奖惩；
7、定期参加筹备小组会议，定期汇报； 加强协作，提倡主动负责的精神。,举例：2006年八六庆典大会组织构成： 总 监：胡晓明 总 协 调：王景启 参与单位涉及：总裁办、董事局办公室、党群工作办公室、文化中心、信息中心、人本中心、安委会、酒店公司、总部物业、控股总经办等单位,2018/10/14,17,会议策划实务,3、编写主体方案,会议方案的概念：会议方案是召开会议之前，对会议如何召开所作的预想性方案，是书面文字材料。,会议方案的特点： 1、预想性 2、程序性 3、请示性。,会议方案的要素：时间、地点、参加人员、主题、原则、组织保障、主要日程、会议材料、分工方案、筹备进度、成本预算等。,案例：20
8、06年八六庆典大会总体方案,2018/10/14,18,会议策划实务,4、审核主体方案,主要由集团领导完成，一般从以下几方面进行审核：,筹备人员在与领导充分沟通的基础上，按照领导意见对进行会议筹备方案进行修正和完善，完成会议的策划。,1、主题思想是否鲜明和突出； 2、日程设置是否合理，衔接是否顺畅； 3、参加人员是否合理，发言是否恰当； 4、成本是否合理，保障是否有力。,2018/10/14,19,第三章会前筹备实务,1、制定筹备方案,3、跟踪协调与验收,2、下发主体方案与通知并分工筹备,2018/10/14,20,会前筹备实务,1、制定筹备方案,（1）筹备方案与主体方案相对比： 相同点： 都
9、是筹备过程的文档资料，共同要素有时间、地点、主题、日程、进度等。 不同点： 主体方案是指导性的方案，具有原则性和纲领性，是请示领导意见和公布周知的； 筹备方案更加详细、具体，任务明确、责任到人，是会议操作的手册和备忘录。 关联性： 筹备方案是保障会议主体方案全面落实和保质保量完成的重要工具。,2018/10/14,21,会前筹备实务,1、制定筹备方案,（2）筹备方案的要素和要求之一时间、地点、主题、参加人员、日程时间明确到分钟，不厌其详；地点明确到会议室名称（分会场交待清楚），主题清晰（说明有哪些安排是体现主题的），参加人员列出名称和身份（座位和站位图），日程分时间段列出项目和发言人（主持人）
10、。,2018/10/14,22,会前筹备实务,1、制定筹备方案,（2）筹备方案的要素和要求之二筹备工作分工 文秘工作方面 大会发言材料的编写：包括方案、通知、主持词、报告、总结发言、致词等 会议主题文字的确定：包括条幅、标语、会议名称等文字确定 会议跟踪和记录工作：包括签到、录音、记录、材料发放回收、大会简报、纪要编写发放等工作 筹备过程的秘书工作：协助总协调进行筹备会组织、资源协调、进度跟催、筹备会纪要编写、信息发布、嘉宾邀请等。,小贴示：重要领导的讲话材料一定要预留 听众鼓掌的间隔，并与领导沟通，才能达到 最佳效果。,2018/10/14,23,会前筹备实务,1、制定筹备方案,（2）筹备方
11、案的要素和要求之二筹备工作分工 会务工作方面 会场布置：场内布置关注点主席台、条幅、桌签、分桌、标语、声响设备、鲜花、绿植等。场外布置关注点安全、车辆停靠、气球、标语、彩旗、植物等 会议服务：如饮水设备及服务、卫生间设备、卫生保健、茶点服务、引领服务、礼仪服务等。 宣传报道：录音、录像、摄影等。,案例：引领问题： 04年八六庆典大会 05年八六庆典大会 06年八六庆典大会,领导先入场、听众后入场,领导中途解散、晚点,领导集中休息后再入场,2018/10/14,24,会前筹备实务,1、制定筹备方案,（2）筹备方案的要素和要求之二筹备工作分工勤务工作方面吃宴请安排、日常餐饮安排 住宾馆预订、配套服
12、务、费用结算 行车辆调度、往返票务协助,统一协调安排并及时公示周知。,常见问题：安排零散没有统一信息；安排较晚临时忙乱应付；费用结算不清，归口不一。,2018/10/14,25,会前筹备实务,1、制定筹备方案,（2）筹备方案的要素和要求之三验收标准每项筹备工作的项目、完成标准、负责人、完成时间、最后确认时间阶段性验收和最后验收的时间点、集合方式、成果展示方式以及领导用的验收单,举例：2006年八六庆典大会的筹备方案,（2）筹备方案的要素和要求之四沟通方式各个项目的负责人的联系方式（电话表）各个部分相互衔接的时间和方式,2018/10/14,26,会前筹备实务,2、下发主体方案与通知并分工筹备,
13、告诉什么人、做什么事、如何做,2018/10/14,27,会前筹备实务,3、跟踪协调与验收,是决定会议筹备落实的保障。,目 的：跟催进度、协调资源、发布信息、统一步骤 参加人：总指挥/总协调、筹备小组组长和全体成员 主持人：总指挥/总协调 内 容：各筹备小组轮流汇报子项目的进展情况，突出重点和难点，有无需协调的资源总指挥/总协调进行点评和资源协调，发布最新的信息，指出下阶段的工作重点。,功能：进行日常筹备工作的协调和跟催进行信息的收集发布、上传下达进行人员和资源的调度、分配,领导进行阶段性验收和最终验收时使用。,举例：总结动员大会验收单,工具一：筹备会议的组织,工具二：筹备秘书处的设立,工具三
14、：验收单,2018/10/14,28,第四章会中跟踪实务,主体方案全面落实,2018/10/14,29,会中跟踪实务,会前6：00，白玉龙组织各会务工作人员乘班车提前到位。 6：30，王景启主任点名。 7：00，张宇、朱天智将会议设备调试完毕，与三个视频分会场连通，背景音乐开始。 7：30，靳爱红、陈宇将会议议程、两个表彰决定、备用领导发言材料、奖牌摆放到位。 7：30，文化中心将八六特刊在主会场和食堂分会场发放到位。 7：30，钱为强、吕宝英将主会场各参会单位座位分布、会场布置最后检查。 7：30，李玉超指挥经警到南北院区进行车辆停靠的调度。 7：30，文化中心将摄影摄像器材准备到位，调试完
15、毕。 7：30，工会负责组织威风锣鼓队和军乐队到位。 7：40，威风锣鼓开始演奏，共两遍，到8：05结束。 8：00，韩海燕组织礼仪人员在报告厅准备，8：20开始执行引领任务。 8：00，前台服务人员将茶水、饮料、鲜花摆放到位。 8：00，健康办人员和简单医护设备在报告厅准备到位。,如果想现场指挥无纰漏，利用这样一份清单,万事具备,2018/10/14,30,会中跟踪实务,如果想现场指挥无纰漏，利用这样一份清单,会 中 8：15，工会负责将军乐队乐器摆放到位，组织演员到位。 8：15，吕宝英、陈宇指挥各单位领队完成队伍整理，按要求站位。 8：15，白玉龙、张谦安排总部食堂分会场就座完毕。 8：
16、20，韩海燕、宋新引领集团领导到楼前主席台。 8：30，升旗仪式正式开始。 8：30，张宇、朱天智、周媛将电话会议各分会场联通。 8：40，王景启主任、韩海燕、宋新、靳爱红及礼仪引领集团领导到中厅和北厅休息。 8：40，钱为强主任、吕宝英主任、陈宇、张利娜及领队引导员工进入多功能厅。 8：50，人本中心和职业发展中心组织大学生拉歌。 8：55，宋新、靳爱红提醒集团领导进入主会场，韩海燕、礼仪引领集团领导就座。 9：00，大会正式开始。 9：00，韩海燕、陈宇、石春梅指导礼仪进行颁奖排练。 9：00，宋新、靳爱红检查电话会议分会场开通情况。 10：30，韩海燕、陈宇、礼仪引领集团领导到中厅和北厅休息，杜赵东指挥经警将主席台上桌椅重新在前排摆放。 10：55，韩海燕、陈宇、礼仪引领集团领导到多功能厅前排就座，开始观看节目。,
