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1、XXXX 公司会议筹备指南（征求意见稿）2016 年 11 月目目 录录第一章第一章 总总 则则.1第二章第二章 组织组工作组织组工作1第三章第三章 秘书组工作秘书组工作4第四章第四章 会务组工作会务组工作6第五章第五章 宣传组工作宣传组工作8第六章第六章 后勤接待组工作后勤接待组工作.11第七章第七章 附附 则则.12附件 1：XXXX 公司 XX 大会筹备方案13附件 2：关于召开XXXX公司XX大会的请示.16附件 3：XXXX公司XX会议预算表 .17附件 4：关于召开XXXX公司XX大会的通知18附件 5：XXXX 公司 XX 大会会务手册19附件 6：XXXXXXXXX 公司 XX
2、 大会、XXXXXXXXX 公司 XXXX(职务)选票.27附件 7：XXXX公司XX大会选票统计单29附件 8：XXXX 公司民主评议 XX 表35附件 9：XXXX 公司 XX(职务)候选人预备人选名单情况介绍表 36附件 10：会议报告（讲话）式样 37附件 11：主持词式样 38附件 12：会议决议（草案）式样 40附件 13：排版要求 41附件 14：会议记录式样 42附件 15：会议总结报告式样 44附图一：大会会场.45附图二：全体起立奏国歌.45附图三：会议闭幕.46附图四：领导讲话.46附图五：领导做报告.47附图六：领导主持会议.47附图七：与会领导看望代表.48附图八：会
3、议讨论.48附图九：按序投票.49附图十：会议场外其他场景.49XXXXXX 大型会议筹备指南（征求意见稿）第一章第一章 总总 则则第一条第一条 为保证 XX 大型会议顺利举行，规范大型会议组织的程序和内容，提高会务工作效率，降低会议成本，特制定本指南。第二条第二条 本指南中的大型会议是指 XX 职工大会、XX 党员大会、XX 年度经营管理工作会议、大型培训会议、XX 庆典活动等大型会议。第三条第三条 本指南适用于 XX 大型会议的筹备工作。会议筹备分为 5 个组，分别为组织组、秘书组、会务组、宣传组、后勤接待组。第四条第四条 会议筹备分为 5 个组，分别为组织组、秘书组、会务组、宣传组、后勤
4、接待组。第二章第二章 组织组工作组织组工作第五条第五条 会前工作（一）成立大会筹备领导小组，明确责任分工。工作标准：大会筹备领导小组成立后以书面形式下发。（二）申请大会领导小组明确会议主题，制定大会筹备方案并报请大会领导小组批准（大会筹备方案参见附件 1） 。工作标准：大会筹备方案由大会筹备领导小组审议通过后，正式印发执行。（三）向上级组织请示大会召开的有关事项，待上级组织批复后执行（向上级组织请示参见附件 2） 。工作标准：以规定的书面格式请示上级组织。（四）根据上级组织的批复，确定会议议程，编制会议预算，申请会议专项费用（会议预算编制参见附件 3） 。工作标准：严格按照上级组织的批复开展会
5、议各项工作。（五）提前一周以上发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议议程及其他相关要求（会议通知参见附件4）工作标准：会议通知以红头文件的形式在 XX 网站发布。（六）根据大会形式和内容，请示上级是否派人参会。若上级派人参会，则通知后勤接待组联系落实具体事宜。工作标准：以书面的形式做好对接。（七）编制大会会务手册，内容包含目录、会议须知、会议议程、大会日程、出席大会人员名单、会场座次表等。正式会议召开前 2 天完成（会务手册参见附件 5） 。工作标准：会务手册由大会筹备领导小组审议通过后，正式印发执行。（八）根据大会议程，有选举和评议事项的，应负责组织进行。准备好票箱，与相
6、关部门联系落实各种选举和评议表等（其中选票参见附件 6、选票统计单参见附件 7（含清点选票报告单（选前） 、清点到会人数报告单、分发选票情况报告单、清点选票报告单（选后） 、计票单、选举结果报告单） 、评议表参见附件 8、预备人选名单情况介绍表参见附件 9） 。工作标准：1.票箱：选票箱提前备好，并检查票箱是否完好（包括票箱外观及内侧、投票口、票箱开闭口等） ；2.选票：确保选票内容准确，规格大小一致，根据选举要求提前密封并加盖公章后交于大会主持人。严禁出现选票内容与选举事宜不一致、选票规格（颜色、大小等）不一、未提前密封并加盖公章的现象。3.报告单：检查各种报告单（清点报告单、统计报告单等）
7、是否准备完好。（九）提名监计票人员名单，并请大会筹备领导小组审议通过。工作标准：监计票人员熟练掌握监计票流程。第六条第六条 会中工作（一）根据会议议程，合理安排分组讨论。（二）组织开展选举（评议）工作。当主持人宣布选举（评议）工作开始时，总监票人、监票人、计票人迅速到达指定工作区域，做好选举准备（提前检查票箱并将其就位，检查各种表格、报告单是否准备就绪） 。工作标准：选举工作由总监票人主持。流程如下：1.总监票人从主持人处领取选票并检查是否密封盖章，并面向大会全体人员公示。2.监票人、计票人清点领到的选票，由计票人填写清点选票报告单并交总监票人。3.监票人、计票人清点到会人数，由计票人填写清点
8、到会人数报告单并交总监票人。4.监票人、计票人分发选票，多余选票当众剪角作废，由计票人填写分发选票情况报告单并交总监票人。5.填写选票。6.监票人检查票箱，看票箱摆放是否正确，尤其是正反面一定要注意。7.投票。8.监票人开启票箱，清点选票，填写清点选票报告单并交总监票人。9.总监票人向大会宣读清点选票报告单内容。10.总监票人、监票人、计票人进行计票工作。11.总监票人宣读计票单。12.计票人填写选举结果报告单并交总监票人，监计票人将选票和选举结果报告单现场密封后移交大会主持人（相关部门） 。第七条第七条 会后工作收集整理大会相关资料，及时移交存档。工作标准：整理好大会全套资料，移交相关部门。
9、第三章第三章 秘书组工作秘书组工作第八条第八条 会前工作进行各类会议材料的准备工作，主要包括会议领导的报告（或讲话） 、会议各个阶段的主持词、会议形成的相关决议（草案） 、领导的总结讲话等。要按照会议主题的不同，明确工作分工，明确归口部门、具体负责人员等，进行材料的撰写工作（会议领导讲话参见附件 10、主持词参见附件 11、决议（草案）参见附件 12） 。工作标准：1.确定会议领导讲话稿材料的性质（讲话还是报告） ，并于会议召开 15 天前，确定讲话（报告）的主要思路，撰写材料提纲，经相关领导审核并讨论后确定。2.材料提纲确定后，于会议正式召开一周前完成材料的初稿，待相关领导审核修改后，递交大
10、会筹备领导组审核。3.与组织组做好沟通，在确定好会议流程的各个阶段后，起草会议各阶段主持词；与会务组沟通，如参会人员临时有变动，要及时修改主持词，并报告该阶段主持人。4.明确文件排版格式(参见附件 13)。5.要注意保密，如部分会议材料涉及企业秘密，经请示领导后，在材料首页上进行标注。第九条第九条 会中工作做好会议记录。会议主要负责部门要安排一名具体同志做好会议记录，特别是要记录好上级领导的讲话内容，便于起草总结报告使用。若会议涉及到分组讨论的，要提前提醒各组（团）组长，让其小组的记录人做好小组讨论期间大家的发言内容（会议记录参见附件 14） 。工作标准：记录内容要尽量详实全面，字迹工整，层次
11、段落清晰。第十条第十条 会后工作做好会议总结，起草会议召开情况（或选举情况）的报告，并完成写作材料的全部归档。(会议总结参见附件 15)工作标准：1.会议结束后，及时起草总结报告，待相关领导审核修改后，尽量于会后一周内向 XX 公司相关部门完成上报工作。2.秘书组要保证本组归档资料的完整性，如资料在其他部门的（如各讨论组发言记录） ，要及时向各组收集，并在会后及时上交会议主办部门。第四章第四章 会务组工作会务组工作第十一条第十一条 会前工作（一）印发各类会议材料。主要包括各种报告（讲话） 、会务手册、会议座次表、决议（草案）以及其他需要讨论的文件资料等。工作标准：1.印制前与会议组织组、秘书组
12、进行签字确认，并按照文书要求调整材料的字体、格式。2.提前一天打印装订完毕，仔细检查装订材料是否完整，页码是否正确，有无错排或装订错误，并多备 3-5 套。（二）会场布置。 （1）联系会议场地，确定会议室能否正常使用；（2）在会场张贴会议座次表；（3）联系制作会议条幅，和会议主办部门沟通确定会议条幅的具体名称等；（4）根据会议人数，确定会场座位安排，包括主席台领导的座位安排（按人数摆放椅子，多余的去掉；根据上级领导来人情况，确定是否需要制作新的桌牌，如有，联系制作。领导桌牌要按照“右为上”的规则正确摆放桌牌，中途部分领导返回原单位的，需迅速调整桌牌摆放顺序） ；（5）音响话筒等设备是否能正常使
13、用；（6）会议资料的发放，确定是否需要装袋，装什么袋子；（7）确定会场空调温度是否合适。 （8）会场音乐（开幕、闭幕、颁奖、投票等音乐曲目）进行试听，确保无误。工作标准：确保会场布置整齐有序，所需设备正常运行。（三）确定会议参会人员着装要求，明确是否需要统一服装。工作标准：以网络形式通知所有参会人员会议的着装要求。（四）准备好会议发放的奖金、奖杯（或证书）等。工作标准：相关部门校核好证书内容、奖金金额及数量后交由会务组，由会务组根据会议程序，事先安排好相应工作人员，听从会议主持人的口令，准确放于颁奖人的桌位上，由颁奖人发放给领奖人。第十二条第十二条 会中工作（一）会务人员提前 1 小时到达会场
14、，检查会场准备情况。工作标准：检查会场各事项是否准备就绪，确保不出差错。（二）核对到场参会人数。工作标准：确定有无人数变动，并及时报告会议组织组和秘书组。（三）做好会议纪律的维护。工作标准：会议开始前 5 分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机或调成静音。（四）奖金、奖杯（荣誉证书）及奖品按顺序依次摆放。工作标准：准确无误。（五）做好会议期间的倒水等工作。工作标准：明确专职人员，应动作轻慢，不发出声响。第十三条第十三条 会后工作（一）会议结束后，检查会场，带回剩余材料、桌签等交 XX 办公室。工作标准：检查会场不遗留会议相关物品。（二）将多余的会议资料移交会议
15、主办部门进行存档。工作标准：核查资料数量，确保资料的完整性并移交存档。（三）清理打扫会场，与会场提供单位办理完毕相关手续。工作标准：会场清理干净彻底，手续办理及时到位。第五章第五章 宣传组工作宣传组工作第十四条第十四条 会前工作召开编前会，根据会议主题，制定宣传计划及内容，营造会议氛围。（一）确定宣传内容及具体负责人。宣传内容要体现会议主题，主要包括新闻报道宣传、会议材料宣传、摄影宣传等，同时明确各宣传内容的具体负责人。工作标准：1.新闻报道宣传：包括会议召开、会议特约评论等。2.会议材料宣传：包括领导重要讲话、报告图解分析等。3.会议摄影宣传：包括会场拍摄、重要人物拍摄等，充分把握拍摄的角度
16、和细节，突出会议主题。（二）确定宣传形式。会议宣传形式主要有展板、板报、网络等，根据不同的会议类别，确定相应的宣传形式。1.展板。根据会议主题，以图片或文字等方式集中展示取得的工作成绩和风貌。工作标准：主题鲜明、文字与图片搭配合理、色彩对比协调。达到感染人、振奋人、激励人的效果。摆放在人流集中、引人注目的地方，如会场、走廊、休息室等地。2.板报。通过对板报内容、版式、标题、用字、刊头、框边等设计，以新颖独特、活泼美观的艺术形式和富有创意的版面设计反映会议主题，营造会议氛围。工作标准：板报内容扣题、贴切、精炼；版式清爽、明快、美观；标题醒目、规范；用字漂亮；刊头简洁、衬题；框边明晰、清雅、不抢。3.网络。借助 XX 公司网站及 XX 内网、QQ 群、微信群、钉钉群等载体进行网络宣传。在 XX 公司网站及 XX 内网刊登宣传报道等稿件，在 XXQQ 群、微信群、钉钉群里实时发布大会现场新闻，包括一些消息、简讯、短新闻、摄影照片等。工作标准：刊登的宣传报道等稿件内容精炼概括、富有
