文档移交与保管管理办法

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1、文档移交与保管管理办法文档移交与保管管理办法 编号：编号：GDHiPAL-DCC-P2-004 版 本 号：0 所属体系：行政管理 编写部门：人力资源及行政部 生效日期：20xx 年 xx 月 xx 日 GDHiPAL-DCC-P2-004文档移交与保管管理办法 广东大鹏液化天然气有限公司第 2 页 共 18 页 目目 录录 1 目的 .3 2 适用范围 .3 3 编制依据 .3 4 释义 .3 5 职责分工 .4 6 文档的移交 .5 7 文件的保管利用 .14 8 附则 .16 9 修改日志 .17 GDHiPAL-DCC-P2-004文档移交与保管管理办法 广东大鹏液化天然气有限公司第

2、3 页 共 18 页 1目的 为了确保公司文档及时、准确、全面、系统收集整理归档并移交，有效地 为建设、运营和管理提供查询利用，特制定本管理办法。 2适用范围 该办法适用于公司各部门文档的交接、保存及利用。 3编制依据 3.1文档管理基本制度 ，GDHiPAL-DCC-P1-001，Rev. 0。 3.2文档管理办法 ，GDHiPAL-DCC-P2-001, Rev. 0。 3.3保密工作管理办法 ，GDHiPAL-ADMPA-P2-001。 3.4资料室管理办法 ，GDHiPAL-DCC-P2-003, Rev. 0。 3.5会计档案管理办法, GDFC-ACC-P2-007, Rev. 0

3、。 3.6合同采办文档管理办法, GDCP-CP-P2-006, Rev. 0。 3.7国家重大项目建设项目文件归档要求与整理规范 ，DA/T 28-2002。 4释义 4.1文档：指文件和档案，文件是档案的基础，是公司在各项活动和处理事 务中形成的各种形式的信息记录；档案是公司历史发展和在各项活动中直接形 成的有价值的各种形式的真实历史记载。 4.2移交：指各部门将工作活动实施过程中形成的各项最终资料移交给 DCC 和 DCC 按有关规定把公司重大项目竣工资料移交给深圳市档案管理机构。 4.3综合管理档案：由公司在行政管理事务活动中产生的各类重要性及其它 具有利用价值的文件。包括公司章程、合

4、同、原则协议、各类证件、重要性请 示、批复、董事会文件、会议纪要等管理性文件。 4.4会计档案：公司在经济管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和各类报 表等具有保存价值并作为历史记录保存的会计核算的专业档案。 4.5科技档案：公司在基本建设和生产等项目及改扩建项目中形成的，有利 用价值的投资计划、设计、施工、竣工及维护等活动中形成的图纸、图表、文 字材料、计算材料、声像材料等文件。 4.6声像材料档案：公司在各项工作和活动中直接形成、具有保存价值，并 主要以磁磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记载，包括照 GDHiPAL-DCC-P2-004文档移交与保管管理办法 广东大鹏液化天然

5、气有限公司第 4 页 共 18 页 片、录音、录像制品、影视片以及相应的说明文字。 4.7档案保管期限：指以年为单位, 将已鉴定且需保存的文件给出的特定保 管年限。 4.8档案保管期限表：指已鉴定且需保存的文件档案的汇总表。 4.9永久保存：指对公司生产、经营、建设等有长远利用价值的文件。 4.10定期保存：指较短时间内对公司生产、经营等有参考利用价值的文件。 4.11原件：指最初产生的区别于复制件签章生效的原始文件。 4.12复印件：指与原件内容相同的复制品。 4.13案卷：指由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 4.14立卷：指将若干文件按照形成规律和有机联系组成案卷的过程。 4.1

6、5案卷目录：指以全宗为单位登记案卷的提名及其他特征并按案卷号次序 编排而成的一种档案目录。 4.16卷内目录，登记卷内文件提名和其他特征并固定文件排列次序的表格， 排列在卷内文件之前。 4.17卷内备考表，卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。 5职责分工 5.1文控中心 5.1.1制定公司文档归档及整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。 5.1.2监督、指导、检查各部门文件的形成、积累工作。 5.1.3根据本办法对文档进行接收、保管和向业务部门提供利用。 5.1.4负责向相关档案部门移交档案。 5.2业务部门 5.2.1负责收集、积累、整理、归档本部门产生的文档，确保文档的完整性

7、和系统性。 5.2.2专兼职文控应负责累积形成的文档，并对归档文档的的完整、准确、 系统负责。 5.2.3负责对制成文档的材料质量负责，确保文档利于长久保存，图文字迹 清晰等。 5.2.4专兼职文控按照文控中心归档要求整理和移交。 GDHiPAL-DCC-P2-004文档移交与保管管理办法 广东大鹏液化天然气有限公司第 5 页 共 18 页 5.2.5项目部文控配合文控中心向档案部门移交档案。 6文档的移交 6.1文档归档范围 反应公司在生产、经营、管理等活动中形成并具有保存价值的文件均应纳 入归档范围。具体归档范围详见附件 1文件归档范围和保存期限表 。 6.2文档的收集 凡是公司在工作活动

8、中形成或使用的、办理完毕的，对今后工作有查考利 用价值的文件、证书、各种记录以及各种图表、照片、声像材料等都应齐全完 整地收集。在收集过程中各部门专兼职文控要注意以下事项： a)文件齐全完整，确保收集的文件完整、准确、系统，确保文件的附 件 齐全，与文件相配套的其他载体形式的资料齐备； b)确保文件的签批完整，签发手续完备； c)收集的文件原则上应为原件，如无原件的可将具有利用价值的复制 件归档； d)文件材料，文件的制作和书写材料应当益于长久保存。要选用碳素 墨水等符合存档要求的书写材料，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨 水、红墨水等； e)声像、电子文件等载体形态的文件应与其文字说明一并归档，

9、并确 保电子文件可读、清晰、无病毒。 6.3文档的整理 6.3.1总则 6.3.1.1文档整理是档案保管和利用的重要基础环节，须对收集的文件进行 条理化、系统化的整理、分类、排列与编目。文档归档整理分类方法可根据文 件实际可操作性按照年度分类整理、性质分类整理或工程项目分类整理。 6.3.1.2文档整理案卷类别主要包括综合管理类、合同类、财务类、设计类、 声像类、竣工资料类等。文档整理原则先划分文档案卷类别，再划分文件类别， 然后根据实际可操作性按照年度、性质或工程项目类进行归档整理。 6.3.1.3文档组卷时所需的档案盒、卷皮均由文控中心统一提供。 GDHiPAL-DCC-P2-004文档移

10、交与保管管理办法 广东大鹏液化天然气有限公司第 6 页 共 18 页 6.3.1.4根据实际文档组卷的需求，可选择“6.3 文档的整理”中不同形式 的整理方式。 6.3.1.5本细则“6.3 文档的整理”中规定的文档整理要求只针对移交公司 的档案，移交相关档案部门时，应按照相关档案部门的组卷要求整理。 6.3.2按照年度分类整理 6.3.2.1总则 按照文件类型对形成文件的年度进行划分，此分类一般适用于综合管理类 文件的归档。比如收发文件、会议文件、周月报、会计类档案等。 6.3.2.2整理方法 案卷类别 年度 - 文件类型 案卷号。 6.3.2.3组件要求 6.3.2.3.1 件，为归档文件

11、的整理单位，一般以每份文件为一件。将收集的 文件按照文件的时间顺序或文件流水号进行排列。 6.3.2.3.2对于上级的批复与本级的请示、本级的批复与下级的请示、正 文 与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多种文字形成的同 一文件等等；排列时应批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前， 定稿在后须作为一件排列在一起。 6.3.2.3.3 “一件”即由主体文件和主体文件关联的附件为一件。编目时也 应视为一个条目。 6.3.2.3.4卷盒中每件文件用 A4 塑料袋装订，一盒为一卷，每卷中的文件 按照文件编号或时间顺序排列进行编目。 6.3.2.3.5卷内目录应包括序号、单位、

12、文号、题名、日期、备注等信息。 6.3.2.3.6卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，数量，说明组卷情 况， 如立卷人，检查人，立卷时间等；卷内备考表排列在卷内文件之后。 6.3.2.3.7不同类别的归档文件分别装盒，同一类别的可分装几盒，不同 类 别的不能混装一盒。 GDHiPAL-DCC-P2-004文档移交与保管管理办法 广东大鹏液化天然气有限公司第 7 页 共 18 页 6.3.2.3.8不同年度的归档文件不能放入同一盒内。 6.3.2.3.9档案盒的封面及背脊应包括类别、案卷名称、年度、起止号、 保 管期限等信息。 6.3.3按文档性质分类整理 6.3.3.1总则 按照文件内容所涉

13、及的性质进行的划分。此分类一般适用于证书类文件、 批复类文件、报告类文件、政策程序、合同类文件等文件。 6.3.3.2整理方法 案卷类别 - 文件类别 案卷号。 6.3.3.3组件要求 6.3.3.3.1件，为归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。将收集 的 文件按照文件号进行排列。 6.3.3.3.2对于上级的批复与本级的请示、本级的批复与下级的请示、正 文 与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多种文字形成的同 一文件等等；排列时应批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前， 定稿在后须作为一件排列在一起。 6.3.3.3.3“一件”即由主体文件和主体文件关联的附件

14、为一件。编目时 也应视为一个条目。 6.3.3.3.4卷盒中每件文件用 A4 塑料袋装订，对于装订成册的文件进行编 码后可直接存放在卷盒中，一盒为一卷，每卷中的文件按照文件号的顺序排列 进行编目。 6.3.3.3.5卷内目录应包括序号、单位、文号、题名、日期、备注等信息。 6.3.3.3.6卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，数量，说明组卷情 况， 如立卷人，检查人，立卷时间等；卷内备考表排列在卷内文件之后。 6.3.3.3.7不同类别的归档文件分别装盒，同一类别的可分装几盒，不同 GDHiPAL-DCC-P2-004文档移交与保管管理办法 广东大鹏液化天然气有限公司第 8 页 共 18 页

15、 类 别的不能混装一盒。 6.3.3.3.8档案盒的封面及背脊应包括类别、案卷名称、起止号、保管期 限 等信息。 6.3.4按工程项目（科技技术档案）分类整理 6.3.4.1总则 对于工程项目类文件的整理，只针对各业务部门向文控中心移交的档案， 移交相关档案部门的文件均应按照相关档案部门要求整理组卷。 6.3.4.2整理方法 6.3.4.2.1工程项目类文件应按照建设综合文件（基建文件） 、监理文件、 施工文件、厂商文件、试运行文件及竣工图分别进行组卷。 6.3.4.2.2工程项目文件应保存原件，因各种原因不能保存原件的，应在 复 印件上加盖具有法律效率的印章。 6.3.4.2.3项目本身形成

16、的资料须是原件。 6.3.4.3文字材料组卷要求 6.3.4.3.1卷，为组卷单位。多份文件可以归档为一卷； 6.3.4.3.2卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定，一般顺序为封面、 目录、内容、备考表和封底。 6.3.4.3.3案卷封面编制 案卷封面应包括工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、 密集、档号、共 册第 册等信息。 a) 工程名称：填写工程建设项目正式批准的名称； b) 案卷题名：填写组卷编号及案卷内容，案卷内容应简明、准确揭示 卷内文件的内容； c) 编制单位：编制本卷的主要编制单位； d) 编制日期：填写卷内资料形成的起、止日期； e) 保管期限，依据文件归档范围及保管期限填写组卷时划定的保 GDHiPAL-DCC-P2-004文档移交与保管管理办法 广东大鹏液化天然气有限公司第 9 页 共 18 页 管期限； f)密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级； g) 档号，按照文控中心提供的项目档号编号。(档号编号原则： GDLNG- 部门代码-项目代码-案卷类别)。 6.3.4.3.4卷内目录编制 卷内