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1、EXCEL常用操作及简单函数运用QQ18332655乐乐狗2011-6-24修订,特色: 1.总结自身与他人经验，可能带有一定的片面性 2.侧重常用功能 3.举例讲解 4.尽量快捷键操作,三点建议,1.经济基础决定上层建筑熟悉EXCEL的基本功能，才能把功能运用自如，才能用好VLOOKUP，数据透视及其他,2.不要让自己的左手废了-要习惯用左手操盘,右手抓鼠左手除了打字，还应该经常做如下事情：文档间切换Alt+Tab (左手无名指和拇指 )显示桌面 win+D单元格锁定F4,3.学会做盲人，不要练就“一指神功”-习惯用小键盘盲打食指（147）中指（258）无名指（.369*）大拇指（0）小手指
2、（Enter+-)习惯用“+”，少用“=”，近水楼台先得月,目录,1.流星花园 -“F4”：单元格引用介绍,“流星花园”“F4”“偶像”“固定” 1.绝对引用：在B1中用公式引用A1单元格内容，=$A$1（按F4，即锁定单元格），向右边或下面，拖动此公式，始终不会改变 2.相对引用：在B1中用公式引用A1单元格内容，=A1，向右边或下面，拖动此公式，公式会随之变动C1=B1，B1=C1 3.混合引用:在B1中用公式引用A1单元格内容，=$A1或=A$1 ，向右边或下面，拖动此公式，公式锁定的部分不变,未锁的部分随之变动,2.有头有脸,头-表头字段，一般是第一行 看起来有头 操作：视图-窗口冻结
3、拆分窗格快捷键ALT+W+F+F冻行下一行，冻列右一列，行列右下格 例如：活动单元格在A2,冻结第一行活动单元格在B1,冻结第一列活动单元格在B2,冻结第一行第一列,打印出来也有头 操作：页面布局-页面设置-工作表-打印标题,打印预览快捷键 CTRL+F2,3.减压瘦身,ERP或系统导出文件，往往带格式，导致文件大，打开慢，处理慢,严重影响工作效率 操作：1）全选-开始-编辑-清除格式（这点非常有用，请牢记）2）office-选项-高级-常规-清除”启动时打开此目录中的所有文件”,4.好聚好散,好聚-合并 例如：合并品号品名规格=A1&B1&C1=“01”&B1&C1 注意:文本必须加“”，或
4、用CONCATENATE,好散-分列操作：数据-数据工具-分列可以按长度分,也可以按特殊符号分同时又可以使文本数字 数值化 例如对包装公式长宽高 50*45*60的分列,5.断章取义,1.left 左取单元格字符串=left(单元格,要取的个数) 2.right 右取单元格字符串=right(单元格,要取的个数) 3.mid 中间取单元格字符串=mid(单元格,开始取的位置,要取的个数) 4.len 计算单元格字符串长度(一个中文字算一 位) =len(单元格) 5.lenb 计算单元格字符串长度(一个中文字算两 位,即英文状态) =lenb(单元格) 例如不带颜色码的品号,6.劳逸结合,你是
5、否每天对着枯燥的EXCEL表，闷闷不乐呢？ 那就放个帅哥，美女进来吧！操作：页面布局-背景,选择需要插入的图片后确定局部背景:选中不要背景的单元格，填充成其他颜色,7. 随心所选,1.上下左右选区域Ctrl+shift+方向键 2.Ctrl+shift+7或Ctrl+HOME到左上单元格，Ctrl+shift+1或Ctrl+END到右下单元格 3.Ctrl+shift+3/Ctrl+Pageup右切换工作表，Ctrl+shift+9/Ctrl+Pagedown左切换工作表 4.Ctrl+shift+2当前列最低行单元格，Ctrl+shift+8当前列第一行单元格 5. Ctrl+”*” Ctr
6、l+Shift+空格键 Ctrl+A一次：数据区域，两次：全部 6. Ctrl+shift+HOME选中左上区域Ctrl+shift+END 选中右下区域,把我学会就行了哦,8.巧走小道,当你在工作薄中有太多工作表，而找不到你想要的那张而苦恼吗？ 那就学习走小道吧！操作：工作表左下角，右键点击左右箭头处,9.用小刷子,单次刷：单击“格式刷”按钮时，可以将选定单元格的格式应用到其余的单元格中，但每一次只能应用一次“格式刷” 多次刷：需要重复使用，只要双击“格式刷”按钮，然后单击要改变其格式的多个单元格。完成操作后，按Esc键或再次单击“格式刷”按钮，就可以关闭“格式刷”。,10. 颜色管理,让不
7、同类型数据用不同颜色显示 执行“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“x”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色” 。 例如对毛利率低于10%的产品，用红色警示,条件格式公式-西洋棋盘：=MOD(ROW(A1),2)=MOD(COLUMN(A1),2) 注意：公式字母必须大写,11.下拉菜单,名字或产品名称等字段输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 操作：数据-有效性-设置-序列-数据来源选中单元格区域或输入数据,用“,”
8、隔开,12.规矩方圆-以规矩，成方圆,自定义序列并排序操作：OFF-EXCEL选项 常用-自定义序列 选中单元格区域或输入数据,用“,”隔开数据-排序-次序（自定义序列） 例如：规定人员顺序,序列填充：左键单格拖拉/双格拖拉/格式标签右键拖拉，日期填充可选年，月，日当然也可以用开始-编辑-填充按钮可删除的自动序列号：ROW()-ROW($A$1),13.筛选求和,操作：数据-筛选-自动筛选高级筛选，不太使用(不作介绍) 筛选求和：Alt+“=”，注意，一定要“=“出现函数 (2003版可以,2007版不可以) 例如选择性求和=SUBTOTAL(9,A2:A50),第一个参数的改变，汇总的方式也
9、不同,2007版本如何粘贴（或删除）筛选结果1.选中筛选后的数据区域，按“Alt+；”也可以F5或Ctrl+G定位“可见单元格”或点“数据-排序和筛选-重新应用”2.选择性粘贴到新的区域,14.格子介绍（ctrl+1）,数字：各种数字显示格式，不改变原有数据以万显示“0！.0，” 对齐：学会用跨列居中 字体：学会上下标 边框： 填充： 保护:锁定公式单元格，防止更改,跟保护工作表一起使用,15.分类汇总,适用情况：快速查看分类汇总数据 操作: 数据-分类汇总（注意先排序）分类字段：按哪个字段汇总汇总方式：求和，计数选定汇总项:哪些数据需要汇总 每组数据分页:按分类自动分页,16.选择粘贴,1.
10、去公式:复制单元格,右键选择性粘贴,选“值” 2.加减乘除:在空白单元格中输入另一(组)数字(加减数,倍数,除数),复制该单元格或区域,再选中被加减,被乘除的单元格或区域, 右键选择性粘贴,选择“值”“加减乘除确定 3.转置:行数据转换成列数据 复制数据区域,右键选择性粘贴,选择”转置” 4.文本变值，加零或减零，或除1或乘1,17.数字扫尾,round(四舍五入） roundup（入）（举例按日期取季度） rounddown（舍） trunc （直截） floor（按一定基数四舍） ceiling（按一定基数五入） Fixed四舍五入后转为文本,18.间隔填充,1.插入间隔行， 方法一：插入
11、两列辅助列，分别在第一行和第二行输入数字1，选中包含1的四个单元格，双击往下或向下拖来，选中此两列，定位-常量，右键插入行 方法二：增加辅助列，对数据行加序号1-2-3空白行1.5-2.5-3.5,然后排序.,2.隔间填充上下一单元格或左右单元格的内容 （1）选中区域，定位到空白单元格 （2）=上一下单元格或左右单元格 （3）ctrl+enter批量填充,19.Ctrl大家族,批量填写Ctrl+Enter, 单个工作表复制可按Ctrl托拖动工作表 打印预览Ctrl+F2 输入当天日期 Ctrl+“ ；”时间Ctrl+Shift +“ ；” 复制上一单元格Ctrl+“ ” 复制前任意连续文本单元
12、格Alt+“”（文本） 复制Ctrl+C 剪切Ctrl+X 粘贴Ctrl+V 查找Ctrl+F 定位Ctrl+G 替换Ctrl+H 打印Ctrl+F 打印预览Ctrl+F2 后退Ctrl+Z,20.杂七杂八,数字以文本输入 “” 快捷激活单元格F2 巧用替换和通配符*，！ 分页预览（右下按钮） 大小写字母转换，按Shift 建立图表F11 快速关闭，双击off 复制或转移工作表（工作组） 工作组同步操作,21. 常用函数,日期函数 求值函数 IF：两条件判断 SUMIF：条件求和(举例) COUNTIF：条件计数 ABS：绝对值 MOD:除余,22.轻松换行,1. 输入数据随时换行 Alt+E
13、nter组合键 2. 单元格区域内换行 选定区域，选择“编辑填充内容重排” 3. 调整单元格格式换行 “格式单元格-自动换行” 4. 文本框的巧用 为了保证文本框的边界与工作表网格线重合，需按住Alt键的同时插入文本框,23.寻遍天下-vlookup,适用范围：两表或区域有共同的项或类似的项，从一表或区域获取另一表或区域的数据=vlookup(本表共同列或单元格,另一表共同项开始右边区域,所取数据在表中共同项开始右边列数,精确”0”或模糊匹配参数) 精确匹配:共同项内容一致,文本或数值格式一致模糊匹配:共同项内容在某一区域中,常用于按区域分类, 记住向上区域原则 例如客户根据销售额进行ABC分
14、类等,24.剥皮抽筋 数据透视-随心所欲,彻底分析,透视表/图,是一个统计工具 注意点：1）列列有头:数据透视区域第一行必须有字段名,2）双击显示:双击透视表某一数据,可创建该数据的明细表3）插入计算字段4）去除空白:用替换功能把”(空白)”替换成空格” “，一定要空格5）下拉选择：类似筛选条件下的选择，数据会自动更新6）列行总计：表格选项-行（列）总计7）按需排序：点击字段表头，字段设置-高级-升（降）序8）批选小计：选定-启用选定内容，鼠标点击小计行，可批量选中小计行9）表图转换：右击透视表某一区域，选透视图创建10）条件格式套用,25.团队精神-数组,数组，就是元素的集合，按行、列进行排列。单行或单列的数组是一维数组，多行多列（含2行2列）的数组是二维数组,数组内的数据”一个都不能少” F9运用,选任一空白单元格,”=“,选中分组的单元格区域, 按F9,出现数组,可复制到Vlookup第二个参数中,用以分类产品 按自己的需要分类编制毛利表 1）如何根据订单区分自制、外购 2）如何截取年月 3）根据毛利区分产品等级 4）透视分析,推荐学习网站：http:/不清楚的地方，请大家课后交流！,
