excel常用操作及简单函数运用

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1、EXCEL常用操作及简单函数运用QQ18332655乐乐狗2011-6-24修订,特色: 1.总结自身与他人经验,可能带有一定的片面性 2.侧重常用功能 3.举例讲解 4.尽量快捷键操作,三点建议,1.经济基础决定上层建筑熟悉EXCEL的基本功能,才能把功能运用自如,才能用好VLOOKUP,数据透视及其他,2.不要让自己的左手废了-要习惯用左手操盘,右手抓鼠左手除了打字,还应该经常做如下事情:文档间切换Alt+Tab (左手无名指和拇指 )显示桌面 win+D单元格锁定F4,3.学会做盲人,不要练就“一指神功”-习惯用小键盘盲打食指(147)中指(258)无名指(.369*)大拇指(0)小手指

2、(Enter+-)习惯用“+”,少用“=”,近水楼台先得月,目录,1.流星花园 -“F4”:单元格引用介绍,“流星花园”“F4”“偶像”“固定” 1.绝对引用:在B1中用公式引用A1单元格内容,=$A$1(按F4,即锁定单元格),向右边或下面,拖动此公式,始终不会改变 2.相对引用:在B1中用公式引用A1单元格内容,=A1,向右边或下面,拖动此公式,公式会随之变动C1=B1,B1=C1 3.混合引用:在B1中用公式引用A1单元格内容,=$A1或=A$1 ,向右边或下面,拖动此公式,公式锁定的部分不变,未锁的部分随之变动,2.有头有脸,头-表头字段,一般是第一行 看起来有头 操作:视图-窗口冻结

3、拆分窗格快捷键ALT+W+F+F冻行下一行,冻列右一列,行列右下格 例如:活动单元格在A2,冻结第一行活动单元格在B1,冻结第一列活动单元格在B2,冻结第一行第一列,打印出来也有头 操作:页面布局-页面设置-工作表-打印标题,打印预览快捷键 CTRL+F2,3.减压瘦身,ERP或系统导出文件,往往带格式,导致文件大,打开慢,处理慢,严重影响工作效率 操作:1)全选-开始-编辑-清除格式(这点非常有用,请牢记)2)office-选项-高级-常规-清除”启动时打开此目录中的所有文件”,4.好聚好散,好聚-合并 例如:合并品号品名规格=A1&B1&C1=“01”&B1&C1 注意:文本必须加“”,或

4、用CONCATENATE,好散-分列操作:数据-数据工具-分列可以按长度分,也可以按特殊符号分同时又可以使文本数字 数值化 例如对包装公式长宽高 50*45*60的分列,5.断章取义,1.left 左取单元格字符串=left(单元格,要取的个数) 2.right 右取单元格字符串=right(单元格,要取的个数) 3.mid 中间取单元格字符串=mid(单元格,开始取的位置,要取的个数) 4.len 计算单元格字符串长度(一个中文字算一 位) =len(单元格) 5.lenb 计算单元格字符串长度(一个中文字算两 位,即英文状态) =lenb(单元格) 例如不带颜色码的品号,6.劳逸结合,你是

5、否每天对着枯燥的EXCEL表,闷闷不乐呢? 那就放个帅哥,美女进来吧!操作:页面布局-背景,选择需要插入的图片后确定局部背景:选中不要背景的单元格,填充成其他颜色,7. 随心所选,1.上下左右选区域Ctrl+shift+方向键 2.Ctrl+shift+7或Ctrl+HOME到左上单元格,Ctrl+shift+1或Ctrl+END到右下单元格 3.Ctrl+shift+3/Ctrl+Pageup右切换工作表,Ctrl+shift+9/Ctrl+Pagedown左切换工作表 4.Ctrl+shift+2当前列最低行单元格,Ctrl+shift+8当前列第一行单元格 5. Ctrl+”*” Ctr

6、l+Shift+空格键 Ctrl+A一次:数据区域,两次:全部 6. Ctrl+shift+HOME选中左上区域Ctrl+shift+END 选中右下区域,把我学会就行了哦,8.巧走小道,当你在工作薄中有太多工作表,而找不到你想要的那张而苦恼吗? 那就学习走小道吧!操作:工作表左下角,右键点击左右箭头处,9.用小刷子,单次刷:单击“格式刷”按钮时,可以将选定单元格的格式应用到其余的单元格中,但每一次只能应用一次“格式刷” 多次刷:需要重复使用,只要双击“格式刷”按钮,然后单击要改变其格式的多个单元格。完成操作后,按Esc键或再次单击“格式刷”按钮,就可以关闭“格式刷”。,10. 颜色管理,让不

7、同类型数据用不同颜色显示 执行“格式条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面的方框中输入数值“x”。单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的“颜色”设置为“红色” 。 例如对毛利率低于10%的产品,用红色警示,条件格式公式-西洋棋盘:=MOD(ROW(A1),2)=MOD(COLUMN(A1),2) 注意:公式字母必须大写,11.下拉菜单,名字或产品名称等字段输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 操作:数据-有效性-设置-序列-数据来源选中单元格区域或输入数据,用“,”

8、隔开,12.规矩方圆-以规矩,成方圆,自定义序列并排序操作:OFF-EXCEL选项 常用-自定义序列 选中单元格区域或输入数据,用“,”隔开数据-排序-次序(自定义序列) 例如:规定人员顺序,序列填充:左键单格拖拉/双格拖拉/格式标签右键拖拉,日期填充可选年,月,日当然也可以用开始-编辑-填充按钮可删除的自动序列号:ROW()-ROW($A$1),13.筛选求和,操作:数据-筛选-自动筛选高级筛选,不太使用(不作介绍) 筛选求和:Alt+“=”,注意,一定要“=“出现函数 (2003版可以,2007版不可以) 例如选择性求和=SUBTOTAL(9,A2:A50),第一个参数的改变,汇总的方式也

9、不同,2007版本如何粘贴(或删除)筛选结果1.选中筛选后的数据区域,按“Alt+;”也可以F5或Ctrl+G定位“可见单元格”或点“数据-排序和筛选-重新应用”2.选择性粘贴到新的区域,14.格子介绍(ctrl+1),数字:各种数字显示格式,不改变原有数据以万显示“0!.0,” 对齐:学会用跨列居中 字体:学会上下标 边框: 填充: 保护:锁定公式单元格,防止更改,跟保护工作表一起使用,15.分类汇总,适用情况:快速查看分类汇总数据 操作: 数据-分类汇总(注意先排序)分类字段:按哪个字段汇总汇总方式:求和,计数选定汇总项:哪些数据需要汇总 每组数据分页:按分类自动分页,16.选择粘贴,1.

10、去公式:复制单元格,右键选择性粘贴,选“值” 2.加减乘除:在空白单元格中输入另一(组)数字(加减数,倍数,除数),复制该单元格或区域,再选中被加减,被乘除的单元格或区域, 右键选择性粘贴,选择“值”“加减乘除确定 3.转置:行数据转换成列数据 复制数据区域,右键选择性粘贴,选择”转置” 4.文本变值,加零或减零,或除1或乘1,17.数字扫尾,round(四舍五入) roundup(入)(举例按日期取季度) rounddown(舍) trunc (直截) floor(按一定基数四舍) ceiling(按一定基数五入) Fixed四舍五入后转为文本,18.间隔填充,1.插入间隔行, 方法一:插入

11、两列辅助列,分别在第一行和第二行输入数字1,选中包含1的四个单元格,双击往下或向下拖来,选中此两列,定位-常量,右键插入行 方法二:增加辅助列,对数据行加序号1-2-3空白行1.5-2.5-3.5,然后排序.,2.隔间填充上下一单元格或左右单元格的内容 (1)选中区域,定位到空白单元格 (2)=上一下单元格或左右单元格 (3)ctrl+enter批量填充,19.Ctrl大家族,批量填写Ctrl+Enter, 单个工作表复制可按Ctrl托拖动工作表 打印预览Ctrl+F2 输入当天日期 Ctrl+“ ;”时间Ctrl+Shift +“ ;” 复制上一单元格Ctrl+“ ” 复制前任意连续文本单元

12、格Alt+“”(文本) 复制Ctrl+C 剪切Ctrl+X 粘贴Ctrl+V 查找Ctrl+F 定位Ctrl+G 替换Ctrl+H 打印Ctrl+F 打印预览Ctrl+F2 后退Ctrl+Z,20.杂七杂八,数字以文本输入 “” 快捷激活单元格F2 巧用替换和通配符*,! 分页预览(右下按钮) 大小写字母转换,按Shift 建立图表F11 快速关闭,双击off 复制或转移工作表(工作组) 工作组同步操作,21. 常用函数,日期函数 求值函数 IF:两条件判断 SUMIF:条件求和(举例) COUNTIF:条件计数 ABS:绝对值 MOD:除余,22.轻松换行,1. 输入数据随时换行 Alt+E

13、nter组合键 2. 单元格区域内换行 选定区域,选择“编辑填充内容重排” 3. 调整单元格格式换行 “格式单元格-自动换行” 4. 文本框的巧用 为了保证文本框的边界与工作表网格线重合,需按住Alt键的同时插入文本框,23.寻遍天下-vlookup,适用范围:两表或区域有共同的项或类似的项,从一表或区域获取另一表或区域的数据=vlookup(本表共同列或单元格,另一表共同项开始右边区域,所取数据在表中共同项开始右边列数,精确”0”或模糊匹配参数) 精确匹配:共同项内容一致,文本或数值格式一致模糊匹配:共同项内容在某一区域中,常用于按区域分类, 记住向上区域原则 例如客户根据销售额进行ABC分

14、类等,24.剥皮抽筋 数据透视-随心所欲,彻底分析,透视表/图,是一个统计工具 注意点:1)列列有头:数据透视区域第一行必须有字段名,2)双击显示:双击透视表某一数据,可创建该数据的明细表3)插入计算字段4)去除空白:用替换功能把”(空白)”替换成空格” “,一定要空格5)下拉选择:类似筛选条件下的选择,数据会自动更新6)列行总计:表格选项-行(列)总计7)按需排序:点击字段表头,字段设置-高级-升(降)序8)批选小计:选定-启用选定内容,鼠标点击小计行,可批量选中小计行9)表图转换:右击透视表某一区域,选透视图创建10)条件格式套用,25.团队精神-数组,数组,就是元素的集合,按行、列进行排列。单行或单列的数组是一维数组,多行多列(含2行2列)的数组是二维数组,数组内的数据”一个都不能少” F9运用,选任一空白单元格,”=“,选中分组的单元格区域, 按F9,出现数组,可复制到Vlookup第二个参数中,用以分类产品 按自己的需要分类编制毛利表 1)如何根据订单区分自制、外购 2)如何截取年月 3)根据毛利区分产品等级 4)透视分析,推荐学习网站:http:/不清楚的地方,请大家课后交流!,

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