案例分析公文写作中的常见错误及对策

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1、案例分析公文写作中的常见错误及对策案例分析公文写作中的常见错误及对策 公文是办公室参与政务、管理事务、搞好服务的重要载体，是 文秘工作的重头戏。写好公文是文秘工作者必须具备的基本技能之 一，它不仅要求写作者有扎实的文字功底，还需要掌握各种公文的 特点和格式。 办公室每天都要接触大量的公文，如果所拟的公文不合格，势 必影响流转的速度，并会给主送单位平白地增添许多麻烦。笔者所 在的校长办公室就经常遇到类似的情况。下面笔者尽量把常见的错 误放在一篇公文里，展示给各位同行共参。 关于邀请关于邀请校长、校长、书记参加书记参加“10356211”“10356211”工程奠基仪式并致工程奠基仪式并致 辞的请

2、示报告辞的请示报告 校长办公室、党委办公室并呈校长、书记： 根据“校长办公会议决”，我院成立了专门的“10356211”工 程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作 已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请校 长、书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切盼望 校长、书记的到来！ 此致 敬礼！ 附件一：讲话稿； 附件二：议程。 资环学院 2008 年 10 月 11 日 一份完整的公文由文头、内文和文尾组成，内文是主体，上面 展示出来的就是公文的内文部分，本文主要探究内文部分的常见错 误和对策。 一、标题。一、标题。标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成

3、，对内 发文可省略发文机关。就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但 这只是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。 1.多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如：“关于印 发华东师范大学公章管理办法的通知”。上文题目中的顿号、 引号都是多余的，应该去掉。 2.人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用 全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不 用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后” 的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记 排在前面。 3.项目不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便 知。有些项目和工程有

4、代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓， 一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云 的感觉。 4.混用文种。根据国务院 2000 年 8 月发布的国家行政机关公 文处理办法，行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、 公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要十三 种。请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。文种 不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都是非公文 文种。 二、主送机关。二、主送机关。即受文对象。应根据公文内容选择相应的主送 机关。上文中的主送机关也存在着错误。 1.多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其 他机关的

5、应采用抄送形式。上文应主送党委办公室，抄送校长办公 室。 2.不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决 问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给 个人审阅。 三、正文。三、正文。文种不同，内容要求也有变化。请示的正文一般包 括请示缘由、请示事项，并应提出自己对解决问题的态度和意见。 上文作为请示，虽然符合基本要求，但很多错误也是显而易见的。 1.引文不全。引用的公文要写明“发文时间+发文机关+标题+公 文编号”，如：“根据华师200317 号关于进一步做好非典型 肺炎预防工作的通知精神”。上文所提到的“校长办公会议决” 缺少时间和议决题目。 2.数字不规范。正文中

6、除一些约定俗成的叫法外（如华东师范 大学“十五”规划），数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应 为“10 月 21 日”。 3.用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力 求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望校长、书记的到 来！”这些含有感情色彩的话尽量不用。 4.信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准 确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在 公文写作中要注意避免。 5.结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示， 请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的“此致”、“敬礼”。 6.缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话，上文中少了 这项

7、内容。 四、附件。四、附件。为了补充说明正文，公文往往要添加附件。上文的 附件也存在错误之处。 1.格式不对。附件的正确格式是： 附件：1. 2. 附件名称后不加标点。 2.附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出 其具体内容，不能过分简单。上文的“附件 1”应写明是什么人在 什么会议上的讲话稿，后面最好注明“（代拟稿）”字样。“附件 2”应写明是什么会议的议程。 五、落款与日期。五、落款与日期。正文后右下角要写上发文机关和发文日期， 这看起来简单，但一不小心，可能也会像上文一样出错。 1.发文单位不能用简称。其实在整个公文里，人名、地名、单 位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称

8、。上文中的“资环学院” 应写全称“资源与环境科学学院”。 2.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日 期要用汉字，但 0 不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入” 菜单中的符号“”。所以上文中的“2008 年 10 月 11 日”应改为 “二八年十月十一日”。 公文写作不需要小说家那样丰富的想象力，也不需要诗人那样 华丽的词藻，公文要的是朴实、简洁和实用，但想写好公文却并非 易事。公文对文字的要求可以说达到了“天然去雕饰”的至高境界， 而公文种类繁多，每种公文的格式又各不相同，这都为写好公文增 加了难度。但作为办公室工作人员，又必须攻克这一难关。以上用 一篇例文来说明公文写作中容易出现的错误是远远不够的，愿各位 同行在工作中不断总结，不断创新，努力提高自己公文写作的能力 和水平。