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1、主要内容 单元一 会议和企业管理 单元二 会议准备 单元三 会议技巧 单元四 棘手情况和问题人物的处理 学习目标 经过本课程一天的学习，学员能够： 认识工作会议是管理沟通的重要方式 掌握会议中的角色及任务 掌握会议三维图要素及内容 运用 5 运用会议任务、程序及人际技巧主持会议 处理会议中棘手问题 课堂纪律 休息时间安排 守时 关闭干扰源 先开一个会 题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的 16个共同点 地点： 时间： 8分钟 主持人：志愿者 记录人：志愿者 阐述人：志愿者 目的：帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟通和关系的建立 课前热身回顾 是什么行为和心态导致你们的讨论
2、结果 用一个比喻形容参加会议的心情 用一个比喻形容主持会议的心情 单元一 概述 单元二 会议准备 单元三 会议技巧 单元四 会议棘手情况和问题人物处理 行动计划 摘 要 单元一 概述 对低效率会议的报怨 低效率会议的高成本 工作会议是管理方式的体现 会议的三维立体图 会议角色及任务 对低效率会议的抱怨 美国一项对高级管理人员的调查表明 ， 人们不喜欢开会的原因有： 跑题： 83% 准备不足： 77% 低效率： 74% 缺乏倾听： 68% 会议长度： 60% 缺乏参与： 51% 低效率会议的高成本 研究表明：主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的 30%，高级管理人员甚至达到 50% 低效率会
3、议掠夺你的时间 每个会议均耗时 X 年均开会数量 X 会议有效率 ？ 你主持的低效率会议掠夺别人的时间 低效率会议 “ 犯罪 ” 会议评估表 请用以下评估表测评你经常 主持 的会议，并在符合你情况的描述项前打勾 界定“会议” 三人以上 聚在一起 展开有组织的讨论 有效达到明确目的 会议和渠道沟通 沟通渠道 优点 缺点 面谈 可以利用现场气氛 双向沟通 面子作用 传达范围有限 会议 集思广益 可当场看到对方的身体语言 须事先准备 有可能出现混乱局面 电话沟通 方便 双向沟通 可能误解 看不到非语言的反馈 电子邮件 费用低廉 传播范围广 看不见非语言信息 反馈慢 正式文件 完整全面 可以事前充分准
4、备 须多重审核 不能及时获取反馈 简报 /短片 /海报 /展架 生动形象，视觉冲击力强，印象深 内容伸缩性强，可重复使用 制作时间及成本相对高 需要专业人员协助 会议的独特优势 在有效沟通中，所传递的信息 55% 是通过身体语言传达的 38 通过语调完成的 7 是通过所使用的言辞传达的 开会具有电子邮件、电话、信函等方式 不可比拟的优势 会议的作用 发放消息型 互通消息型 解决问题型 做出决定型 信息沟通类 决策讨论类 会议的作用 会议是由哪些要素组成的？ 会议三维立体图 会议任务 会议程序 会议成员 会议成员 会议要素 会议任务 会议程序 会议成员 议要素 完成会议既定的目标 会议要素 有完
5、整的会议过程，以便有效完成会议任务 会议要素 充分发挥各成员的作用，创造积极的会议气氛 会议要素 主持人 完成会议讨论任务 确保会议达到预期目的 确保高质量讨论内容 协助人 监控会议程序 贯彻会议规则 /纪律 确保与会者平等参与 记录人 笔录会议决议 备份会议记录 会议要素 经常情况是一线主管一人充当三种角色！任务非常艰巨！ 会议要素 回顾你以往主持的会议，你是否完成了： 主持人的任务 协助人的任务 记录人的任务 单元一 概述 单元二 会议准备 单元三 会议技巧 单元四 会议棘手情况和问题人物处理 行动计划 摘 要 单元二 会议准备 录像分析 5 会议规则 会议类型比较 会议准备演练 案例讨论
6、 一家中国最大的泵业生产制造集团公司，公司老板一直要求并采用公司 “ 高回报 ” 的方式召开高层会议，总经理例会一般在星期一下午 6:00点召开，每次开会前总经理办公室秘书都会发出会议通知（会议通知见后），讨论议题有常规汇报和交流计划；在这个例会上通常会有话题分享，部门协调，策略制定，政策回顾，问题分析，突发情况通报等议程出现。 随着时间的推移，总经理发现下面在会议结束后的执行层面我行我素；任务拖延甚至不了了之。部分经理对会议已经产生明显的恐惧感和无奈的感觉。 问题： 1. 为什么会发生这样的状况？ 2. 这样的状况给企业带来哪些后果？ 3. 如何改进？ 会议准备 5下情况，开会是种资源的浪费
7、 主持人没有时间为会议作充分准备 与会者没有时间为会议作充分准备 必要人物不能出席 会议没有时间对问题展开讨论 书面形式比开会更有效 你以前主持的会议，哪些会议不该召开？举例说明。 议的目的 会议的具体目的是什么？” 会议主题 会议目的！ 会议目的：通过开会预期达到的结果 会议主题：会议讨论的核心议题 信息沟通类会议目的练习 请根据以下情景，两人一组讨论写出会议主题及目的。 时间： 5分钟 1公司新制定的假期薪金制度急需各部门主管知晓 。 会议主题： 会议目的： 2我小组对哈尔滨 向销售部及服务部汇报。 会议主题： 会议目的： 决策讨论类会议目的练习 请根据以下情景，两人一组讨论写出会议主题及
8、目的。 时间： 5分钟 1部门新晋员工工作士气忽高忽低问题急需解决，此次会议为最后一次方案会议。 会议主题： 会议目的： 2基于今年本部门的销售业绩确定明年的销售目标。 会议主题： 会议目的： ？ 关键人物 “谁参加？” “每个成员的独特作用” 考虑因素： 职位 会议中发挥的作用 会后发挥的作用 何时何地？ 何时开会最有效达到会议目的” “在哪里开会最合适？” “座位如何摆放？” “需要哪些设备？” “需要哪些食物准备？” 何时何地？ 避免： 在用餐时间开讨论决策型会议 在临近下班时间仓促开会 在刚上班时间开会 在大家疲劳时间开会 没有及时提前通知会议时间与地点 在嘈杂地点开会 信息沟通类会议
9、场地布置 活页纸架 投影屏幕 活页纸架 投影屏幕 活页纸架 决策讨论类会议场地布置 活页纸架 活页纸架 活页纸架 活页纸架 什么？ 议程 “会议讨论什么主题？” “议程有哪些？” “每项议题的时间分配？” 制订议程注意事项 议程应提前分发，使与会者有备而来 与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题 重要议题应留有充分时间 常规议题先讨论 (时间简短 ) 重要议题之间应穿插一些简单议题 一次会议不要安排太多重要议题 会前合理划分每个议题的讨论时间 么议？ 什么方法 “如何让大家作最好准备？” “哪些内容需提前通知？” “会议规则有哪些？” 会议规则 会议规则 规范每一位与会者行为 严格执行 作
10、为纪律宣布 张帖在会场 会议规则举例 你主持或参加的会议中 ， 哪些会议规则非常有效 ？ 会议类型比较 要素 信息型会议 决策型会议 与会人数 不定 小型会议，不超过 12人 与会者 需要知道信息的人 负责人及能贡献想法的人 交流方式 单向，有提问机会 双向讨论 会议室布置 与会者面向前坐 与会者面对面坐 主持风格 主导式 交互式 会议重点 信息内容 讨论过程，解决问题 成功关键 会前准备充足的信息 会议气氛开放、民主 会议准备综合检测单 检测单 会议准备场景练习 会议准备综合检查单练习案例 某国际品牌体育用品生产商在华设立分公司后，业务发展迅猛。公司西区市场及销售总监决定将总公司今年新推出的
11、一系列春秋两季最新服装及鞋类产品在第二季度到来之前迅速抢占西安市场。从而为公司下半年拓展西部地区奠定良好的根基。 你是此次会议的主持人，华西市场销售总监。作为市场总监，你希望以市场为重，抢占市场，为公司以后的发展打下基础。同时你要来协调美国产品研发部，国内的厂房，物流配送等多个环节，你很清楚目前大中华地区的产品物流部门正在安装一套能够适应今后市场需求的产品物流配送系统，但要等到系统全部安装完成已经接近 2季度末了。如果要加快西安市场的新产品铺货，就要在现有配送系统的支持下完成此次铺货和新产品亮相的任务。 作为主持人，你已意识到此次会议讨论的项目带有一定的争议性。开会时各部门可能会有不同的立场和
12、意见。由于这个项目对于公司的发展具有重大意义，必须得到各部门积极配合。你希望通过此次会议，能够协调与会的各个部门的意见，促使他们最终达成一个可行的方案。 单元一 概述 单元二 会议准备 单元三 会议技巧 单元四 会议棘手情况和问题人物处理 行动计划 摘 要 单元三 会议技巧 程序技巧 任务技巧 人际技巧 程序技巧 开始： 欢迎 目的 议程 时间 规矩 分享话题及目标 交换信息 产生主意、做出决定、 确认行动 小结或总结 控制： 议程一： 议程二： 议程三： 总结 制订行动计划及设立标准 安排下次会议 结束： 行动计划及 会后跟进措施 会议程序自我检测单 会议程序自我检测单 任务技巧 提供信息与建议
