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1、浅析纸质档案管理前端控制与文书工作前言众所周知，档案由文书转化而来，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。传统的 文书工作与档案工作的交接环节是文件的归档立卷。20 世纪 50 年代，国家规定文书档案 的立卷工作由原来的档案部门归档立卷改为文书部门和档案部门共同立卷。立卷归档既是 文书工作的重点又是档案工作的开端。在文档一体化趋势加快的现代档案管理背景下，人们逐渐意识到文书工作是档案管 理工作的基础，在文件生成之前就应进行前端控制。文书工作应体现纸质档案前端控制思 想，档案前端控制包含于的文书工作之中。1.档案管理前端控制与文书工作控制论体系下， “控制”是指为了“改善”某个或某些受控对象的功能
2、或发展，获得并使 用信息，以这种信息为基础，选出并用于该对象，并对象产生一定的作用。档案管理的前 端控制是以改善档案管理质量，提升档案工作效率为目的，对整个文件从生成到进馆永久 保存或销毁的全过程看作一个系统整体加以考量，在档案管理的“前端”便进行干预和控制， 以期对中端及末端管理工作产生积极影响。档案管理前端控制概述档案管理前端控制的理论基础是 20 世纪 80 年代发展成熟的文件生命周期理论。文 件生命周期理论将文件从形成到销毁或永久保存看作一个完整的运动过程，根据文件价值 形态的变化，准确将文件生命周期分为现行阶段、半现行阶段和非现行阶段，并揭示出各 阶段特征。西方档案学两大支柱理论之一
3、的文件生命周期理论，为文件的全过程管理奠定 了理论基础，为文档一体化管理和前端控制提供了理论依据。档案管理前端控制的现实需求是电子文件的产生。随着信息技术的广泛应用和档案 管理现代化的发展，电子文件开始出现，传统档案管理工作以归档立卷为开端介入控制， 无法保证电子文件的真实与安全。法国人诺加雷的思考对档案管理前端控制起到很好的启 蒙作用：“档案工作者需要重新思考他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考 这种生命周期本身。 ”档案管理前端控制思想最初只针对电子文件，即档案人员对电子文件管理的干预时 机需提前至系统设计阶段。如果档案人员在系统设计阶段就积极介入电子文件管理，那么 随后的文件
4、生成、保管、归档、利用等环节中，就很难保证电子文件的安全性。在众多对 “前端控制”的描述中，学者刘越男的说法最具代表性：“所谓前端控制 ，是指针对电子 文件的管理，要从文件形成之时甚至之前就对文件形成一直到归档整个过程给予通盘规划， 把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。 ”随着档 案管理前端控制研究的深入和反思，人们发现这一思想对纸质档案管理同样适用。 “档案界 将文件和档案看成同一事物的两个不同阶段由来已久直到电子文件时代，在很多经验教训 的基础上，档案界才肯定地说应在文件阶段就施加控制，即前端控制。 ”由此可知，前端 控制并不是电子文件时代的全新思维，在电
5、子文件出现之前，档案界就已经开始进行纸质 档案管理前端控制的应用与探索，只不过没有明确提出罢了。纸质档案管理前端控制与文书工作的关系现代文书工作涵盖了纸质档案前端控制思想，档案前端控制原则同样可以用于指导 文书工作，可使纸质档案管理和文书工作衔接得当，避免重复劳动，提高效率。纸质档案管理的前端控制，即要从纸质文件形成之时甚至形成之前就对文件形成一 直到归档或销毁的全流程当作一个整体来通盘考虑，把可能预先设定的管理功能纳入系统 之中，并在文件形成和维护阶段进行贯彻、维护与监督。以文件生命周期理论为基础，文 件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。一般而言
6、，文书工作是指为了适应机构开展各类业务活动的需要，围绕文件的生成、 接收、运转、办理直至办理完毕处置等一系列管理活动。从广义上讲，文书工作包括从文 件形成直至办理完毕，单位领导人、文件工作人员及其他有关的业务人员、秘书人员等共 同参与的一系列工作。本文所指文书工作就是指广义上的文书工作。文书工作的主要内 容可分为五个部分：一是撰写文件，包括构思、拟稿、审核、签发、复核、印制、核对、 用印等;二是传递文件，包括封装、登录、选择传递通道、投送、接受等;三是办理文件， 通常包括拟办、批办、承办、催办、注办等;四是处置文件，即整理归档、清退、暂存、销 毁等;五是管理文件，是为以上四项工作有效完成实施科
7、学、系统、有效的组织管理过程。2.前端控制思想介入文书工作的具体体现档案由文件转化而来，那些原始记录性强、查考价值高、文书处理程序完毕的文件 将转化为档案。文书工作和档案工作前后衔接，纸质档案管理前端控制思想介入文书工作 之中，其实质是文件“档案化”，也就是确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性 和长期有效性，使文件有可能作为证据和作为档案保存。控制撰写过程，提高档案自身质量高质量的文件产生高质量的档案。对文书的撰写过程加以控制，可提高档案自身的 质量。前端控制思想介入文件起草撰写过程，可体现在三个方面。一是对文件立意和构思 的控制。应注意文件内容必须准确体现上级意图，逻辑清晰、表达得体
8、，保证文件内容的 真实可靠。二是对文件格式的控制。准确选择文种、题目拟定要体现正文内容并简练，字体字 号等严格执行国家行政机关公文格式要求，保证文件传递信息的准确和规范。三是对 文件主体辅助要素的控制。应注意主题词标注、发文字号、印发时间、密级、印章等一些 辅助标识的完整与规范，从形式上保证文件规范和真实，防范做伪。 控制传递办理 过程，提高档案工作效率文件流转与办理过程中贯彻档案管理前端控制思想，可提高日后立卷整理、编目等 中端、末端管理环节的工作效率。前端控制思想的介入文件流转和办理过程，可体现在以 下三点：一是对收发文件的及时登记的严格控制，并且控制文件自身的正文和附件配套齐 全，做到文
9、、账相符，件件有着落，这对档案收集的完整性将产生积极作用。二是控制流 转办理过程中文件实体安全。三是控制日常管理过程中文件的科学保存。现行文件日常管 理应分门别类存放，并提前对分类后的文件按时间顺序大致科学排序。要注意定稿放在正 本之后，附件放在相关正文之后，被转发的文件放在转发文件之后。这些前端控制的做法 有利于减少整理时重复劳动，提高档案利用时的调卷速度。控制档案形成材料的选择，做好档案永久防护保证档案永久保存，应将档案防护的控制提前至文件形成之前，即文档材料的选择。 一要注意把控文件载体耐久性。选择优质造纸原料和脱酸纸张，减少因时间推移引起的老 化和恶化。二要注意把控文件的书写材料。选择
10、化学稳定性好的碳素墨水或防水、防酸碱、 防热、耐有机溶剂的墨粉进行书写打印。三要注意把控文件的打印方式。激光打印与静电 复印运作方式不同，注意选择墨粉与纸张粘贴程度高的打印方式。总之，从文件形成之前 就注意控制文件形成材料，能够有效延长档案保存时限，节约后期修复成本。3.纸质档案前端控制对文秘人员的素质要求做为社会实践活动，档案管理的对象是文档，档案管理的主体始终是“人”。纸质档 案管理前端控制的实施者是一个单位的文秘人员。文秘人员的素质修养是前端控制效果的 决定性因素。纸质档案前端控制思想对秘书人员的业务素质提出三点基本要求。一是文字技能素养。无论是抄写、记录还是公文起草，文秘人员的工作一定
11、要和文字打交道。广博的知识储备和良好的文字功底是对文秘人员的基本要求。立意准确、思路 清晰、结构严谨、用词准确的文稿是文秘人员份内的工作和应尽的责任。二是工作作风素养。具有高度责任感的文秘人员经手的文书工作绝不会潦草行事， 保证了文档自身的质量和文档管理方法的科学，是全面执行纸质档案前端控制思想的根本 途径。三是档案意识和档案管理能力。文秘人员档案意识要求文秘人员重视档案管理，时 刻谨记保密安全意识，增强档案管理理论知识和操作技能，对现行文件进行初步整理，优 化归档立卷工作的前端基础。确保前端控制文件质量，为资政和决策提供真实文书资料， 为档案管理各环节创造方便条件。4.结语前端控制是从系统的
12、观点认识文件与档案、文件工作与档案工作的关系，以有效利 用和科学管理为目的，对两个系统内部的结构进行合理化调整，整合文件与档案管理流程， 实现了整体效益的最佳化。随着文书档案一体化进程的加快，纸质档案前端控制思想的 理论地位会越来越高，其对实践指导的作用将会继续发酵。注解：C?诺加雷著，都宗成译.信息技术对档案与档案工作的影响C.第十三届国际档案 大会文件报告集.北京：中国档案出版社，1997.刘越男.从一个新的视角审视“前端控制”思维J.档案，xx，：26-29.刘越男.从一个新的视角审视“前端控制”思维J.档案，xx，：26-29.周永军，韩瑛，杭付云.电子文件与纸质文件管理中的前端控制思想比较研究J. 科技档案，2016：16-20.王健.文书学M，北京：中国人民大学出版社，2016.祝庆.前端控制理论在档案永久性防护中的运用J.工程与建设，2016，28：572- 576.周永军，韩瑛，杭付云.电子文件与纸质文件管理中的前端控制思想比较研究J. 科技档案，2016：16-20.
