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1、企业档案工作与文化建设浅析 1 企业档案与企业文化 企业档案是企业在生产、经营、科研、建设项目活动中形成的对国家、社会、企业 和职工有保存和使用价值的各种形式的文件材料，是企业无形资产的重要组成部分，也是 企业战略实施中“软实力”的综合体现。企业档案作为企业各项活动的原始记录，它所记录 的事项反映出企业当时的意识形态，或者说是一种文化，因此可以说企业档案具备文化性 的特征或者说是一种企业文化现象。 1981 年，泰伦斯?迪尔和艾伦?肯尼迪编著了企业文化-企业生存的习俗和礼仪 一书。该书在当年出版后就立刻成为最畅销的管理学著作，随即被世界各国企业所引进和 倡导。作为一种先进的管理理论，企业文化引
2、进我国是改革开放的产物，是我国以经济建 设为中心发展战略的必然要求。 什么是企业文化？赫尔雷格尔等人在 1992 年提出：企业文化是企业成员共有的哲学、 意识形态、价值观、信仰、假定、期望态度和道德规范。另一个比较成熟的定义是：企业 文化是在一定的条件下，企业生产经营和管理活动中所创造的具有该企业特色的精神财富 和物质形态。它包括文化观念、价值观念、企业精神、道德规范、行为准则、历史传统、 企业制度、文化环境、企业产品等。 从以上定义可以看出，企业文化从企业的创建就开始伴生，而企业档案自企业创建 之日起就真实、可靠地记录着企业文化，成为企业发展的历史文化积淀。因此企业的档案 工作就需要把企业文
3、化这种无形的资源转换为有形，并通过多种形式展现出来，使档案利 用者能够充分利用企业文化创造出可观的经济效益和社会效益，从而更好地服务于企业日 常各项工作和发展战略。企业要想在激烈的行业竞争中获得有利地位和持续发展，就必须 高度重视企业文化建设和档案工作。 2 企业档案工作与文化建设现状 缺乏企业文化价值观和档案工作价值观 客观上讲，目前我国企业文化建设的水平仍处于较低水平，企业管理者认为企业文 化在日常经营活动中不能产生价值，而价值观正是企业文化的核心。许多企业缺乏企业使 命和企业愿景的设定，以单纯追求利润和股东财富为根本目标，导致企业短期战略决策倾 向，很少从企业的长远发展和职工的切身利益出
4、发考虑问题，忽视了企业价值最大化和相 关者利益最大化的原则。在这种背景下，企业文化通过简化信息处理、补充正式控制、促 进合作并减少讨价还价成本为企业创造价值就无法实现。 另一方面，在企业管理者看来，档案工作只是一种简单的文书处理，清闲养老，属 于辅助岗位，甚至只设置兼职岗位开展档案工作，企业管理者主观地认为档案工作并不能 为企业产生经济利益和价值。档案工作真得不能产生价值吗？举个简单例子，企业档案机 构保管的与企业资质和信用有关的资料，如海关和银行信用评级、质量体和环境体系认证 书、职业健康认证书、产品等级认证书等都是企业经营的重要成果，在企业日常经营管理 工作中，利用这些信用档案可以产生可观
5、的经济效益，增加企业的财富。另一方面，企业 管理者并不了解国家档案局早在 1994 年就发布文件规定了开发利用档案所创效益的计算方 法，更不必说了解和掌握其效益计算方法。由此看来，企业管理者档案工作价值的缺失严 重阻碍了档案工作的发展，而通过档案工作提升企业文化建设就更是无从谈起。 缺乏文化体系和档案工作体系建设 目前，企业文化建设导向从理论上分为四类：即权利导向型、角色导向型、任务导 向型、和人员导向型。四种类型都存在各自优缺点，例如其中权力导向型文化是小业主企 业的典型模式；角色导向型可能导致高效率但不太适合动荡的环境；任务导向型文化具有 很强的适应性，但需要依赖于不断地学习，建立和长期保
6、持这类文化的成本十分昂贵；人 员导向性文化中的人员不易管理，造成很多企业不能持有这种文化而存在。因此，企业在 进行文件建设工作时要根据自身性质和特点，扬长避短，确定和搭建持续、稳定并与企业 自身发展相适应的文化建设体系。 档案工作方面，企业档案机构虽然建立和运营，但是缺乏软硬件购置资源和业务办 理权力，档案工作岗位无明确晋升方向，职务职级低下，人员配置不足且异动频繁。在这 样的环境下，企业档案管理人员只能开展最基本的收集、整理、保管和提供利用工作，档 案资源“束之高阁”，编研工作无暇顾及，档案工作人员只能是“有心无力”、 “望档兴叹”，通 过档案工作促进文化建设就成为纸上谈兵的事情。 企业文化
7、建设和档案工作停留于口号和表面文章 目前企业文化最常见的文化建设方式包括空喊口号，频换标语，开展专项学习和专 场和宣讲等，开展活动时组织方大张旗鼓、轰轰烈烈，结果却收效甚微甚至适得其反。至 于企业使命、企业宗旨、企业价值观以及企业目标等更是无人问津，文化建设根本达不到 预期效果，相反地，频繁、大规模的文化建设不得人心，影响职工日常作息，造成职工怨 声载道，不能认同甚至反对企业文化建设，极大地影响了企业文化建设工作。 同样，拘泥于形式的企业文化建设对档案工作产生了很不利的影响。有些企业虽然 建立了档案管理机构，配备了相应的工作人员，购置了软、硬件等办公设备，但是对于档 案工作日常业务疏于管理，缺
8、乏档案工作绩效考核和目标管理，档案工作并没有系统开展 起来。在许多企业里，企业管理者对于档案工作的日常业务知之甚少，档案工作开展过程 中受到各种阻碍，致使企业档案工作水平长期停滞不前。 3 强化档案工作，助推文 化建设 提高企业管理者对于档案工作的重视程度 企业档案工作包括档案收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计等各项 工作，具体涉及到文书、科研、会计、基建、设备、声像、实物、电子等各种门类和载体 的档案，服务于应对诉讼、劳资纠纷、应收账款收回、项目申报、税务减免、信用评级、 客商验厂、工程改建扩建、设备改造、职工培训、参展布展、品牌宣传等各项事务。档案 工作作为企业管理工作的重要组
9、成部分，应加强其在企业中的重要地位，企业管理者要真 正重视档案工作、合理配备工作人员、提供明确的晋升方向和较高的薪酬水平，将档案工 作作为文化建设的重要“抓手”，充分发挥出档案工作的价值。 加大档案编研工作力度，展现企业文化魅力 企业应在档案日常工作的基础上，加强档案编研开发工作，编制诸如“企业会议文件 汇编”、 “企业发文汇编”、 “企业专题概要”、 “科技项目简介”、 “企业宣传专题汇编”、 “企业年鉴”、 “企业组织沿革”、 “企业荣誉录”、 “企业信用档案汇编”等专题性资料，将这些专题性资料所 包含的企业文化淋漓尽致地展现出来，使档案利用者能够充分感受和融入到企业文化建设 中来。 加强
10、档案利用工作，以档案利用促进文化建设宣传工作 档案工作的终极任务是提供利用服务工作，大力开展档案利用工作是实现档案工作 价值的最佳途径。档案管理机构应围绕利用工作实施“走出去”战略，开展多种形式的档案 利用服务工作，有条件的企业可以着手开展档案展馆建设，使档案展馆成为上级来访、商 务会谈、客户验厂、职工教育、品牌推广的前沿“阵地”和文化展示中心。同时，对与职工 利益密切相关的企业档案，如职工代表大会会务材料、企业重大战略决策、工会福利分配、 职务晋升机制等与员工利益密切相关的档案，要鼓励以适当的形式公开出来，以充分尊重 和体现员工的知情权和使用权，使企业职工真正认同和了解企业档案工作，为企业文化建 设的发展起到推动作用。 加强企业文化建设，是企业提升核心竞争力和持续、健康发展的重要保证和有效途 径。档案工作作为企业文化建设的“抓手”和推动力，其在企业文化建设中将发挥越来越重 要的作用。我们要通过不断加强和改进档案工作，创造出一系列文化建设成果，推动企业 文化建设蓬勃、快速、稳定地向前发展。
