论档案的逻辑管理

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1、论档案的逻辑管理根据档案管理活动中的物质与意识两种基本形态，笔者将档案管理划分物理管理和逻 辑管理两种基本形式。1同时，在数字时代的背景下，档案管理的虚拟化程度越来越高， 逻辑管理的概念被提出和屡屡使用，对它进行深入研究就成为档案学研究的具有迫切现实 意义的任务了。1 档案逻辑管理的几个基本问题逻辑管理的概念与意义。任何管理活动都会有管理工具，任何管理工具都有物质与 意识两种不同的表现形式。因此，我们可以因档案管理工具的存在形态物质的或意识 的，将档案管理活动区分为物理管理和逻辑管理。即：制造和使用物质性工具的档案管理 活动，我称之为“物理管理”；创造和使用意识性工具，我称之为“逻辑管理”。具

2、体地说， 逻辑管理的工具形态是意识性的，它通过大脑的思维虚拟转变而来，并通过符号载体转化 为规则虚拟。即：通过思维产生思想，通过符号表达思想，思想的组合最终成为指导档案 管理活动的规则。物理管理和逻辑管理的划分方法，不同于以往的按照档案管理程序划分档案管理的 方法，也不同于按照管理对象划分档案管理的方法，而是以管理活动自身的存在方式 具体地说是以管理活动的工具形态来作为划分标准。这是一种不同于上述两种划分方法的 新视角，它有利于我们全面、完整、深入地认识档案管理工作。逻辑管理的本质虚拟管理。逻辑管理的本质是虚拟管理，具体地说是规则虚拟 管理，即逻辑管理要经过意识酝酿形成规则人化世界的过程。具体

3、而言：人们首先在 头脑中思考如何管理档案，思维的结果就形成了某些方式、方法；把这些方式、方法整理 出来，就形成了文字性的管理规则；执行这些管理规则，就形成了一个具有人化特征的有 序的档案世界。虚拟管理的基本特征是在实施具体的实体管理行为之前，已经以意识的逻辑的方式 在头脑中、在方案中对这种管理的种种情形作出了预设。正如马克思所说：“蜜蜂建筑蜂房 的本领使人间许多建造师感到惭愧。但是，最蹩脚的建筑师一开始就比最灵巧的蜜蜂高明， 在他建筑房屋以前，已经在自己的头脑中把它完成了。 ”2在头脑中、在方案上预先设定了管理的方式、方法、程序，并按照预设的方案、规 则去执行，这就是逻辑管理的虚拟本质。档案逻

4、辑管理的工作流程能动执行知识虚拟逻辑虚拟规则虚拟自动执行第一，知识虚拟在进行逻辑管理前，须积累相关知识。因为知识是相关思维的前提，如果对某一事 物一无所知，其相关思维也只能是空白。知识的获得有两个基本途径：学习和实践，即： 通过学习获得科学理论知识；通过实践获得经验知识。知识储存在人的大脑中，所以，它 是一种虚拟形态。第二，逻辑虚拟即当我们在工作中遇到相关问题时，我们会运用已知知识进行思考，思考的结果是 我们获得某种解决问题的逻辑。问题相当于命令；思路相当于知识的排列组合；逻辑就是 这种排列组合的最终结果。思考也是大脑的一种功能，因此，它的形态也是虚拟的。第三，规则虚拟将思考获得的逻辑虚拟通过

5、文字等符号固化在某种物质载体上，并加以确认，就形 成了规则。逻辑是虚拟的，符号是虚拟的，它们表达出来的规则也是一种对未来实体管理结果的预先设定，所以，规则也是虚拟的。在传统时代，规则虚拟表现为法律、规章、办 法、制度，等等；在数字时代，表现为计算机软件系统。第四，能动执行或自动执行虚拟的目的在于最终的执行。在传统时代，这种执行由人能动地执行；在数字时代， 这种执行由计算机自动执行。人的能动性有可能具有创造性，但也有可能带来种种偏差； 计算机的自动性具有机械性的严格，但其僵化的缺点可以通过对系统的完善加以改变。档案逻辑管理工具的制作。档案逻辑管理工具是预设的，这种预设首先是在头脑中， 其后表现在

6、它们被预先制作。制作档案逻辑管理工具是档案工作中最为重要、最具挑战性 和科学性的工作，是一种具有高度脑力劳动特征的工作，它们包括制定档案归档办法、制 定档案接收范围、制定档案分类方案、制定档案管理期限表、制作档案编研作品、与相关 技术人员合作制作档案管理软件及制定其他各种制度、规则、办法等。档案逻辑管理工具的制作根据其适用范围而有所不同，不同的档案逻辑管理工具由 不同的部门负责制作与修订。具体地说，档案逻辑管理工具可以根据其适用范围分为通用 性逻辑工具和特殊性逻辑工具。通用性逻辑工具还可分为广义通用性逻辑管理工具和行业 通用性逻辑管理工具，如中国档案分类法属于广义通用性逻辑管理工具、高校档案分

7、类法 属于行业通用性逻辑管理工具。广义通用性逻辑管理工具一般由相应的国家高级权力部门 和国家档案工作行政管理机构等负责制定、颁布；行业通用性逻辑管理工具一般由行业主 管机构负责制定、颁布。特殊性逻辑管理工具则是具体管理部门根据本部门、本单位的具 体情况制定和使用的档案逻辑管理工具，它们的针对性很强又广泛存在，如单位档案管 理制度、单位档案归档范围等。特殊性逻辑管理工具的制作和使用者主要是广大基层档 案管理工作者。 部分逻辑管理工具需要其他专业技术人员的参与，如，计算机软件 系统。它们可以在部分档案工作者参与设计、指导的情形下，由某些厂家制作，然后推广 到广大的档案管理部门使用。档案逻辑管理的制

8、作是档案管理工作中最为关键、最具纲领性的环节，而在档案管 理工作中运用和修订这些逻辑工具，也是极为重要的，它是档案日常管理工作中的关键环 节，是考验和发挥档案管理工作者个体能动性的重要手段。在数字时代，由于计算机和互 联网是一个虚拟的逻辑世界，档案逻辑管理工具的地位显得更为突出和重要。特别是计算 机软件系统，应该是档案逻辑管理工具的集合，人的逻辑意志由一种特殊的机器具有强制 性地被体现了出来。规则及其理解。逻辑管理的核心是规则的制定和执行。那么，什么是规则呢？如何 理解规则？语言学中对规则是这样定义的：“规范；整齐，合乎一定的方式；就某一项或某一些 事物所制定的书面文件。 ”规则经常使用在技术

9、哲学领域，邦格定义为：“规则是对行动方式 的规定，它说明要实现预定的目标应当如何去做。更明确地说，规则就是一种要求按一定 顺序采取一系列行动以达到既定目标的说明。 ”“规则是行动的规范。定律是描述性和解释性 的，而规则则是规范性的。所以，定律有正确程度的区别，而规则只有有效程度之分。 ”3笔者在这里把档案管理规则归结为：在档案管理规程中，人们遵循的各种法律、规 章、章程、规程、规定、办法、守则、习惯等。它是一种在档案管理活动中具有普遍性、 有效性的意识表现。我们可以从以下几点加深对档案规则的理解：规则是人为制定的， 它的主体是人，没有人也就没有所谓的规则存在。规则是一种规范，它指导人们怎样做，

10、 人们需要将它作为行为的准则。规则必须以客观规律为依据，只有符合客观规律的规则 才是合理的、有效的。规则不是一成不变的，它会随着社会进步和技术的发展而不断地 完善和发展。2 档案逻辑管理的两个历史阶段档案工作经历了传统和数字两个历史阶段，我们可以根据逻辑符号的使用方式称之 为“手工”和“自动”两个时代。在这两个时代里，档案逻辑管理有着不同的表现形式，总体 上表现为不断进化的过程。手工时代的档案逻辑管理。在传统手工时代，档案逻辑管理的演变可以分为以下三 个阶段：隐性规则时期档案规则意识的产生。传统时代的档案逻辑管理主要表现在规则 的意识、规则的制定、规则的执行等方面。但在档案产生初期，只有规则意

11、识的存在，并 没有书面形式的规则文件。这种规则意识，我们称之为“隐性规则”。中国档案管理的隐性 规则时期主要是指中国古代早期夏商西周时期。档案管理的隐性规则是伴随着档案的萌芽、发展、产生而逐渐出现和发展的。先秦 档案管理的隐性规则以商代甲骨档案管理为典型代表。甲骨档案的管理有以下几点值得我们关注：第一， 商代设有专门的官员形成并保管甲骨档案，说明当时已具有“专业管理”的规 则意识。第二，甲骨档案实行集中保管。甲骨卜辞集中出土于殷墟，但贞卜活动并不是都发 生在殷都安阳，在外地形成的占卜甲骨仍旧归档于殷都的窖藏。说明当时已经有了归档和 集中保管的意识和做法。第三，甲骨档案已经有了分类保管的规则。从

12、发掘的情况看，甲骨档案主要是以时 间排列的，且龟甲和兽骨分别保管。目录学家姚名达描述道：“发掘之三十六坑，竟储有整 齐之全年甲骨卜辞，毫无残缺，更是足证明当时典藏已有法则矣。参以册典二字之义， 则知殷代大卜之官用完卜辞后，必将龟甲编穿成册，每册六甲，按月日之先后，捧而典藏 之。 ”4从以上三点看，甲骨档案的管理虽然没有书面性的规则，但在意识上、实际做法上， 已经有了一定的隐性管理规则。经验规则时期书面档案规则的产生与初步发展。三代以后，开始出现了书面性 的档案管理规则。春秋战国时期，社会变迁、政局动荡，各诸侯国为确立业已形成的封建制度，为维 护新兴地主阶级的统治，相继开始了封建立法实践。在这些

13、法律条文中涉及了档案管理的 规则方法。其中商君书 、 周礼具有代表性。战国时秦国的商鞅在推行改革措施时，对档案管理也作出了相应的规定，这在商 君书中可窥一斑。 商君书?定分记载：“法令皆副置，一副天子之殿中，为法令为禁室， 有铤钥为禁而以封之，内藏法令。一副禁室中，封以禁印，有擅发禁室印，及入禁室视禁 法令，及禁?一字以上，罪皆死不赦。 ”5目前所知， 商君书是最早载有文档管理制度的 文献，但最早系统记载档案管理规则的著作是周礼 。 周礼是一部讲官制的书，书中 涉及大量文档管理方面的内容，是最早的关于文档管理的系统性的经验总结。经过先秦的发展，人们对档案和档案管理已经积累了一些经验性的认识。在

14、先秦末 期和秦汉初期，形成与档案管理相关的书面著作也成为历史的必然。 周礼就是在这样一 种历史背景下产生的。关于周礼的成书时间，最有影响力的说法是战国和秦始皇时期。周礼中所阐述的文档工作制度是多方面的，主要有：在档案收集方面，实行定 时收集档案的制度，其中包括按月收集和按年收集的形式；在档案保管方面， 周礼从档 案保管分工、档案保管处所、档案分类、副本制度等方面阐述了档案保管制度；在档案利 用方面，实行利用权限制度、行政与法律效力制度、档案公布制度等。6周礼之后，中国档案管理的经验性规则日趋成熟。从睡虎地秦墓出土的竹简秦律十八种 ，到唐代的唐六典 、宋代的元丰法 、元代的元章典 、明代的大 明

15、律 、清代的大清律 ，等等，都对档案的形成、保管、利用有较为详细的相关规定。 到了近现代，各国法规逐渐成熟，对于档案的分类鉴定保管等诸环节都有全面的明确的规 定，迈入了理性规则时代。 理性规则时期档案法规的完善。档案逻辑管理的理 性规则时期，以专门性的档案规则的产生为标志。从世界范围来讲，专门的档案法规出现在大革命时期的法国。法国革命政府“1790 年颁布的国家档案馆条例和成立行政区档案馆的法令就已经属于专门的档案规章。 当然，集中体现法国档案工作改革思想的总纲领，还是 1794 年颁布的穑月七日档案法 ”。 7它作为世界上第一部档案法，正式开启了档案管理理性规则时代的大门。中国档案管理的专门

16、性法规产生于民国初年。外交部于民国元年、二年两次制定 外交部编档方法 ；司法部于民国元年编订文件保存细则 。特别是司法部制定了一套 较为系统的近代档案管理办法。新中国的中华人民共和国档案法于 1987 年公布，标志 着中国档案管理理性规则的成熟。数字时代的档案逻辑管理系统规则时代。传统逻辑管理从产生到发展，经历了 隐性规则、经验规则、理性规则三个阶段，其继续发展就是集成时代系统规则时代。 计算机、数码和软件系统实现了所有规则在计算机虚拟空间中逻辑集成、规则融合，档案 逻辑管理又进入到了一个新的境界一个人脑加电脑创造的管理世界。系统化的逻辑管 理，是数字时代文档管理的基本形态。在数字时代，不论是档案的收集，还是档案的整理、 鉴定、检索、利用，等等，无一不是通过计算机和网络系统来完成。我们所有的思想、概 念、规则，通通都要汇聚和体现在系统中，系统规则的完善与否，直接决定着档案管理质 量。数