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1、加强医院科研档案管理 促进科研信息利用前言科研活动随着医院学术建设水平的提高，也越来越频繁，随之所产生的科研档案资 料数量庞大。科研活动的复杂多样，导致了资料内容的多样性，其来源也是五花八门，加 之涉及人员广泛，导致了科研资料收集、存放、管理和利用的复杂性和艰巨性。而档案管 理一旦出现问题，就会影响科研成果的保存和流传，影响科研活动的持续进行，甚至对医 院相关部门乃至上级管理部门的政策制定和措施实施，影响整个行业的学术氛围和学科管 理。那么，该如何提升科研资料的档案管理水平，优化档案管理体系，科学有效利用科研 档案资料呢？1、坚持统筹兼顾原则、实现协同管理效果如何有效地把医院科研活动与档案资料
2、工作科学统筹，有机结合起来，让其相互促 进，协同作用。当按照统筹兼顾、协同管理原则，对科研活动的所有信息进行全面收集、 管理和保存。首先，要要将收集工作做好，因为它是科研档案管理工作的基础，如果收集 工作做得不够好，则会影响整个科研资料的整理、筛选及其他后续工作。其次，在资料搜 集工作做好以后，筛选和整理工作，应当按照科研档案管理理念和相关的管理规定条例进 行分门别类的规整，再次，在存放科研档案信息资料的时候，必须确定硬件设施的安全有 效，消防防盗设备齐全。必须注意的是，档案管理理念的融会贯通是贯穿档案管理工作始 末，而科研档案具体负责人员的职业素质也必须过硬。只有如此，才能真正做好医院科研
3、档案的管理工作，做到统筹兼顾、协同管理，提高科研档案管理工作的有效性。同时，科研档案管理人员的专业素质、服务意识和人文意识都应当不断提升和完善， 为科研资料的档案管理工作打好基础。具体的做法如下：在科研活动举办的过程中就进行相关资料的搜集，而不是待到活动后才进行资料整 理收集，这样就可以提高科研资料搜集工作的效率，并降低难度、缩短时间。笔者认为可 以设计医院外出参加学术会议登记表 ，将参会人员的个人信息、所在单位、科研项目、 参会情况等内容进行登记，确认无误后交给医院相关部门审批签字，提高具体人员参加科 研学术会议的积极性，降低财务审批难度，且将此表作为有效的科研档案资料保存，为后 续的科研档
4、案资料保存创造便利；优化科研学术会员参与的审批手续，简化流程，提高效率，并设计参加会议的详细 流程，及对相关规定做具体说明，提高科管部门的服务质量。2、完善档案管理制度、规范档案查阅流程“凡事预则立，不预则废”，相关部门应当按照医院科技档案管理制度 ，对现有科 研资料档案管理进行优化升级，实现“集中管理，分类执行，协同合作”的集约化管理模式， 并充分运用信息化手段，实现无纸化办公，提高工作效率，节省物质资源。在查询、利用 的过程中，严格按照管理规定及流程，保证科研档案信息的安全和完整。具体做法如下：独立保管，责任到人。将科研档案信息与其他档案资料区别开来，设置专门的保存 设备或档案盒，设立专门
5、的科研档案资料管理。对于专门的档案盒，进行具体的资料审核， 首先确保档案资料的真实性和有效性，按照顺序进行装订，在首页设置目录，方便查阅。 具体的保管内容包括：项目申请书、合同、财务账单、课题资料等。优化程序，按章借阅。针对因科研档案借阅频繁，资料损害丢失严重的问题，科研 资料档案管理部门对现有科研档案借阅记录表进行优化和内容完善，并增加课题档 案管理不良记录表 、 课题档案借阅表等具体表格，将在借阅过程中造成科研档案破坏、 丢失的个人或单位进行登记备案，对其信用实现扣分制，并进行通报，达到警示作用。从 而减少科研档案在借阅过程中产生的损坏和丢失。尽可能保证科研资料的完整性，为科研档案管理工作
6、持续开展创造条件。3、运用网络信息技术、提高科管服务水平知识经济时代，医院科研档案管理工作同样离不开信息化手段的运用。医院科研档 案资料管理部门应当充分运用计算机、档案管理软件等信息化手段，提高科研档案管理的 有效性，提升科研档案信息服务水平。具体做法如下：首先，运用 Excel 表对科研档案的 基本信息进行登记记录，为科研档案管理工作的信息化打好基础，节约人力、物力等成本， 提高科研档案管理工作的效率。在科研档案管理过程中运用 Excel 表的数据存储与筛选功 能，对所存储的档案资料设定标记、提醒功能将研究课题的到期时间、需要条件等进行协 同管理；运用 Excel 表的数据透视功能，分类统计
7、不同级别的科研项目立项数和经费数额； 运用 Excel 表的分类汇总功能，对每年每个科室的申报的项目数量、通过数量、发表论文 数量等进行分类汇总；最后运用 Excel 表数据合计功能，为医院领导层提供决策所需要的 科研档案资料。学科建设及医院管理年检查时，运用数据筛选功能，快速提取各科室各类 科研数据进行自查，并提供数据支撑。将图像扫描技术充分运用到医院科研档案管理当中。直接对科研资料进行图像扫描， 以图片的形式进行保存，可以避免纸质资料在借阅过程中的损伤及丢失，通过计算机查阅， 可以提高效率，供多人同时查阅，节约资源和资料存储空间。建议以下档案资料可以以图像方式存贮：立项批文扫描件、成果证书扫描件、成果 奖励证书扫描件、著作有效证明资料扫描件、学会任职证书扫描件等，存入计算机时，课 题批文扫描件按级别、任务来源单位、批文年份设文件夹存放，使档案存放有序，查找方 便。科技档案在医院医疗、教学、科研和学科建设活动中，发挥了便捷的全面的支撑作用。
