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1、基于整合的事业单位档案信息资源共享模式研究在当前激烈的国际竞争态势下，信息成为一种重要的战略资源。档案在因为其特有的 保密性、历史性和社会性在所有信息资源中占有重要的地位。随着信息技术的快速发展， 人们对档案信息的需求也在不断加大，面对这种趋势就需要建立一种完善的档案信息资源 共享模式。1.档案整合管理和档案信息资源共享概述档案整合管理整合是指将某个系统或者系统中的若干组件进行联结，形成一个统一整体的过程。 站在管理的视角，整合就是进行创造性融合的过程，整合不代表简单地将组件进行拼凑， 而是经过优化、选择和搭配的过程，使组件之间形成一个互补、匹配的统一整体。整合管 理属于一种全新的管理理念，采
2、用整合性的管理理念和管理方法，具有高科技时代的企业 特点，对企业和单位中的技术、管理和组织进行统一的集成研究，使单位或者企业能够适 应时代发展的需求，最大程度地促进经济迅速发展。档案是指人们在生产实践或者管理活 动中对相关事项进行的记录，它对人类社会的生存和发展具有重要的影响。同时它也是一 个国家和民族珍贵的记忆财富。档案管理工作的本质就是管理和开发档案的信息资源，使 之能够为社会服务活动进行相应的工作。在档案管理的过程中应该体现出多样性和创造性， 努力提升自身的管理水平，为社会主义建设作出更大的贡献。随着信息化进程的加快，如何更好的进行档案管理成为人们所重点关注的内容。构 建良好档案系统的基
3、础首先是对档案信息系统的内涵、特征和相应的功能有初步的认识和 理解，只有在此基础上才能对档案信息的整合起到良好的促进作用，随着信息技术的快速 发展，人们对于档案信息的利用和搜集效率都提出了较高的要求，许多档案质量控制理论 相继提出。档案集成管理首先应该对传统的档案信息系统进行优化整合，使各个要素之间 形成互补的关系，形成一种新的管理模式，这就是档案的整合管理1。档案整合管理具有以下四个方面的特点：第一，非线性相干性。档案整合管理具有 整合管理的内在特征，那就是非线性相干性。主要表现在对档案进行管理的各个环节不是 纯粹的叠加整合，各个要素之间存在相互的制约；档案的集成组件也是非对称的，不是简 单
4、的对称性排列，各自具有不同的侧重点。第二，和谐有序性。和谐有序性主要是指在档 案的管理系统中，管理手段、技术支持和管理主体之间是一种互补优化的关系，在管理过 程中具有许多智能的软性要素，可以为它们的结合提供便利条件，促进整体和谐有序的进 行。第三，基于知识平台的整合管理。档案整合管理具有基于知识平台的特点，知识管理 可以对管理的过程进行优化和延伸，完善管理手段，保证经济的可持续发展。档案整合管 理属于知识管理的类型，可以运用科学的管理方法进行不同层次的知识整合。第四，动态 开放性。档案管理的动态开放性是指在档案整合管理的过程中是开放的，管理系统可以随 着外界的变化而产生变化，随着信息技术的快速
5、发展，外界各种资源的流动情况越来越复 杂，处于动态开放的环境中。档案整合管理只有顺应环境的变化不断作出适当调整，才能 使管理系统实现科学合理的运行。档案信息资源档案是对相关事项进行的有价值的记录，记载着人类的各种实践活动，内容涉及多 种方面，在整个文献信息家族中占有重要的地位，档案信息不仅可以依附于传统的载体， 而且还还能依附于其他的载体。在信息时代中，档案只有实行共享，才能得到一定的开发 和利用。档案信息资源共享实质上是以网络为工具的，主要的目的是为了向公众提供较为 合理的信息服务。并利用高科技手段，将档案信息进行加工和整合，建立网络档案信息中 心。通过网络传输系统，加强对档案的信息管理。档
6、案资源共享主要有以下四个特点：第 一原始记录性，档案是一种对人类生产生活的体现方式，不是通过刻意的对信息进行加工和搜集，因此具有较强的原始性，这也是不同于其他信息的重要特征，在社会信息系统中 也是具有鲜明的特性；第二历史性，档案中的信息反映的已经发生的社会活动，记录的是 具有事实性的历史事件，具有较强的回溯性，不仅展现了人类特有的智慧，而且还是人类 宝贵的财富。信息具有时效性，因此需要档案人对信息进行及时的采集、加工和处理，从 中提取出对人类有现实性的价值信息，提高档案信息的开发水平；第三社会性，档案是记 录人类生产生活的，因此具有一定的社会性，主要体现在档案的形成者和内容具有广泛性， 另外，
7、档案具有重要的历史价值，对多种领域的研究具有重要的参考价值，具有较强的社 会基础，可以产生较强的社会效益；第四分散性，档案具有较强的分散性，主要原因是档 案具有多种类型，而且层次也有高低之分，档案人具有不同的记录档案风格，因此在档案 内容上也具有广泛性和分散性，有的档案记录不完全，在时间或者空间上被分散成多个部 分2。随着档案数量的逐渐增多，档案的质量会有所下降，导致其中会融入价值比较小的 档案信息，增加了档案资源的分散性。2.事业单位信息资源共享具有的相关问题档案信息资源共享意识较差我国档案信息资源共享方面存在较大的问题，主要原因是档案人的思想意识比较封 闭，不利于信息资源共享工作的开展，而
8、且大多数的档案馆都是自成一体，相互独立，严 重阻碍了档案资源共享活动的开展。许多单位对档案的信息资源共享意识比较差，不利于 档案信息系统的建设工作，没有推动档案信息资源共享的动力机制，对档案资源信息推动 的过程中没有形成深刻的认识，不能达到信息化的要求，因此就需要每个档案部门从传统 的思想桎梏中解脱出来，认识到信息化进程对档案资源管理的重要作用，增强整体的意识。档案信息资源共享手段落后 实现档案资源的充分共享需要建立便捷的信息查 询系统，但是在我国档案资源信息整合的过程中，没有对检索方面进行充分的认识。造成 了比如检索入口少、检索范围窄的问题。据有关调查研究发现，我国的档案检索网站没有 形成科
9、学的检索方式，导致检索结果过于简单。档案信息资源的采集和加工工作也过于简 单，缺少系统的信息检索平台支持。另外检索的软件过于落后，不能对档案信息进行系统 的分类，影响用户的检索效率。档案资源数字化的程度也比较低，虽然我国的数字技术发 展取得了一定的进步，但是与西方发达国家相比仍然存在较大的差距，这与社会大众对档 案信息需求量的增加产生了矛盾。档案信息资源共享机制落后事业单位的档案信息要想实现资源的共享就需要进行技术的提升，数字化是影响档 案信息资源共享的重要因素，目前我国对这方面缺少相应的管理标准和技术规范。由于档 案信息的保密性、内向性等特点，进行档案信息资源共享的过程中会牵涉到信息安全的问
10、 题，因此就需要进行高度的重视，只有这样才能平衡保密和共享之间的关系。可以采取以 下两种措施进行制约：第一，要对档案管理人员进行相应的档案信息保密和安全教育，并 且要根据单位的具体特征制定切实可行的信息保密制度，提高全体职员的档案信息安全意 识；第二，在保证信息资源安全的前提下，进行档案信息资源的共享和交流，建立科学合 理的信息资源共享机制，为人类生产和生活提供较多的档案资源，为社会提供重要的研究 价值。3.基于整合的事业单位档案信息资源共享的模式构建完善事业单位档案信息资源共享网络平台档案信息资源共享网络平台是通过外在网站的形式进行共享，在内部的后台具有相 关档案信息资源数据，可以通过检索的
11、方式浏览和查阅相关的档案信息。加强档案信息网 络平台的建设主要可以从以下两个方面进行：首先，利用数据专线连接各个档案馆，建立统一集成的数据内网，通过内网可以对档案信息进行整理和上传，便于查阅网站上的信息 等，同时这种专线的形式也更为安全。还可以通过互联网网进行各个档案馆信息的共享连 接，设置特定 IP 的终端才可以访问核心档案的相关信息，或者建立口令或者密码的访问形 式。这种形式运行成本较低，但是存在一定的安全风险；其次，建立事业单位档案信息资 源共享网站，通过这种网站与数据库进行连接，还可以在网站中增加通信、留言和检索的 相应模块3。建立事业单位档案信息资源共享区域总模式事业单位档案信息资源
12、共享区域总模式是指单位的决策者制定档案信息资源整合的 总项目，并将该项目分配给单位中的各个职能部门，由各个职能部门进行资源信息数据的 整合后在档案管理网站上进行开设，提供相关的信息查询界面供使用者进行利用。在这个 过程中可以通过单位档案的内网进行相应的数据资源查找，还可以将审核过的档案资源放 置在网络平台中，为公众提供查阅。进行事业单位档案信息资源调查过程中，对各个档案 馆进行充分调查分析的基础上，及时掌握馆藏资源情况，了解档案信息的利用情况，然后 向总部门进行汇报。还要根据档案的使用需求，明确事业单位档案信息资源共享的相关事 项，建立相应的共享策略。综合不同档案馆的资源利用情况，建立统一集成
13、的档案信息资 源共享策略，保证每个档案馆的资源信息都能够得到充分的利用。按照相关的数据格式， 确定每个档案馆所要上报的数据类型，建立统一集成的数据库。建立良好的档案信息资源 检索入口，方便单位进行网上信息检索。部分档案信息还可以对公众开放，利用互联网提 供统一的检索工具。建立事业单位档案信息资源共享区域分模块目前，各事业单位档案馆也都建立了属于自己的档案信息资源数据库，可以利用相 关的数据检索软件进行档案信息资源的检索工作。根据这种情况，笔者认为可以在单位的 内网中建立相应的档案信息查阅网站，完善网络信息共享平台，提供相应的信息资源查询 服务。这种模式虽然简单，但是可以有效避免数据整合的步骤。
14、4.总结综上所述，如何实现事业单位档案信息资源共享成为学术界普遍关注的焦点。本文 对整合管理的思想和理念运用到事业单位档案信息资源共享中，并对其概念、特点和档案 信息资源的类型进行了深入的分析探索。详细分析了目前我国事业单位在档案信息资源共 享方面存在的主要问题，提出了基于管理的事业单位档案信息资源共享模式的构建策略。 结论主要有以下几个方面：第一，档案整合管理采用的是现代科技信息手段，将传统档案 信息资源组件进行优化整合，形成统一协调的整体。第二，档案信息资源共享体现了现代 管理体制，以网络作为管理的工具，主要的目的是通过开发档案信息资源为公众提供良好 的信息服务。第三，虽然我国事业单位的档案信息资源共享模式已经取得了较大的发展， 但是资源共享的意识还是比较薄弱，内容较为单一，还需要得到进一步的完善。第四，档 案整合管理顺应了档案数字化发展的需求，可以最大程度地满足人们对档案信息的要求， 为了优化事业单位的档案信息管理可以将档案资源区域共享分为总、分两种模式。最大限 度地开发档案资源信息，促进档案信息资源共享的发展。
