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1、基层计划生育档案管理工作研究 基层计划生育档案质量管理是评价计划生育工作管理水平的一个重要指标。随着计划 生育工作深入发展和依法行政深入人心，计划生育档案质量管理的重要性也越来越引起人 们的重视。同时，基层计划生育档案管理暴露出的深层次问题也不断地凸显出来，面临着 许多亟待解决的问题，诸如随着计划生育档案数量越来越多，数量庞大的档案给保管和利 用带来困难，管理方法手段的落后、专业人员新知识的匮乏都直接影响计划生育档案管理 的质量。在新形势下，如何积极适应现代计划生育档案管理的需要，探索新型和规范化的 档案管理模式，已经摆在基层计划生育管理者的面前。通过探索我们认识到，只有提高认 识，加强档案管
2、理专业队伍建设，健全制度，全面引入现代化的管理方式，才能实现计划 生育档案管理现代化和规范化，从而有效地解决基层计划生育档案管理中出现的一系列新 问题。 一、基层计划生育档案管理存在的问题 档案意识不强，档案利用率不高 在基层计划生育档案工作实际开展中，部门工作人员对国家计生工作缺乏正确的思 想认识，意识不到档案管理工作对我国的人口控制战略计划部署的重要作用性。对档案管 理工作缺乏积极和热忱的工作态度，对档案资源的开发利用不足，没有挖掘档案的实际价 值性，不利于上级部门决策的修正和制定。 管理制度不健全，档案收集效率较低，管理分散 目前我国绝大部分乡镇和社区都制定了符合当地实际发展情况的计划生
3、育管理制度， 并具体分配了档案管理人员。但是，对档案管理工作的具体工作章程、具体负责内容、考 核评价方式等管理细节上的内容缺乏统一、科学、规范化的管理准则。管理制度的不完善 势必导致档案资料录用、搜集、开发利用等工作的效率偏低，档案资料的完整性与信息资 料的整合度不足，档案管理工作的开展方式与时代科学技术的发展脱节，没有发挥档案管 理工作在国家计生工作中的实际价值。此外，基层计划生育档案管理缺乏科学、严谨的绩 效评价体系，部门基层单位甚至没有将档案管理纳入考核范围之内，这就造成档案管理部 门纪律涣散，服务意识性不强，降低了档案管理工作的整体质量。 重管轻用，档案开发利用率低，档案工作硬件投入不
4、足 首先，由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案工作者仍停留 在“重管轻用”的观念上，档案收集了、管理了，却忽视了最重要的信息资源的利用。档案 信息的开发和利用方式单一，形式陈旧，档案室设备、技术条件落后，也造成了很多不必 要的损失。其次，档案现代化管理水平不高。有些计生档案管理不符合档案保管的标准， 档案管理设备陈旧，管理技术落后，虽然近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术 在计生管理中被广泛运用，而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工 收集、检索，信息量小，不利于档案的收集利用和开发。 档案管理人员素质参差不齐 目前从事计生档案管理的人员在专业素质、理论
5、水平、文化程度等方面参差不齐， 表现为人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从行政、工会等部门转岗过来，而档 案专业出身的人员较少，且存在着专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历偏 低，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时代发展的要求相差较大，难以适应新形势 下的档案事业发展。另外，在行政人才培训中，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划 和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管 理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新 和活力。 二、基层计划生育档案管理实现现代化的具体对策 提高档案管理意识 基层计划生育档
6、案管理工作关系到国家发展战略，更密切的关系到人民的实际利益。 因此，基层档案管理工作的科学性、准确性和完整性是管理工作的重点内容，档案所呈现 的内容应客观、全面的放映地方实际计生情况。因此，这就要求管理人员必须具有科学、 严谨、服务国家、服务于民的管理意识。此外，还必须要求基层档案管理人员的法律意识， 不能以位牟利，应以认真负责的工作态度来开展档案管理工作。要提高档案管理人员的思 想意识水平，就要做好计划生育工作的宣传和教育培训工作，地方应建立人口计生宣传与 教育专栏，包括基层宣传栏、广播、手册以及网上教育宣传平台的建立。采取现场教学、 经验交流、法律知识宣传教育、网络在线教育、技能竞赛、业务
7、能力评价等板块实际的提 高档案管理人员和基层工作人员的思想意识和业务操作能力，使基层计划生育部门更好地 服务于国家、服务于人民。 理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围 建立并健全科学、现代化的基层计划生育档案管理体系，以规范化、法制化的管理 理念来做好档案管理工作。随着现代科学技术水平的不断提高，基层档案管理工作应与时 俱进，创新档案管理措施，更新管理手段，将先进的科学技术和管理手段融入现代管理体 系之中。同时，要结合我国计划生育管理战略规划的实际部署，适应的拓展档案的归档范 围，加强相关内容的收集与考证是基层档案管理工作的新内容。 实现管理技能的现代化 基层计划生育档案管理实现数字化、现代
8、化、网络化将是发展的新趋势。基层计划 生育档案管理采用现代的计算机软件管理系统、信息共享技术、网络平台交互系统势必成 为其发展的新方向，从而档案管理的无纸化、数字化、高效化运行。这就要求基层档案管 理工作人员必须掌握计算机操作技术、信息处理技术和网络平台信息发布和业务操作技术， 努力使自己成为具备掌握计生档案管理专业技能和计算机信息网络技术的复合型人才。基 层计生部分应做好对工作人员的计算机技能培训工作，全面提高档案管理人员的现代管理 技能和水平。 加强档案信息化管理 现代计算机网络信息技术的发展，为基层计划生育档案管理实现信息化提供了可能。 建立基层计划生育档案数据库系统，规范计生人口的电子数据档案，其中所包含的信息数 据应有育龄妇女姓名、年龄、照片、家庭情况等，以此为基础实现档案录入、归档、分类 等工作的规范化、信息化。构建基层计划生育网络平台，搭建与地方人员进行信息沟通与 交流的窗口，在加强计划生育工作宣传的同时，为人们提供更便利的信息服务，实现部分 档案信息的共享。
