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1、高职院校档案管理与信息化建设综合探析所谓档案信息化管理，即用网络、计算机和信息技术为手段，以资源为对象，以工作 为依托，以理论为指导，按照国家要求开展的档案收集、整理、保管等一系列的管理过程。 随着信息技术不断提高，档案管理工作早已进入了自动化、信息化的阶段，这给各高校的 校园网建设、档案信息化提供了良好的契机。但由于起步晚，经验少，所以档案信息化并 不完善，还有待提高。一、高职院校现今档案管理状况当今社会，部分高职院校已经开始信息化管理档案，但在这个过程中，仍有许许多 多的不足之处，技术人员的缺乏使大量工作没有办法开展，这也成为了高职院校的一大漏 洞。当前，懂得档案管理信息化建设的人才较少，
2、缺乏专职的技术人员。一些工作人员缺 少专业知识和基本的技能，更没有接受过专业的档案信息管理的教育，这些都一直制约着 档案信息化的进程。同时，档案管理的设备也是拖延进程的一个原因。虽然部分高职院校 已经开始启用信息化管理档案，但设备不足，技术手段落后，档案部门所使用的计算机比 较陈旧，系统早已老化，甚至都没有一个系统的管理软件。但尤为重要的一点就是，高职 院校并没有意识到档案信息化管理的重要性，因为在高职院基本建设、师资力量和设备等 方面，档案信息化管理并不是被院校摆在很重要的位置，从而忽略了这个看似不重要实则 很重要的一项进程。二、高职院校成立信息化档案管理的必要性在这个信息时代，高职院校的信
3、息化档案管理建设有着举足轻重的位置，以上通过 对高职院校的档案现状进行分析后，我们充分认识到了档案信息化建设对高职院校的重要 作用。高职院校的信息化建设是很重要的一项工作，它标志着院校走向科技化的伟大进程， 也标志着人类的进步。高职院校主要的两种档案管理运行稳定，能促进院校不断发展。高 职院校学生个人信息档案管理对学生而言，是非常重要的。学生的个人档案、成绩等都掌 握在学校的管理库里。学生个人档案的安全与完整是学生最关心的事情，学生可以看到自 己发展过程中的不足并反思自己的错误，促进学生全面发展。而学校发展档案的管理，对 学校来说是非常重要的，它的作用和学生个人档案对学生的重要性是一样的。学校
4、历年来 的发展进程全部在档案资料库里，从档案中学校可以看到学校发展历程中的优劣，总结经 验加以改正，促进学校长远发展。档案管理信息化的同时，我们可以看到档案功能的全面 与完善，相对于过去只有登记、录入等单一管理方式，如今的档案管理更具有凝聚力。我 们之所以要推广高职院校进行信息化管理档案，就是因为在当今，档案自动化的管理建设 已经初见成效，并且大势所趋，这必将是各大院校以后必须实行的一项准则。档案信息化 的管理方式，将是时代的趋势，所以建立完善的信息化档案管理是非常有必要的。三、实施档案管理信息化的具体措施档案信息数字化管理建设。档案管理信息化打破了传统档案管理的形式，用电 子记录形式代替了传
5、统纸质记录的形式，在一定程度上方便了档案管理员的工作，增加了 办事效率。对于档案管理信息化，我们首先要采取的措施就对档案信息进行数字化的管理， 把传统纸质、声像文件通过信息化网络技术将其转换为电子档案，进行系统有序的编号， 组成有规律可循的档案信息库。通过关键字的搜索，能够快速有效地查找到对应资料，使 需要查找的信息一目了然，内容全面。例如，将学生个人信息输入到信息库里，通过搜索 该学生姓名，即可查找到该学生所有资料。对学校发展档案管理的建设也是如此，这样可 以在最短的时间内，通过关键字搜索获取最多、最全的信息，既方便又快捷。档案信息数字化网站建设。现如今，网站作为人们日常生活中经常用到的工具
6、 在生活中起着重要作用。档案仅仅数字化还不够，因为数字化仅仅供内部管理人员使用， 档案资源的利用率大大降低，且如若仅仅由档案管理人员掌握档案信息，学生或学校对自己档案的查询也将会增加档案管理员的工作负担，且在一定程度上浪费了学生或学校工作 人员的时间。档案进行网站建设，给予学生及学校工作人员一个固定的账号与密码，使学 生能够自己通过网络查询相关资料，节省时间的同时也降低了档案管理员的工作强度，使 其能够对档案管理有进一步的研究，更好地造福院校。档案网站建设的主页需要提供基本 端口，这个端口需集服务、宣传与交流为一体，方便学生能够快速了解学校的发展历程及 其他内容。信息数字化管理中应注意的问题。
7、1.档案管理信息化，并不是完全取代传统档案管 理，只是在传统管理基础上进行优化，但并不是取代。传统档案管理与信息化管理相互依 赖，传统档案管理作为基础，在一定程度上影响着信息化管理。2.档案管理信息化分目录 与全文，但无论是哪一个，在进行数字化的过程中都会有诸多问题，例如技术问题、合作 问题等。3.档案信息管理需要有安全保障。数据的管理与使用，必须设定一定的权限。数 据管理者必须经过严格挑选与考察，确保对信息化档案管理技术掌握熟练，避免误操作现 象发生。对于档案查询者的权限，则应考虑其是否是院校学生或老师，避免被校外不良分 子利用。4.档案信息需定期备份。管理员进行定期备份能够保证数据丢失或损
8、坏时能够及 时恢复，保证系统尽快恢复运行。三、高职院校的档案信息管理应注意的环节和遵循原则高职院校的档案管理，需要从以下几个环节出发：一是高职院校从自身实际出发， 一定要避免盲目建设。二是高职院校的档案信息应有系统的规范标准，使档案管理信息化 进入科学化和制度化的正规管理模式。三是处理好院校系统与其他系统的交流性和兼容性， 这样将更便于资源的有效利用。高职院校同时也要遵循以下几个原则：一是为了使高职院校的档案信息充分被利用， 我们要将利用率高的资源信息进行优先数字化。二是优先选择比较稀有的高职院校档案集 中进行数字化的管理，使稀有档案的珍贵性得到完全保护。三是通过筛选，选择具有代表 性的、有特
9、色的档案信息进行资源共享，对外开放。这样，档案的资源开放性也充分地被 体现出来。四、结束语在这个现代化的信息时代，信息是一种很重要的资源，人们对信息的认识也有了更 大的提高。高职院校的档案自动化、信息化必须有一个系统的、标准的规范体系。各个层 次与各种类别的档案信息能够得到相互的补充与完善，信息之间相互促进、相互依赖，从 而使各大院校的档案管理变得有章可循，有条不紊。随着时代的发展，网络技术的不断更 新，高职院校档案管理的信息化建设，已经成为了一种新的发展趋势。目前，各大高职院 校的档案管理都已进入了现代化的模式，也逐渐成为现代化校园建设非常重要的一个组成 部分。只有大家齐心协力，档案信息化的建设才会有更好的发展。
