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1、四、建立供应商档案四、建立供应商档案1、供应商编码方案:要规范对供应商的管理,每个供应商必须赋予其一个唯一的编码。供应商编码可以由用户自行设定输入:对于中小型商场、超市,我们建议采用 4 位的流水号做为供应商编码,默认系统自动生成。2、供应商档案功能描述:与供应商的商务谈判成功后,供应商提供详细的公司信息,商场的招商采购业务人员提供此供应商的结算方式、经营方式等合同信息,由录入员录入到系统中,统一管理供应商资料。3、操作步骤:基本档案供应商档案4、操作界面:5、操作流程:在供应商档案窗口,鼠标点击新增 按钮(或者按【F2 】键)增加一条空记录,输入基本信息和结算信息,鼠标点击保存 按钮(或者按
2、【F4 】键)保存输入的信息,完成一条供应商资料档案的录入。“基本信息”包括了供应商编码、供应商类型、供应商名称、区域、地址、电话等基本资料。“销售方式”包括购销,代销,联营,扣率代销,租赁等方式。“区域”中可选择已有的区域,还可在下拉栏中选择新增项目,新增一个区域(使用方法参照建立区域档案)。“联营保底额”是指联营,扣率代销,租赁可以设置保底额,确定商铺的最底销售金额。“结算方式”包括不指定结算方式,结帐周期,结帐日期,货到付款,压批结帐。“票据类型”是与商户进行业务往来时所使用的票据。“冻结帐款”是指该供应商的帐款项目已被冻结,无法进行支付。“冻结业务”是指该供应商的业务已被冻结,无法与其
3、产生业务。“信誉额度”对商家信誉设定额度。五、建立类别档案五、建立类别档案1、类别编码方案:给商品分类主要是为了方便管理和统计,在“商业管理软件”中,商品的类别编码方案如表 2-1 所示,类别编码共分三层,即大类-中类-小类,大类、中类、小类编码都是 2 位数字,并且下一级的类别编码会自动继承其父类的编码。2、操作步骤:基本档案商品分类3、操作界面4、操作流程:新增输入类别编码输入类别名称保存5、操作说明:增加大类时,直接点击新增按钮,按流程操作即可;如增加中类或 小类时,则必须在左侧选择大类或中类后再点新增按钮(在当前类别下建立新的中类或小类);小类下不可再建立下级类别。七、建立商品档案七、
4、建立商品档案商品档案描述一般来讲,在建立商品档案之前,要建立要商品的颜色和尺码,并建立颜色组、尺码组。方便对商品进行管理。商品编码方案货号为自动生成,货号编码生成的格式可以在系统参数种进行设置,一般为 5 位货号,条码生成可以按空格键加回车键来自动生成,生成 8 位或 13 位格式也可以在系统参数中设置。商品货号是为了规范商品的管理,实现单品管理的目的。在“商业管理软件”中,商品货号有四种方案可供选择,第一种是根据供应商编码生成,把供应商编码做为商品编码的前缀,即供应商编码+流水号(流水号的位数可以灵活设定)组成;第二种是根据类别编码生成,把类别编码做为商品编码的前缀,即类别编码大类(2 位)
5、、中类(4 位)或小类(6 位)+流水号(流水号的位数可以灵活设定)组成。第三种是自动递增,第四种类别自编码生成,把商品类别的自编码为前缀,再加流水号生成,自动编码格式的设置在系统参数可以进行设置。商品档案建档顺序流程图及说明商品的采购要向供应商下订单,完成采购要和供应商结算,因此,在商品的流转过程中,供应商的信息是非常重要的,供应商档案一定要建立。从商场管理角度来讲,商品要进行分类管理,类别档案是不可或缺的,在建立类别档案的同时还可以建立品牌档案,可以按品牌统计分析商品的销售。在“商业管理软件”中,商品档案的建立要与供应商对应,同时要归属到其所属类别。操作步骤:档案商品档案操作界面:建立商品
6、档案流程:把“区域档案”,“供应商档案”,“颜色”。“尺码”“类别品牌档案”和“包装单位档案”(参考建立基本字典信息中)录入完毕后,就可以录入“商品基本档案”了。建立一新的商品档案流程可分为输入商品基本资料、输入商品价格信息、输入商品供应商信息和输入商品其它资料。1、输入主国际条码功能描述:目前市场上大多数商品都会有“国际条码” (标准 PLU 码),按国际条码标准规定,该商品的国际条码应为世界唯一条码,通常为 13 位。输入方法:在“主国际条码”栏中,输入新建商品的国际条码。2、输入货号(店内码)功能描述:商家对商品所自定义的编码,为商品唯一编码(不可重复),必须录入。有助于您对商品根据自己
7、的业务特点进行分类编码,使管理工作更加轻松、方便。输入方法:在“货号”处输入,或者通过在菜单系统参数系统参数处设置商品编码自动生成规则,只需在商品档案中选择类别或供应商(按规则设定而定),则商品编码会按系统设定的规则自动生成。注意事项:1“货号”系统默认为 5 位,最多支持 20 位,可用数字、字符或其他特殊符号。2对于 POS 销售,可使用自定义码进行前台销售。因此,对于”商业管理软件”POS版用户,请务必输入“商品编码”。3、输入商品全称功能描述:商品的全称,用于较详细的描述商品的特性、类别及规格等。输入方法:在商品全称处输入。注意事项:商品全称最多支持 40 个字符。4、输入商品简称功能
8、描述:商品的简称,可用于在前台打印小票时使用(对于商品全称比较长的商品在打印小票时,可节省收银纸)。输入方法:输入完商品全称后,系统会自动取商品全称的前 20 个字符当作简称,也可在商品简称栏处修改。注意事项:商品简称最多支持 20 个字符。5、输入商品性质功能描述:根据商品的类型,选择商品标志,可控制商品的经营类型(如:普通商品、组装拆分、礼篮、捆绑商品,自动转货,自动加工等)和是否控制库存或售价。输入方法:通过右侧下拉键弹出下拉列表,从下拉列表中选择商品标志。普通商品普通商品:普通商品,企业自己对该商品的进销存进行管制,与供应商的结算只与收货和退货有关,一般是提供该商品的供应商的结算方式为
9、月结或返单结等方式,系统默认类型;组装拆分组装拆分:该商品具有组装和拆分的特性,可以对商品进行拆分和组装,并且要对库存进行处理;礼篮礼篮:一般是对前台促销来处理一种商品模式,是几个商品包装在一起来销售,要对库存进行处理;捆绑商品捆绑商品:可以用于包装商品,如大包装改小包装或小包装改大包装来销售,库存计算时只计算主销售单位的库存,入库时也只入库主销售单位的库存;自动转货自动转货:可以用于肉类分割,水果分级销售;自动加工自动加工:可以用于面包房; 6、输入商品单位功能描述:商品在销售时所采用的最小包装单位。输入方法:通过右侧下拉键弹出下拉列表,从下拉列表中选择所需的包装单位。注意事项:如果是一个新
10、的包装单位(在下拉列表中没有此单位),可在“包装单位档案”窗口中增加录入,为了不影响目前商品的录入可在下拉列表中选择“新增”,直接切换到“包装单位档案”窗口录入(参见建立包装单位档案)。7、输入商品颜色组输入商品颜色组功能描述:商品的颜色有很多,如黑色、白色、红色,可在此录入。功能描述:商品的颜色有很多,如黑色、白色、红色,可在此录入。输入方法:在输入方法:在“颜色组颜色组”栏处点击颜色组右边的放大镜栏处点击颜色组右边的放大镜 ,选择这个商品的所有颜色,如图,选择这个商品的所有颜色,如图所示:所示:注意事项:必须先建立颜色,否则颜色组处不能有效的选择。注意事项:必须先建立颜色,否则颜色组处不能
11、有效的选择。8、输入商品尺码组、输入商品尺码组功能描述:商品尺码的录入。功能描述:商品尺码的录入。输入方法:在输入方法:在“尺码组尺码组”栏处点击尺码组右边的放大镜栏处点击尺码组右边的放大镜 ,选择这个商品的所有尺码,如,选择这个商品的所有尺码,如图所示图所示注意事项:注意事项:必须先建立尺码,否则尺码组处不能有效的选择。必须先建立尺码,否则尺码组处不能有效的选择。9、输入商品类别功能描述:为商品确定一个商品类别,可更有效的管理商品和统计该类别商品的进货、销售和库存。输入方法:在“类别”栏处直接录入类别编码,也可通过右侧下拉键弹出下拉列表,选择类别。注意事项:如果该商品应分在一个新类别下(在下
12、拉列表中没有此类别),可在“类别品牌档案”窗口中增加录入,为了不影响目前商品的录入可在下拉列表中选择“新增”,直接切换到“类别品牌档案”窗口录入(参见建立类别品牌档案)。10、输入商品品牌功能描述:为商品确定一个品牌,可提供一些商场的商品按商品品牌分类。输入方法:在“品牌”栏处直接录入商品品牌编码,也可通过右侧下拉键弹出下拉列表,选择商品品牌。注意事项:如果该商品应分在一个新品牌下(在下拉列表中没有此类别),可在“类别品牌档案”窗口中增加此品牌录入,为了不影响目前商品的录入可在下拉列表中选择“新增”,直接切换到“类别品牌档案”窗口录入(参见建立类别品牌档案)。11、输入商品价格信息图示:说明:
13、商品价格信息包括商品的进货价、零售价、批发价、会员价、税率和特殊标志等。1) 输入进货价格功能描述:商品的基本进货价格(即基准价)。输入方法:在“进货价”栏处录入商品的进货价格。注意事项:“基准价”是参考价格,并非成本价。本系统的成本计算以进货入库的价格为计算基础。2) 输入零售价格功能描述:商品的前台零售价格。输入方法:在“零售价”栏处录入商品的零售价格。注意事项:正常商品的前台销售价就以此零售价为准,对于有多价格(各门店价格不相同)的商品以各门店的价格为准。3) 输入会员价格功能描述:商品的零售会员价格,针对于有会员卡的用户。输入方法:在“会员价”栏处录入商品的会员价。12、输入商品供应商
14、信息商品档案中可以有主供应商与其他供应商,其中购销与代销商品允许一品多供应商,联营商品只允许有一个供应商。当选择了主供应商时,系统自动带出该供应商的经营方式。购销购销:按采购金额结算货款。一个商品可以有多个供应商。可以管理库存,也可以不管理库存,对于不管理库存的商品,一个商品编码可代表多个单品,进货只记帐款不影响库存,销售不减库存,无成本毛利;对于管理库存的商品,其库存成本用移动加权平均法计算。代销代销:按销量与进价结算货款。供应商按批次管理,一个商品可以有多个供应商。必须准确管理库存,进货不产生账款。联营联营:按销售金额分成。一个商品只能有一个供应商。商品不管理库存,同一扣率的一个商品编码可
15、代表多个单品,不在电脑系统作进货,销售不减库存,成本由销售金额和扣率计算。扣率代销扣率代销:按销售金额分成。一个商品只能有一个供应商。商品管理库存,进货不产生帐款。此种经营方式相当于管理库存的联营。13、输入商品其它资料计价方式:计价方式:分普通、计重、计数三种。联营扣率:联营扣率:联营商品的扣率,用于计算成本。采购范围:采购范围:分为总部购配、门店采购、不限、总订店收、自产等。提成比例:提成比例:用于计算售货员的销售提成。1) 建立一品多商的商品功能描述:满足一些大型超市在某种情况下一种商品有多个供应商。如:这个主供应商商品的进货价比以前高、或者是其他原因不跟他订货而要跟其他供应商订货。操作
16、说明:在一个商品向几个供应商进货后,系统会自动对应商品与供应商的一品多商的关系。其它信息:最近单号、最近进价、最近日期是指该供应商的最近验收商品的验收单号、验收进价和验收时间。查看信息图片:2) 建立一品多价格的商品功能描述:只针对于连锁版的用户有效,为了方便管理某些商品在各个分店有着不同进价和售价的商品,在总部设置了一品多价后,各分店可按照各自的价格进行进货和销售。注意事项:各个分店不可以直接在商品档案中修改价格,只能是在总部设置好价格之后,再传送到各分店,而分店只可以做调价单(包括进价、售价)传送到总部,这样总部就可以有效地管理到各个分店的价格。八、商品有效性检查八、商品有效性检查功能描述:所有商场、超市,开业前的准备工作都是紧张忙碌的,在相对较短的时间内录入上万条甚至几万条商品基本档案,难免出现错误,如零售价未录入、或售价低于进价等。在海量数据中寻找录入错误的档案信息,工作量是非常大的。通过“商品档案检查”的功能,可以很迅速的检查出商品基本信息的错误,