涉外秘书学概论(二)

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1、第四章 涉外秘书的整体功能 第一节 涉外秘书的作用,整体功能是涉外秘书的作用和效能、职责和任务的统称。涉外秘书的整体功能可以概括为“处理事务、综合服务”八个字。这既显示出秘书的共性，也表现了涉外秘书的个性特征。 我们主要从涉外秘书的作用、职业特性、职责等方面认识其整体功能。,涉外秘书具有枢纽作用、综合作用、协调作用、窗口作用。 一、枢纽作用 1、从组织内部结构而论 从组织内部结构而论，涉外秘书贯通上下、联系左右、顾及内外，正处于事务之间相互联系的中心点上，起着枢纽作用。,贯通上下指涉外秘书是决策层和执行层的转换中介。在两层之间起到上传下达的贯通作用。 联系左右指涉外秘书是各职能部门之间联系的纽

2、带。 顾及内外指涉外秘书是一个组织和外界的桥梁。是沟通内外的中介。如上级机关、政府部门、客户和协作单位等。 涉外秘书处于组织上下、左右、内外联系的中间环节，具有明显的枢纽作用。如下图所示：,2、从信息传播环节观察 来自上下左右、组织内外、四面八方的信息，在秘书这里汇集。由涉外秘书予以加工、筛选、存储，经处理后，将信息及时分流，传送给决策层、执行层或内部、外部公众。 涉外秘书处于一个组织信息的集散点上，在信息传播过程中也起着枢纽作用。,3、从秘书活动的形态观察 从涉外秘书活动的形态来看，它处于事物从认识转化为实践的中介点上，而不是认识活动的终极。 涉外秘书所服务的决策层，其主要职责之一是制定计划

3、，然后付诸实施。在这一从认识到实践的过程中，秘书的工作并不是对某种认识裁定是否正确、全面、拍板实施。也就是说，秘书的工作不位于认识活动的终极，只是处于中间状态。,如当市场情况变化时，秘书只是将有关信息及时、准确地提供给上司，由上司作出决定。当某一部门出现问题时，秘书也只是承担反映、传达之责 从这一意义上而论，其工作也处于枢纽地位。 二、综合作用 由于涉外秘书处于组织贯通上下、联系左右、顾及内外的枢纽地位，她是为完成组织的总任务、达到总目标而服务，从总体上考虑问题，所以，她又具有综合作用。,涉外秘书综合作用的成因：涉外秘书的工作出发点是组织的整体利益；它的活动目标是针对组织活动的总目标；它不是只

4、顾单一的因素，而要顾及多方面因素。从主观上而论，组织整体的运转需要赋予涉外秘书以综合作用；从客观上而论，涉外秘书所处的枢纽地位使她能发挥综合作用。 3、涉外秘书综合作用的表现：表现在他们的日常工作中。,例如制作一份文书：职能部门只需要向秘书提供有关资料、数据，而秘书却要从收集、阅读、分析资料、受命草拟、审核、修改、打印到分发，进行从头到尾的综合处理。 又如组织一次会议：其他人只需要到会或准备发言，秘书却要受命确定会议时间、地点，起草、打印、分送通知，准备会议资料、布置会场，提供会间服务、记录和翻译，事后整理会议文件等。,在涉外秘书的日常业务中，既要为上司制定工作日程，又要上传下达，还得顾及组织

5、与外界的交往，这些都是从组织整体出发而进行的工作，体现出其综合作用。如果没有秘书的综合作用，组织将是各自为阵的一盘散沙，其整体功能难以发挥。 所以，涉外秘书部门成为综合部门，涉外秘书被称为“杂家”。,三、协调作用 1、含义涉外秘书在职责范围之内，或者在上司授权之下，化解矛盾，沟通信息，调整和改善组织内部、组织和外界之间的关系，促使组织的各项工作趋向同步化、和谐化，以完成总任务。 韦氏秘书手册指出：“没有一个办公室是与人隔绝的，你的巧妙之处应当在于在人们之间起促进作用，这将是你成功的基础。”,2、涉外秘书经常要协调的关系 A、上司之间的关系 B、上司与下级的关系 C、职能部门之间的关系 D、内外

6、关系：本单位和外界的关系。,四、窗口作用 1、含义：涉外秘书处于组织的枢纽地位，日常要接待本单位和外界的许多各色人员。涉外秘书的形象、工作态度、风格、效率反映出领导部门、一个组织的素质，影响着他们的形象，是他们的代表，起着窗口作用。 2、涉外秘书必须注重自身的形象 从三个方面塑造自身的个体形象，从而塑造组织的良好形象，让内外公众愿意接近、亲近领导部门和组织：,A、仪容要整洁，服饰要大方、得体，举止须文雅。 B、待人要热情温和、亲切友好，具有同情心，乐于为人排忧解难。 C、要长于交际、善于应酬，熟悉交际礼节，了解国外不同的风俗习惯，因人而异接待好各色来客；工作要认真负责，仔细周到，一丝不苟，讲究

7、效率。,第二节 涉外秘书的职业特性,涉外秘书工作具有不同于其他工作的基本特征，这些特征决定了它的性质和规律。只有理解这些性质，才能顺利地从事涉外秘书工作。 归纳起来，涉外秘书工作具有辅助性、服务性、被动性、隐匿性、涉外性的特性。 一、辅助性 （一）辅助性的含义：她们是上司的辅助人员，承担的是上司领导工作中的辅助工作，一般来说，她们上无决策之权，下无执行之权，只对上司起直接辅助作用。,秘书与上司的关系：秘书依附、从属于上司；没有秘书帮助处理各项事务，上司也无法实施指挥。上司处于主导地位，秘书处于辅助地位，相辅相成，是红花与绿叶的辩证关系，两者缺一不可。 辅助性这一基本特性，决定了秘书在处理任何工

8、作时，只能以辅助者的姿态出现，服从上司，根据上司的意图和指示办事，而无权自作主张。辅助性的特性也决定了秘书作为上司助手的地位。 秘书上司助手的作用，上司的其他下属无法替代。,（二）辅助性的体现 1、精力辅助（一般事务辅助） 为领导办理纷繁众多的琐碎事务，使他们能有时间和精力从事决策、指挥，考虑全盘大事。这就是其为领导提供的精力辅助。 例如：安排上司日程；为上司挡驾，会客预约、接待来客；为上司摘录问题要点；撰写讲话稿等等。,2、智力辅助（政务参谋辅助） 秘书要为为上司提供参谋意见，以补充上司思考的不足之处。国外有将秘书视为上司“外脑”之说。 秘书为上司提供智力辅助可以从以下几个方面进行： （1）

9、收集、整理、提供信息 （2）提供决策预案 （3）用逆向思维思考开明的上司考虑的问题,二、服务性 含义：涉外秘书主要从事事务性的服务工作，其总任务是为上司等对象提供综合服务。 涉外秘书提供服务的三个方向： （一）为上司服务：包括工作服务和生活服务。 （二）为下属部门服务 （三）为员工服务 ：1、尊重员工，平等相待，从感情上密切与员工的关系，可信任，可亲近；2、起到上司与员工间的信息交流的桥梁作用； 3、尽可能为员工排忧解难，提供帮助与方便。,三、被动性 （一）被动性的含义 含义：涉外秘书总是受命围绕上司的领导活动而工作，一切服从于上司的指令和意愿。其工作客观上具有被动性。 被动性是涉外秘书的辅助

10、性、服务性决定的。,（二）从被动中争取主动 涉外秘书工作在总体上存在着被动性，但是，在具体操作上，即如何将上司交办的事项办好，却可以发挥主动性，从被动中争主动，避免使自己成为拨一拨动一动的算盘珠。 例如，当上司要进行一项决策前，涉外秘书在领会了上司的决策意图后，就可以主动去搜集、整理、准备好有关资料，将信息提供给上司，进行超前工作。,又如，在某项指令下达后，上司的命令一般都是原则性的，不可能对它从内容到形式、从整体到细节、从程序到方法、从开始到结束都考虑得十分周密，布置得十分清楚明确。这就要求涉外秘书在遵循指令的前提下，主动地将原则性的指令化为具体要求，逐个环节地去安排落实，力争将这项事务办好

11、。,四、隐匿性 （一）隐匿性的含义 涉外秘书的劳动融汇于上司的领导活动之中，其劳动成果表现于上司的领导工作成果之中，或单位的成绩之中，而非直接显示出来。 涉外秘书工作属于典型的隐性劳动。在上司的决策和指挥等领导活动中无不包含着涉外秘书的辅助性劳动。,（二）隐匿性的客观存在 美国的多位总统秘书名不见经传，鲜为人知。 艾森豪威尔总统的私人秘书谢尔曼.严当说：“衡量一个好的总统秘书，要以他的献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准，而不是他的成就，一切成就都属于总统。” 日本学者的表述。荀攸与杨修之对比。,（三）隐匿性的启迪意义 这一特性的意义在于，它启示秘书必须牢记，必须做到：甘居幕后，埋头工作，谦虚谨

12、慎，不求闻达。 一些学者的论述。 结合秘书的各方面工作来看其隐匿性。 事务性工作、信息工作、协调工作、督查催办工作、文书工作、会务工作。,正确认识涉外秘书工作的隐匿性，能使人理解其工作取得的虽然不是显山露水的直接效益，但它对于一个组织的整体效益的提高，起着旁人无法替代的重要作用。 五、涉外性 涉外性也就是国际化，前述几种特性是秘书共有的特性，涉外性则是涉外秘书独有的特性，也是涉外秘书区别于其他种类秘书的标志性特征。,我国加入WTO后，管理的国际化成为必然趋势。涉外秘书是单位管理活动中不可缺少的重要岗位。管理的国际化必然要求涉外秘书国际化。涉外秘书要具有国际视野，能和国际对话，工作能力要和国际接

13、轨。这就要求涉外秘书提高自身素质，成为外语熟练、能操作办公自动化设备、懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，了解和适应不同的中外文化环境，具有国际眼光，熟悉国际游戏规则、适应国际竞争需要的高级秘书人才。,第三节 涉外秘书的职责,一、涉外秘书的职责范围 涉外秘书的职责包括如下主要事项： （1）剪报 （2）处理邮件（电话） （3）安排上司工作日程 （4）草拟信函文件及讲话稿等 （5）保管和使用印章 （6）接待来客,（7）安排约见 （8）筹办会议 （9）协助上司谈判 （10）组织和参与公关活动 （11）办理上司出差事宜 （12）办理出国手续 （13）档案保管 （14）管理办公室财务,“三资”企业由

14、于情况各不相同，其涉外秘书的职责也有所差异。试举两例： 某外商独资企业经理秘书的职责。 略。 某合资企业总经理秘书的职责。 略。,二、涉外秘书工作的要求 从事涉外秘书工作，有如下基本要求： （一）掌握政策 党和政府的方针政策是各级领导干部从事具体工作的依据。涉外秘书作为领导、上司的助手，必须掌握政策并遵循政策办事。涉外秘书在理解总方针、总政策之外，要着重掌握与本单位、本部门有关的政策，并及时掌握其调整情况。 （二）准确无误 要求工作中保证质量，避免差错。,1、办文要准确 撰写文书时从内容上要准确无误，从形式上要文种准确、格式规范。制作、处理文件时，各个环节都要准确无误。 2、办事要稳当 各项日

15、常工作，都要做到准确、稳定，以防误事。 为了做到办事稳当，准确无误，涉外秘书要培养起一丝不苟的严谨工作作风，对于承办的所有事务，都要保质保量地按时完成。对不大明白的地方，要勤走，勤问，勤想，勤记。,3、汇报要如实 即信息工作要求实，要实事求是。因为信息是领导决策的依据，要让领导获得实情，以利于他做出正确决策。 4、建议要慎重 参谋作用的发挥（提出预案或一般的意见），一定要慎重斟酌，考虑成熟，要有依据，有条理，有可行性后才提出。,（三）迅速高效 涉外企业奉行“时间就是金钱，效率就是生命”的信条。对经商的公司就更是如此。比如，产品交货、卸货的时间在合同中都有严格的限定，逾期就属违约，就要承担损失或

16、赔偿。,涉外秘书工作必须迅速、及时、高效。 1、日常工作中要办事迅速。 如读报剪报、接电话、打电话、传达上司决定等。 2、急事先办，争分夺秒。 3、工作方法要科学，以节省时间，提高效率。,（四）保守秘密 涉外秘书掌管文件、函电、资料的收发、传递、起草、保管，负责信息的收集、处理，平时对上司的工作日程、内容了解得最多，对单位各方面情况知道得最清楚，其中不少情况属于单位或国家机密。 涉外秘书的地位往往会成为其它竞争企业收集、刺探经济情报的突破口。涉外秘书被视为单位内的消息灵通人士，接触面又很广，一些人总想来此探听消息，了解动向。,所以，要求涉外秘书必须具有较强的保密意识，严格保守国家秘密及单位的秘密。平时做到不该问、说、看、记的不问、说、看、记，要小心处理和妥善管理有密级的材料。否则，会给单位甚至国家带来不可估量的损失。 （五）同领导保持一致 秘书工作必须同领导保持一致。一切服从领导，才能为领导服务好，这是一切秘书工作始终不变的基本原则。涉外秘书亦是如此。否则，就不能很好地为领导服务，后果可想而知。,第四节 董事会秘书的职权和地位,