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1、项目物资采购管理及库房盘点,一、物资采购管理1、项目计划提报2、物资采购规范二、物资盘点管理三、物资帐务工作最新要求四、物资退场管理,项目物资计划的编制参照新发文的中建三局工程总承包公司安装分公司项目物资计划管理办法执行。根据新制度要求，项目计划共分为：物资总计划、各专业物资专业需求计划（采购计划）、月度进场计划（新增）、日常需求计划（进场计划）、物资退场计划，计划提报中的应包含物资名称、规格型号、技术参数、品牌档次、数量、进（退）场日期、发包方认价或结算价以及合价等特性内容。,一、项目计划提报,1、项目物资总计划1.1、项目物资总计划由各专业负责人（专业工长）根据施工图纸计算汇总，项目经理审
2、批合格后，由项目材料员在公司办公平台上发起评审会签流程。1.2、在工程开工进场后，条件具备（办公条件、人员到位、施工图纸齐全等），在30个工作日内编制完成；如遇正式图纸未能下发等特殊情况需顺延的，项目需及时以书面形式向分公司（或经理部）说明原因后可顺延。当项目施工图纸发生变更导致总需求（含物资种类、型号、数量等变更）发生变化的，由项目专业负责人（或专业工长）按月修订本专业的物资总计划，并附详细的变更说明。1.3、内容包括：物资名称、规格型号、质量标准、材料等级、详细参数、单位、数量、投标单价、投标合价、计划使用时间等，如有品牌、档次以及其它要求等须备注说明。应与施工组织设计（方案）紧密联系，两
3、者之间不能脱节，误差率需控制在20%以内。,2、项目物资专业需求计划2.1、“项目物资采购计划”为“物资总计划”的分项计划和补充。常规物资专业需求计划要求提前25天，非常规物资、设备要求提前4个月（不含物资设备的生产、运输周期，具体时间以物资设备部提供为准）报送物资设备部，以便物资设备部组织招议标、合同签订等工作。请各项目部对本条内容给予重视。,2.2、项目物资专业需求计划编制时，要求分专业、分类别严格按照附表样式（附件一表2）进行填写，内容包括：物资名称、规格型号、质量标准、材料等级、参数、单位、数量、结算单价、合价、预计进场时间等，如有品牌、档次以及其它要求等需备注说明；2.3、同一项目不
4、同专业的同类物资专业需求计划（比如钢材），原则上要求同时报送，且误差率需控制在15%以内。,2.4、物资专业需求计划的编制要与施工方案紧密结合，当专业需求计划在开标后发生变更的，项目必须第一时间以书面请示形式报分公司批复后重新报送。2.5、物资专业需求计划中原则上必须填写业主结算单价方可进入招议标程序，但上级单位有特殊要求、发包方能提供相关函件或为了向发包方报送认价单而进行的预招标除外。,3、月度物资进场计划（新增）3.1、月度物资进场计划是对项目物资计划专项考核管理的一项新举措，是以后项目物资考核工作的重点，也是控制项目物资成本消耗的有力工具。3.2、要求一式三份，专业负责人（或专业工长）、
5、材料员、项目管理员各执一份。项目专业负责人（专业工长）根据下月产值计划（或进度计划），结合物资买卖合同、本月库存情况，在不超合同进场的前提下统计下月度物资需求总量，填报月度物资进场计划。3.3、项目材料员复核月度物资进场计划中物资名称、规格型号、供货单位等是否与采购合同一致；,数量是否超合同以及是否需要调整（如有必要调整）后，转项目经理审批；审核签字确认后，由材料员连同当月物资月度报表一起报送物资设备部项目管理员签字留底。 3.4、日期”由计划编制人据实填写，“本单编号”由材料员根据每个核算周期中所发生的月度物资进场计划分专业并按顺序进行编号，如2013年11月25日提交的12月份给排水专业的
6、月度计划编号为：水20131201、水201312023.5、每单项物资当月累计实际进场量不得月度物资进场计划数量10%；严禁无月度进场计划组织物资进场。,4、项目物资日常需求计划（进场）4.1、 物资日常需求计划误差率需控制在5%以内。4.2、已签订物资设备采购合同的物资，由项目专业负责人（专业工长）根据施工进度所需，于每周四（充分考虑合同中约定的生产、运输周期）编制并填写“需用数量”后交材料员。4.3、材料员根据“需用数量”，以平衡利库、减少积压、合理备料为原则，扣除库存数量后填写“进场数量”，交由项目经理审核确认；4.4、项目经理审核签字确认后，由项目材料员于每周五书面通知已签订物资买卖
7、合同的供应单位组织供货；物资日常需求计划由材料员保管。4.5、 物资日常需求计划中的“物资名称”、“规格型号”、“供货单位”必须与合同中保持一致，以便后期验收单据的办理和核对； “供货单位联系人”必须由供货商或送货人签字确认；,5、考核与处罚原则1、当月实际进场物资单项总量超过月度物资进场计划数量10%的、进场种类超过总项数的10%或超过10万元的，每超1%（或2万元）在“项目物资管理检查考核”中对计划管理部分扣0.5分。2、擅自通知物资供应商供货的，在“项目物资管理检查考核”中扣3-5分，并视情况予以处罚；3、所在项目部出现未签订买卖合同或无计划的情况下通知供应商供货的，在季度考核时系数下调
8、0.10.2；并视情况影响大小予以处罚；,物资采购是项目施工生产中的重要一环，它直接关系到项目工期是否延误，是否赢利。为此，我部对物资采购流程中可能会遇到的需要注意的问题进行重点说明。此部分内容主要参考安装分公司钢材采购管理办法（试行）安装分公司零星材料采购管理办法（试行）关于加强安装分公司物资议标管理的补充规定。,二、物资采购规范,1、物资招标流程1.1、根据公司物资招议标管理办法，物资招议标分为三种权限：1500万，需上报给总承包公司；250万，为安装分公司内部权限；250万以内由分公司各经理部自行组织招标。1万以上的物资采购需签订供应合同，3万以上需组织招标。1.2、项目工长必须准时准确
9、提报“物资采购计划”，由经理部物资采购员统一进行招议标采购，以增大采购量，降低采购成本。,1.3、如项目需报送品牌给业主用以确定品牌和认价，则需经过招标且公司同意后方能报送，项目部不得擅自报送。2、项目物资采购允许议标的三种情况:a、有业主函件或文件书面指定采购唯一品牌、单位的情况；b、业主口头指定采购品牌、单位等的情况，经理部、项目负责人必须以书面形式向分公司、公司相关领导、部门汇报，并得到批准同意；c、由于材料特殊性（独家经营、专利产品）或情况特殊性（抢工期、抢修）导致无法有效的组织招标；对此公司内部允许议标，但项目部必须提报书面议标申请，并附带相关书面依据（业主函件），项目经理、经理部负
10、责人均需签字确认。,3、经理部内部钢材采购，每季度组织一次招标。对于因特殊原因急需采购的物资，可采用传真报价的招标模式，厂家不低于4家，金额在经理部权限内（250万）。4、大型项目有1万元的采购权限，中小型 项目 有5000元的采购权限，项目在采购前需向部门备案。5、已签定合同的物资设备进场总金额不得超出该合同总金额的15%（除零星材料），项目相关负责人需提供书面报告说明原因。,6、项目请示报告的编制必须按下述样本进行编写，否则部门将不预接收：-项目关于-材料-的请示（华文中宋，小二号字体，不需加黑） 成都经理部：正文：宋体字，四号字，首行空两格-项目-因什么原因-需做什么-初步利润分析。妥否
11、，请批示。附件：1、-项目名称-年-月-日,如需附带表格，表格样式如下（不拘于样式和内容，可根据实际情况编制）：,根据请求报告的内容，大致可以分为：议标请示、补签合同（协议）的请示、等等。6.1、议标请示的内容必须要明确议标原因、议标单位、厂家初步报价、我方认价、并进行初步的利润分析；需附带相关依据及厂家的报价书。6.2、补签合同（协议）的请示，主要是针对项目因某种原因将要发生的超合同采购情况。请示内容要明确造成超合同采购的原因、需进场金额、原合同单位、合同编号、利润分析等；需附带相关依据。物资采购计划也需补提。,7、根据集团公司要求物资招议标采购流程，都必须在“中建集中采购网络交易平台”执行
12、（ http:/ ），共有招标任务会签，招标文件会签、定标会签和合同会签等4次会签；要求做到每一批物资采购（从计划的上报到合同签定），都必须有依据可循。要求每次会签时间最长不得超过24小时。用户名：姓名的全拼 （王三：wangsan）初始密码：123 （要求各会签人员注意保密性，以防他人窜改招标信息等等）,1、项目物资盘点必须遵循“按时开展、多人参与、客观真实、记录完整、签字齐全”等原则，是项目物资消耗成本控制的最重要一环，也是项目考核工作的重中之重。请各位项目经理必须重视。2、参与项目物资盘点人员包括项目经理、专业工长、项目材料员、劳务班组长等人，每季度第三月物资盘点必须由项目经理主导。3、
13、大宗物资实行月度盘点制度，完成时间截止每月9 日；管件类物资实行季度盘点制度，完成时间截止每季度第3 个月9日，除3 月、6 月、9 月、12 月要求按照上述方法实行季度盘点外；其它每月可采用理论盘点法进行盘点，具体由材料员负责确认数量。,二、物资盘点管理,4、电线电缆盘点：a、计划编制：电气工长须按电缆回路编制进场计划，并备注各分支回路所需数量。b、电缆拼盘：电气工长须要求供货单位按照回路所需数量拼凑组合每盘电缆数量，并在合格证上除注明对应电缆盘的合计数量外，还需备注该盘电缆数量的分支回路数量构成明细；c、队伍领用：劳务队伍须按照回路报送每次所需截取电缆的计划，并由电气工长审核后，在电气工长
14、旁站监督下，才能截取电缆；d、过程记录：电气工长现场监督并填写电缆领料过程记录表（附件1）记录被截电缆的起止米标、领料人、日期等。例如，电缆WDZB-YJY-3*125计划进场数量为1000m,电气工长在进场计划中备注分支回路数量为110m、280m、300m、310m。若供货单位按照110+300、280+310 拼凑组合将该电缆制作成2 盘，需在相应电缆盘合格证上备注该盘总长度为410 m、590 m，分别由110+300、280+310 构成明细。队伍只能按照分支回路110 m、280 m、300 m、310 m 报送需求计划并由电气工长审核后，在电气工长旁站监督下，在相应电缆盘上截取所
15、需数量（如需280m，必须在280+310 的电缆盘上截取）。,e 、每月盘点前，按照劳务队伍将领料数量汇总，检查领料总数是否等于进场数量剩余数量。若保持一致，每家劳务队伍电缆盘点量即为进场量领料量。否则，说明电缆存在被盗、丢失浪费等现象，项目须分析原因，并以实际剩余数量为盘点量录入集成项目管理系统，在报表中注明原因以及解决对策。6、物资盘点时须现场填写专业物资原始盘点表（附件2），真实记录物资盘点明细，参加盘点人员对盘点结果在原始盘点表上共同签字确认，并保存物资原始盘点表，若实际盘点金额与账面余额存在差异，需认真分析原因，并在成本分析报表内相应位置注明情况、原因分析以及解决对策。,7、项目材
16、料员须将原始盘点数据及时录入集成项目管理系统，将系统内的盘点表分专业、分队伍导出打印后组织相关人员签字，并按照物资月报表相关要求报送物资设备部审核，报表报送截止时间为每月21 日。8、涉及相应岗位人员未履行相应职责给予在分公司范围内通报批评，同时，绩效奖金系数下调0.100.20 处理；涉及相应劳务队伍未履行相应职责给予劳务队伍负责人在分公司范围内通报批评，给予5002000 元/次罚款。,1、项目部必须9号前完成物资盘点工作，由材料员核算当期物资盘点消耗成本，并于当天交予各专业工长。 2、项目工长必须在拿到物资盘点消耗成本后，予11日当天完成项目劳务结算消耗量的审核工作，并交予材料员。 3、项目材料员必须按公司要求于13日前上报当期月报表等单据资料。若项目结算消耗量未按时完成，为不影响上报时间，可在月报表注明实际情况。 4、每月物资单据办理时间调整至当月10日，13日前将单据及报表报交予经理部物资部,每月10-20日禁止在系统中出单据，当月21日-下月10日为下月办理单据时间。 5、项目材料员及各专业工长必须保证帐务数据的真实性，确保每月累计验收总金额与厂家所开发票金额一致。 6、每月必须认真开展，核对录入对帐单工作。,
