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1、房地产公司档案管理制度档案管理制度档案管理制度第一章第一章 总总 则则第一条第一条 为了加强公司档案的系统管理为了加强公司档案的系统管理, ,实现档案管理的规范化、制度化实现档案管理的规范化、制度化, ,更好地为公司更好地为公司 各项工作服务各项工作服务, ,根据档案法和公司有关规定根据档案法和公司有关规定, ,结合公司实际情结合公司实际情况况, ,特制订本办法。特制订本办法。第二条第二条 凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的, ,具有查考利用价值具有查考利用价值的文件材料的文件材料, ,必必 须按规定定期向总公司机要档案室移交须按规定定期向总公司机要档
2、案室移交, ,集中管理集中管理, ,任何部门、任何部门、单位和个人不得据为已有。单位和个人不得据为已有。第二章第二章 档案管理体制档案管理体制第三条第三条 公司档案工作实行统一领导公司档案工作实行统一领导, ,分级保管分级保管, ,分级查阅的原则。其中分级查阅的原则。其中: :一级管理是指一级管理是指 公司综合部的统筹管理公司综合部的统筹管理, ,由综合部指定专职人员负责由综合部指定专职人员负责; ;二级管二级管理是指各部门的档案资料管理工理是指各部门的档案资料管理工 作作, ,由各部门指定人员专由各部门指定人员专( (兼兼) )职本部门的档职本部门的档案管理工作案管理工作, ,或由综合部派驻
3、专职人员协助管理。或由综合部派驻专职人员协助管理。 第四条第四条 公司档案管理的公司档案管理的分散与集中。分散与集中。1 1、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可, ,综合部可视情综合部可视情况保存财务管理况保存财务管理 方面的文件资料复印件。方面的文件资料复印件。2 2、有关人事方面的资料、有关人事方面的资料, ,由综合部人事专员保管。由综合部人事专员保管。3 3、属工程项目方面的资料、属工程项目方面的资料, ,由工程部保管由工程部保管, ,并于每季度末将档案清单交到并于每季度末将档案清单交到综合部档案管综合部档案管 理员备案留底理员
4、备案留底; ;其中其中, ,属于政府或专业主管部门审批的图纸、属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档批文或批件一律交由综合部归档 保管保管, ,本部门可视情况保留复印件。在工程本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内项目竣工档案备案后半个月内, ,把所有档案移交到把所有档案移交到 综合部档案室统一保管。综合部档案室统一保管。4 4、设计部负责工程图纸资料的临时保管、设计部负责工程图纸资料的临时保管, ,并在每月初第一个工作日向综并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交合部档案室移交 上个月已办结的资料上个月已办结的资料, ,但属机密级以上的资料应当在办
5、结后但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份立即移交。设计图纸的原稿制作份 数根据合同约定及实际需要报请分管领数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。导批准。5 5、营销中心对外签定的广告、策划合同、营销中心对外签定的广告、策划合同, ,应当在签署完毕时应当在签署完毕时, ,即向综合部即向综合部档案管理员移档案管理员移 交交, ,本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调移交已办结的有关上个月市场调 查报告查报告, ,项目策划与广告项目策划与广告, ,和销售策划方案和销售策划方案方面的
6、资料。方面的资料。6 6、销售合同的档案管理、销售合同的档案管理: :销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员合部档案管理员 移交一份售楼合同移交一份售楼合同, ,编号永久保存。并在房管局办完手续编号永久保存。并在房管局办完手续, ,合同上加盖备案章合同上加盖备案章( (按揭贷款需再按揭贷款需再 加盖预抵押章加盖预抵押章) )后后, ,当日即移交另一份售楼当日即移交另一份售楼合同合同, ,和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管, ,其中网上备案其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号
7、永久保存。待公司向客户交付房产单和明码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产 后后, ,综合综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证, ,并并最终最终 将此合同移交给房管局。将此合同移交给房管局。7 7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管理员保管, ,本部本部 门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后, ,将相关将相关的签证单移交到财务部保存。的
8、签证单移交到财务部保存。 8 8、其它方面的重要资料由综合部档案室直接、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同归档保管。由公司对外签订的经济合同, ,原原 则上公司应保留两份原件则上公司应保留两份原件, ,财务财务处和综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时处和综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时, ,由财务部由财务部 保存原件保存原件, ,综综合部保存复印件合部保存复印件( (售楼合同除外售楼合同除外) ) 。9 9、各部门向综合部档案室移交档案时、各部门向综合部档案室移交档案时, ,应同时移交相关文件的电子文档。应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的
9、归档范围外的 请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。自行保管。1010、各子公司及事业部负责本单位的档案管理、各子公司及事业部负责本单位的档案管理, ,属机密级以上档案应在事属机密级以上档案应在事件办理完毕后件办理完毕后 2 2 个工作日内移交到综合部档案室统一保管个工作日内移交到综合部档案室统一保管, ,本单位可视情况本单位可视情况保留复印件。保留复印件。第五条第五条 各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档, ,综合部档案管理综合部档案管理 人员有
10、责任对二级档案管理工作进行监督和指导人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导, , 并且每并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。年对二级档案管理进行一次检查验收。 第六条第六条 各部门向综合部档案室移交各部门向综合部档案室移交档案时档案时, ,要严格履行移交手续。资料管理员应保持相要严格履行移交手续。资料管理员应保持相 对稳定对稳定, ,人员变动应及人员变动应及时通知综合部档案室时通知综合部档案室, ,因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向 接办接办人员交接清楚人员交接清楚, ,才能离职。才能离职。第三章第三章 档案档案 的归档范围的归档范围第
11、七条第七条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿技术资料、簿 册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。门类和各种载体档案均属归档范围。 1 1、部门、部门( (含部门含部门) )以上的各种计划、方以上的各种计划、方案、规划案、规划, ,各种重大决议、总结、报告各种重大决议、总结、报告, ,和各种和各种 重要通知、通报重要通知、通报, ,及各种公文、及各种公文、会议纪要、大事记。会议纪要、大事记。2 2、各种工
12、程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。3 3、各类工程检测、鉴定报告。、各类工程检测、鉴定报告。4 4、各种协议书、合同书、各种协议书、合同书, ,各种技术资料各种技术资料, ,和各种设备档案及说明书。和各种设备档案及说明书。5 5、公司年初财务预算报告及年终财务报告、公司年初财务预算报告及年终财务报告, ,各种财会报表及原始凭证、各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方帐册及其管理方 面的文件材料。面的文件材料。6 6、公司各种审计报告、资产评估报告。、公司各种审计报告、资产评估报告。7 7、公司各种管理规章制度和人事档案。
13、、公司各种管理规章制度和人事档案。8 8、公司各种注册、登记证件、政府批文、公司各种注册、登记证件、政府批文, ,各种法律证照、公证文件。各种法律证照、公证文件。9 9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。1010、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动活动, ,及用于营及用于营 销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。1111、公司发展大事记、公司发展大事记, ,和公司总经理亲自起草或
14、修改的重要文稿。和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。1212、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件; ;上级主管部门、单位上级主管部门、单位的来文等。的来文等。 1313、其他需要归档的重要文件。、其他需要归档的重要文件。第四章第四章 档案的归档与立卷档案的归档与立卷第八条第八条 档案在形成过程中档案在形成过程中, , 经办人员应及时对有关文字材料和图样进行经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理系统收集和整理, , 不遗漏、不丢失不遗漏、不丢失, ,确保全部资料能够真实、完整、齐全地确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档
15、。一项工作由几个向档案室移交归档。一项工作由几个 部门参与办理的部门参与办理的, ,在工作中形成的文件在工作中形成的文件材料材料, ,由主办部门或人员负责收集。由主办部门或人员负责收集。第九条第九条 归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写书写, ,不得使用不得使用 圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。一般不得用复印件代替原件存档。 第十条第十条 凡属归档范围的文件凡属归档范围的文件, ,经办部门经办部门资料员应在规定
16、时间内将原件及时归档资料员应在规定时间内将原件及时归档, ,任何单任何单 位和个人不得私自留存位和个人不得私自留存; ;经经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要, ,原稿原稿 须由经办须由经办部门保管者部门保管者, ,应经综合部负责人同意后妥为保存应经综合部负责人同意后妥为保存, ,综合部以复印件归档综合部以复印件归档, ,经办经办部门在部门在 原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。第十一条第十一条 各种实物档案各种实物档案( (奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等品等) )归档必须归档必须 有原件有原件, ,并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、时间、 地点、主要人物、背景、摄地点、主要人物、背景、摄 录者录者, ,归档声像资料必须是原版、原件、归
