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1、归档文件整理规则归档文件整理规则 DADAT22-2015T22-2015 前前 言言 本标准代替本标准代替 DA/TDA/T 22-200022-2000归档文件整理规则归档文件整理规则。 本标准与本标准与 DA/TDA/T 22-200022-2000 相比主要变化如下：相比主要变化如下： 标准的总体编排和结构按标准的总体编排和结构按 GB/TGB/T 1.1-20091.1-2009 进行了修改；进行了修改； 将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料； 调整归档文件分类方法；调整归档文件分类方法； 增加归档文件组件和纸质归
2、档文件修整、装订、编页、排架要求；增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求； 增加归档文件档号结构和编制要求；增加归档文件档号结构和编制要求； 将室编件号、馆编件号统一为件号；将室编件号、馆编件号统一为件号； 在附录中增加归档章示例、直角装订方法。在附录中增加归档章示例、直角装订方法。 本标准的附录本标准的附录 A A 是规范性附录，附录是规范性附录，附录 B B、附录、附录 C C、附录、附录 D D、附录、附录 E E 是资料性是资料性 附录。附录。 本标准由国家档案局提出并归口。本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。本标准起草单
3、位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。 本标准主要起草人：许卿卿本标准主要起草人：许卿卿 丁德胜丁德胜 张会琴张会琴 张红张红 吴惠敏吴惠敏 刘峰刘峰 王勤王勤 宋涌宋涌 本标准于本标准于 20002000 年年 1212 月月 6 6 日首次发布。日首次发布。 归档文件整理规则归档文件整理规则 1 1 范围范围 本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书 档案保存的归档文件的整理。其他门类档
4、案可以参照执行。企业单位有其他特档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特 殊规定的，从其规定。殊规定的，从其规定。 2 2 规范性引用文件规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所 注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所 有的修改单）适用于本文件。有的修改单）适用于本文件。 GB/TGB/T 1889418894 电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范 DA/TD
5、A/T 1-20001-2000 档案工作基本术语档案工作基本术语 DA/TDA/T 13-199413-1994 档号编制规则档号编制规则 DA/TDA/T 25-200025-2000 档案修裱技术规范档案修裱技术规范 DA/TDA/T 38-200838-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范电子文件归档光盘技术要求和应用规范 3 3 术语和定义术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。下列术语和定义适用于本标准。 3.13.1 归档文件归档文件 archivalarchival document(s)document(s) 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存
6、的文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件 材料，包括纸质和电子文件材料。材料，包括纸质和电子文件材料。 3.23.2 整理整理 arrangementarrangement 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档 文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数 据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。 3.33.3 件件 i
7、temitem 归档文件的整理单位。归档文件的整理单位。 3.43.4 档号档号 archivalarchival codecode 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和 排列顺序。排列顺序。 4 4 整理原则整理原则 4.14.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 4.24.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。 4.34.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，
8、便于计算机管理或计算机归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机 辅助管理。辅助管理。 4.44.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。 5 5 一般要求一般要求 5.15.1 组件（件的组织）组件（件的组织） 5.1.15.1.1 件的构成件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿 （包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件
9、； 原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、 名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料 一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的， 一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立 成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸
10、的，文件处理单或发文稿纸与相成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相 关文件为一件。关文件为一件。 5.1.25.1.2 件内文件排序件内文件排序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在 前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的， 汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复 文作为一件时，
11、复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理 单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 5.25.2 分类分类 5.2.15.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的 一致性和稳定性。一致性和稳定性。 5.2.25.2.2 归档文件一般采用年度归档文件一般采用年度机构（问题）机构（问题）保管期限、年度保管期限、年度保管期保管期 限限机构（问题）等方法进行三级分类。机构（问题）等方
12、法进行三级分类。 a a）按年度分类）按年度分类 将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、 总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件， 统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年 度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在
13、 附注项加以说明。附注项加以说明。 b b）按机构）按机构( (问题问题) )分类分类 将文件按其形成或承办机构将文件按其形成或承办机构( (问题问题) )分类。机构分类法与问题分类法应选择分类。机构分类法与问题分类法应选择 其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归 档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题 分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件
14、进行分类。 c c）按保管期限分类）按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。将文件按划定的保管期限分类。 5.2.35.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位， 可以采取年度可以采取年度保管期限等方法进行两级分类。保管期限等方法进行两级分类。 5.35.3 排列排列 5.3.15.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。 5.3.25.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列
15、。 5.3.35.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5.45.4 编号编号 5.4.15.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一 性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。 5.4.25.4.2 档号的结构宜为：全宗号档号的结构宜为：全宗号- -档案门类代码档案门类代码? ?年度年度- -保管期限保管期限- -机构（问机构（问 题）代码题）代码- -件号。件号。 上、下位代码之间用上、下位代码之间用“-”“-”连
16、接，同一级代码之间用连接，同一级代码之间用“?”“?”隔开。如隔开。如“Z109-“Z109- WS?2011-Y-BGS-0001”WS?2011-Y-BGS-0001”。 5.4.35.4.3 档号按照以下要求编制：档号按照以下要求编制： a a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用 4 4 位数字或者字母与数字的位数字或者字母与数字的 结合标识，按照结合标识，按照 DA/TDA/T 13-199413-1994 编制。编制。 b b）档案门类代码）档案门类代码? ?年度：归档文件档案门类代码由年度：归档文件档案门类代码由“文书文书”2”2 位汉语拼音位汉语拼音 首字母首字母“WS”“WS”标识。年度为文件形成年度，以标识。年度为文件形成年度，以 4 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，位阿拉伯数字标注公元纪年，
