企业合同审查与管理流程

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1、企业合同审查与管理流程企业合同审查与管理流程 第一节企业合同审查流程 不管是企业内部法务人员还是外部律师对企业合同进行审查，都必须遵循一定的工作流程， 以规范合同审查行为，保证合同审查的准确性和科学性。企业需要审查的合同草案主要来 源有两个，一是本企业负责起草的合同草案，二是对方当事人提供的合同草案。合同草案 不管来自于哪一方，都需要遵循同样的审查流程和管理流程。 合同审查的部门根据合同复杂程度或标的大小，可能会涉及不同的部门。对于标的较小、 内容简单的合同，一般由企业内部法务部门审查之后即可交给业务部门签署，但如果是内 容复杂、标的较大，或者是根据企业新的业务拟定的新型合同，一般涉及多个部门

2、，例如 业务承办部门、审计部门、法务部门、财务部门等，有时还需要外部律师提供法律意见进 行确认。 对于一个大型企业集团而言，由总部的法律服务机构审查所有拟签订的合同草案，既不现 实，也不高效。因此，对于大型企业而言，建立分级管理的合同审查机制非常重要。如何 判断哪些合同属于下属单位的法务人员自行审查范围，哪些合同是必须由企业总部的法务 人员审查的范围，是确定合同审查流程的一个前提。一般来说，下列合同应该有集团本部 法务部门进行审查： (1)集团公司本部签署的经济合同或技术合同； (2)所属企业签订的利用外资合同； (3)所属企业资产抵押、转让、出售、收购、租赁合同； (4)所属企业对外担保合同

3、； (5)所属企业合并、兼并、联营合同； (6)所属企业涉及的土地使用权转让合同、投资合同； (7)所属企业拟签订的标的超过集团公司规定的数额之上的合同； (8)其他重大或所属企业认为有必要由集团公司本部审查的合同。 确定合同审查分级管理制度后，企业还需要确定合同审查的工作流程。一般来说，企业内 部的业务部门先根据格式文本或过去使用过的合同起草并提出一个合同草案，并说明本次 合同签订欲达到的目的和合同要点所在，然后呈送合同审查部门对合同草案进行审查，合 同审查部门一般是法务部门。法务部门对合同草案进行修改完善，并对合同条款进行补充， 以保证合同的完整性和合法性，并预防潜在法律风险。如果是数额较

4、大、涉外合同或新型 合同，还要由公司财务部门对合同中涉及的财务条款进行审查，以保证财务条款能够实际 履行，且不违反公司内部的财经制度和银行支付的要求。最后法务部门在根据业务部门和 财务部门的意见进行最后修改，以确定最终合同文本。因此，可以将企业合同审查流程简 化为以下几个步骤： 一、申请合同审查并提交相关材料 公司业务部门或拟签订合同部门向公司法务部门进行合同送审登记，并填写合同审查申请 表。 合同审查申请表上需要写明合同标的、合同拟签订时间、希望合同审查截止时间、合同承 办人、联系方式等信息，并将签订本次合同有关的信息资料附随之后，作为合同审查部门 了解合同背景进行审查确认的必要文件。 【注

5、意事项】 实务中，送审部门应注意以下方面： 1业务承办人向有关机构提交合同草案时，应预留 2 日以上完整工作日作为合同审查部门 审核时间，重大经济合同需预留 7 个工作日以上作为审核时间。 2业务承办人应对合同当事人对方进行初步的资格审查，并在提交送审登记时一并提交如 下材料： (1)能证明合同对方当事人主体资格合法的文件，例如营业执照或其他主体登记证明； (2)能证明欲签合同标的应符合当事人经营范围文件，涉及专营许可的，应提供相应的许可、 等级、资质证书； (3)由对方当事人委托代理人代签合同的，应提交真实、有效的法定代表人身份证明书、授 权委托书、代理人身份证明； (4)对方具有相应的履约

6、能力的证明材料，必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注 册会计师签署的验资报告等相关文件； (5)对方履约信用的证明文件，如过去三年与本企业经济往来有无违约事实，是否有涉及重 大经济纠纷或重大经济犯罪案件等。 在提供上述所列各种文件时，其文本为复印本时，还须加注与原件核对无误字样，并由 核对人签字。 3业务承办人提交本次业务需要关注的问题或合同需要特别保障实现的方面，供送审部门 给予特别关注。并向送审部门提交以下本次交易的信息资料： (1)合同交易事项（标的）、数量、价款、质量要求； (2)支付方式或履行程序（包括时间、地点和履行方式）； (3)合同谈判中已经约定的主要条款或主要事项； (

7、4)合同的背景资料，包括主要邮件、传真、备忘录、会议纪要等； (5)违约责任或救济手段； (6)本次特别关注的风险以及初步解决方案； (7)如属于涉外合同，对法律适用、争议解决、合同语言等条款的考虑； (8)本次合同文本草案的提供方。 二、法务部门初步审查 企业法务部门工作人员对送审合同进行初步审查，进行完善和修订，并出具合同审查法律 意见。 【注意事项】 企业法务部门对合同的审核内容主要是合法性、严密性、可行性等审查。主要包括： 1合法性： (1)主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力； (2)内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策，无规避法律行为， 无显失公平内

8、容； (3)形式合法； (4)签约程序合法。 2严密性： (1)条款齐备、完整； (2)文字清楚准确； (3)设定的权利和义务具体、确切； (4)相应手续完备； (5)相关附件完备； (6)附加条件适当、合法。 3可行性： (1)资信可靠，有履约能力； (2)担保方式切实、可靠。 4合同承办形式审核： (1)承办人无误； (2)符合规定程序； (3)各审核部门审核意见书齐备； (4)合同文本文字无误，正副本及附件份数齐备。 此外，需要注意的是，如果是律师受企业委托，对企业提供的合同文本进行审查，还需要 注意不要轻易将企业送审的合同整条删除，然后将自己认为完美的范本条款粘贴进去，而 是尽可能在送

9、审合同文本上进行外科手术。这样做的目的一是尽可能尊重客户的劳动和认 知习惯，因为客户对于送审的合同文本比较熟悉，也可能多次使用过，容易理解；二是已 经多次履行的合同，其中的约定往往有自身的合理性，律师如果不是发现有法律漏洞或重 大法律风险，不要轻易否定。 三、相关部门联合审查 企业法务部门完成初步审查后，根据初审结果判断是否进入进一步审查程序，如属于普通 合同，企业法务部门负责人复审并签署审查意见就可以发还申请部门。如属于疑难内容， 则需要报请外部律师进行进一步审查确认，并出具法律意见书。如属于重大合同，则需要 报请企业领导并建议召集业务部门、法律部门、审计部门、财务部门等相关部门进行集体 会

10、审，法律部门根据会审意见出具法律审查意见。 【注意事项】 作为业务、财务部门对合同审核主要包括以下方面： 1合同的经济性： (l)市场需求情况属实； (2)市场需求预测可靠、合理； (3)投入产出核算经济、准确。 2合同的技术性： (1)工程技术依据真实、可靠； (2)技术措施完备、可行； (3)技术标准和参数科学、真实、可行。 3合同的可行性： (1)整体项目技术具有可靠性； (2)经济效益或社会效益具有真实性； (3)资产、资金使用效果的财务可行性； (4)具有可操作性。 4合同的安全性： (1)涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施； (2)无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。 作为审

11、计部门，主要审查合同的以下方面： 1资金、资产的合法性： (1)资金来源合法，资产的所有权明确、合法； (2)资金使用和资产动用的审批手续合法； (3)资金、资产的用途及使用方式合法。 2价款、酬金和结算的合理性与合法性： (1)价款、酬金的确定正确合理、合法； (2)资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法； (3)与资金、资产等有关的其他事项合理、合法。 3索赔条款的合法性。 四、返还送审业务部门 企业法务部门审查完毕后，通知送审部门领取合同审查法律意见。 五、变更修改送审程序 对于已经审查完毕的企业合同草案，如果需要变更或修改，还需要按照以上流程重新进行。 六、审核签署 法律部门结束审核后

12、，应将法律意见书、其他审核机构意见书连同合同草案退还合同承办 人，由合同承办人报送法定代表人或授权代表审核签署。 第二节企业合同管理流程 企业合同管理，是指企业按照合法、规范、科学的要求，对企业合同的拟定、修改、审查、 签订、履行、合同纠纷处理以及保管、归档等内容进行规范化管理的活动，达到防控企业 法律风险，维护企业合法权益的目的。根据企业内部控制应用指引 16 号-合同管理 (财会(2010)11 号）及财政部会计司有关解读，合同管理可以分为合同订立阶段的管理和 合同履行阶段的管理两个阶段，合同订立阶段包括合同调查、合同谈判、合同文本拟定、 合同审批、合同签署等环节，合同履行阶段包括合同履行

13、、合同补充和变更、合同结算、 合同登记等环节。因此，合同审查与合同管理的关系，是部分与整体的关系，合同管理包 括合同审查，合同审查是合同管理的一个环节，合同审查主要体现在合同订立阶段中的审 查。以下根据财政部会计司对企业内部控制应用指引 16 号-合同管理解读文件，对合 同管理流程介绍如下： 一、合同调查 合同订立前，企业应当进行合同调查，充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情 况，确保对方当事人具备履约能力。 合同调查的目的是为了避免以下风险： 1忽视被调查对象的主体资格审查，准合同对象不具有相应民事权利能力和民事行为能力 或不具备特定资质，与不具备代理权或越权代理的主体签订合同，从而

14、导致合同无效，或 引发潜在风险； 2在合同签订前错误判断被调查对象的信用状况，或在合同履行过程中没有持续关注对方 的资信变化，致使企业蒙受损失； 3对被调查对象的履约能力给出不当评价，将不具备履约能力的对象确定为准合同对象， 或将具有履约能力的对象排除在准合同对象之外。 合同调查阶段方法很多，常见或主要措施如下： 1审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，必要 时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，关注授权代理人的行为是否在其被授权 范围内，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。 2获取调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分

15、析其获利能力、 偿债能力和运营能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信 变化建立和及时更新合同对方的商业信用档案。 3对被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和 质量等生产经营情况，分析其合同履约能力。 4与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商行政管理部门等进 行沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。 【注意事项】 在完善合同调查阶段工作的同时，企业应建立完善的客户管理制度，做好以下工作： (1)在与新客户签订合同前，企业应对新客户的注册、资信及经营能力等情况进行调查。企 业还应建立客户档案，对客户资信等

16、级进行评估，予以归类分级，并据以掌握签订合同的 条件。 (2)企业应注意防范客户流失。在与企业职工订立劳动合同时，企业应明确规定：职工如因 故离开企业，在一定期限内不得利用原客户渠道从事与本企业相竞争的业务活动；否则， 应承担由此给企业造成的经济损失，情节严重者还将追究法律责任。 二、合同谈判 初步确定准合同对象后，企业内部的合同承办部门将在授权范围内与对方进行合同谈判， 按照自愿、公平原则，磋商合同内容和条款，明确双方的权利、义务、责任。 在合同谈判阶段，主要的法律风险存在以下几个方面： 1忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步； 2谈判经验不足，缺乏技术、法律和财务知识的支撑，导致企业利益损失； 3泄露本企业谈判策略，导致企业在谈判中处于不利地位。 为了避免以上问题出现，合同谈判阶段需要注意以下几个方面： 1收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况，做到知己知彼；研究国家相关法律法规、 行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息，正确制定本企业谈 判策略。 2关注合同核心内容、条款和关键细节，