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1、业务流程图 “业务”更白话一些来说，就是各行业中需要处理的事 务。 英文：business 基本解释： professional work;business 个人或某个机构的 本行业本职工作 详细解释： 本行业、本职的事务；专业工作。 法苑珠林卷三一：“出家人所作业务者，一者坐 禅，二者诵经法，三者劝化 。”浩然 艳阳天第七三 章：“ 马立本 觉得自己这个老会计，不论是 政治 上，还是业务上，都是当当响的高手。 ”如：发展业务； 业务范围。业务流程图(transaction flow diagram,简称 TFD),就 是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。业务流程图是一种用尽可
2、能少、尽可能简单的方法来描述业务处理过程的方法。由于它的符号简单明了 ,所以非常易于阅读和理解业务流程。但它的不足是对于一些专业性较强的业务处理细节缺乏足够的表现手段 ,它比较适用于反映事务处理类型的业务过程。如图： 表示单位或人员 表示报表、单据等 表示帐本、薄记等 表示处理业务、作业等业务流程描述：在调查期间，通过跟班实习、请教材科的相关管理人讲解的形式了解到现在教材科在调查期间，通过跟班实习、请教材科的相关管理人讲解的形式了解到现在教材科的业务流程，具体描述如下的业务流程，具体描述如下: :(1)(1)教材科根据从教务处教务科发来的教学计划报表和各院系的教材选定任务单，核教材科根据从教务
3、处教务科发来的教学计划报表和各院系的教材选定任务单，核实库存，粗略计算所要订购的教材数量（此部分手工完成），如库存小于需求，则进行实库存，粗略计算所要订购的教材数量（此部分手工完成），如库存小于需求，则进行订书，打印出订书单，发给书店。书店根据订书单发书给教材科，并附带有发书清单。订书，打印出订书单，发给书店。书店根据订书单发书给教材科，并附带有发书清单。(2)(2)教材科的教材管理员对教材进行本上手工的入库登记与验收。教材科的教材管理员对教材进行本上手工的入库登记与验收。(3)(3)在教材管理员对新进教材进行教材编码和批注架号后（架号描述的是教材在库房在教材管理员对新进教材进行教材编码和批注
4、架号后（架号描述的是教材在库房中具体的摆放位置），将这两个编号都批注在发书清单上，综合科交的课程清单上只批中具体的摆放位置），将这两个编号都批注在发书清单上，综合科交的课程清单上只批注编号。教材管理员根据批注后的发书清单对教材进行计算机上的入库，从而形成新的注编号。教材管理员根据批注后的发书清单对教材进行计算机上的入库，从而形成新的库存教材簿。库存教材簿。(4)(4)各班级购买教材时，把教材转帐凭证交给出库员，出库员按照课程清单，查询库各班级购买教材时，把教材转帐凭证交给出库员，出库员按照课程清单，查询库中的教材数量，如库存量大于等于需求，则进行教材的出库，打印教材出库清单，并形中的教材数量，
5、如库存量大于等于需求，则进行教材的出库，打印教材出库清单，并形成了新的教材库存簿。否则出库量视情况而定，即可先出库几本，等教材再入库后补差。成了新的教材库存簿。否则出库量视情况而定，即可先出库几本，等教材再入库后补差。(5)(5)各班负责人在收款处交款后，取回教材转帐凭证，并将付款签名后的教材销售发各班负责人在收款处交款后，取回教材转帐凭证，并将付款签名后的教材销售发票出示给取书员，取书员根据销售发票上的教材架号取书给各班级。票出示给取书员，取书员根据销售发票上的教材架号取书给各班级。图 1 业务流程图Fig. 1 business flow chart 分析以上的业务流程，我觉得存在以下弊病
6、： (1)手工作业多，反而觉得计算机是一种辅助设备，没有充分发挥应有的高效率。 (2)在计算教材订购数量时，只是根据教学计划报表与教材选定任务单对照库存粗略计算， 数据往往不够准确，因为有的学生可能不购买教材，有的老师想购买零散教材，则订购 数据不准确，也造成了库存上的压力。 (3)计算机上教材的入库和出库是由一位科员操作完成的，那么在每学期开学教材入库和 出库的高峰期，显得很忙乱。(4)教材编号的批注很多，操作重复性多，而且容易出错。教务科教学计划报表各院系教材选定任务单订书单书商发书清单教材信息录入核实库存计算订购数量各班级教材转帐凭证入库登记与验收教材库存簿综合科课程清单（已批注教材编号
7、）收款教材销售发票发书清单（批有教材编号与架号）批注教材编号课程清单教材出库教材库存薄教材转帐凭证教材销售发票（签字盖章后）取书各班负责人教材出库清单新业务流程介绍经过原业务流程的分析，现提出个人改进设想，即新的业务流程。如图 21 1、根据、根据教务科教务科的的课程清单课程清单以及以及各院系各院系的的教材选定任务单教材选定任务单，进行，进行教材的信息登记教材的信息登记，即，即对于无记录的新教材进行基本信息录入，并将新教材适用的专业信息录入到各专业年级对于无记录的新教材进行基本信息录入，并将新教材适用的专业信息录入到各专业年级所需教材信息库中；对于已有记录的教材只需将对应教材编号录入到各专业年
8、级所需教所需教材信息库中；对于已有记录的教材只需将对应教材编号录入到各专业年级所需教材信息库中。材信息库中。2 2、各班、各班学生学生在网上根据各专业本学期的所用在网上根据各专业本学期的所用教材选定教材选定教材，填写教材，填写学生选定表学生选定表；教师教师也选所需的教学用书或自购教材，填写也选所需的教学用书或自购教材，填写教师选定表教师选定表； 选完教材后，产生各专业本学期所选完教材后，产生各专业本学期所需每种教材的数量，即形成新的各专业所需教材信息库，并且生成需每种教材的数量，即形成新的各专业所需教材信息库，并且生成学生订购登记表、班学生订购登记表、班级订购登记表和教师订购登记表级订购登记表
9、和教师订购登记表给给学生和教师学生和教师。3 3、根据各专业所需教材信息库、教材库存簿，生成订书单，、根据各专业所需教材信息库、教材库存簿，生成订书单，登记教材订购信息登记教材订购信息到教到教材订购登记库中，并将材订购登记库中，并将订书单订书单发给发给书商书商。4 4、书商书商发货的同时附有发货的同时附有发书清单发书清单，由管理员根据教材在库中的实际摆放在发书清单，由管理员根据教材在库中的实际摆放在发书清单上批注架号，入库管理员根据发书清单和登记有历史订书信息的教材订购登记库对上批注架号，入库管理员根据发书清单和登记有历史订书信息的教材订购登记库对教材教材验收入库验收入库，形成入库登记薄和新的
10、教材库存薄，并打印此次入库的，形成入库登记薄和新的教材库存薄，并打印此次入库的入库结算单入库结算单报报财务处财务处与书店与书店结算。结算。 5 5、各班负责人持、各班负责人持班级订购登记班级订购登记表交纳教材费；教师持表交纳教材费；教师持教师订购登记表教师订购登记表交纳教材费，交纳教材费，如教师订购登记表备注为教学用书则不用交钱。交钱后，班级和教师订购登记表要盖章如教师订购登记表备注为教学用书则不用交钱。交钱后，班级和教师订购登记表要盖章证明已交纳完毕。证明已交纳完毕。6 6、各班负责人和教师持盖章后的订购登记表到教材科，由管理员进行、各班负责人和教师持盖章后的订购登记表到教材科，由管理员进行
11、教材出库教材出库，打，打印出印出教材出库清单教材出库清单给取书员，并登记出库信息，修改教材库存簿。给取书员，并登记出库信息，修改教材库存簿。7 7、取书员验证盖章后的班级或教师登记表后，根据教材出库清单从库中取书。取书、取书员验证盖章后的班级或教师登记表后，根据教材出库清单从库中取书。取书后给各班负责人和教师教材销售发票。后给各班负责人和教师教材销售发票。教 务 科教 研 室订书单书 商发书清单教材库存薄课程清 单教材信 息登记各专业年级所 需教材信息库教材选定登记学生订购 登记表教材选 定任务 单教材基本 信息库各班 负责 人生成 订书 单并 记录 订书 信息教师订 购登记 表教 师教材订购
12、登 记库教 材 验 收 入 库入库登记薄学 生教 师学生选 定表教师选 定表班级订购 登记表学生购书登记库教师购书登记库教 材 科班级代码库教材基本 信息库班级订 购登记 表教师订 购登记 表各班 负责 人教 师收款 （只收 自购书 款收款教师订购登记 表（收款盖章 后）教材出库学生订购登记库教师订购登记库出库 登记 簿教材 出库 清 单班级订购登记 表（收款盖章 后）各班负 责人教师入库结 算单财 务 处批 注 架 号专业年级 代码库教 材 科图 2 新业务流程图Fig. 2 new business flow chart新业务流程与原业务流程的比较1、新增各专业年级所需教材信息库，在计算教
13、材订购数量时，原来的业务操作只是根据教学计划报表与教材选定任务单对照库存粗略计算，而新的业务流程是利用网络进行教材的选定，自动生成订书单，力求达到零库存；并且所用的各种原始表可利用校园局域网直接从网上获得。2、订购教材之前先对教材进行编号，而不是教材发来以后才进行编号，减少了手工作业，计算机化程度高。3、计算机上教材的入库和出库是由一位科员操作完成的，而现在可把教材的入库和出库改为两位科员操作，这样在每学期发放教材的高峰期可减短时间；并且出库时用到学生和教师订购登记库，也减短了出库时间。 教师取书教材出库清单各班负责人教材销售发票教材销售发票教师班级订购登记表（收款盖章后）教师订购登记表（收款
14、盖章后）各班负责人数据流程图（DFD：Data Flow Diagram）数据流程图是组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型的主要形式，也是系统设计的主要依据之一。数据流程图由四种基本成分组成：1. 外部实体:外部实体在数据流程图中表示所描述系统的数据来源和去处的各种实体或工作环节。2. 加工（处理逻辑）：描述系统对信息进行处理的逻辑功能。3. 数据存储：系统信息处理功能需要的、不考虑存储物理介质和技术手段的数据存储环节。4. 数据流：描述与系统信息处理功能有关的各类信息的载体。下面是数据流程图基本成分的符号:外部实体 加工（处理逻辑）数据存储 数据流教材管理系统数据流程图如下：学生订购
15、登记表 F6教材选定任务单 F1 班级订购登记表 F7教材销售发票教师订购登记表 F8教材销售发票课程清单 F2 订书单 F9入库结算单 F10 教材出库清单 F11学生选定表 F3 某班级购书信息 F12某教师购书信息 F13某一教材库存信息 F14教材库存表 F15 教师选定表 F4 某一教材订购信息 F16 某时间段教材订购信息 F17某时间段教材入库信息 F18 某一教材入库信息 F19发书清单 F5 某时间段教材出库信息 F20 某一教材出库信息 F21图 3.1 教材管理系统顶层 DFDFig.3.1 the top DFD of teaching material management systemP教材管理系统各院系各班负责人学 生教务科教 师书 商教 师书 商取书员管理员各班负责人管理员管理员管理员管理员财务处F1D1 教材基本信息库 F2D2 各专业年级所需教材信息库D3 专业年级代码库教材管理系统一级细化 P1D5 学生购书登记库D1 F6D4 班级代码库 D2F7F3F4 D6 教师购书登记库F8教材管理系统一级细化 P2D1
