档案与电子文件登记备份工作介绍_档案登记备份全省培训课件

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1、档案与电子文件登记备份工作介绍,梁绍红,提纲,省“两办”文件解读 实施方案介绍,一、背景,（一）档案载体形式发生变化 省直单位调查情况：80%的单位实现办公自动化，共产生电子文件近3亿余件（条）；29个重点业务单位的55个电子业务系统 ，电子业务数据总量高达33T；12家省直单位对20余万件重要档案进行数字化扫描，形成档案数字化成果308余万页。 国家档案局对55家中央机关及直属企事业的调查情况中发现，电子文件大量产生，电子文件数量已占各单位全部文件数量的72.7%。,从档案及档案工作的内外变化看,（二）档案的价值作用发生转移 时间要求：为历史服务为当前工作服务 价值属性：情报价值凭证价值 外

2、部需求：宏观政策文件微观电子数据,电子档案记录已成为人们生活不可缺少的组成部分： 社保电子数据 移动通信客户数据 医疗电子数据 驾驶违章电子记录,从档案及档案工作的内外变化看,（一）档案安全问题日益突出，电子领域尤甚。 档案安全事故频繁发生 四川大地震中的档案损毁（历史档案、婚姻档案） 某国养老金档案数据损毁事件 国内电子文件的流失现象严重。 42.2%中央机关单位的电子文件没有以任何方式有效保存；74.4%的单位没有采用任何措施存留数据库文件、电子邮件等电子公文外的电子文件。 档案特别是电子文件的凭证性受到挑战 石家庄团市委原副书记王亚丽身份造假案； 湖南邵东罗彩霞被冒名顶替入学的案例。 电

3、子文件功能效力不完整。无法成为人们处理各种事务的有效工具和可靠依据，严重损害公民相关社会活动的有效性。,外部,变化-不适应:,（二）信息化环境下，传统的档案监管机制、手段已不能适应要求 职能条件发生变化，需要新的工作思路与之相适应。 工作领域不断拓展，需要新的监管机制与之相适应。 企业自主创新面临的现实挑战 民生、基层领域档案监管缺位 发挥档案在责任政府中的作用 信息化时代，需要新的工作手段与之相适应。 *从保管到监管：以档案馆建设为中心、以实体管理为重点的工作思路已滞后于形势发展要求。,自身,变化-不适应:,内在变化+外在要求档案与电子文件登记备份制度正是在这样的环境下提出的,二、概念及把握

4、,是指由县级以上档案行政管理部门，对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件与档案进行登记，并由同级国家综合档案馆对经过登记的电子文件进行备份，对纸质和其他载体的档案进行数字化全息复制，形成备份。 以下简称“档案登记备份工作”。,对概念的理解,档案登记备份工作是由新时期省委、省政府赋予档案部门的重要职责，是新时期档案部门创新工作机制，转变发展方式，积极服务大局的重大举措。 档案登记备份是由档案行政管理部门依法实施的具体行政行为，目的是加强对各类档案、电子文件（包括业务数据）的监管。 其实施主体是档案局，而非档案馆。,需要澄清的概念,档案登记备份档案数据（容灾）备份 前者是行政监

5、管的制度设计。后者是纯业务的技术保障工作。 数据备份是登记备份工作中的重要组成部分，但不是其核心。 在局馆合一体制下，特别要注意区分概念。 传统档案登记备份的范围不仅仅是已数字化的档案，还包括其他纳入范围的档案 传统档案主要通过数字化的方式进行登记备份，但并不是仅对各单位的数字化档案进行登记备份。,总体功能定位,以行政监管为导向，实现以下功能： 安全保障-提供数据容灾和恢复服务* 证据保全-提供档案可靠性监证服务* 其他：推动档案资源整合、保存社会记忆,核心功能：安全保障、证据保全,证据保全,确保档案可靠性，强化法律凭证价值。 通过登记备份，各级档案部门作为非利益相关的权威部门，对档案的原始性

6、、可靠性提供鉴证，从而有效化解矛盾纠纷，降低社会交易成本。,安全保障,确保档案安全性，提高抵御风险的能力。 通过监管机制（制度约束） 通过技术保障（数据冗余存储）可防患有意或无意的档案丢失、损毁等情况。,主攻方向,保护企业自主创新成果 保障民生档案安全 健全政府信息管理 保存社会历史记忆,各类单位在登记备份要求上的区别,在工作理念上的差别 机关、国有企事业单位、重点建设项目 突出依法监管的理念，建立一种监管机制。 民营企业 突出服务的理念，建立有利于自主创新的制度环境。,在功能定位上的差别： 机关、国有企事业单位、重点建设项目 以安全保障为主，同时实现证据保全、资源整合 民营企业、医院电子病历

7、 以证据保全为主,在登记备份重点范围上的差别 涉民业务单位 电子业务系统 进馆单位 尚未到进馆年限的各类重要传统档案 重点建设项目 项目前期文件和竣工图（文件） 民营企业 涉及知识产权、反倾销、劳资纠纷等档案材料,三、目标任务,目标要求： 作为今后一个时期推动我省档案事业科学发展的全局性、战略性、长期性举措，全面实施。 提升档案工作服务现实的能力 做强做大档案事业,主要任务（2010-2015）,优先开展和完成涉及民生的重要档案的登记备份工作。 去年启动，今年要求至少完成2个业务系统的登记备份。“十二五”期内全面完成重点涉民业务数据库的登记备份。 全面完成进馆单位传统档案的登记备份工作。 三年

8、内基本完成进馆单位的传统档案登记备份。 稳步开展机关电子公文的归档备份工作。 全面开展重点建设项目的登记备份工作。 引导开展规模以上民营企业的档案登记备份工作。 全省60%县级以上机关、团体、国有企事业单位建成数字档案室。 加快登记备份软硬件平台建设（自建与借船出海）,四、实施范围及要求,涉及公共利益 或民生权益,法定进馆单位、 重点建设项目,民营企业、其他社会组织、个人.,必须登记,自愿登记,电子文件和数字档案,如人力资源和社会保障系统、城乡住房和建设系统、医疗卫生系统、教育系统、民政系统、农林系统、环保系统、工商系统、质监系统、食品药品监督系统、安全生产监督系统、国土系统 等,*以涉及民生

9、或公共利益的电子业务数据（库）为重点,现阶段需要重点突破的两个领域,重点涉民业务领域、医疗电子病历 服务“平安浙江”建设，维护社会稳定 民营企业涉及自主创新的领域 服务转型升级、科学发展通过以上两个领域的重点突破，进一步扩大影响，带动档案登记备份战略的全面实施。,把握方向。 是创新性工作，确保不能偏离总的方向。 突出重点。 重点领域、重点档案、重点数据形式 因地制宜。 在业务技术路线上根据实际，鼓励创新。 强化保障。 政策保障、组织保障、经费和软硬件等保障,实施要求,（1）借助考核等机制，强化外部保障,以平安浙江等考核为契机，落实各项保障。 将档案登记备份工作纳入同级政府目标责任制考核。 将档

10、案登记备份工作所需经费未列入同级财政预算，争取登记备份软硬件项目。 加强组织领导和协调工作，保障必要经费。,*2010年度浙江省平安市、县（市、区）考核评审条件,（2）对档案局馆的实施要求,各级档案局 纳入规划、制定方案 完善工作推进机制 出台业务规范，加强指导、宣传、培训 建立专门机构 同级档案馆 抓紧立项，完善设施 建立制度、完善台帐、规范管理 做好受理、服务工作,登记备份的总体流程示意,调查摸底,组织准备,制定方案,数据准备,申请,受理,审核,反馈,申请材料不符合要求,各单位（行政流程）,各单位（前期准备）,五、各单位登记备份的前期准备,调查摸底 组织领导 确定责任部门和人员 确定登记备

11、份的范围和技术路线 做好登记备份前的数据准备,*我局对省级单位的做法,（一）调查摸底（各单位）,各业务处室的电子业务系统运行情况 数据库及重要性（凭证价值、是否涉及民生） 自身安全备份情况 传统档案及数字化情况 电子公文情况,（二）加强领导（各单位）,单位内建立登记备份领导（协调）小组 明确分管领导，以及相关责任部门和人员 牵头登记备份工作的部门 档案数据的形成部门 技术支持部门 数据审核及检查部门（人员）,具体职责分工,建立领导（协调）小组统抓这项工作。 办公室（档案部门）主要负责本单位档案登记备份工作的日常协调、管理； 技术部门与信息中心负责网络、设备与应用系统的技术支撑，为开展本单位开展

12、档案登记备份工作提供技术支持； 保密部门负责涉密电子文件和数字档案的保密监督管理和涉密档案数据的移交报送。 需要单位各处（科）室的密切配合完成。,（三）确定登记备份范围及要求,范围 涉及民生权益或公共利益的电子业务数据 重要传统档案 重要电子公文 要求（后面具体介绍） 数据要求（真实性、可靠性、规范性） 时间要求（不同数据形式有所不同） 移交（报送）方式（脱机、在线）,（四）加强各项保障,出台有关政策文件 各单位在档案局的指导下，制定具体工作方案，报档案局审核同意后印发实施（可作为考核依据）。 对本系统的要求 把登记备份所需经费纳入年度预算,（五）做好申报前的数据准备,数据导出（备份） 数据整

13、理（针对数字档案和电子公文） 封装打包（使用专门工具） 电子业务数据-打包寄存方式 传统档案-刻录光盘 电子公文-按规定整理（数据包、光盘） 申请登记备份,申报前数据准备示意图（省中心）,在线登记备份系统,登记备份前处理工具,浙江省档案局档案 登记备份系统,单机版工具 安装部署在立档单位客户端 用途 生成需报送的登记备份信息（书面材料） 对实体数据进行打包并抽取数字摘要信息 功能包括 单位基本信息管理 管理登记表录入 生成备份载体/包目录 上报信息导出 实体数据打包 实体数据包数字摘要抽取等,立档单位操作员,六、档案登记备份的具体程序和要求,程序 申报 填写材料，形成备份载体（包）并移交报送。

14、 受理 在线、离线 审核 行政审核、技术检测 反馈,业务流程图,省档案局管理员,各单位操作员,在线登记备份系统,登记备份前处理工具,浙江省档案局档案 登记备份系统,B/S结构的软件系统 安装部署在省档案局政务外网网段上 各立档单位在政务外网网段的客户端都可以访问 访问地址：http:/220.191.246.20/djbf 用途 申报、审核、接收档案登记备份数据 功能包括 各单位上报 档案局受理 档案局审核 登记备份数据管理等,技术操作流程图（省中心）,步骤1：填写材料,各单位根据档案登记备份的时间要求，在申报前认真填写相关材料。 申报材料在报送前均应经单位审核、盖章。,省局的登记申报工具（各

15、单位使用）*,下载地址：http:/220.191.246.20/djbf/,在线申报及受理平台,省局采取在线和离线申请相结合的方式。,需提供的申请材料（一式三份）,电子文件和数字档案备份情况表 单位审核盖章后自留1份，报送2份。 档案备份数据移交、接收检验表 单位审核盖章后报送3份（登记备份完成后省档案局将书面反馈1份）。* 首次申请还需在线填报或书面报送各单位档案管理情况登记表。,首次申请前应填报的表格,每次申请时应填报的相关表格,步骤2：生成备份载体（包）,各单位应根据档案登记备份工作要求，将纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果，在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同

16、步生成唯一性认证信息），并做好备份载体（包）的登记、管理工作。,下面具体介绍各类档案数据的备份打包要求,（1）登记备份的数据类型,电子业务数据：各专业主管单位通过专门业务系统形成的现行电子业务数据（库）。 电子公文：各单位在办公过程中形成的电子文件。 以上两者统称为电子文件，另还有科技电子文件等 传统档案 数字档案：由传统档案数字化转换而来。,电子业务数据,如社保、医保业务数据,电子业务数据的特点,集聚性 各类信息放在一个数据库系统中，数据之间的逻辑关系和关联关系非常复杂； 数据与系统的关联度较强，需通过专门软件识读； 动态性 数据变化频繁，处于动态状态； 现行性 现行期长，而非现行期很短。一旦现行期结束就失去价值； 微观性、专业性和海量性。 属微观、专业档案数据；数据库文件一般都很大；,业务数据库的备份要求,突出“整体管理”的思路 突出“自我管理”的思路 安全的第一主体是各单位； 突出“动态管理”的思路 需留下多个历史时期的数据备份 突出“过程管理”的思路保存日志、历史操作记录等。,